Штат, ГПХ или самозанятый: что дешевле и где риск

Три способа оформить одного и того же человека дают три разные стоимости и три разных набора рисков. Ниже сравнение на одной сумме, таблица того, какие взносы платятся в каждом случае, и признаки, по которым налоговая переквалифицирует договор в трудовой.

Сравнение на одних цифрах

Человек должен получить на руки 100 000 ₽ в месяц. Считаем, во что это обойдётся компании в трёх вариантах. Общий тариф взносов, класс риска офисный.

Вариант	Расход компании	Что платится сверху
Штат, трудовой договор	149 656 ₽	взносы 30% и травматизм 0,2% на начисленное
Договор ГПХ с физлицом	149 425 ₽	взносы 30% на начисленное, травматизм не начисляется
Самозанятый	103 093 ₽	ничего, но налог 6% платит он сам из своей суммы

Разница между штатом и ГПХ почти нулевая: с 2023 года взносы по договорам ГПХ платятся по тому же единому тарифу. Экономия остаётся только на травматизме, и она в пределах статистической погрешности.

Самозанятый обходится примерно на треть дешевле, и вот эта разница и создаёт соблазн, из-за которого весь вопрос и стоит.

Что именно платится в каждом случае

Штат

Начисления, НДФЛ из них, страховые взносы по единому тарифу сверху, взносы на травматизм. Плюс обязательства из Трудового кодекса: отпуск 28 календарных дней, больничные за первые три дня, выплаты при сокращении, зарплата не реже чем каждые полмесяца.

Договор ГПХ с физическим лицом

Взносы по тому же единому тарифу, НДФЛ удерживается заказчиком. Взносы на травматизм не начисляются, если это прямо не прописано в договоре. Отпуска и больничных нет, но с 2023 года такие исполнители застрахованы на случай нетрудоспособности и получают выплаты из Социального фонда.

Самозанятый

Компания не платит ни взносов, ни НДФЛ: исполнитель сам платит налог на профессиональный доход, 6% при работе с юрлицами. Обязательное условие для расхода: чек из приложения «Мой налог» на каждую выплату. Без чека расход не подтверждён.

Где риск: переквалификация в трудовые отношения

Если самозанятый или исполнитель по ГПХ фактически работает как штатный сотрудник, налоговая и суд признают отношения трудовыми. Тогда доначисляют взносы и НДФЛ за весь период, плюс пени и штраф. Экономия 30% превращается в долг, посчитанный за год или за три.

Признаки, по которым это определяют:

• единственный или почти единственный заказчик, работа на него постоянно и долго;
• подчинение графику: приходит к девяти, обед в час, отчитывается руководителю;
• выплаты регулярные и одинаковые, как зарплата, а не за результат по акту;
• рабочее место, оборудование и материалы предоставляет заказчик;
• человек включён во внутренние процессы: есть в штатном расписании по факту, ходит на планёрки, у него есть подчинённые;
• вчера был в штате, сегодня тот же человек на той же работе стал самозанятым.

Последний пункт самый опасный: закон прямо запрещает работать как с самозанятым с человеком, который был вашим сотрудником, в течение двух лет после увольнения. Выплаты ему облагаются как зарплата независимо от статуса.

Когда какой вариант уместен

Ситуация	Что подходит
Постоянная функция, полный день, встроен в процессы	штат, других вариантов по существу нет
Разовая или проектная работа с понятным результатом	ГПХ, если исполнитель физлицо без статуса
Исполнитель ведёт свою практику и работает с несколькими заказчиками	самозанятый, риск минимален
Хотим сэкономить на том же самом человеке и той же работе	вариантов нет: это и есть переквалификация

Что проверить перед решением

1. Работа разовая или постоянная. Это главный вопрос, остальные вторичны.
2. Есть ли у исполнителя другие заказчики. Один заказчик это красный флаг.
3. Как формулируется предмет договора: результат или процесс.
4. Был ли этот человек в вашем штате в последние два года.
5. Есть ли чеки на каждую выплату самозанятому.