Кейс судостроительной компании

Судоремонтная компания «Влпасифик» ведет финучет — отказалась от невыгодных сделок и увеличила рентабельность с 26 до 60%

Промышленность

Михаил Юрьевич Шеронов,
собственник ООО «Влпасифик»

Александр Владимирович Старцев,
собственник ООО «Влпасифик»

Собственники хотели регулярно и в полном объеме выводить дивиденды, выдавать премии, жить без долгов по зарплатам, планировать оплату налогов. Без финучета этого не удавалось, потому что было непонятно, сколько денег есть и можно ли их забрать. Например, если выплатить дивиденды, то хватит ли потом на налоги и оплату подрядчиков. Деньги из бизнеса вытаскивали от случая к случаю или не брали вообще.

Компания «Влпасифик»: Занимается ремонтом судов — катера, большие контейнеровозы, паромы, сухогрузы, научно-исследовательские суда. Ведет 100 проектов в месяц

Основана в 2010 году во Владивостоке.

Результаты

“

Теперь мы ведем финучет, и для нас не становится неожиданностью, что нужно откуда-то быстро достать деньги на зарплаты и премии.

Михаил Юрьевич Шеронов, собственник ООО «Влпасифик»

В кейсе расскажем, как «Влпасифик» и Мария Карпова, финдиректор из Нескучных финансов, настроили отчеты, которые помогают контролировать траты и зарабатывать больше. Как это получилось и что дало:

Ведут учет финансов, знают актуальные остатки денег на счетах. Видят и исправляют ошибки, которые раньше бы не заметили и потеряли сотни тысяч. Например, исправили ошибку бухгалтера и вернули 161 тысячу рублей.
Просчитывают маржинальность проектов перед началом, отказываются от невыгодных проектов. Сделали для этого специальный калькулятор рентабельности.
Оценивают динамику расходов и доходов, следят за тем, чтобы не тратить больше запланированного.
Ведут платежный календарь и откладывают деньги на будущие траты, например, легко заплатили налоги — 1,5 миллиона рублей.

В результате растет рентабельность, доходов стабильно больше, чем расходов, получается выплачивать дивиденды в полном объеме, покупать дорогое оборудование не в ущерб другим расходам.

В результате растет рентабельность, доходов стабильно больше чем расходов, получается выплачивать дивиденды в полном объеме, покупать дорогое оборудование не в ущерб другим расходам.

Технически в Финтабло деньги лежат на одном счете, но условно разнесены по разным, чтобы откладывать на важные цели

Раньше вести финучет не получалось — слишком много данных

Проблема № 1 — много платежей. «Влпасифик» работает одновременно со 100 клиентскими проектами в месяц. По каждому нужно отслеживать приходы и расходы — в среднем по одному проекту 30−40 платежей. Чтобы узнать, сколько «Влпасифик» заработал на проекте, нужно найти все платежи и занести в таблицу. Но такой объем операций записывать вручную сложно — возникает риск скопировать цифры не в ту ячейку, забыть занести платеж.

Пытались вести финансовый учет в таблице, но работать с ней было тяжело: данных много, а на что смотреть в первую очередь — непонятно.

“

Если в табличке море показателей — непонятно, на что смотреть в первую очередь. Например, „Влпасифик" хотели оценить расчеты с поставщиками и движение денег в одной таблице. Получается много цифр, длинные списки с контрагентами и счетами. Но из массива информации не понятно главное: как изменился остаток денег, почему их стало больше или меньше.

Мария Карпова, финдир из Нескучных финансов

На одном листе Гугл-таблицы слишком много показателей — учет обязательств, план расходов и отчет о движении денег. На что обратить внимание в первую очередь — неясно

Проблема № 2 — много мест хранения денег. Деньги в компании хранятся в разных местах: на расчетном счете, у сотрудника на руках, на счете карты. «Влпасифик» называет места хранения денег кошельками, всего таких «кошельков» — 24. То есть, если собственник хочет узнать, сколько у компании денег, ему нужно все «кошельки» учесть.

Вести вручную перемещения денег из 24 разных мест в таблице почти невозможно, потому что:

— Данные появляются не сразу, а только после того, как финансовый менеджер заносит расходы и доходы по табличкам. При учете вручную компания знает, сколько денег было 2 недели назад, а не сколько есть сейчас.

— Высокий риск ошибки.

“

Мы понимали, что платим людям за просто так и живем от выдачи до выдачи зарплаты. Не получалось ничего накопить.

