Оставьте заявку на демонстрацию Финтабло
Мы перезвоним, ответим на ваши вопросы, покажем сервис и поможем разобраться, подходит ли он вам
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с офертой и положением об обработке персональных данных
YouTube-агентство наладило планирование при длинных сделках
YouTube-агентство попадало в кассовые разрывы — при длинных сделках это частое явление. Собственник хотел масштабироваться, но понимал, что без оцифровки бизнеса и чёткого планирования это невозможно.
Сейчас проектов стало в 2 раза больше, кассовых разрывов больше нет, а выполнение плана на 88% стало нормой. Рассказываем, как им это удалось и при чём тут модуль «Сделки».
Сейчас проектов стало в 2 раза больше, кассовых разрывов больше нет, а выполнение плана на 88% стало нормой. Рассказываем, как им это удалось и при чём тут модуль «Сделки».
Бизнес: Агентство по запуску и ведению YouTube-каналов.
Проблемы: Из-за длинных проектов собственник не мог планировать бюджет и загрузку производства — это приводило к кассовым разрывам и не давало расширяться. Начали вести учёт в Google-таблицах, но он был сложным и непонятным.
Задачи: Сделать учёт понятным и прозрачным для собственника. Вести корректный учёт сделок, чтобы вовремя принимать управленческие решения и избежать кассовых разрывов.
Результат: Собственник видит аналитику по каждой сделке: какие работы предусмотрены, на каком этапе находится, когда и сколько денег надо затратить, сколько заработает. Это позволяет точно планировать финансы и загрузку производства.
Проблемы: Из-за длинных проектов собственник не мог планировать бюджет и загрузку производства — это приводило к кассовым разрывам и не давало расширяться. Начали вести учёт в Google-таблицах, но он был сложным и непонятным.
Задачи: Сделать учёт понятным и прозрачным для собственника. Вести корректный учёт сделок, чтобы вовремя принимать управленческие решения и избежать кассовых разрывов.
Результат: Собственник видит аналитику по каждой сделке: какие работы предусмотрены, на каком этапе находится, когда и сколько денег надо затратить, сколько заработает. Это позволяет точно планировать финансы и загрузку производства.
Содержание
Не могли планировать бюджет и теряли прибыль
Агентство «Луноход» занимается запуском, ведением и развитием каналов на YouTube. «Луноход» — это выдуманное название. Мы используем его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Кроме названия мы ничего не меняли — это реальная история.
Несколько видео-роликов для одного клиента — это отдельный проект. Он может длиться от 1 до 4 месяцев. За это время в проекте может меняться состав и стоимость работ, поэтому сложно заранее спланировать бюджет и увидеть рентабельность, непонятно, как организовать корректную загрузку производства. Бывало, что проекты после сдачи и вовсе оказывались убыточными.
Из-за того, что съёмки могут растягиваться на несколько месяцев, деньги от заказчиков поступали неравномерно и возникали кассовые разрывы. Решить проблему помогает управленческий учёт. Поэтому собственник «Лунохода» обратился в Нескучные Финансы.
Несколько видео-роликов для одного клиента — это отдельный проект. Он может длиться от 1 до 4 месяцев. За это время в проекте может меняться состав и стоимость работ, поэтому сложно заранее спланировать бюджет и увидеть рентабельность, непонятно, как организовать корректную загрузку производства. Бывало, что проекты после сдачи и вовсе оказывались убыточными.
Из-за того, что съёмки могут растягиваться на несколько месяцев, деньги от заказчиков поступали неравномерно и возникали кассовые разрывы. Решить проблему помогает управленческий учёт. Поэтому собственник «Лунохода» обратился в Нескучные Финансы.
Учёт в таблицах оказался слишком сложным
Производство видео-контента можно разбить на 4 этапа:
1. Препродакшн. Анализ аудитории и рынка, составление контент-плана, написание сценария, поиск героев и локаций.
2. Съёмка.
3. Постпродакшн. Монтаж ролика, цветокоррекция, музыка, звук и так далее.
4. Публикация и дистрибуция. Загрузка видео на YouTube и продвижение.
В управленческом учёте важно фиксировать все эти этапы, а также всё, что с ними связано: стоимость каждого вида работ, исполнителей, сроки, плановые и фактические показатели и так далее.
Когда финансовый директор из Нескучных Финансов, Юлия Клеймихина, всё это собрала в Листе учёта сделок (ЛУС), то получилась огромная таблица, в которой было 52 столбца и больше 150 строк. Чтобы вытащить из неё какую-то информацию, нужно было настроить множество фильтров. Разобраться в этой таблице собственнику было сложно.
1. Препродакшн. Анализ аудитории и рынка, составление контент-плана, написание сценария, поиск героев и локаций.
2. Съёмка.
