Ресторанный бизнес:
Теперь собственник
видит всё: от задолженностей
до эффективности работы
с активами
на реальное положение дел
Баланс открыл глаза
Елена Малик
финансовый директор
В сети ресторанов не было управленческого учёта. Операционный учёт вёлся в программе «Айко». Рассказываем, как на базе этих данных построили автоматизированную систему управленческого учёта.
Бизнес: ресторанный бизнес.

Проблемы: в компании не было полноценного управленческого учёта. Собственник не знал сколько и на что уходит денег, сколько в принципе стоит его бизнес и сможет ли он погасить кредит, если решит расширяться на заёмные средства.

Задачи: Настроить перенос данных из Айко в Финтабло, внедрить в компании автоматизированный учёт, чтобы все данные собиралась в одном окне. Обеспечить собственника необходимыми отчётами для принятия решений и показать стоимость его бизнеса.

Результаты: появился полный контур учёта, отчёты собираются автоматически. Собственник видит, что происходит с деньгами компании, сколько ему приносит бизнес в целом и можно ли брать кредит.
Содержание
О бизнесе
«Гурман» — это сеть из двух ресторанных комплексов с барами, кальянами и услугами доставки еды на дом. Оборот на оба заведения — порядка 10−12 млн рублей в месяц.

«Гурман» — выдуманное название. Мы придумали его, чтобы сохранить конфиденциальность клиента. Больше мы ничего не меняли, вся история реальна.
Собственник не видел полной картины бизнеса
В «Гурмане» три направления и три юрлица: ООО для ресторанов и два ИП для кальянных. Между юрлицами сложилась сложная система взаимодействия, что затрудняло работу с данными. В «Айко» учёт вёлся в двух разных базах — по одной на каждый ресторан, а Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и вовсе был отдельно — в двух громоздких таблицах.

Собственник видел лишь разрозненные цифры, из-за чего не знал, сколько бизнес зарабатывает, какие есть проблемы и что поможет их решить.

В перспективе собственник планировал расширяться на заёмные средства, но боялся, что компания не выдержит такой кредитной нагрузки. Понять, оправданы ли опасения, поможет управленческий Баланс — отчёт, который покажет, сколько собственных средств у компании и сколько долгов. Собственник попытался собрать Баланс самостоятельно, а позже обратился к финансовому директору Елене Малик.
Собственник хотел увидеть картину бизнеса в целом, понять стоимость своей компании. Также хотел увидеть все свои основные средства и оценить вложения в бизнес.
Елена Малик, финансовый директор
Решение: финансовый директор предложила собрать полный контур учёта в одном месте, чтобы не распыляться на кучу сервисов и таблиц. А ещё — максимально автоматизировать его сборку, чтобы не тратить время сотрудников и собственника на рутинные операции. Выбор пал на Финтабло.
Собственник выбирал между Финтабло и ещё одним сервисом. Решающим аргументом стало наличие Баланса — в Финтабло он есть и формируется автоматически.
Елена Малик, финансовый директор
Была путаница в финансовых потоках
На каждое заведение и каждое ИП были оформлены обезличенные карты: через них проходили торговые операции, взаиморасчёты между юридическими лицами, покупка хозтоваров, посуды и прочие операционные расчёты.

Все операции по ним заносились в «Айко» без указания назначения платежа и контрагентов. Соответственно, в Отчёте о движении денежных средств (ОДДС) было видно, сколько денег пришло и сколько ушло, а кому и за что — понять было невозможно.
Понимание, куда и на что уходят деньги компании, было очень примерным — его даже не отслеживали. Бизнес вели на доверии.
Елена Малик, финансовый директор
Решение: собрать все счета и карты компании в одном месте и внедрить детальный Отчёт о движении денег. Такой, который покажет, куда уходят средства, каким контрагентам и к какой категории расходов относится каждая операция.

Финдиректор объяснила собственнику, что нужно завести отдельные карты для каждой группы платежей, и, когда все было сделано, оцифровала получившуюся схему движения денег.
Затем перенесли в Финтабло данные за последние два года и настроили там автоправила, благодаря которым все операции автоматически разносятся по соответствующим статьям. Так все операции, совершённые по карте для закупки продуктов, автоматически попадают в соответствующую категорию, а собственник в любой момент может проверить объём списаний по ней.

Результат: теперь собственник видит, сколько денег приходит в компанию и на что они тратятся, и может в любой момент открыть детализацию по поступлениям и списаниям.
Все поступления и списания разнесены по соответствующим категориям
Запишитесь на экскурсию по сервису
Покажем, как можно вести учёт проектов для вашей компании, поможем перейти в сервис из учёта в таблицах.
Учёт в таблицах был сложным и неинформативным
В «Гурмане» вели в таблицах сразу два Отчёта о прибылях и убытках — для каждого заведения свой. А так как это рестораны с барами, кальянами и услугами доставки, таблицы были громоздкими и запутанными — собственнику было сложно в них ориентироваться.

