Содержание статьи
Истории успеха
Обработка заявок на оплату в 5 раз быстрее с новым инструментом в Финтабло
Экономить время нескольких сотрудников приятно, но куда приятнее видеть, как формирование заявок на оплату становится в разы быстрее и прозрачнее. Оксана Мешалина рассказывает, какой инструмент помогает Финтабло снижать риск ошибок и точнее планировать расходы.
Поделиться
Содержание статьи
В Финтабло мы ежемесячно обрабатываем десятки заявок на оплату от членов команды. Ручная обработка занимала много времени и повышала риск ошибок. Для решения этих проблем мы разработали новый инструмент, который теперь доступен всем. На этой странице делимся собственным опытом, как автоматизация заявок повышает эффективность работы и обеспечивает прозрачность при формировании бюджета.
| Бизнес: SaaS в B2B сегменте.
Проблемы: Оформление и обработка заявок на оплату отнимала большое количество времени у сотрудников на разных этапах. Ручное оформление приводило к ошибкам и не давало прозрачной картины для формирования бюджета. Задачи: Оптимизировать обработку заявок на оплату для ускорения работы, снижения количества ошибок и упрощения работы с бюджетом. Результаты: Снижение временных затрат на обработку заявок в 5 раз и уменьшение количества ошибок. Повышение прозрачности системы оплат и упрощение процесса формирования бюджета. |
Ручная обработка заявок на оплату
Мы в Финтабло как никто другой понимаем, как автоматизация учёта помогает повысить эффективность бизнеса. Поэтому появление инструмента для работы с заявками на оплату было лишь вопросом времени.
Сначала мы внедрили инструмент автоматизации заявок на оплату для себя, опробовав на практике, и сейчас он доступен для всех пользователей сервиса Финтабло. Обработка заявок через Финтабло удобней таблиц и Notion, которыми мы пользовались ранее, а ещё это снижает риск ошибок и даёт полную картину для планирования бюджета. Например, все операции автоматически попадают в Платежный календарь и в БДДС в колонку «Плановые операции»:
Ежемесячно у нас в компании десятки различных оплат — маркетинговые расходы, оплаты подрядчикам различных услуг и другие. Изначально мы работали с таблицами:
- Каждый департамент заполнял заявки на будущий месяц.
- Заявки вручную переносились в сервис финансового учёта.
- Заявки несколько раз проверялись при переносе.
- На основе заявок утверждался бюджет.
- В определенный период все заявки актуализировались по статусу.
Пример такой таблицы за октябрь 2024 года:
Если в процессе вносились изменения в бюджет, то приходилось пересчитывать всё заново вручную. Также приходилось всё пересчитывать, чтобы найти пропущенную строчку, если общие цифры не сошлись.
У нас в компании был и остается простой подход к формированию бюджета — у каждого подразделения есть запланированный бюджет и допустимые расходы. Все нестандартные расходы оговариваются заранее до попадания в бюджет. Тем не менее, даже в таком виде ручная обработка вызывала сложности на всех этапах. Поэтому мы приняли решение разработать инструмент для автоматизации заявок на оплату.
«Старый подход повышал риск ошибок и был трудозатратным — фактически два человека делали одно и то же. Сначала руководитель заносил данные в таблицу, а потом данные из таблицы вручную переносились в сервис финучёта. Дополнительная перепроверка лишь ещё больше отнимала время».
Оксана Мешалина, Финансовый директор
Провальная и успешная автоматизация заявок на оплату
Первая попытка автоматизировать заявки на оплату провалилась. Мы тестировали процесс оформления заявок через внешний сервис, но это не решало нашу задачу.
Наш опыт показал, что учёт финансов и заявок на оплату должен быть в одном сервисе. Когда сервис заявок и финансового учёта отличаются, то есть являются фактически двумя раздельными инструментами — это неудобно сразу по нескольким причинам:
- Приходится работать в режиме нескольких окон
- Сохраняется риск ошибок при переносе данных
- Не удается сократить ручной труд
Согласование заявок в отрыве от сервиса финучёта по-прежнему осложняло нашу работу, поэтому мы создали новый инструмент — «Заявки на оплату»:
Согласование заявок всегда неразрывно связано с формированием бюджета и финансовым учетом, поэтому очень удобно работать в одном инструменте. Именно в этом сильная сторона Финтабло, единый сервис позволяет:
- Отправить заявку на оплату любому сотруднику с доступом.
- Приложить все необходимые данные по заранее заданному формату.
- Финансовому директору, бухгалтеру или другому сотруднику получить в удобном формате все данные для обработки заявок, формирования бюджета и сборки реестра на оплату.
Каждая заявка в сервисе содержит сумму, валюту, срок оплаты, обоснование и данные, кому платить. Для прозрачной картины сохраняется вся история изменений, всё это даёт бизнесу полную прозрачность системы оплат. Пример такой заявки:
Для упрощения работы с заявками на каждом этапе мы ввели в компании регламент. Он может отличаться в зависимости от особенностей бизнеса, но делимся примером нашего регламента по заявкам:
Чёткие инструкции помогают избежать ошибок и недоразумений при заполнении заявок, а ещё существенно упрощают дальнейшую обработку всех заявок. С ключевыми пользователями системы можно разобрать регламент лично, а не в формате текстовой инструкции — так вы убедитесь, что все понимают регламент одинаково.
