Внедрили весь учёт в таблицах, а потом перешли в Финтабло

В компании внедрили весь контур финучёта на базе гугл-таблиц. А потом решили переходить из таблиц в Финтабло. Рассказываем, как, почему и что это дало.

Event MAKE организуют праздники, обучения, тренинги, фуршеты, поездки. Клиенты компании — региональные и федеральные госзаказчики.

Коротко

О компании

Event MAKE (ООО «Корпорация Мейк») организуют праздники, обучения, тренинги, фуршеты, поездки. В компании работают 19 человек.

Клиенты компании — региональные и федеральные госзаказчики. Компания получает проекты через тендеры.

Антон Котов и Валерий Артамонов основали Event Make в 2014 году.

Как было

Антон и Валерий погружены в дела компании, учёт финансов они тоже вели сами. В разные периоды это удавалось по-разному.

С начала года по август в бизнесе затишье, проектов приходит немного. У собственников хватало времени следить за каждым проектом. С сентября по декабрь в компании сезон — больше проектов, поэтому сложно вести учёт трат и поступлений по каждому.

В 2022 году обратились в Нескучные Финансы с проблемой: «По большому счёту мы не знаем, к чему мы идём».

Как начали работу

В середине января собственники пришли в Нескучные Финансы и начали работать с финдиректором Эльмирой Бражниковой. Эльмира предложила «оцифровать» то, что есть сейчас: посчитать выручку, прибыль, внедрить учёт сделок, посчитать обязательства. А затем уже можно решать, в какую сторону развиваться.

Сразу же наняли финменеджера, чтобы поручить ей заполнение отчётов.

Стали внедрять отчёты:

• Начали с отчёта о движении денежных средств. Он был готов к 10 февраля.
• В марте собрали отчёт о прибылях и убытках. Для этого отчёта используют данные из зарплатной ведомости, учёта основных средств, учёта налогов. Поэтому сначала внедрили их.
• 7 апреля собрали Баланс. В Балансе были расхождения 15%, а в другой месяц 40%.

Всего внедрили 19 отчётов, большинство из них были в гугл-таблицах, а отчёт о движении денежных средств (ДДС) в одном из сервисов автоматизации.

Сложности с учётом в таблицах

Когда внедрили учёт на базе таблиц, с ним было несколько сложностей:

• Ошибиться легко, а искать ошибку долго. Например, можно скопировать цифру из зарплатной ведомости не в ту ячейку ОПиУ, а чтобы найти ошибку нужно будет сравнивать отчёты вручную.
• Отчёты не связаны друг с другом. Чтобы заполнить отчёт о прибылях и убытках, нужно зайти в 6 других таблиц.
• Много ручной рутинной работы. Анастасия каждый день тратила время на внесение поступлений и списаний. Анастасии с Эльмирой приходилось созваниваться раз в неделю, сверять информацию и исправлять ошибки в формулах.
• Баланс не сходился. Было расхождение в Балансе, потому что терялись мелкие расходы по проектам.
• Отчёты за месяц были готовы к 5−6 числу. Это норма, но чем раньше, тем лучше.

При этом система учёта работала: собственники ориентировались на цифры из отчётов, принимали управленческие решения.

Как переходили в Финтабло

Анастасия и Эльмира искали способ упростить финучёт, это было особенно важно в предверии сезона, когда количество проектов должно было утроиться. Анастасия предложила рассмотреть Финтабло. Оказалось, в этом сервисе можно вести все нужные отчёты.

У Анастасии и Эльмиры получилось быстро перейти в сервис: в мае начали работу, в июне настроили отчёт о движении денег, распределили операции по статьям, внесли информацию по проектам, заполнили основные средства. В начале июля были готовы отчеты за июнь.

В Финтабло ОПиУ (отчёт о прибылях и убытках) берёт данные из других отчётов Финтабло и из внешних источников. Данные переносятся автоматически, бухгалтер вносит вручную только информацию о зарплатах. То есть, вероятность ошибиться из-за человеческого фактора уменьшается.

Учёт сделок раньше и сейчас

Зачем «Корпорации мейк» нужен учёт сделок. Компания организует от 6 до 30 мероприятий в месяц. Мероприятие вместе с подготовкой может длиться больше месяца. Для одного мероприятия, например, праздника, нужно купить расходники, забронировать помещение, организовать трансфер гостей, оплатить работу ведущих и кейтеринг. Получается вереница расходов. А как понять, сколько в итоге на этом празднике заработали? Нужно подбить все расходы и вычесть их из выручки. Это и есть учёт сделок.

Как проходит сделка. Тендерный специалист выходит на закупки, составляет заявку на проект. Идёт конкурс, и когда компания выигрывает тендер, начинается подготовка к мероприятию.