3. Постпродакшн. Монтаж ролика, цветокоррекция, музыка, звук и так далее.
4. Публикация и дистрибуция. Загрузка видео на YouTube и продвижение.
В управленческом учёте важно фиксировать все эти этапы, а также всё, что с ними связано: стоимость каждого вида работ, исполнителей, сроки, плановые и фактические показатели и так далее.
Когда финансовый директор из Нескучных Финансов, Юлия Клеймихина, всё это собрала в Листе учёта сделок (ЛУС), то получилась огромная таблица, в которой было 52 столбца и больше 150 строк. Чтобы вытащить из неё какую-то информацию, нужно было настроить множество фильтров. Разобраться в этой таблице собственнику было сложно.
“
Это был довольно сложный документ. Собственник называл его «Монстрический ЛУС». Здесь было всё: выручка, расходы и рентабельность проектов, незавершённое производство, дебиторская и кредиторская задолженности, план и факт. В смете одного проекта могло быть 20−30 статей. Анализ занимал не один день. Огромный объём информации и трудозатраты.
Решение: Вести управленческий учёт в онлайн-сервисе «Финтабло». Здесь в модуле «Сделки» каждый проект можно разбить на этапы, указать исполнителей, стоимость и сроки исполнения работ, фиксировать плановые и фактические показатели.
Данные из «Сделок» автоматически попадают в Платежный календарь, Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и Бюджет движения денежных средств (БДДС).
Данные из «Сделок» автоматически попадают в Платежный календарь, Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и Бюджет движения денежных средств (БДДС).
Теперь собственник видит всю аналитику в одном месте и может в пару кликов узнать подробную информацию о каждом проекте.
Компанию преследовали кассовые разрывы
Раньше система оплаты в агентстве выглядела так: клиент вносил аванс за ролик, а вторую часть суммы оплачивал, когда все работы по проекту были выполнены. То есть часть работ компания проводила за свой счёт, а потом деньги возвращались.
Из-за того, что съёмки могли растягиваться на несколько месяцев, невозможно было предугадать, когда поступят следующие платежи. А так как производство шло параллельно по нескольким проектам, то компании периодически не хватало денег — это кассовый разрыв.
Решение: В модуле «Сделки» можно разбить проект на этапы, занести смету по каждому этапу, отслеживать выполнение плана и поступление денег.
Из-за того, что съёмки могли растягиваться на несколько месяцев, невозможно было предугадать, когда поступят следующие платежи. А так как производство шло параллельно по нескольким проектам, то компании периодически не хватало денег — это кассовый разрыв.
Решение: В модуле «Сделки» можно разбить проект на этапы, занести смету по каждому этапу, отслеживать выполнение плана и поступление денег.
Во вкладке «Этапы» можно разбить проект на этапы, а в «План/Факт по ДиР» отслеживать движение денег. Подробности
Собственник видит аналитику по деньгам в проекте и выполнение работ по каждому этапу производства. Это позволяет держать сроки под контролем и избегать кассовых разрывов.
“
Теперь заказчики авансируют и оплачивают каждый этап производства отдельно. Такой порядок позволяет быстрее признавать выручку, более равномерно распределять доходы и расходы в течение периода — это страховка от кассовых разрывов.
Выполняли нерентабельные проекты
Когда в «Луноходе» начали вести учёт, выяснилось, что некоторые проекты были убыточными. Но собственник даже не подозревал об этом и щедро предлагал клиентам скидки, чем только усугублял ситуацию.
Так получалось, потому что в компании неправильно считали смету и сроки выполнения проектов. Думали, что сделают работу быстрее, а по факту что-то менялось и сроки затягивались. Попутно возникали дополнительные пожелания клиента, которые не учитывали. Забывали, какие работы выполнили. Всё это генерировало убытки.
А из-за того, что не было аналитики, собственник не понимал, какие проекты вести выгодно, а от каких лучше отказаться.
Решение: Модуль «Сделки» в Финтабло позволяет рассчитывать и отслеживать рентабельность каждого этапа производства.
Так получалось, потому что в компании неправильно считали смету и сроки выполнения проектов. Думали, что сделают работу быстрее, а по факту что-то менялось и сроки затягивались. Попутно возникали дополнительные пожелания клиента, которые не учитывали. Забывали, какие работы выполнили. Всё это генерировало убытки.
А из-за того, что не было аналитики, собственник не понимал, какие проекты вести выгодно, а от каких лучше отказаться.
Решение: Модуль «Сделки» в Финтабло позволяет рассчитывать и отслеживать рентабельность каждого этапа производства.
