У Саши производство натуральной косметики «Это я». Косметика продаётся через сайт, на маркетплейсах и в магазинах-партнерах.
В один месяц продаж много, в другой мало, в итоге непонятно, на каком направлении она зарабатывает, а где получает убытки. Саша решила в этом разобраться и найти самое выгодное направление.
Задачи: Узнать прибыль и рентабельность по каждому направлению компании. Не тратить много времени на рутинное заполнение таблиц.
Кто ведёт финучёт: Собственница ведёт учёт самостоятельно.
У Саши небольшое производство косметики
Саша с командой делают натуральную экологичную косметику из растительных материалов. Сначала это было маленькое производство для друзей и знакомых.
3 года назад Саша решила развивать проект: наладила процесс производства, получила сертификаты безопасности на косметику, сделала интернет-магазин с доставкой по России и начала продавать косметику на маркетплейсах.
Сейчас у Саши своё производство в Перми, 6 сотрудников в команде. Косметика продаётся в розницу через сайт, в магазинах-партнёрах и на маркетплейсах. С Озоном и Вайлдберриз Сашина команда работает около года.
Саша записывала поступления и списания в табличку
Саша с самого начала понимала необходимость считать продажи и анализировать, какие позиции продаются лучше и какие каналы приносят прибыль.
Саша записывала, сколько денег ушло и пришло за месяц, по этим данным пыталась найти ответы на вопросы.
Мне было сложно разделять операции, когда я что-то заплатила со счёта компании или со своего счёта. Потому что я ничего в этом не понимала. Я прошла курс по финансам в Высшей Школе Экономики, но это было что-то такое сложное, что никак не применимо к моей маленькой компании.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Знакомый помогал настроить учёт
Затем Саше помогал знакомый. Он рассказал основы: как сделать простой отчёт о движении денежных средств, как разделить платежи со своей карты и со счёта компании. Саша начала вести табличку с отчётом о движении денег.
Из месяца в месяц Саша заполняла прибытия и поступления. Со временем формулы сбились, остаток на счёте перестал совпадать с реальным. Изучать, почему так произошло и чинить таблицу, у Саши не было времени.
Поэтому она забросила табличку со сложным ДДС и записывала только, сколько потратили, и сколько пришло.
Я почему-то думала, что движение денег — это основной отчёт, на который можно ориентироваться. Пыталась делать выводы о прибыльности бизнеса на основе того, что, например, в одном месяце мы больше потратили, чем нам пришло.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Саша понимала, что учёта только приходов и расходов недостаточно для выводов о рентабельности бизнеса. В один месяц компания закупала сырьё на 200 тысяч, и в этом месяце получился как бы убыток. Но сырьё-то ещё не использовали, и выручку оно не принесло. Саша понимала, что нужен другой подход к учёту, поэтому стала разбираться дальше.
Например, в декабре у нас всегда большие продажи и даже без отчёта о прибылях и убытках можно сделать вывод, что мы отработали декабрь с прибылью. Но потом месяцы идут не такие топовые, и непонятно, работаем мы с прибылью или с убытком.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Другой знакомый помогал настроить учёт
Саша пошла к ещё одному знакомому финансисту. Они встречались раз в неделю и делали отчёт «План и Факт». У Саши было ощущение, что она ещё больше зарывается в гугл-таблицах, а ей совсем не хотелось тратить на это время.
Всё равно я не особо понимала, в чём ценность. На другой вкладке ещё нужно было вводить то, что приходит на счёт каждый день. Это тоже дополнительная нагрузка. У меня уходило много времени только на эту табличку, каждую неделю я тратила по 2 часа, чтобы разобраться в ней.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Из таблицы было примерно видно, сколько компания тратит на зарплаты, материалы, маркетинг и сколько нужно зарабатывать на то, чтобы был какой-то остаток.
Отчёт не дал Саше ответа на её вопросы: на чём она зарабатывает деньги и какие каналы продаж более прибыльны.
Ничего не получилось и Саша пришла в Финтабло
Когда отключили рекламу в соцсетях, данные о финансах компании понадобились острее. Нужны были данные, чтобы решить, какие расходы сокращать, а какой канал продаж развивать.
