Сколько стоит сотрудник для работодателя в 2026 году
Человек договаривается о сумме на руки, а компания платит другую. Между этими двумя числами лежит НДФЛ, который удерживается из начисленного, и страховые взносы, которые начисляются сверху. По ставкам 2026 года разница выходит около половины: на каждые 100 000 ₽ на руки уходит примерно 149 700 ₽. Ниже расчёт по шагам и то, что в этот расчёт обычно не попадает.
Короткий ответ на цифрах
Договорились о 100 000 ₽ на руки. Считаем в обратную сторону.
| Что считаем | Сумма | Откуда |
|---|---|---|
| На руки | 100 000 ₽ | о чём договорились |
| Начислено (гросс) | 114 943 ₽ | на руки ÷ 0,87 при ставке НДФЛ 13% |
| НДФЛ 13% | 14 943 ₽ | удерживается из начисленного, это деньги работника |
| Страховые взносы 30% | 34 483 ₽ | начисляются сверху, это расход компании |
| Травматизм 0,2% | 230 ₽ | для офиса и ИТ, зависит от класса риска |
| Полная стоимость | 149 656 ₽ | начислено + взносы + травматизм |
Надбавка к сумме на руки почти 50%. К начисленной сумме надбавка меньше, 30,2%: путать эти два процента нельзя, потому что от них зависят разные решения.
Почему нельзя считать «зарплата плюс 30%»
Считать надо от начисленного, а не от суммы на руки. Если взять 100 000 ₽ на руки и добавить 30%, получится 130 000 ₽, и это занижает стоимость почти на 20 000 ₽ на одном человеке. На команде из восьми человек ошибка за год выходит около 1,9 млн ₽: столько денег в бюджете просто не окажется.
Проверить свою команду можно за минуту: калькулятор ФОТ считает и от начисленного, и от суммы на руки, и показывает всю команду сразу.
Что меняет стоимость в течение года
Предельная база взносов
Единый тариф 30% действует, пока начисления сотрудника с начала года не превысили 2 979 000 ₽. Дальше с превышения платится 15,1%. Это значит, что месячная стоимость человека с высоким окладом не постоянная: с какого-то месяца она падает ступенькой.
У сотрудника с окладом 300 000 ₽ в месяц предельная база кончается на десятом месяце. Год, посчитанный как месяц на двенадцать, завышает стоимость примерно на 92 000 ₽. У сотрудника с окладом 100 000 ₽ база за год не кончается вообще, и для него месяц на двенадцать честен.
Прогрессия НДФЛ
Ставка НДФЛ в 2026 году зависит от накопленного за год дохода: 13% до 2,4 млн ₽, 15% до 5 млн, 18% до 20 млн, 20% до 50 млн, 22% выше. Повышенная ставка применяется только к части сверх порога, а не ко всей сумме. На расход компании это не влияет напрямую: НДФЛ платит работник. Но если договорённость была «на руки», то рост ставки увеличивает начисленную сумму, а вместе с ней и взносы.
Тариф взносов
С 2026 года пониженный тариф для малого бизнеса оставили только приоритетным отраслям. Компания с тем же человеком и тем же окладом может платить 30% или 15% сверх полутора МРОТ в зависимости от своего ОКВЭД. Разница на человеке с окладом 115 000 ₽ выходит около 100 000 ₽ за год.
Что в расчёт обычно не попадает
- Отпускные. Двадцать восемь календарных дней это примерно один месячный фонд в год, то есть плюс 8,3% к годовой стоимости. Формально они внутри начислений, но в план на месяц их часто не закладывают, и в июле бюджет рвётся.
- Больничные за первые три дня. Платит работодатель, дальше Социальный фонд.
- Рабочее место. Компьютер, стол, лицензии, связь. Для офисной работы это ощутимая сумма, и к ФОТ она не относится, но к стоимости человека относится.
- Замена и простой. Человек в отпуске или на больничном, а работа стоит или делается за доплату кому-то другому.
Первые два пункта считаются в ФОТ по методике, остальные два живут в других статьях расходов. Смешивать их в одну цифру не надо, но и забывать о них при найме нельзя.
Как посчитать быстро
- Возьмите сумму, о которой договорились, и определите, это «на руки» или «начислено».
- Если на руки, разделите на (1 − ставка НДФЛ). При 13% это деление на 0,87.
- Умножьте начисленное на тариф взносов вашей компании плюс ставку травматизма.
- Сложите начисленное и взносы. Это стоимость месяца.
- Для года не умножайте на двенадцать, если оклад высокий: проверьте, когда кончится предельная база.
- На каждые 100 000 ₽ на руки компания тратит около 149 700 ₽ по общему тарифу 2026 года.
- Взносы считаются от начисленного, а не от суммы на руки: «зарплата плюс 30%» занижает стоимость почти на 20%.
- Год не равен месяцу на двенадцать: после предельной базы 2 979 000 ₽ взносы падают до 15,1%.
- Отпускные добавляют к годовой стоимости примерно 8,3%, и в месячный план их обычно забывают.
Посчитать свою команду
Калькулятор считает полную стоимость по месяцам с учётом предельной базы и прогрессии НДФЛ, пересчитывает из суммы на руки и обратно и показывает долю ФОТ в выручке.
Открыть калькулятор ФОТ → Вести это автоматически →