Внедрили весь учёт в таблицах,
а потом перешли в Финтабло




В компании внедрили весь контур финучёта на базе гугл-таблиц. А потом решили переходить из таблиц в Финтабло. Рассказываем, как, почему и что это дало.
Event MAKE организуют праздники, обучения, тренинги, фуршеты, поездки. Клиенты компании — региональные и федеральные госзаказчики.


Коротко
  1. Собственники вели финансы компании сами. В 2022 году обратились в Нескучные Финансы с проблемой: «По большому счёту мы не знаем, к чему мы идём».
  2. Финдиректор навела порядок в финансах, внедрила практически весь контур учёта.
  3. Когда стали пользоваться отчётами, поняли, что вести их в таблицах неудобно: возникают ошибки, слетают формулы. Из-за этого расхождения в цифрах.
  4. Перешли на Финтабло за месяц, теперь ошибок и расхождений в отчётах нет.
  5. Экономят на ведении финучёта неделю в месяц. Раньше данные о выручке и прибыли за месяц были готовы на второй неделе следующего месяца. Сейчас собственники знают, как отработали месяц, уже к первому числу.
  6. Собственники ориентируются в отчётах, на основе цифр определили задачи по развитию компании.
О компании
Event MAKE (ООО «Корпорация Мейк») организуют праздники, обучения, тренинги, фуршеты, поездки. В компании работают 19 человек.

Клиенты компании — региональные и федеральные госзаказчики. Компания получает проекты через тендеры.

Антон Котов и Валерий Артамонов основали Event Make в 2014 году.
Реконструкция сражений — один из примеров мероприятий, которые организуют Event MAKE

Как было
Антон и Валерий погружены в дела компании, учёт финансов они тоже вели сами. В разные периоды это удавалось по-разному.

С начала года по август в бизнесе затишье, проектов приходит немного. У собственников хватало времени следить за каждым проектом. С сентября по декабрь в компании сезон — больше проектов, поэтому сложно вести учёт трат и поступлений по каждому.

В 2022 году обратились в Нескучные Финансы с проблемой: «По большому счёту мы не знаем, к чему мы идём».
Как начали работу
В середине января собственники пришли в Нескучные Финансы и начали работать с финдиректором Эльмирой Бражниковой. Эльмира предложила «оцифровать» то, что есть сейчас: посчитать выручку, прибыль, внедрить учёт сделок, посчитать обязательства. А затем уже можно решать, в какую сторону развиваться.

Сразу же наняли финменеджера, чтобы поручить ей заполнение отчётов.

Стали внедрять отчёты:

  • Начали с отчёта о движении денежных средств. Он был готов к 10 февраля.
  • В марте собрали отчёт о прибылях и убытках. Для этого отчёта используют данные из зарплатной ведомости, учёта основных средств, учёта налогов. Поэтому сначала внедрили их.
  • 7 апреля собрали Баланс. В Балансе были расхождения 15%, а в другой месяц 40%.

Всего внедрили 19 отчётов, большинство из них были в гугл-таблицах, а отчёт о движении денежных средств (ДДС) в одном из сервисов автоматизации.
Табличка с отчётом о том, сколько отчётов завели: 18 отчётов в таблицах и один в сервисе финучёта
Было неудобно, потому что гугл-таблицы не связаны между собой, всё в разных местах. Чтобы собрать один отчёт о прибылях и убытках, нужно было зайти в 6 таблиц.
Анастасия, финменеджер ООО «Корпорация Мейк»
Сложности с учётом в таблицах
Когда внедрили учёт на базе таблиц, с ним было несколько сложностей:


  1. Ошибиться легко, а искать ошибку долго. Например, можно скопировать цифру из зарплатной ведомости не в ту ячейку ОПиУ, а чтобы найти ошибку нужно будет сравнивать отчёты вручную.
  2. Отчёты не связаны друг с другом. Чтобы заполнить отчёт о прибылях и убытках, нужно зайти в 6 других таблиц.
  3. Много ручной рутинной работы. Анастасия каждый день тратила время на внесение поступлений и списаний. Анастасии с Эльмирой приходилось созваниваться раз в неделю, сверять информацию и исправлять ошибки в формулах.
  4. Баланс не сходился. Было расхождение в Балансе, потому что терялись мелкие расходы по проектам.
  5. Отчёты за месяц были готовы к 5−6 числу. Это норма, но чем раньше, тем лучше.

