Настроили учёт сделок и нашли школы с убытком на ₽1 млн
Собственник сети центров дополнительного образования не знал, сколько ему приносит каждый из филиалов. А после внедрения финучёта в компании выявили школы с убытком на 1 млн рублей. Рассказываем, как учёт сделок помог обнаружить брешь в финансах.
Бизнес: Сеть центров дополнительного образования.

Проблемы: Пытались вести учёт в Excel-таблицах — собственник не понимал, как анализировать разрозненные показатели. Не могли рассчитать выручку по направлениям, эффективность бизнеса оставалась загадкой.

Задачи: Рассчитать выручку по направлениям и понять, сколько денег приносит каждая школа. Выяснить, в каких городах школы рентабельны, а в каких убыточны. Навести порядок в финансах, собрать все важные показатели в одном месте и научить собственника их анализировать.

Результаты: В компании внедрили учёт сделок и Отчёт о прибылях и убытках — это помогло увидеть точную выручку по направлениям и выявить убыточные школы. Теперь собственник управляет компанией, опираясь на актуальные данные — отчёты в Финтабло обновляются в режиме реального времени и помогают контролировать бизнес.
Содержание
О бизнесе
Сеть центров дополнительного образования «Познавайка» появилась в 2015 году. «Познавайка» — выдуманное название, мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Это единственное, что мы изменили в кейсе: сама история реальна.

«Познавайка» работает в нескольких городах России: Москве, Санкт-Петербурге, Краснодаре и других. Это очные школы, часть из них открыта по франшизе. Собственник компании продолжает развивать сеть — для эффективного управления ему нужно знать финансовые показатели каждого филиала. Однако настроить единую систему финансового учёта в компании раньше не получалось.
Учёт в Excel лишь создавал проблемы
В Excel собирали Отчёт о движении денежных средств — на каждую школу своя табличка. Собственник тонул в отчётах, а общей картины бизнеса видно не было.

Разные школы заполняли таблицы по-разному, из-за чего их было сложно читать. Расчёты в них выполнялись вручную, и сдачу отчётов регулярно задерживали — собственник получал их слишком поздно и не мог доверять цифрам.
ОДДС вели в Excel
Расчёты пытались автоматизировать — наняли специалиста, который настроил алгоритмы в Excel. Но это не решило проблему, лишь создало новые: формулы часто сбивались, данные искажались, а на поиск и устранение ошибок уходило много времени.
Хуже всего было то, что в Excel не получалось собрать Отчёт о прибылях и убытках и узнать чистую прибыль компании.
Выручку признавали кассовым методом — сколько на счетах осталось к концу месяца, столько и заработали. Это сбивало собственника с толку: в ОДДС он видел хорошую «выручку», а в реальности денег могло не оказаться. В плюсе компания или в минусе — понять было невозможно.

Собственник мечтал о порядке в финансах и полноценных отчётах, которые помогли бы ему управлять бизнесом на основе реальных данных. Достичь этого удалось с помощью автоматизации финучёта на базе Финтабло.
«С переходом в Финтабло открылись новые возможности»
Перейти из Excel-таблиц в специализированный сервис финучёта предложила новый финансовый директор компании Юлия Ломтева. Она рассказала собственнику, что в Финтабло есть интеграции с банками и данные обновляются в режиме реального времени — можно в любой момент проверить состояние бизнеса, а не ждать следующего отчётного периода.
С переходом в Финтабло нам открылись новые возможности. Вместо бесконечного устранения ошибок и перепроверки отчётов появилось время на их анализ и поиск решений. Сейчас мы с собственником учимся анализировать состояние бизнеса на основании цифр — он очень доволен тем, как организован учёт сейчас.
Юлия Ломтева, финансовый директор
Остановимся подробнее на этапах, которые привели собственника к ясной картине бизнеса — внедрении учёта сделок и составлении Отчёта о прибылях и убытках.
Учёт сделок помог узнать выручку по направлениям
Выручку по сделкам в компании признают помесячно — сейчас объясним на примере.

Представим, что новый ученик оплатил шестимесячный курс по информатике — фактически у школы + 60 000 ₽ в кассе. Но эти деньги ещё не выручка: по методологии финансового учёта выручка признаётся в момент оказания услуги. В данном случае услуга будет оказываться в течение 6 месяцев, поэтому и выручку будут признавать частями — по 10 000 ₽ в каждый месяц обучения.
Почему выручку нельзя признать сразу, объясняет руководитель Отдела финансового консалтинга Финтабло Софья Бурцева:
Если бы всю выручку за 6 месяцев мы признали сразу — в первом месяце — мы бы не учли тот факт, что расходы по этой сделке мы несём не только в первом месяце, но и все последующие пять. Это оплата преподавателям, аренда помещения, расходные материалы.

Признав всю выручку сразу, мы бы получили неадекватную прибыль, так как выручка у нас сразу за 6 месяцев, а траты только за один. Получается, что остальные 5 месяцев у нас могут улететь в убыток — расходы по сделке останутся, а выручки, из которой можно их покрыть, уже не будет.
Софья Бурцева, финдиректор и руководитель Отдела финансового консалтинга Финтабло
Настроить учёт по такой схеме в Excel-таблицах не получалось. Из-за большого количества учеников, разницы в суммах и продолжительности курсов постоянно возникала путаница — никто в компании не знал, сколько в итоге зарабатывает каждая из школ.
Переход в Финтабло помог решить проблему с расчётом выручки по направлениям.
В сервисе есть модуль «Сделки», в нём и настроили учёт. Сделку заносят по имени клиента (1 клиент = 1 сделка), указывают школу, к которой она относится, сумму за обучение и его длительность.