Как раз тогда, бывшая коллега рассказала Саше про сервис финансового учёта, и Саша решилась зарегистрироваться. Она также обратилась за помощью во внедрении сервиса. Настраивать отчёты в Финтабло ей помогала методолог Лена Чумакова.
Вместе с Леной они заполнили личный кабинет и внедрили 2 отчёта: отчёт о движении денежных средств (ДДС) и отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ).
Отчёт о движении денег настроили за 1 встречу: подключили интеграцию с банком, загрузили выписки за предыдущие периоды, создали статьи для поступлений и списаний, настроили правила для автоматического разнесения денег по статьям.
Когда ДДС настроили, мне уже стало хорошо оттого, что мы потратили час, и теперь всё автоматически подгружается. Отчёт создаётся сам, я на это почти не трачу время, а раньше я это всё долго и муторно считала в табличках.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
В Финтабло передаётся информация об оплатах и о комиссии за эквайринг. Теперь Саша сразу видит поступления на счёт. Расходы на эквайринг тоже не нужно высчитывать вручную.
Автоматически считается даже эквайринг. Тинькофф переводит деньги за продажи с сайта каждое утро за прошлый день. Переводит уже за вычетом комиссии за эквайринг. Раньше мне приходилось каждый раз вручную рассчитывать процент за эквайринг, потому что я его даже не видела. А тут есть интеграция, и теперь комиссия за эквайринг видна. Можно потратить час, и всё будет само работать.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Регистрируйтесь и начните вести учёт бесплатно
Пробный период — 7 дней. Привязывать карту не нужно
Попробовать бесплатноОтчёта о движении денег оказалось недостаточно
Саша загрузила банковские выписки с начала 2021 года. Поступления «упали» на свои статьи благодаря автоматическим правилам разнесения. Теперь у Саши перед глазами движение денег за полтора года.
В ДДС Саша анализирует, на что потратили деньги, сколько денег остаётся на счёте, сколько денег приходит. Например, на графике «Динамика поступлений и списаний» видно, что списания превысили поступления в феврале 2022 года. Как раз тогда по Сашиным ощущениям денег стало меньше, чем обычно. Сейчас это не просто ощущения, а факт.
Но одного только движения денег недостаточно, чтобы понять, приносит ли компания прибыль.
Финдиректор из «Нескучных Финансов» делится информацией, почему ориентироваться только на ДДС — опасно:
«Собственник смотрит, что на конец месяца на счёте остаётся 800−900 тысяч. Кажется, что денег много, и можно их вытащить.
Он достаёт деньги и даже не знает, что попадает в кассовый разрыв — потому что идёт поток поступлений с маркетплейсов.
Так владелец и живёт с ощущением, что бизнес приносит прибыль, пока однажды перед закупкой новой партии товаров, не оказывается, что нечем платить зарплату», — Екатерина, финансовый директор из «Нескучных Финансов».
Считали себестоимость товаров, чтобы узнать прибыль
Посчитать прибыль было тяжелее, чем внедрить отчёт о движении денег, так как нужно было знать себестоимость товаров.
На производстве «Это я» делают твёрдые шампуни, кондиционеры, дезодоранты, мыло, масляные плитки, свечи, духи. В каждый продукт входит 10−20 ингредиентов.
Чтобы посчитать себестоимость товара, Саша обратилась к табличке с рецептурами. Посчитала, сколько каких ингредиентов входит в каждый продукт. И умножила на закупочные цены.
Себестоимость придётся пересчитывать после каждого изменения цен. Это неудобно. Саша планирует начать пользоваться сервисом автоматизации складского учёта. Тогда себестоимость будет пересчитываться автоматически.
Собрали продажи по каждому направлению. У Саши были разрозненные данные о продажах, например, из счётов Тинькофф банка, но полной картины не было.
Начали расчёт с маркетплейсов, потому что по ним посчитать продажи легче всего. Вайлдберриз присылает отчёт о продажах раз в неделю. В нём видно: на какую сумму продали, что продали, какая комиссия. Саша выгрузила данные из этого отчёта и умножила количество продаж по каждому товару на его себестоимость.
Посчитали себестоимость по каждому направлению. Затем Саша так же рассчитала себестоимость проданных товаров на Озоне, на сайте и в магазинах-партнёрах.
