Собственник сети центров дополнительного образования не знал, сколько ему приносит каждый из филиалов. А после внедрения финучёта в компании выявили школы с убытком на 1 млн рублей. Рассказываем, как учёт сделок помог обнаружить брешь в финансах.
Бизнес: Сеть центров дополнительного образования.
Выручка за 2023 год: 137,3 млн рублей
Проблемы: Пытались вести учёт в Excel-таблицах — собственник не понимал, как анализировать разрозненные показатели. Не могли рассчитать выручку по направлениям, эффективность бизнеса оставалась загадкой.
Задачи: Рассчитать выручку по направлениям и понять, сколько денег приносит каждая школа. Выяснить, в каких городах школы рентабельны, а в каких убыточны. Навести порядок в финансах, собрать все важные показатели в одном месте и научить собственника их анализировать.
Результаты: В компании внедрили учёт сделок и Отчёт о прибылях и убытках — это помогло увидеть точную выручку по направлениям и выявить убыточные школы. Теперь собственник управляет компанией, опираясь на актуальные данные — отчёты в Финтабло обновляются в режиме реального времени и помогают контролировать бизнес.
Содержание
➲ Учёт в Excel лишь создавал проблемы
➲ «С переходом в Финтабло открылись новые возможности»
➲ Учёт сделок помог узнать выручку по направлениям
➲ Первые решения на основе данных
О бизнесе
Сеть центров дополнительного образования «Познавайка» появилась в 2015 году. «Познавайка» — выдуманное название, мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Это единственное, что мы изменили в кейсе: сама история реальна.
«Познавайка» работает в нескольких городах России: Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре и других. Это очные школы, часть из них открыта по франшизе. Собственник компании продолжает развивать сеть — для эффективного управления ему нужно знать финансовые показатели каждого филиала. Однако настроить единую систему финансового учёта в компании раньше не получалось.
Учёт в Excel лишь создавал проблемы
В Excel собирали Отчёт о движении денежных средств — на каждую школу своя табличка. Собственник тонул в отчётах, а общей картины бизнеса видно не было.
Разные школы заполняли таблицы по-разному, из-за чего их было сложно читать. Расчёты в них выполнялись вручную, и сдачу отчётов регулярно задерживали — собственник получал их слишком поздно и не мог доверять цифрам.
Расчёты пытались автоматизировать — наняли специалиста, который настроил алгоритмы в Excel. Но это не решило проблему, лишь создало новые: формулы часто сбивались, данные искажались, а на поиск и устранение ошибок уходило много времени.
Хуже всего было то, что в Excel не получалось собрать Отчёт о прибылях и убытках и узнать чистую прибыль компании.
Выручку признавали кассовым методом — сколько на счетах осталось к концу месяца, столько и заработали. Это сбивало собственника с толку: в ОДДС он видел хорошую «выручку», а в реальности денег могло не оказаться. В плюсе компания или в минусе — понять было невозможно.
Собственник мечтал о порядке в финансах и полноценных отчётах, которые помогли бы ему управлять бизнесом на основе реальных данных. Достичь этого удалось с помощью автоматизации финучёта на базе Финтабло.
«С переходом в Финтабло открылись новые возможности»
Перейти из Excel-таблиц в специализированный сервис финучёта предложила новый финансовый директор компании Юлия Ломтева. Она рассказала собственнику, что в Финтабло есть интеграции с банками и данные обновляются в режиме реального времени — можно в любой момент проверить состояние бизнеса, а не ждать следующего отчётного периода.
С переходом в Финтабло нам открылись новые возможности. Вместо бесконечного устранения ошибок и перепроверки отчётов появилось время на их анализ и поиск решений. Сейчас мы с собственником учимся анализировать состояние бизнеса на основании цифр — он очень доволен тем, как организован учёт сейчас.
Юлия Ломтевафинансовый директор
Остановимся подробнее на этапах, которые привели собственника к ясной картине бизнеса — внедрении учёта сделок и составлении Отчёта о прибылях и убытках.
Учёт сделок помог узнать выручку по направлениям
Покажем, как повысить точность планирования и тем самым получать больше дивидендов в будущем.
Запишитесь на онлайн-экскурсию по сервису
Попробовать бесплатноВыручку по сделкам в компании признают помесячно — сейчас объясним на примере.
Представим, что новый ученик оплатил шестимесячный курс по информатике — фактически у школы + 60 000 ₽ в кассе. Но эти деньги ещё не выручка: по методологии финансового учёта выручка признаётся в момент оказания услуги. В данном случае услуга будет оказываться в течение 6 месяцев, поэтому и выручку будут признавать частями — по 10 000 ₽ в каждый месяц обучения.
Почему выручку нельзя признать сразу, объясняет руководитель Отдела финансового консалтинга Финтабло Софья Бурцева:
Если бы всю выручку за 6 месяцев мы признали сразу — в первом месяце — мы бы не учли тот факт, что расходы по этой сделке мы несём не только в первом месяце, но и все последующие пять. Это оплата преподавателям, аренда помещения, расходные материалы.
Признав всю выручку сразу, мы бы получили неадекватную прибыль, так как выручка у нас сразу за 6 месяцев, а траты только за один. Получается, что остальные 5 месяцев у нас могут улететь в убыток — расходы по сделке останутся, а выручки, из которой можно их покрыть, уже не будет.