Иногда компания выигрывает тендер, но отдаёт проекты субподрядчикам, например, если подрядчики специализируются на таких мероприятиях. Иногда наоборот, проекты достаются от другой компании-партнёра.

Учёт сделок в Гугл-таблицах

Этот отчёт тоже был рабочим и давал информацию, но финменеджеру приходилось тратить много времени на заполнение. Часто слетала формула в сводной таблице, и финменеджер считала выручку по сделкам за месяц вручную — так быстрее, чем разбираться, почему поехала формула.

По каждому мероприятию есть много мелких расходов. Были ошибки из-за человеческого фактора, например, когда могли потерять какой-либо расход или опечататься с цифрой.

Учёт сделок в Финтабло

Когда компания выигрывает тендер, финменеджер заводит новую сделку (проект) в Финтабло.

Анастасия ставит дату начала и окончания проекта, чтобы учитывать нагрузку менеджеров. Из ДДС привязывает операции, которые относятся к этому проекту.

Собственники ведут бюджеты БДДС и БДР. В бюджеты закладывают план по расходам. Затем, при расчёте расходов на сделку ориентируются на план.

Рентабельность сделок. Эльмира вместе с собственниками определила, что для их бизнеса хорошая рентабельность — 30%. Это показатель рентабельности по валовой прибыли.

Но компания продолжает брать проекты с рентабельностью 8−9%. Их берут в том случае, когда в них почти нет трудозатрат — например, нужно только забронировать проживание для гостей.

Также бывают большие проекты с низкой рентабельностью, их берут, если это проекты, в которых можно научиться новому, получить нужный опыт.

От других проектов с низкой рентабельностью собственники отказываются.

Как стало

Информация о том, как отработали месяц, есть уже 1 числа. Собственники могут со спокойной душой планировать следующий месяц. А Эльмира и Анастасия не тратят 5 рабочих дней в месяц на заполнение отчётов.

Собственники и финдиректор используют Финтабло на каждой встрече. Смотрят на расходы, на рентабельность проектов.

Раньше финдиректор созванивались с Анастасией 2 раза в неделю, чтобы сверить таблицы и починить ошибки в формулах.

Сейчас они проводят одну техническую встречу в месяц, просматривают отчёты в Финтабло. Формулы не ломаются, информация есть всегда актуальная. Не нужно сидеть часами в поисках ошибок.

Какие задачи есть сейчас

Сейчас решены базовые задачи: собственники всегда знают, сколько денег на счетах компании, в начале месяца получают информацию о выручке и чистой прибыли.

Теперь на основе знаний о финансовом состоянии в компании, финдиректор и собственники выделили задачи для роста.

Задача 1: получать авансы от клиентов. 80% заказчиков платят после мероприятия. Поэтому компании приходится искать деньги на организацию мероприятий — привлекать кредиты или брать деньги из оборота. Эльмира предлагает просить 30% аванс. Госзаказчики не привыкли платить вперёд, но с некоторыми контрагентами можно договориться.

Задача 2: перевести контрагентов на постоплату. Раньше компания платила сразу поставщикам. Эльмира предложила переводить поставщиков на постоплату. Так в компании будет больше свободных денег для организации мероприятий.

Чтобы не терять платежи по постоплате, нужно провести работу с менеджерами. Менеджеры должны сообщать о том, что им доставили реквизит.

Например: На мероприятие нужна ростовая кукла. Её привезли, менеджер провёл мероприятие, вернул куклу, а документов на неё еще нет. Документы могут прийти через 2 недели, когда расходы за месяц уже подбили. Если менеджер не сообщит о кукле, этот расход могут потерять. Будет расхождение в Балансе.

Ещё один вариант, это просить скидку, если поставщик хочет 100% предоплату.

Задача 3: уйти от сезонности. Чтобы снизить влияние сезонности вводят фонды. Ввели регламент распределения денег по счетам и фондам. По нему 70% прибыли идёт в резервный фонд, 30% прибыли на дивиденды владельцам.

Задача 4: выйти из операционки. Собственники погружены в операционку: каждый день на связи с менеджерами, знают особенности каждого проекта. Собственники хотят, чтобы команда могла производить результат без их ежедневного включения. Эльмира предложила создать регламенты для менеджеров, чтобы они знали, как решать вопросы самостоятельно.

Участники истории

Валерий Артамоновсобственник ООО «Корпорация Мейк»

Антон Котовсобственник ООО «Корпорация Мейк»

Эльмира Бражниковафинансовый директор из Нескучных финансов

Анастасия Савиновафинансовый менеджер ООО «Корпорация Мейк»

Оля Аксеноваредактор кейса