Александр Владимирович Старцев, собственник ООО «Влпасифик»

В Нескучные финансы и Финтабло собственники пришли с понятным желанием — видеть, сколько денег у них на счетах, куда они уходят и откуда приходят.

Как начали вести финучет: настроили ДДС

Отчет показывает сколько денег на счетах, где именно они лежат, откуда приходят и на что уходят.

Процесс внедрения и автоматизации ДДС проводили финдир Нескучных финансов вместе с финансовым менеджером «Влпасифик»:

Определили все места хранения денег — «кошельки». Их оказалось 24.
Завели кошельки в Финтабло и внесли актуальные остатки по ним.
Настроили автоправила. Обычно на этом этапе возникает проблема: как отнести аренду на одну статью, а деньги подрядчикам на другую. В Финтабло это решается автоправилами: указываем, что платеж МТС — это услуги связи, а платеж «1000 размеров» — это расходы на материалы. Теперь каждый платеж этим подрядчикам будет учитываться на выбранную статью.

Отчет внедряли и настраивали месяц. Такой срок, связан с тем, что кошельков много, нужно было связаться со всеми держателями денег и пересчитать их остаток. Обычно ДДС внедряют в течение недели.

“

Если ДДС нет, достаточно легко потерять деньги — например, выдать сотруднику 20 тысяч и забыть. Сотрудник распорядился деньгами по назначению, а через месяц уже не вспомнит, что получал деньги и решил задачу. Сейчас мы ведем учет по каждому кошельку. Раз в месяц финменеджер «Влпасифик» сверяет остатки по факту и в Финтабло.

Мария Карпова, финдир из Нескучных финансов

Остатки денег на счетах компании в Финтабло

Теперь собственники заходят в сервис и видят, сколько денег на счетах, и кому сколько заплатили.

Теперь собственники заходят в сервис и видят, сколько денег на счетах, и кому сколько заплатили.

Регистрируйтесь и начните вести учёт бесплатно

Пробный период — 7 дней. Привязывать карту не нужно

Зарегистрироваться

Изменения после введения финучета

Нашли ошибку бухгалтера на 161 тысячу

Однажды утром при просмотре ДДС собственник увидел, что бухгалтер накануне вечером вместо 25 тысяч отправила подрядчику 186 тысяч. Собственник сразу позвонил бухгалтеру выяснить, почему так произошло. Оказалось, компания раньше платила подрядчику 186 тысяч, бухгалтер скопировала платежку, хотела поменять сумму, но ее отвлекли, и она отправила лишние деньги.

Собственник написал письмо подрядчику, объяснил ситуацию и попросил вернуть ошибочно отправленные деньги. Деньги вернули в тот же день.

“

Такие ошибки возникают из-за человеческого фактора. Обычно бухгалтеры не заполняют заново платежки, а копируют предыдущие, проверяют и отправляют.

Если бы у собственников не было наглядной информации, если бы ДДС заполняли раз в две недели или в месяц, ошибка могла бы вылезти намного позднее, да и то, если бы обратили внимание на расхождение.

Мария Карпова, финдир из Нескучных финансов

Ввели учет сделок

Компания ведет больше 100 клиентских проектов в месяц: по каждому рассчитываются с подрядчиками и субподрядчиками за материалы, услуги и т. д. Платежи в общем потоке не разделены по проектам, поэтому непонятно, какие клиенты принесли прибыль, а какие — убыток.

Чтобы выяснить, выгодный ли проект, нужно собрать все доходы и расходы по нему. Если доходы больше расходов, проект рентабельный.

Финдир предложила вести учет денег по проектам в Excel, так как в Финтабло такой возможности еще не было. Столкнулись со сложностями: каждый платеж нужно было вручную искать в ДДС и руками заносить в таблицу. На это уходили часы, финменеджер плакала, табличка оставалась полупустой. Вели ее два месяца, и результата не было.

Неудачная попытка вести учет сделок в Excel: много контрагентов, цифр и колонок, но рентабельность посчитать не удавалось

Через 2 месяца в Финтабло появилась возможность вести учет по сделкам. То есть разбивать доходы и расходы по проектам, чтобы можно было оценить прибыльность каждого.

Поставили задачу — как можно сильнее автоматизировать процесс разнесения денег по проектам.

“

Теперь «Влпасифик» может оценить рентабельность каждого проекта и проанализировать, какие действия были успешными, а какие — нет. Например, после такого анализа оказывается, что потратили слишком много на материалы или на работу субподрядчиков. И для следующего похожего проекта нужно это учесть.

