Как внедрить учет денег в турагентстве и уверенно управлять компанией в кризис

Татьяна владеет турагентством. Она хочет быть спокойна за судьбу компании: знать, что денег хватит на налоги и зарплаты, что есть запас прочности в случае кризиса. А для этого нужно понимать, сколько денег у компании.

Агентство «ГТА Тур Люкс» предлагает туры по России и по всему миру.

Работает в Якутске с 2009 года.

Как было

Учет денег в компании не вели, но собирали отчет о прибылях и убытках. Впрочем, Татьяна не понимала, почему в ОПиУ прибыль есть, а на счетах денег нет.

Татьяна чувствовала, что деньги утекают на невидимые статьи. Но куда конкретно и сколько — было неизвестно.

В 2020 году во время кризиса было очень страшно. Нужно принимать решения, но непонятно, можно ли взять деньги на рекламу и хватит ли потом на выплату зарплат. Приходилось решать в суете и наугад.

Кризис турагентство пережило, и Татьяна решила навести порядок в финансах. А с чего начать? Правильно. Посчитать деньги.

Как посчитать деньги

Посчитать деньги можно в отчете ДДС.

ДДС — это отчет о движении денежных средств. Он нужен, чтобы знать сколько и когда пришло или убыло денег у компании. В нем фиксируем каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше.

Шаг 1. Выбрать, где вести отчет

Для ДДС подойдут эксель- или гугл-таблицы или специальные сервисы.

Татьяна и финдиректор выбирали между Финтабло и гугл-таблицами. В гугл-таблицах тоже можно вести отчет о движении денег. Но это более трудоемко.

Шаг 2. Зафиксировать, сколько денег на счетах сейчас

Татьяна проверила, где хранятся деньги бизнеса — на расчетных счетах, в кассе, на картах. В турагентстве деньги хранились на 13 счетах. Вы можете себе представить, что следить за остатками по ним вручную задача не из легких.

В Финтабло можно настроить интеграцию с банком, чтобы операции подгружались автоматически. Или загрузить операции с помощью импорта банковских выписок.

Так закрыли главный вопрос — понимание, сколько денег в каждый момент находится на счетах.

Шаг 3. Разбить операции по статьям

Что такое статья? Статья — это вид оплаты или поступления. Если рассортировать оплаты по статьям, будет видно, сколько денег уходит на оплату труда, на рекламу, на покупку техники и так далее.

Татьяна вместе с финдиректором пошли разносить операции по статьям. Тут есть опасность уйти в крайности:

• Разделить деньги 3-4 статьи: поступления от клиентов, зарплаты и оплаты поставщикам. Так мы не увидим важных закономерностей.
• Разделить деньги на 100 статей: отдельно учитывать скрепки в офис и коврики. В множестве строк будет легко запутаться.

Идеальное решение — выделить 15−20 статей, значение которых понятно и владельцу и любому другому сотруднику, который будет заполнять отчет. Например, аренда офиса, зарплата административных сотрудников, зарплата коммерческого персонала.

Шаг 4. Разработать правила, какие операции относятся к каким статьям

Правила нужны, чтобы привязывать оплаты и переводы к своим статьям.

Татьяна знает, что перевод денег Лидии — это зарплата. И она прописывает правило, чтобы перевод привязывался к статье «зарплата производственного персонала». Чтобы это происходило автоматически, можно настроить автоправила.

Шаг 5. Загрузить историю операций за прошлый месяц

Теперь у Татьяны есть понятные статьи. Чтобы увидеть первые цифры в отчете, нужно загрузить платежи и поступления за прошлый месяц.

Шаг 6. Составить регламент по регулярному заполнению ДДС

В регламенте финдиректор описывает, откуда что тянется, к какому числу должен быть готов отчет, кто ответственный и так далее. Татьяна назначила ответственным за заполнение ДДС бухгалтера. Когда у него возникает вопрос, он находит ответ в регламенте и не дергает Татьяну по каждому вопросу.

На какие показатели смотреть

Динамика списаний и поступлений

Татьяна сравнивает поступления и списания. Если поступлений стабильно больше — все хорошо, компания неизбежно останется с деньгами.

Если списаний больше, то это сигнал проверить, что происходит. Сейчас в компании списаний больше из-за возвратов денег клиентам. Чтобы обезопасить компанию от рисков кассовых разрывов в будущем, Татьяна решила создать фонд, в котором копятся деньги на случай массовых возвратов.

Динамика остатков денег на счетах

На графике Татьяна проверяет, достаточно ли денег в компании, чтобы платить по всем счетам вовремя. Вместе с финансовым директором Татьяна определила, что на конец месяца должно оставаться 1,5 — 2 млн руб.

Когда денег меньше — возникает риск кассового разрыва. Но Татьяна знает о риске и берет под жесткий контроль денежный поток: просит согласовывать каждый счет и фокусируется на выполнении плана продаж.

Тренды по статьям и направлениям

Эти графики показывают, что происходит с зарплатами, платежами партнерам, расходами на маркетинг и другими статьями. Хороший вопрос: «В связи с чем увеличились расходы на маркетинг?».

Чтобы ответить на него, можно посмотреть внимательнее в ДДС — например, может оказаться, что мы тратим больше, чем планировали, на рекламу в соцсетях.

Результаты

Собственница каждый день заходит на панель приборов и смотрит на графики. Татьяна видит, сколько денег есть на счетах, откуда они приходят и уходят. Сейчас кризис, но Татьяна чувствует себя уверенно, потому что знает о возможных минусах и угрозах. Есть понимание, как двигаться.

В поездке Татьяна смотрела, сколько денег на счетах в ее турагентстве. Ее подруга заглянула в экран ноутбука: «А что это за красивые графики?»

Татьяна ей показала: «Смотри, тут я проверяю, сколько денег мы тратим и зарабатываем».

Подруга Татьяны тоже оказалась предпринимательницей. Она впечатлилась ее рассказом и решила, что и ей в компании нужен финучет. Теперь она работает с финдиректором и тоже ведет учет в Финтабло.

Участники истории

Ирина Мишинафиндиректор Нескучных Финансов

Татьяна Гармашсобственница ООО «ГТА Тур Люкс»