Собственники агентства не знали, хватит ли им денег, чтобы вовремя рассчитаться по обязательствам, и боялись кассовых разрывов. Сейчас в компании ведут учёт сделок и планируют бюджет на месяцы вперёд. Рассказываем, как это устроено и что дало агентству.
Бизнес: Креативное агентство по запуску и ведению YouTube-каналов.
Проблемы: Собственники не понимали, прибылен ли бизнес, не могли рассчитать чистую прибыль компании и процент дивидендов. Пугала вероятность кассовых разрывов — данные в таблицах часто не сходились с фактом.
Задачи: Исправить ошибки в отчётах, сделать их читаемыми и понятными собственникам. Корректно вести учёт сделок и незавершённого производства, чтобы избежать кассовых разрывов. Увидеть чистую прибыль компании по направлениям и начать планировать.
Результаты: Собственники видят, какие направления приносят прибыль, сколько они заработали в каждом месяце и сколько можно вывести на дивиденды. Оптимизировали траты и больше не боятся кассовых разрывов — финучёт позволяет их предвидеть и вовремя принять меры.
Содержание
➲ «Мы не знали сколько и кому должны»
➲ Было сложно разобраться в тратах
➲ Не все направления приносили прибыль
➲ Пугали вероятные кассовые разрывы
➲ Не могли точно посчитать незавершённое производство
➲ Переход к долгосрочному планированию
О компании
Агентство «Джони и Клайд» занимается запуском, ведением и развитием YouTube-каналов. Сейчас в агентстве 5 постоянных проектов — YouTube-каналы «Рум Турист», «амоБЛОГ», «Есть Разговор», «Где мои деньги» и «Разрули мой хаус».
Артём с партнёром основали агентство в 2020 году. Сейчас в нём работают 15 человек, примерно столько же — на подряде.
Проекты в агентстве длятся 1−3 месяца. Каждый новый выпуск на YouTube — это отдельный проект. Чтобы знать, сколько денег приносит компании каждый проект, нужно вести учёт сделок. Обычно у компаний с длинными сделками есть сложности с учётом, так как платежи могут растягиваться на несколько месяцев. Такие моменты важно отслеживать, чтобы избежать кассовых разрывов.
«Мы не знали сколько и кому должны»
Перед тем, как открыть агентство, Артём был управляющим партнёром в другой компании. В ней учёт вели кассовым методом: сколько денег осталось на счетах к концу месяца, столько и составила прибыль. Этот подход вызывал много вопросов: казалось, что прибыль компании не растёт, а повлиять на этот показатель не получалось.
Когда открыли агентство, вопрос учёта денег встал особенно остро. Первые полгода прошли в стрессе: у агентства появились клиенты, а вместе с ними и обязательства. Артём с партнёром принимали авансы, работа над проектами шла, но не было понимания, приносит ли это прибыль. Учёт кассовым методом не помог прояснить картину.
Мы набрали предоплат, и было страшно, т.к. мы точно не знали сколько и кому должны. Не понимали, что происходит с бизнесом, приносит ли он деньги. Боялись, как бы не возник кассовый разрыв.
Артём Бойцовсовладелец агентства «Джони и Клайд»
Необходимость финучёта была очевидна.
Решение: Артём начал изучать материалы Нескучных финансов и пытался вести учёт в Excel-таблицах, но получалось не очень — цифры не сходились с фактом.
Я знал о Финтабло, и что в основе сервиса лежит методология Нескучных финансов. Решил, что не стоит возиться с таблицами, если есть специальный инструмент. Так мы перешли в Финтабло.
Артём Бойцовсовладелец агентства «Джони и Клайд»
В Финтабло собрали отчёт о движении денег. Для этого настроили интеграцию с Точка Банком и разработали справочник статей. Для работы над учётом сделок и формированием отчёта о прибылях и убытках пригласили в команду финансового менеджера — с её приходом в отчётах перестали возникать ошибки. И всё же хотелось убедиться, что всё работает правильно, поэтому с июля агентство сотрудничает с финансовым директором из Нескучных финансов.
Было сложно разобраться в тратах
Екатерина Чижова, финансовый директор из Нескучных финансов, провела аудит и внесла корректировки в финучёт агентства.
По некоторым статьям расходов в отчёте о движении денежных средств было много списаний, а конкретики у статей не было. Разобраться в тратах было сложно, поэтому первым делом мы детализировали справочник статей.
Екатерина Чижовафиндиректор из Нескучных финансов
Решение: Финдиректор пересмотрела статьи и сделала их более детальными — отчёт о движении денежных средств стал понятным. Теперь собственники могут проанализировать, сколько денег уходит на каждую категорию трат и насколько эти суммы приемлемы.
Например, собственники отслеживают, сколько они тратят на оплату услуг подрядчиков. Если расходы на услуги условного оператора растут в течение трёх месяцев, становится очевидным, что выгоднее нанять человека в штат на фиксированную зарплату. Такие решения помогают снизить общие расходы на производство.
Сейчас для каждой категории трат определён лимит, за который собственники стараются не выходить. А для контроля за выплатами штатным сотрудникам создали зарплатную ведомость. Она особенно пригодилась при переводе иллюстраторов агентства со сдельной оплаты на оклад: их внесли в общую ведомость и зафиксировали в ней зарплату каждого.
Не все направления приносили прибыль
Регистрируйтесь и начните вести учёт бесплатно
Пробный период — 7 дней. Привязывать карту не нужно
Попробовать бесплатноДетализация статей также упростила работу над отчётом о прибылях и убытках — он стал более понятным и читаемым.
В ОПиУ собственники агентства отслеживают точную выручку по направлениям.