При этом система учёта работала: собственники ориентировались на цифры из отчётов, принимали управленческие решения.
Как переходили в Финтабло
Анастасия и Эльмира искали способ упростить финучёт, это было особенно важно в предверии сезона, когда количество проектов должно было утроиться. Анастасия предложила рассмотреть Финтабло. Оказалось, в этом сервисе можно вести все нужные отчёты.

У Анастасии и Эльмиры получилось быстро перейти в сервис: в мае начали работу, в июне настроили отчёт о движении денег, распределили операции по статьям, внесли информацию по проектам, заполнили основные средства. В начале июля были готовы отчеты за июнь.
Раньше чтобы собрать один отчёт о прибылях и убытках, нужно было зайти в 6 таблиц. В Финтабло отчёт собирается на основе данных других отчётов, остаётся только прийти и проверить, что всё правильно.
Анастасия, финменеджер ООО «Корпорация Мейк»
В Финтабло ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) берёт данные из других отчётов Финтабло и из внешних источников. Данные переносятся автоматически, бухгалтер вносит вручную только информацию о зарплатах. То есть, вероятность ошибиться из-за человеческого фактора уменьшается.

В Финтабло отчёт о прибылях и убытках собирается на основе данных других отчётов, данные загружаются автоматически
Учёт сделок раньше и сейчас
Зачем «Корпорации мейк» нужен учёт сделок. Компания организует от 6 до 30 мероприятий в месяц. Мероприятие вместе с подготовкой может длиться больше месяца. Для одного мероприятия, например, праздника, нужно купить расходники, забронировать помещение, организовать трансфер гостей, оплатить работу ведущих и кейтеринг. Получается вереница расходов. А как понять, сколько в итоге на этом празднике заработали? Нужно подбить все расходы и вычесть их из выручки. Это и есть учёт сделок.

Как проходит сделка. Тендерный специалист выходит на закупки, составляет заявку на проект. Идёт конкурс, и когда компания выигрывает тендер, начинается подготовка к мероприятию.

Иногда компания выигрывает тендер, но отдаёт проекты субподрядчикам, например, если подрядчики специализируются на таких мероприятиях. Иногда наоборот, проекты достаются от другой компании-партнёра.
Учёт сделок в Гугл-таблицах
Этот отчёт тоже был рабочим и давал информацию, но финменеджеру приходилось тратить много времени на заполнение. Часто слетала формула в сводной таблице, и финменеджер считала выручку по сделкам за месяц вручную — так быстрее, чем разбираться, почему поехала формула.

По каждому мероприятию есть много мелких расходов. Были ошибки из-за человеческого фактора, например, когда могли потерять какой-либо расход или опечататься с цифрой.
Учёт сделок в гугл-таблицах
Гугл-таблицы — это не самая хорошая база для ведения финучёта, так как если кто-то занёс данные с ошибкой, этого будет не видно. Когда отчёты между собой связаны, то там не будет такой возможности.
Анастасия, финменеджер ООО «Корпорация Мейк»
Учёт сделок в Финтабло
Когда компания выигрывает тендер, финменеджер заводит новую сделку (проект) в Финтабло.

Анастасия ставит дату начала и окончания проекта, чтобы учитывать нагрузку менеджеров. Из ДДС привязывает операции, которые относятся к этому проекту.
Нажав на нужную сделку, можно посмотреть список трат по ней. Траты можно привязывать к сделке прямо из отчёта о движении денег, или можно добавлять вручную
Собственники ведут бюджеты БДДС и БДР. В бюджеты закладывают план по расходам. Затем, при расчёте расходов на сделку ориентируются на план.

Рентабельность сделок. Эльмира вместе с собственниками определила, что для их бизнеса хорошая рентабельность — 30%. Это показатель рентабельности по валовой прибыли.

Но компания продолжает брать проекты с рентабельностью 8−9%. Их берут в том случае, когда в них почти нет трудозатрат — например, нужно только забронировать проживание для гостей.

