Все разборы Разборы: Кассовый разрыв Разборы: Оборотный капитал Разборы: ФОТ Разборы: Маржинальность

Как избежать кассового разрыва: платёжный календарь на 12 недель

Разрыв не предотвращают деньгами, его предотвращают датами. Инструмент один: платёжный календарь, то есть все будущие приходы и выплаты, расставленные по неделям на квартал вперёд. Первое заполнение занимает около полутора часов, дальше пятнадцать минут в пятницу. Ниже что вносить, где обычно ошибаются и три правила, которые убирают большинство разрывов без займов.

Чем календарь отличается от выписки по счёту

Выписка отвечает на вопрос «сколько денег было и куда ушло». Календарь отвечает на другой: «сколько будет в третью пятницу и хватит ли на зарплату». Первый вопрос про прошлое, второй про решения, которые надо принять сейчас.

Практическая разница видна на примере. Остаток на счёте 1 800 000, и по выписке всё хорошо. В календаре видно, что на 17-й день стоит закупка на 1 200 000, зарплата двумя частями, налоги 28-го, а крупный приход по договору только в последнюю неделю. Остаток по неделям: 1 520 000, 686 000, минус 220 000. Разрыв на третьей неделе, и узнать о нём можно сегодня, а не в ту пятницу.

Горизонт: почему двенадцать недель

Месяц слишком короткий: типичный цикл «закупил, отгрузил, получил деньги» в месяц не укладывается, и разрыв следующего месяца в него не попадает. Год слишком длинный: приходы дальше квартала это уже фантазия, а на её основе принимают решения как на факте.

Двенадцать недель это квартал. В него попадают полный оборотный цикл, три зарплатных месяца, три налоговых даты и обычно один сезонный сдвиг. Этого хватает, чтобы увидеть и разовую просадку, и регулярную. Неделя как шаг выбрана потому, что зарплата и налоги живут в неделях, а по месяцам разрыв просто не виден: за месяц денег хватает.

Что вносить: пять источников

1. Остаток на сегодня. Все счета и касса одной суммой. Единственная цифра, которая известна точно, и от неё считается всё остальное.
2. Подтверждённые приходы. Выставленные счета и подписанные акты с датой оплаты по договору. Ставить по фактическому поведению покупателя, а не по договору: если он всегда платит на десять дней позже, ставьте позже.
3. Регулярные выплаты. Аренда, зарплата с датами по трудовому договору, взносы и налоги, кредит по графику, подписки и связь. Это самая жёсткая часть календаря и заполняется один раз на квартал.
4. Разовые выплаты. Закупки, оборудование, ремонт, годовые платежи, премии, дивиденды. Именно они делают глубокие просадки, и именно их чаще всего забывают внести.
5. Прогноз новых продаж. Осторожная оценка того, что ещё не продано. Ставить по нижней границе: календарь нужен, чтобы не попасть в минус, а не чтобы показать хороший план.

Первое заполнение: полтора часа по шагам

1. Выписать остатки по всем счетам и в кассе, сложить в одну сумму.
2. Выгрузить из банка выплаты за последние три месяца и отметить всё, что повторяется каждый месяц. Это готовый список регулярных выплат с датами.
3. Добавить зарплату и налоги с их настоящими датами, а не «в конце месяца».
4. Внести неоплаченные счета покупателей с датами по их фактическому поведению.
5. Отдельным блоком внести всё разовое, что уже известно на квартал вперёд.
6. Посчитать остаток на конец каждой недели и найти самую низкую точку.

Шестой шаг можно не делать руками. Калькулятор кассового разрыва считает остатки, дату разрыва и глубину просадки на 12 недель по введённым суммам, а готовый шаблон в Excel содержит те же формулы и лист с примером, если календарь удобнее вести в таблице.

Правило пятницы: пятнадцать минут в неделю

Календарь, заполненный один раз, устаревает за две недели и перестаёт работать. Поддержка занимает пятнадцать минут и делается в один и тот же день, лучше в пятницу, пока неделя ещё в памяти.

• Обновить фактический остаток на счетах.
• Сдвинуть приходы, которые не пришли в срок, на реальную дату.
• Добавить новые счета и новые известные выплаты.
• Посмотреть на самую низкую точку и решить одно: нужно ли что-то переносить.

Смысл ритма в четвёртом пункте. Раз в неделю у собственника появляется одно решение вместо ежедневной тревоги, и решение это принимается за три недели до даты, когда оно бесплатное.

Три правила, которые убирают большинство разрывов

• Держать неснижаемый остаток. Сумма, ниже которой счёт не опускают. Она гасит мелкие сдвиги приходов без переговоров и займов. Как её посчитать по своему прогнозу, а не по правилу «месячный ФОТ»: отдельный разбор.
• Ставить крупные выплаты после крупных приходов. Не наоборот. Закупка на 1 200 000 в середине месяца создаёт разрыв, та же закупка через три дня после прихода не создаёт ничего. Дата это бесплатный инструмент, и он самый сильный.
• Дробить крупное. Одна закупка на 1 200 000 против трёх по 400 000 с интервалом в неделю. По месяцу сумма та же, по неделям провала нет.

Где ошибаются

• Собирают календарь по факту, а не по плану. Получается та же выписка, только в таблице. Календарь начинается с будущих дат.
• Ставят приходы по договору. Если покупатель систематически платит позже, договорная дата превращает календарь в оптимистичную сказку. Ставить надо по поведению.
• Забывают налоги и взносы. Самая частая пропущенная строка, и она же самая жёсткая по дате.
• Считают по месяцам. Месяц скрывает разрыв по устройству: за месяц денег хватает, разрыв живёт внутри него.
• Смешивают деньги компании и собственника. Дивиденды и личные траты это выплаты, и они должны стоять в календаре датами, иначе остаток в прогнозе всегда выше реального.
• Ведут вдвоём в одном файле. Две версии таблицы расходятся за неделю. Либо один ответственный, либо общий сервис.

На бумаге, в таблице или в сервисе

Порядок правильный именно такой. Калькулятор отвечает на вопрос «есть ли проблема» за пять минут. Таблица позволяет вести календарь месяцами. Сервис нужен там, где ручной ввод перестаёт успевать за оборотом: в Финтабло приходы и выплаты подтягиваются из банков, а платёжный календарь и прогноз собираются из ваших операций без ручного заполнения. 7 дней полного доступа, карту привязывать не нужно.

С чего начать сегодня

Посчитайте остаток по неделям на текущих цифрах и найдите самую низкую точку. Если она в минусе, дальше по порядку: определить причину и выбрать, чем закрывать. Если в плюсе, посчитайте, насколько близко к нулю она подходит: цена внезапного разрыва платится один раз, а календарь стоит пятнадцать минут в неделю.