«На внедрение инструмента ушло всего несколько часов, всё было просто и понятно. Я изучила сам инструмент и короткую инструкцию, далее мы протестировали несколько заявок и отственные лица начали присылать заявки по-новому».
Мария Галкина, финансовый менеджер
С помощью инструмента «Заявки на оплату» мы удобно планируем бюджет и контролируем его исполнение. Например, можно наглядно увидеть, что определенная заявка не проходит под запланированный бюджет.
В любую заявку можно внести правки без риска допустить ошибку и без необходимости всё пересчитывать заново. Благодаря единой инфраструктуре Финтабло, изменение в одном месте автоматически актуализирует информацию в других. Например, изменение суммы в заявке отразится в платежном календаре и в БДДС.
Корректная и актуальная информация помогает эффективно распределять бюджет. Например, если по результатам прогноза движения денежных средств (ПДДС) требуется изменить оплату, то мы можем:
- Перенести трату в другой месяц.
- Уменьшить или увеличить расход.
- Полностью отказаться от платежа.
Заявки на оплату в Финтабло в комбинации с отчетом о движении денежных средств (ДДС) позволяют одновременно эффективно собирать бюджет и контролировать расходы. Всё это даёт больше контроля над финансами компании, что в совокупности с экономией времени и снижением ошибок повышает эффективность компании.
Как мы сократили время на обработку и повысили прозрачность оплат и бюджета
Инструмент «Заявки на оплату» в Финтабло упростил процесс работы с заявками. Наш актуальный процесс обработки заявок на оплату:
- Руководители направлений заполняют заявки.
- Финансовый департамент получает уведомление о заявке на почту и в Телеграме, и видит все заявки в едином интерфейсе.
- При необходимости у инициатора заявки запрашивается дополнительная информация.
- Сверка по бюджету проходит автоматически на основе данных о движении денежных средств.
«Раньше на перенос данных из заявок в систему финучёта уходило около 5 часов. Теперь не требуется переносить данные, а на сбор бюджета уходит около часа, при этом ещё и риск ошибиться снизился».
Мария Галкина, финансовый менеджер
Подать заявку может любой сотрудник с доступом к системе. Делегирование заявок подчиненным позволило разгрузить руководителей направлений. Чтобы сохранить контроль за заявками, руководителю направления доступна функция согласования:
В зависимости от вашего типа бизнеса, цепочка согласования может быть увеличена или уменьшена. Например, вы можете добавить главного бухгалтера или другого дополнительного согласующего.
Благодаря новому инструменту мы свели необходимость уточнения данных к минимуму, так как все заявки заполняются в едином формате. А база контрагентов, кому платили ранее, позволяет ускорить оформление заявки и снижает риск ошибок:
Помимо действующей заявки на оплату, в системе можно оформить черновик для будущего платежа. Например, вместо напоминания в стороннем сервисе, в Финтабло можно заранее завести черновик заявки на оплату:
Данные в едином интерфейсе дают финансовому департаменту полную картину и помогают проще управлять бюджетом. Например, все заявки можно отсортировать по дате, чтобы точно не пропустить ближайшие оплаты.
Удобно, что фильтры можно применить к любому параметру — это позволяет отсортировать заявки по нужному признаку. Например, с помощью фильтра можно увидеть все заявки от одного инициатора:
Возможность изменить название заявки со стандартного «номера» на осмысленный заголовок — упрощает дальнейшую работу. С осмысленными названиями легче ориентироваться в общем потоке заявок:
Мы постоянно улучшаем процесс обработки заявок. Из ближайших планов — возвращать одобренную заявку на инициатора для добавления счёта на оплату. Сейчас одобренные заявки ожидают счёта для передачи бухгалтеру без смены статуса, возвращение инициатору сделает общую картину ещё прозрачней.
Коротко
- Обработка заявок на оплату через таблицы и Notion отнимала много времени, приводила к ошибкам и создавала сложности с контролем бюджета. Тестирование стороннего сервиса оплат в отрыве от финучёта не дало результатов.
- Согласование заявок неразрывно связано с формированием бюджета и финансовым учетом, поэтому Финтабло идеально подходит для работы. Финтабло объединяет в себя инструменты для финансового учета и обработки заявок на оплату.
- Работа в одном окне экономит время на всех этапах — от формирования заявки руководителем до обработки финансовым департаментом. При этом снижается риск ошибиться, данные для сверки по бюджету ДДС подтягиваются автоматически.
- Регламент постановки заявок упрощает процессы. Все заявки оформляются согласно регламенту и собираются в едином интерфейсе.
- Комбинация заявок на оплату с отчетом о движении денежных средств, доступная в Финтабло, позволяют эффективно собирать бюджет и контролировать расходы.