Себестоимость по каждому направлению Саша внесла в отчёт вручную. Для этого в Финтабло есть возможность создать статьи и заполнить своими данными.
Конечно, расчёт и заполнение себестоимости вручную занимает время. Есть возможность полностью автоматизировать этот процесс. Если компания ведёт складской учёт в 1С или в сервисе «Мой склад», можно настроить интеграцию с ними. Финтабло будет брать данные себестоимости из 1С или из «Моего склада» и строить отчёт о прибылях и убытках на этих данных.
Считали, прибыльная ли компания
Ура! Есть рассчитанная себестоимость. С остальными расходами было проще: настроили зарплатную ведомость и другие источники расходов, чтобы учесть их в ОПиУ. Наконец, отчёт готов, и его можно анализировать.
Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) нужен, чтобы:
- узнать, сколько дивидендов на самом деле заработал владелец и обеспечить безопасный вывод средств;
- выявить неэффективные направления в бизнесе и сфокусироваться на самых прибыльных.
Давайте посмотрим на цифры отчёта за апрель.
Вайлдберриз оказался рентабельнее Озона. Рентабельность по маржинальному доходу на Озоне 56%, а на Вайлдберриз — 69%. Значит ли это, что нужно срочно уходить с Озона?
Ещё не точно. Возможно, на Озоне есть расходы, которые можно сократить. Также нужно посмотреть рентабельность в динамике — хотя бы за несколько месяцев. И тогда можно будет решить вкладывать больше ресурсов в продвижение на Вайлдберриз.
А самым рентабельным направлением оказалось оптовое — с рентабельностью по валовой прибыли 75%.
В апреле был убыток в 4%. Цифры в отчёте расстроили Сашу, так как она увидела, что апрель сработали с убытком.
Я этого и ожидала, так как ДДС показывал, что у нас больше выбытий, чем поступлений. Но более-менее хорошие новости, что валовая прибыль достаточно хорошая. И отчёт показал, с чем можно работать. Показал, что у нас много административных расходов.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Коммерческие и административные расходы съели всю прибыль. Валовая прибыль в апреле была. И рентабельность по валовой прибыли достаточно хорошая — 44%.
Но коммерческие и административные расходы были слишком большими. Саша планирует оптимизировать расходы и следить за показателями в динамике.
Апрель и май были сложными месяцами, так как закрылся основной рекламный канал — *Инстаграм Cоцсеть принадлежит компании Meta*, которая признана экстремистской организацией, ее деятельность запрещена. Саша и команда работают над продажами в новых рекламных каналах. Саша планирует собрать отчёт за май и вкладывать деньги в рекламу, основываясь на эффективности направлений.
Я планирую сделать отчёт за май, продолжать вести Финтабло и следить за показателями. Интересно, как принятые меры повлияют на выручку и прибыль.
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Краткое содержание
- На финучёт в табличках Саша тратила много времени и не получала информации о том, какая прибыль в компании и какое из направлений более выгодное.
- Знакомые финансисты помогали Саше настроить учёт в табличках, но это не принесло результата. И Саша обратилась в Финтабло.
- В Финтабло отчёт о движении денежных средств (ДДС) удалось внедрить за 1 встречу. Все данные для него собираются автоматически.
- ДДС оказалось недостаточно, чтобы понимать, сколько зарабатывает бизнес и какая прибыль по каждому направлению.
- Саша вместе с методологом Леной внедрили отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ). Этот отчёт собрать было труднее, так как нужно было посчитать себестоимость товаров.
- ОПиУ показал, что в апреле был убыток в 4%. Убыток получился за счёт больших коммерческих и административных расходов. Саша планирует оптимизировать расходы и следить за динамикой прибыли.
- Вайлдберриз оказался рентабельнее Озона. Сейчас у Саши есть данные о рентабельности за 1 месяц. Чтобы сделать вывод, что Вайлдберриз однозначно выгоднее, нужно отследить показатели в динамике.
Участники истории
Саша Каменскихсобственница бренда косметики «Это я»
Лена Чумаковаметодолог Финтабло
Оля Аксеноваредактор Финтабло
Финтабло
