Калькулятор ФОТ: сколько команда стоит в кассу по ставкам 2026 года

Фонд оплаты труда, или ФОТ, это все начисления сотрудникам за период плюс страховые взносы на эти начисления. Формула: ФОТ = начисления плюс страховые взносы плюс взносы на травматизм. Начисления это оклады до вычета НДФЛ, премии, доплаты, надбавки и отпускные. НДФЛ отдельной строкой не добавляется, он уже внутри начислений. По ставкам 2026 года общий тариф взносов 30% в пределах предельной базы 2 979 000 ₽ на человека за год и 15,1% с превышения, плюс взносы на травматизм от 0,2%.

В методике Финтабло входят: фонд оплаты труда это все начисления сотрудникам плюс страховые взносы и взносы на травматизм. Более узкое понятие, только оплата труда без взносов, называется фондом заработной платы. Когда в разговоре звучит сумма ФОТ, стоит уточнять, со взносами она или без: разница примерно треть.

НДФЛ уже внутри начислений и отдельной строкой не добавляется. Это деньги работника, которые работодатель удерживает и перечисляет за него. В расходы компании НДФЛ не добавляет ничего сверх начисленной зарплаты.

На общем тарифе 30% страховых взносов плюс взносы на травматизм от 0,2%. Если считать от суммы на руки, надбавка выходит около половины: на каждые 100 000 ₽ на руки компания тратит примерно 149 700 ₽. Для льготных режимов меньше, калькулятор выше считает по вашему тарифу.

Только субъекты МСП с деятельностью из перечня приоритетных отраслей, при доле дохода от неё не меньше 70%. Перечень закрытый, в нём 54 вида деятельности: распоряжение Правительства от 27.12.2025 № 4125-р. Сельское хозяйство, производство и обработка, ИТ и связь, образование, здравоохранение, спорт, культура, наука. Тариф 15% применяется к части месячной выплаты сверх 1,5 МРОТ, то есть сверх 40 639,50 ₽; до этой суммы платится 30%. Для обрабатывающих производств тариф на превышение ещё ниже, 7,6%. Всем остальным субъектам МСП льготу отменили с 1 января 2026 года законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ. Важная поправка: закон от 25.04.2026 № 104-ФЗ разрешил считать долю 70% по нескольким льготным кодам сразу, а не только по основному, и действует задним числом с 1 января 2026 года.

Аккредитованные ИТ-организации платили 7,6% и в пределах предельной базы, и сверх неё. С 2026 года в пределах базы стало 15%, сверх базы пониженный тариф сохранился. Условие прежнее: аккредитация и не меньше 70% дохода от ИТ-деятельности.

Единого норматива не существует, и источники расходятся между собой: по ИТ одни называют 35–45%, другие 55–65%. Ориентиры по отраслям: розница около 10–15%, производство 20–25%, услуги 40–60%, консалтинг и агентства 60–75%. Смотреть надо на диапазон своей отрасли, а не на среднее по рынку. Отдельный случай торговля и дистрибуция: там оборот большой, а наценка низкая, и доля ФОТ в выручке всегда выглядит маленькой. В таких компаниях ФОТ сравнивают не с выручкой, а с валовой прибылью, то есть с выручкой минус себестоимость проданного.

Из-за предельной базы. Единый тариф 30% действует, пока начисления сотрудника с начала года не превысили 2 979 000 ₽, дальше с превышения платится 15,1%. Поэтому у людей с высоким окладом вторая половина года дешевле первой, и год не равен месяцу, умноженному на двенадцать.

В фонд оплаты труда они не входят, это оплата услуг по договору. Но для управленческого решения считать их стоит: иначе доля ФОТ в выручке выглядит низкой только потому, что часть людей оформлена иначе, а деньги на них уходят те же.

Фонд оплаты труда за период делят на среднесписочную численность за тот же период. Среднесписочная численность, или ССЧ, за месяц это сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, включая выходные и праздники, поделённая на число календарных дней. За год берут среднее из двенадцати месячных значений. Считать по числу людей на последний день месяца нельзя: при найме и увольнениях внутри месяца показатель скачет и сравнивать месяцы становится бессмысленно. Работающие на неполной ставке учитываются пропорционально отработанному времени.

По договору гражданско-правового характера с физическим лицом, то есть по договору ГПХ, страховые взносы платятся по тому же единому тарифу, что и за сотрудников в штате. Не начисляются только взносы на травматизм, если это прямо не прописано в договоре. Оплата самозанятому взносами не облагается вообще, но здесь появляется другой риск: если самозанятый работает как штатный сотрудник, по графику и с одним заказчиком, налоговая переквалифицирует договор в трудовой и доначислит взносы и НДФЛ за весь период.

Полная стоимость сотрудника, её же называют затратами на персонал, это сумма, которая уходит из кассы компании на одного человека: начисленная зарплата плюс страховые взносы плюс взносы на травматизм. Она считается от начисленного, а не от суммы на руки, поэтому больше обеих цифр, которые обычно называют в разговоре. По ставкам 2026 года на общем тарифе полная стоимость примерно в полтора раза больше суммы на руки: 100 000 ₽ на руки это около 149 700 ₽ расхода компании.