В отчёте сразу видно, какие из направлений стабильно приносят выручку, а по каким идёт просадка. Последние нужно подтягивать — у сделок по ним высокая рентабельность, но на привлечение клиентов не хватает времени.
Решение: С ноября в агентстве появился отдел продаж, ключевая задача которого — обеспечить наличие сделок по всем направлениям. Собственники приняли это решение, опираясь на данные о выручке из ОПиУ.
ОПиУ также помог решить вопрос о выводе дивидендов:
Если раньше мы пытались рассчитать свой процент, исходя из суммы остатков в ДДС, то сейчас у нас есть чёткое понимание, что мы можем вывести дивидендов не больше, чем составила прибыль по ОПиУ.
Артём Бойцовсовладелец агентства «Джони и Клайд»
Пугали вероятные кассовые разрывы
Ежемесячно в агентстве закрывают порядка 15 сделок, с каждой из них работают по предоплате. До внедрения финучёта у собственников было лишь смутное представление о текущих обязательствах — они не знали точно, сколько и кому должны, и хватит ли на это средств. Боялись, что случится кассовый разрыв, и они не смогут вовремя рассчитаться по обязательствам.
Решение: Каждую пятницу финансовый директор и менеджер заполняют Платёжный календарь — планируют в нём поступления и списания на следующую неделю. Это помогает убедиться, что денег хватит на все предстоящие траты, и кассового разрыва не будет.
Учёт обязательств ведут в модуле «Сделки». В нём видно связанные расходы по каждой сделке и её статус — была ли получена оплата от клиента. Опираясь на эти данные, собственники могут спокойно планировать бюджет агентства.
При учёте сделок в Финтабло автоматически рассчитывается их рентабельность. Финдиректор определила оптимальный показатель рентабельности сделок для агентства — 57%.
Теперь собственники могут выявить невыгодные им проекты и разобраться в причинах или вовсе отказаться от них.
Не могли точно посчитать незавершённое производство
В агентстве есть незавершённое производство. Это сделки, которые будут закрыты через несколько месяцев, а затраты по ним агентство несёт уже сейчас. Например, привлекает подрядчиков и оплачивает их работу.
Незавершёнку необходимо учитывать, чтобы в агентстве не было «пустых» трат. Вначале её высчитывали вручную: для этого финдиректор и финменеджер анализировали все расходы по незакрытым сделкам. На это уходило много времени, но не было уверенности, что удалось учесть всё. Какие-то траты могли упустить.
Решение: В декабре в Финтабло появился новый отчёт — Баланс. Данные о сделках поступают в него автоматически из одноименного модуля, незавершённое производство отображается в активе — собственник в любой момент может его проверить.
Так как учёт сделок в агентстве ведётся правильно, то и незавершённое производство теперь считается корректно. А ещё это не требует дополнительных усилий со стороны собственника или финдиректора.
Баланс также помогает следить за объёмами незавершёнки в динамике. Если сумма незавершённого производства не растёт — это хороший знак: сделки закрываются в срок и агентство выполняет свои обязательства. На скриншоте видно, что в ноябре незавершёнки стало в два раза меньше — значит, в конце октября было закрыто много сделок.
Баланс в Финтабло экономит время на сборку отчёта:
Вступительный баланс мы собирали в августе в Google-таблицах. Вместе с менеджером потратили много времени на то, чтобы он сошёлся, провели не меньше двух встреч. А в Финтабло он собирается автоматически и всегда сходится — не нужно сидеть над ним часами и вручную искать каждую копейку, из-за которой что-то не сошлось.
Екатерина Чижовафиндиректор из Нескучных финансов
Переход к долгосрочному планированию
Сейчас перед агентством новая задача — начать планировать поступления и списания и выполнять этот план. В Финтабло планируют Бюджет движения денежных средств — это позволяет прогнозировать денежные потоки на месяцы вперёд и исключить вероятность кассовых разрывов в долгосрочной перспективе.
Сейчас в агентстве учатся ставить реалистичные цели, чтобы обеспечить высокую точность планирования. На данном этапе хороший результат — когда совпадение плана и факта составило не менее 80%.
Финучёт — это лучший способ быть объективным к себе и не переживать из-за денег. Когда на тебе столько ответственности, обязательств перед заказчиками и сотрудниками, собственник просто обязан научиться разбираться в деньгах. После внедрения финучёта я мегаспокоен — знаю, что всё работает отлично.
Артём Бойцовсовладелец агентства «Джони и Клайд»
Артём поделился отзывом о Финтабло
UPD: Записали отзыв Артёма спустя полгода после публикации кейса: он всё ещё доволен сервисом.
Коротко
Благодаря работе с финдиректором и настроенному в Финтабло контуру учёта собственники креативного агентства:
1. Разобрались в своих тратах, оптимизировали расходы на оплату подрядчикам и перевели иллюстраторов на новую систему оплаты труда.
2. Выявили направления, которые не приносят прибыль, и открыли отдел продаж, чтобы это исправить.
3. Всегда знают, сколько дивидендов можно вывести без вреда для бизнеса.
4. Успешно избегают кассовых разрывов, планируя поступления и списания на неделю вперёд в Платёжном календаре.
5. Определили оптимальный показатель рентабельности для сделок и стараются его придерживаться.
6. Следят за незавершённым производством и постепенно сокращают его объёмы.
7. Экономят время на сборку отчётов и всегда имеют доступ к достоверным данным о состоянии бизнеса.
Участники истории
Артём Бойцовсовладелец агентства johnyclyde.ru
Екатерина Чижовафиндиректор из Нескучных финансов
Екатерина Пужаеваавтор кейса
Оля Аксеноваредактор кейса
Финтабло