В Сделках можно посмотреть рентабельность каждого этапа производства и проекта в целом
Финтабло на основании внесенных данных рассчитывает рентабельность проекта. Собственник заранее видит, стоит ли брать его в работу, и как он в целом повлияет на картину месяца по прибыли. И может вовремя повлиять на исход сделки, если видит, например, перерасход по статьям или затягивание сроков.
Теперь данные не теряются и если стоимость этапа изменилась, агентство не забудет выставить клиенту новый счёт. Ни один вид работ не остается неоплаченным.
Теперь данные не теряются и если стоимость этапа изменилась, агентство не забудет выставить клиенту новый счёт. Ни один вид работ не остается неоплаченным.
Не могли масштабироваться
“
На любом производстве, в том числе контента, основное — это производственный план. На его основе формируем сметы, открываем сделки, разбиваем на этапы и так далее. В результате получаем плановую картину месяца. Тогда у нас появляется понимание, что, когда, в какие сроки будет выполняться.
Без адекватного планирования производства невозможно масштабировать бизнес. Чтобы брать в работу больше проектов, нужно понимать, какую нагрузку команда способна выполнить сейчас, кем и когда её надо усилить.
Когда начали вести учёт в Google-таблицах, в работе у агентства находилось 5−6 проектов ежемесячно. Но планирование даже такого небольшого количества занимало 5 рабочих дней. Процесс был долгим и сложным. А если финменеджер допускал ошибку, её было сложно найти.
Когда начали вести учёт в Google-таблицах, в работе у агентства находилось 5−6 проектов ежемесячно. Но планирование даже такого небольшого количества занимало 5 рабочих дней. Процесс был долгим и сложным. А если финменеджер допускал ошибку, её было сложно найти.
“
На производстве важна скорость планирования. Когда работали в таблицах, мы начинали планировать в 20-х числах текущего месяца, чтобы план был готов к 10-му числу следующего. Потому что это было сложно. Получается, что мы треть месяца не видели загрузку производства и не могли понять, надо ли нам взять в работу новый проект.
Решение: В Финтабло занесение одной сметы занимает около 10 минут. Данные сразу попадают в Платежный календарь, Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и Бюджет движения денежных средств (БДДС). Собственник сразу видит картину месяца и может быстро скорректировать загрузку производства.
Теперь менеджер вносит все сметы за 2−3 часа, а вместе с анализом отчётов и планированием производственной загрузки открытие месяца занимает половину рабочего дня. Данные не теряются, а все цифры автоматически попадают в отчёты. Даже если финменеджер допустил ошибку, её легко обнаружить.
Благодаря быстрому планированию агентство смогло масштабироваться. Сейчас «Луноход» ведёт 10−12 проектов в месяц — в 2 раза больше, чем на старте.
Теперь менеджер вносит все сметы за 2−3 часа, а вместе с анализом отчётов и планированием производственной загрузки открытие месяца занимает половину рабочего дня. Данные не теряются, а все цифры автоматически попадают в отчёты. Даже если финменеджер допустил ошибку, её легко обнаружить.
Благодаря быстрому планированию агентство смогло масштабироваться. Сейчас «Луноход» ведёт 10−12 проектов в месяц — в 2 раза больше, чем на старте.
“
Сейчас мы 25 числа планируем и анализируем, надо ли нам взять в работу ещё проекты — и в новый месяц заходим с уже готовым планом. Потом просто идём по задачам. Выполнение плана на 88% стало для нас нормой.
Раньше планирование проектов занимало 5 дней, теперь 2−3 часа.
Коротко
Собственник YouTube-агентства «Луноход» хотел избавиться от кассовых разрывов и научиться планировать производство, чтобы масштабировать бизнес. Финансовый директор выстроила финансовый учёт в Google-таблицах, но они оказались слишком сложными — собственник не смог в них разобраться. Решили автоматизировать учёт в сервисе «Финтабло».
- Бизнес стал прозрачным и понятным. Собственник видит всю аналитику в одном месте и может в пару кликов узнать подробную информацию о каждом проекте.
- Быстрее признают выручку, более равномерно распределяют доходы и расходы в течение периода — это страховка от кассовых разрывов.
- Берутся только за рентабельные проекты.
- Контролируют сроки выполнения работ.
- Быстро и точно планируют производство.
- Стабильно выполняют план минимум на 88%.
- Увеличили количество проектов в 2 раза и продолжают расти.
Сделки в Финтабло покажут, какие проекты наиболее прибыльны, где нужно напомнить клиенту о задолженности и какой проект может уйти в минус. Это поможет вам получить желаемый уровень прибыли и всегда оставаться в плюсе.
Чтобы узнать подробнее, как работает отчёт по сделкам и другие отчёты в Финтабло, записывайтесь на встречу с нашим специалистом.
Чтобы узнать подробнее, как работает отчёт по сделкам и другие отчёты в Финтабло, записывайтесь на встречу с нашим специалистом.