Ресторанный бизнес:

В сети ресторанов не было управленческого учёта. Операционный учёт вёлся в программе «Айко». Рассказываем, как на базе этих данных построили автоматизированную систему управленческого учёта.

«Гурман» — это сеть из двух ресторанных комплексов с барами, кальянами и услугами доставки еды на дом. Оборот на оба заведения — порядка 10−12 млн рублей в месяц.

«Гурман» — выдуманное название. Мы придумали его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Больше мы ничего не меняли, вся история реальна.

В «Гурмане» три направления и три юрлица: ООО для ресторанов и два ИП для кальянных. Между юрлицами сложилась сложная система взаимодействия, что затрудняло работу с данными. В «Айко» учёт вёлся в двух разных базах — по одной на каждый ресторан, а Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и вовсе был отдельно — в двух громоздких таблицах.

Собственник видел лишь разрозненные цифры, из-за чего не знал, сколько бизнес зарабатывает, какие есть проблемы и что поможет их решить.

В перспективе собственник планировал расширяться на заёмные средства, но боялся, что компания не выдержит такой кредитной нагрузки. Понять, оправданы ли опасения, поможет управленческий Баланс — отчёт, который покажет, сколько собственных средств у компании и сколько долгов. Собственник попытался собрать Баланс самостоятельно, а позже обратился к финансовому директору Елене Малик.

Решение: финансовый директор предложила собрать полный контур учёта в одном месте, чтобы не распыляться на кучу сервисов и таблиц. А ещё — максимально автоматизировать его сборку, чтобы не тратить время сотрудников и собственника на рутинные операции. Выбор пал на Финтабло.

На каждое заведение и каждое ИП были оформлены обезличенные карты: через них проходили торговые операции, взаиморасчёты между юридическими лицами, покупка хозтоваров, посуды и прочие операционные расчёты.

Все операции по ним заносились в «Айко» без указания назначения платежа и контрагентов. Соответственно, в Отчёте о движении денежных средств (ОДДС) было видно, сколько денег пришло и сколько ушло, а кому и за что — понять было невозможно.

Решение: собрать все счета и карты компании в одном месте и внедрить детальный Отчёт о движении денег. Такой, который покажет, куда уходят средства, каким контрагентам и к какой категории расходов относится каждая операция.

Финдиректор объяснила собственнику, что нужно завести отдельные карты для каждой группы платежей, и, когда все было сделано, оцифровала получившуюся схему движения денег.

Затем перенесли в Финтабло данные за последние два года и настроили там автоправила, благодаря которым все операции автоматически разносятся по соответствующим статьям. Так все операции, совершённые по карте для закупки продуктов, автоматически попадают в соответствующую категорию, а собственник в любой момент может проверить объём списаний по ней.

Результат: теперь собственник видит, сколько денег приходит в компанию и на что они тратятся, и может в любой момент открыть детализацию по поступлениям и списаниям.

В «Гурмане» вели в таблицах сразу два Отчёта о прибылях и убытках — для каждого заведения свой. А так как это рестораны с барами, кальянами и услугами доставки, таблицы были громоздкими и запутанными — собственнику было сложно в них ориентироваться.

В ходе работы выяснилось, что ОПиУ в «Гурмане» вели некорректно: не учитывали амортизацию, инвентаризацию, НДФЛ, страховые взносы. Себестоимость кальянов тоже не считали. Из-за этого операционная прибыль в табличках считалась некорректно.

Решение: собрать данные с разных вкладок в одном месте и внедрить корректный Отчёт о прибылях и убытках. Для формирования отчёта сервис Финтабло автоматически подтягивает нужные данные из ОДДС и других источников и убирает дубли.

В сервисе отчёт сформировали корректно, появились статьи для амортизации, инвентаризации, НДФЛ и страховых взносов. Теперь операционная прибыль считается правильно и ОПиУ показывает реальные цифры.

Результат: данные из разрозненных таблиц и вкладок теперь собраны в одном месте. Операционная прибыль компании рассчитывается правильно, а собственник видит, сколько ему приносит бизнес в целом и каждое направление в отдельности.

Когда собрали ОДДС и ОПиУ, смогли перейти к главному запросу собственника — сборке Баланса. Собственнику он был нужен, чтобы понимать, сколько стоит его бизнес, сколько денег он может выводить на себя и потянет ли его компания кредит на развитие.

В Финтабло Баланс формируется автоматически на основе данных из других отчетов и модулей. А если в связанных отчетах возникнет ошибка, сервис сразу предупредит об этом.

С Балансом собственник видит полную картину бизнеса, знает, кому и сколько должен, насколько компания богата. А ещё принимает решения, опираясь на факты, и отслеживает, как они влияют на собственный капитал компании.

Собственник «Гурмана» продолжил вести учёт в сервисе самостоятельно, с опорой на инструкции от финдиректора. Позже передал эту задачу ответственному сотруднику, который быстро влился в процесс.

В сети ресторанов «Гурман» была громоздкая и разрозненная система учёта. Собственник не знал, сколько его бизнес зарабатывает и куда уходят средства. Разобраться ему в этом помогли финансовый директор Елена Малик и сервис Финтабло.

Если у вас бизнес в сфере общепита, приходите на демо-встречу. Расскажем как настроить нужные интеграции, автоматизировать сбор отчётов и собрать главные цифры в одном сервисе.