Кроме этого в отчётах было по 15 дополнительных вкладок: инвентаризация, списания, недостачи, процент закупа, аналитика и так далее. Собственник тратил много времени на то, чтобы банально найти среди них нужную цифру.

Фрагмент из ОПиУ «Гурмана» в гугл-таблице
В ходе работы выяснилось, что ОПиУ в «Гурмане» вели некорректно: не учитывали амортизацию, инвентаризацию, НДФЛ, страховые взносы. Себестоимость кальянов тоже не считали. Из-за этого операционная прибыль в табличках считалась некорректно.

Решение: собрать данные с разных вкладок в одном месте и внедрить корректный Отчёт о прибылях и убытках. Для формирования отчёта сервис Финтабло автоматически подтягивает нужные данные из ОДДС и других источников и убирает дубли.

В сервисе отчёт сформировали корректно, появились статьи для амортизации, инвентаризации, НДФЛ и страховых взносов. Теперь операционная прибыль считается правильно и ОПиУ показывает реальные цифры.
Собственник не знал, что такое амортизация. Я объяснила, что это инструмент, который позволяет безболезненно обновлять дорогостоящие активы бизнеса. Стоимость уже приобретённого оборудования делится на количество месяцев гарантированного срока службы. Полученная сумма каждый месяц фиксируется в ОПиУ как амортизационные отчисления и постепенно переносится на себестоимость продукции. Таким образом формируется амортизационный фонд на замену оборудования. Это стало для собственником настоящим открытием.
Елена Малик, финансовый директор
Результат: данные из разрозненных таблиц и вкладок теперь собраны в одном месте. Операционная прибыль компании рассчитывается правильно, а собственник видит, сколько ему приносит бизнес в целом и каждое направление в отдельности.
Видно, из чего складывается доход компании
Баланс ответил на оставшиеся вопросы
Когда собрали ОДДС и ОПиУ, смогли перейти к главному запросу собственника — сборке Баланса. Собственнику он был нужен, чтобы понимать, сколько стоит его бизнес, сколько денег он может выводить на себя и потянет ли его компания кредит на развитие.

В Финтабло Баланс формируется автоматически на основе данных из других отчетов и модулей. А если в связанных отчетах возникнет ошибка, сервис сразу предупредит об этом.
Активы равны пассивам — Баланс у «Гурмана» сошелся
С Балансом собственник видит полную картину бизнеса, знает, кому и сколько должен, насколько компания богата. А ещё принимает решения, опираясь на факты, и отслеживает, как они влияют на собственный капитал компании.
Баланс помогает видеть рост и развитие бизнеса в динамике. Теперь собственник видит все: задолженности перед поставщикам и контрагентами, сколько денег находится в товаре и насколько эффективно работают активы компании.
Елена Малик, финансовый директор
Собственник «Гурмана» продолжил вести учёт в сервисе самостоятельно, с опорой на инструкции от финдиректора. Позже передал эту задачу ответственному сотруднику, который быстро влился в процесс.
Коротко
В сети ресторанов «Гурман» была громоздкая и разрозненная система учёта. Собственник не знал, сколько его бизнес зарабатывает и куда уходят средства. Разобраться ему в этом помогли финансовый директор Елена Малик и сервис Финтабло.
В результате:

1. Все финансовые операции стали прозрачными. Собственник видит, сколько денег приходит в компанию и на что они тратятся, может в любой момент узнать подробности о каждой операции.

2. Данные передаются из Айко в Финтабло. Отчёты собраны в одном сервисе, собственник видит актуальные цифры. Знает, сколько ему приносит бизнес в целом и каждое направление в отдельности, и может детально изучить, из чего складывается каждая цифра.

3. Устранили ошибки в ведении учета: теперь все цифры в отчётах считаются корректно, включая такой важный показатель как операционная прибыль.

4. Удовлетворили главный запрос собственника — внедрили автоматизированный Баланс. Он показывает, сколько стоит бизнес, кому и сколько компания должна и как решения собственника влияют на собственный капитал компании.
Если у вас бизнес в сфере общепита, приходите на демо-встречу. Расскажем как настроить нужные интеграции, автоматизировать сбор отчётов и собрать главные цифры в одном сервисе.
Покажем, как настроить нужные интеграции и собрать понятные автоматизированные отчёты для общепита.
Запишитесь на онлайн-экскурсию по сервису
Первые 7 дней бесплатно