Внесённая сумма автоматически разбивается на указанное количество месяцев, и выручка по сделке признаётся поэтапно, как того и требует специфика бизнеса.
Организация учёта сделок в Финтабло
Из модуля «Сделки» выручка попадает в Отчёт о прибылях и убытках — в нём отражается общая сумма выручки оказанных услуг в месяц по каждому направлению. Теперь собственник видит, сколько зарабатывает каждая из школ, может сравнить выручку с расходами и оценить рентабельность направлений.
Фрагмент ОПиУ с выручкой по направлениям (школам)
На скриншоте видно, что школа в Москве приносит почти в 4 раза больше выручки, чем школа в Краснодаре. Последнюю открыли недавно — скоро учеников в ней станет больше и выручка вырастет.
Отчёт о прибылях и убытках — это именно то, чего так не хватало компании. Мы собрали его в январе и впервые увидели точную выручку по направлениям, впервые смогли оценить рентабельность каждой из школ. Для собственника это были абсолютно новые впечатления.
Юлия Ломтева, финансовый директор
Регистрируйтесь и начните вести учёт бесплатно
Пробный период — 14 дней. Привязывать карту не нужно
Первые решения на основе данных
Когда отчёты были сформированы, финдиректор и собственник приступили к их анализу. Выяснилось, что в компании есть направления, которые приносят хорошую выручку и сохраняют хорошие остатки на счетах, но их показатель рентабельности при этом оставляет желать лучшего. Раньше, когда за прибыль в компании принимали именно остатки на счетах, эти направления ошибочно считали прибыльными.
Внедрение Отчёта о прибылях и убытках помогло вскрыть проблемные зоны компании.
Одна из школ оказалась крайне убыточной — расходы в 10 раз превышали выручку. На плаву она держалась благодаря другим школам, то есть отнимала прибыль. Чтобы исправить ситуацию, в школе сменили управляющего и собственник взял её под личный контроль: работает с командой, регулярно изучает показатели. При наличии положительной динамики закрывать школу не будут.
Траты других школ тоже взяли под контроль:



  1. Определили бюджеты для каждой статьи расходов. Для этого проанализировали объём трат по каждой статье в динамике за 3 месяца и вывели среднее значение.

  2. К полученной цифре приплюсовали текущие запросы управляющих. Например, в школе в Краснодаре делают ремонт — нужно учесть расходы на него.

  3. Согласовывают бюджеты с другими отделами. Пришли к этому после того, как отдел маркетинга без согласования с отделом финансов договорился об открытии рекламного островка — компания вышла за рамки бюджета на аренду.

Сейчас все крупные траты согласовывают заранее — непредвиденных расходов в компании не случается.
Благодаря Финтабло все отчёты готовы быстро и вовремя. Собственнику очень нравится эта своевременность: теперь он в моменте может оценить ситуацию и принять нужные решения. Управлять бизнесом, основываясь на точных данных — это именно то, к чему он стремился.

Следующим шагом планируем перевести в Финтабло все школы франшизы.
Юлия Ломтева, финансовый директор
Коротко
Собственник сети школ не знал, сколько ему приносит каждая школа и рентабельны ли они. Расчёты в Excel не давали данных, на которые можно было бы опереться при принятии решений. Финдиректор предложила автоматизировать учёт в Финтабло, чтобы рассчитать все необходимые показатели.

В результате:

1. В компании внедрили учёт сделок. Он помогает правильно рассчитать выручку по направлениям. Вносить сделки в систему обучили администраторов — это освобождает финдиректора от лишней рутины и даёт время на анализ показателей.

2. Собрали Отчёт о прибылях и убытках — в нём собственник видит точную выручку по каждому направлению. Теперь он знает, какие школы прибыльны, а какие убыточны, и может управлять бизнесом на основании этих данных. Например, одну из наиболее убыточных школ планируют перевести в онлайн либо закрыть.

3. Взяли под контроль финансы компании. Определили бюджет для каждой статьи расходов, все дополнительные траты управляющие школ согласовывают с финансовым отделом. Это защищает компанию от чрезмерных трат.

4. У собственника всегда есть доступ к актуальным данным о состоянии бизнеса. Он больше не ждёт отчёты по месяцу — в Финтабло показатели обновляются в режиме реального времени и отчёты актуальны на текущий момент.

5. Планируют перевести в Финтабло остальные школы франшизы и продолжить развивать сеть, опираясь на твёрдые цифры.
  • Юлия Ломтева
    финансовый директор
  • Софья Бурцева
    руководитель Отдела финансового консалтинга Финтабло
  • Екатерина Пужаева
    автор кейса
  • Оля Аксенова
    редактор кейса
Покажем, как повысить точность планирования и тем самым получать больше дивидендов в будущем.
Запишитесь на онлайн-экскурсию по сервису
Первые 14 дней бесплатно