Софья Бурцевафиндиректор и руководитель Отдела финансового консалтинга Финтабло
Настроить учёт по такой схеме в Excel-таблицах не получалось. Из-за большого количества учеников, разницы в суммах и продолжительности курсов постоянно возникала путаница — никто в компании не знал, сколько в итоге зарабатывает каждая из школ.
В сервисе есть модуль «Сделки», в нём и настроили учёт. Сделку заносят по имени клиента (1 клиент = 1 сделка), указывают школу, к которой она относится, сумму за обучение и его длительность.
Внесённая сумма автоматически разбивается на указанное количество месяцев, и выручка по сделке признаётся поэтапно, как того и требует специфика бизнеса.
Переход в Финтабло помог решить проблему с расчётом выручки по направлениям.
Из модуля «Сделки» выручка попадает в Отчёт о прибылях и убытках — в нём отражается общая сумма выручки оказанных услуг в месяц по каждому направлению. Теперь собственник видит, сколько зарабатывает каждая из школ, может сравнить выручку с расходами и оценить рентабельность направлений.
На скриншоте видно, что школа в Москве приносит почти в 4 раза больше выручки, чем школа в Краснодаре. Последнюю открыли недавно — скоро учеников в ней станет больше и выручка вырастет.
Отчёт о прибылях и убытках — это именно то, чего так не хватало компании. Мы собрали его в январе и впервые увидели точную выручку по направлениям, впервые смогли оценить рентабельность каждой из школ. Для собственника это были абсолютно новые впечатления.
Юлия Ломтевафинансовый директор
Первые решения на основе данных
Когда отчёты были сформированы, финдиректор и собственник приступили к их анализу. Выяснилось, что в компании есть направления, которые приносят хорошую выручку и сохраняют хорошие остатки на счетах, но их показатель рентабельности при этом оставляет желать лучшего. Раньше, когда за прибыль в компании принимали именно остатки на счетах, эти направления ошибочно считали прибыльными.
Внедрение Отчёта о прибылях и убытках помогло вскрыть проблемные зоны компании.
Одна из школ оказалась крайне убыточной — расходы в 10 раз превышали выручку. На плаву она держалась благодаря другим школам, то есть отнимала прибыль. Чтобы исправить ситуацию, в школе сменили управляющего и собственник взял её под личный контроль: работает с командой, регулярно изучает показатели. При наличии положительной динамики закрывать школу не будут.
Траты других школ тоже взяли под контроль:
- Определили бюджеты для каждой статьи расходов. Для этого проанализировали объём трат по каждой статье в динамике за 3 месяца и вывели среднее значение.
- К полученной цифре приплюсовали текущие запросы управляющих. Например, в школе в Краснодаре делают ремонт — нужно учесть расходы на него.
- Согласовывают бюджеты с другими отделами. Пришли к этому после того, как отдел маркетинга без согласования с отделом финансов договорился об открытии рекламного островка — компания вышла за рамки бюджета на аренду.
Сейчас все крупные траты согласовывают заранее — непредвиденных расходов в компании не случается.
Благодаря Финтабло все отчёты готовы быстро и вовремя. Собственнику очень нравится эта своевременность: теперь он в моменте может оценить ситуацию и принять нужные решения. Управлять бизнесом, основываясь на точных данных — это именно то, к чему он стремился.
Следующим шагом планируем перевести в Финтабло все школы франшизы.
Юлия Ломтевафинансовый директор
Финансовый учёт внедряли в 2022-2023 годах. Выручка в 2023 году выросла в 13 раз по сравнению с прошлым годом, прибыль — в 19 раз.
Коротко
Собственник сети школ не знал, сколько ему приносит каждая школа и рентабельны ли они. Расчёты в Excel не давали данных, на которые можно было бы опереться при принятии решений. Финдиректор предложила автоматизировать учёт в Финтабло, чтобы рассчитать все необходимые показатели.
В результате:
1. В компании внедрили учёт сделок. Он помогает правильно рассчитать выручку по направлениям. Вносить сделки в систему обучили администраторов — это освобождает финдиректора от лишней рутины и даёт время на анализ показателей.
2. Собрали Отчёт о прибылях и убытках — в нём собственник видит точную выручку по каждому направлению. Теперь он знает, какие школы прибыльны, а какие убыточны, и может управлять бизнесом на основании этих данных. Например, одну из наиболее убыточных школ планируют перевести в онлайн либо закрыть.
3. Взяли под контроль финансы компании. Определили бюджет для каждой статьи расходов, все дополнительные траты управляющие школ согласовывают с финансовым отделом. Это защищает компанию от чрезмерных трат.
4. У собственника всегда есть доступ к актуальным данным о состоянии бизнеса. Он больше не ждёт отчёты по месяцу — в Финтабло показатели обновляются в режиме реального времени и отчёты актуальны на текущий момент.
5. Планируют перевести в Финтабло остальные школы франшизы и продолжить развивать сеть, опираясь на твёрдые цифры.
Участники истории
Юлия Ломтевафинансовый директор
Софья Бурцеваруководитель Отдела финансового консалтинга Финтабло
Екатерина Пужаеваавтор кейса
Оля Аксеноваредактор кейса
Финтабло