Также бывают большие проекты с низкой рентабельностью, их берут, если это проекты, в которых можно научиться новому, получить нужный опыт.

От других проектов с низкой рентабельностью собственники отказываются.
Есть постоянные заказчики, с которыми очень давно работали. С маленькой суммой сделки и низкой рентабельностью. Решили, что надо отказываться от этих проектов и брать проекты крупнее. Чистая прибыль стала быстрее расти.
Эльмира Бражникова, финдиректор «Нескучных Финансов»
Можно посмотреть рентабельность всех проектов. И если рентабельность низкая, посмотреть, какие расходы были на проекте, и получила ли компания все деньги от клиента
Как стало
Нет страха, что цифру не туда внесёшь, и отчёт получится неправильный. Раньше финменеджер тратила часы на составление отчётов. Сейчас все отчёты за август готовы уже 1 сентября.
Эльмира Бражникова, финдиректор «Нескучных Финансов»
Информация о том, как отработали месяц, есть уже 1 числа. Собственники могут со спокойной душой планировать следующий месяц. А Эльмира и Анастасия не тратят 5 рабочих дней в месяц на заполнение отчётов.

Собственники и финдиректор используют Финтабло на каждой встрече. Смотрят на расходы, на рентабельность проектов.

Раньше финдиректор созванивались с Анастасией 2 раза в неделю, чтобы сверить таблицы и починить ошибки в формулах.

Сейчас они проводят одну техническую встречу в месяц, просматривают отчёты в Финтабло. Формулы не ломаются, информация есть всегда актуальная. Не нужно сидеть часами в поисках ошибок.

Какие задачи есть сейчас
Сейчас решены базовые задачи: собственники всегда знают, сколько денег на счетах компании, в начале месяца получают информацию о выручке и чистой прибыли.

Теперь на основе знаний о финансовом состоянии в компании, финдиректор и собственники выделили задачи для роста.
Задача 1: получать авансы от клиентов. 80% заказчиков платят после мероприятия. Поэтому компании приходится искать деньги на организацию мероприятий — привлекать кредиты или брать деньги из оборота. Эльмира предлагает просить 30% аванс. Госзаказчики не привыкли платить вперёд, но с некоторыми контрагентами можно договориться.

Задача 2: перевести контрагентов на постоплату. Раньше компания платила сразу поставщикам. Эльмира предложила переводить поставщиков на постоплату. Так в компании будет больше свободных денег для организации мероприятий.

Чтобы не терять платежи по постоплате, нужно провести работу с менеджерами. Менеджеры должны сообщать о том, что им доставили реквизит.

Например: На мероприятие нужна ростовая кукла. Её привезли, менеджер провёл мероприятие, вернул куклу, а документов на неё еще нет. Документы могут прийти через 2 недели, когда расходы за месяц уже подбили. Если менеджер не сообщит о кукле, этот расход могут потерять. Будет расхождение в Балансе.

Ещё один вариант, это просить скидку, если поставщик хочет 100% предоплату.

Задача 3: уйти от сезонности. Чтобы снизить влияние сезонности вводят фонды. Ввели регламент распределения денег по счетам и фондам. По нему 70% прибыли идёт в резервный фонд, 30% прибыли на дивиденды владельцам.
Регламент отчислений в Фонды
Задача 4: выйти из операционки. Собственники погружены в операционку: каждый день на связи с менеджерами, знают особенности каждого проекта. Собственники хотят, чтобы команда могла производить результат без их ежедневного включения. Эльмира предложила создать регламенты для менеджеров, чтобы они знали, как решать вопросы самостоятельно.
  • Валерий Артамонов
    собственник ООО «Корпорация Мейк»
  • Антон Котов
    собственник ООО «Корпорация Мейк»
  • Эльмира Бражникова
    финансовый директор из Нескучных финансов
  • Анастасия Савинова
    финансовый менеджер ООО «Корпорация Мейк»
  • Оля Аксенова
    редактор кейса
Оставьте заявку на экскурсию по Финтабло
Мы перезвоним, ответим на ваши вопросы, покажем сервис и поможем разобраться, подходит ли он вам
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с
офертой и положением об обработке персональных данных