Бывает такое, субподрядчики уже отремонтировали катер, а «Влпасифик» заплатит им через неделю. Деньги за работы еще лежат на счету, но они зарезервированы в платежном календаре, и бухгалтер знает, что их нельзя потратить ни на что другое. Чтобы знать, сколько свободных денег у компании, можно внести в Финтабло планируемые платежи. Тогда остаток денег считается с их учетом.

Мария Карпова, финдир из Нескучных финансов

В Финтабло главные показатели — выручка, расходы, прибыль и рентабельность

То же самое и с учетом рентабельности проекта: платеж еще не совершен, но уже отображается на странице проекта в сервисе. И собственники могут оценить рентабельность с учетом этого платежа.

Финтабло учитывает будущие платежи с помощью плановых операций

Нашли убыточный проект: заказ на 5 миллионов вместо прибыли принес убыток −15%

Пользу от автоматизированного учета сделок собственники прочувствовали после одного случая.

В компании был крупный заказ на 5 миллионов, с которого планировали получить маржинальность 63%. Но после учета всех расходов увидели в сервисе, что рентабельность по проекту отрицательная — −15%. Это заставило пересмотреть подход к выбору проектов.

Чтобы не работать в минус, финдиректор предложила считать маржинальность перед началом проекта. Мария внесла в Excel-табличку основные статьи расходов и установила желаемую маржинальность — 40%. Если вбить выручку и расходы, будет видно, выгодно или не выгодно браться за ремонт судна.

Финдиректор настроила калькулятор маржинальности в Excel-таблице. Перед началом проекта в него вводят выручку и планируемые расходы, чтобы проверить, выгодно ли работать на таких условиях

Калькулятор помогает отказываться от невыгодных проектов или передоговариваться на другие условия. Пользоваться калькулятором стали в мае 2021 года.

До этого рентабельность была непредсказуемая: в первом квартале 59%, а во втором случился провал до 26%. После введения калькулятора, рентабельность стабильно высокая: в третьем квартале 63%, в четвертом — 60%.

Больше не тратят доходы бесконтрольно

Бывает, когда свободные деньги появляются, возникает желание потратить их на новые стулья или компьютеры в офис. Это опасно — через неделю может оказаться, что нечем платить налоги или образовался долг по зарплате.

Чтобы не тратить деньги бесконтрольно, финдиректор и руководство «Влпасифик» определили, какой процент от выручки можно безболезненно потратить на рекламу, маркетинг, зарплаты и премии, то есть на коммерческие расходы.

Например, компания решила показывать рекламу в Инстаграме. Если реклама не приносит дополнительную выручку, процент коммерческих расходов будет расти. Тогда нужно остановиться и проанализировать траты, отключить неэффективную рекламу.

На панели приборов Финтабло собственники видят динамику расходов и доходов

2 квартала подряд поступления превышают выбытия. Это и благодаря тому, что у собственников есть актуальная картина и они решают, как распорядиться деньгами. Например, директор предлагает купить разработку сайта за 500 тысяч. И финдиректор может посчитать и предупредить, что в таком случае чистой прибыли в этом месяце не будет.

Принимать грамотные управленческие решения вовремя помогает:

ДДС с актуальными цифрами.
Учет будущих платежей в платежном календаре.

Если бы ДДС собирался с опозданием, через две недели, или траты бы не планировались в платежном календаре, то принимать управленческие решения всегда поздно — компания уже всем заплатила.

Заплатили налог 1,5 миллиона без кассовых разрывов

В результате ведения ДДС, учета будущих платежей и откладывания денег на будущие траты у компании получается без кассовых разрывов выплачивать налоги, зарплаты и покупать новое оборудование.

“

В четвертом квартале 2021 года бухгалтер выставляет сумму УСН — 1,5 миллиона, а у компании деньги отложены, поэтому спокойно, не забирая деньги с других проектов, заплатили налог. Или, каждый квартал компания платит командный бонус (премию), и деньги на него тоже отложены заранее. Для нас не становится неожиданностью, что нужно откуда-то быстро достать деньги на зарплаты и премии.

Еще «Влпасифик» купили балансировочный станок за 2 миллиона. Раньше это было бы сложно, потому что если потратить 2 миллиона, хватит ли денег на выплату налогов и зарплат? А посмотреть это негде.

Мария Карпова, финдир из Нескучных финансов

Регистрируйтесь и начните вести учёт бесплатно

Пробный период — 7 дней. Привязывать карту не нужно

Зарегистрироваться