Оставьте заявку на демонстрацию Финтабло
Мы перезвоним, ответим на ваши вопросы, покажем сервис и поможем разобраться, подходит ли он вам
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с
офертой и положением об обработке персональных данных
Как внедрить учет денег в турагентстве
и уверенно управлять компанией в кризис
Татьяна владеет турагентством. Она хочет быть спокойна за судьбу компании: знать, что денег хватит на налоги и зарплаты, что есть запас прочности в случае кризиса. А для этого нужно понимать, сколько денег у компании.
Агентство «ГТА Тур Люкс» предлагает туры по России и по всему миру.

Работает в Якутске с 2009 года.

Задача: знать, сколько денег в компании, чтобы принимать грамотные решения

Бизнес:
туристическое агентство

Результаты:

  • Татьяна понимает, что происходит в компании и принимает решения осознанно и на основе цифр.
  • Татьяна каждый день заходит в Финтабло, чтобы увидеть остатки денег на счетах.
  • Собственница видит, откуда деньги пришли и на что их потратили. Если что-то пойдет не так, Татьяна увидит это и сможет принять меры.

Кто ведет финучет:

Компания работает с Ириной Мишиной — финансовым директором из «Нескучных финансов». Ирина внедрила ДДС и другие отчеты. Заполнением отчетов занимается финансовый менеджер.
Как было
Учет денег в компании не вели, но собирали отчет о прибылях и убытках. Впрочем, Татьяна не понимала, почему в ОПиУ прибыль есть, а на счетах денег нет.

Татьяна чувствовала, что деньги утекают на невидимые статьи. Но куда конкретно и сколько — было неизвестно.

В 2020 году во время кризиса было очень страшно. Нужно принимать решения, но непонятно, можно ли взять деньги на рекламу и хватит ли потом на выплату зарплат. Приходилось решать в суете и наугад.

Кризис турагентство пережило, и Татьяна решила навести порядок в финансах. А с чего начать? Правильно. Посчитать деньги.
Как посчитать деньги
Посчитать деньги можно в отчете ДДС.

ДДС — это отчет о движении денежных средств. Он нужен, чтобы знать сколько и когда пришло или убыло денег у компании. В нем фиксируем каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше.
Шаг 1. Выбрать, где вести отчет
Для ДДС подойдут эксель- или гугл-таблицы или специальные сервисы.

Татьяна и финдиректор выбирали между Финтабло и гугл-таблицами. В гугл-таблицах тоже можно вести отчет о движении денег. Но это более трудоемко.
Выбрали Финтабло, потому что в нем есть панель приборов с наглядными графиками — открываешь и сразу видны все нужные цифры. И еще операции не нужно вносить вручную, они загружаются файлами из банка.
Татьяна Гармаш, собственница турагентства
Шаг 2. Зафиксировать, сколько денег на счетах сейчас
Татьяна проверила, где хранятся деньги бизнеса — на расчетных счетах, в кассе, на картах. В турагентстве деньги хранились на 13 счетах. Вы можете себе представить, что следить за остатками по ним вручную задача не из легких.

В Финтабло можно настроить интеграцию с банком, чтобы операции подгружались автоматически. Или загрузить операции с помощью импорта банковских выписок.

Так закрыли главный вопрос — понимание, сколько денег в каждый момент находится на счетах.
Счетов много. Собрали их в одном месте, чтобы увидеть общий остаток денег
Шаг 3. Разбить операции по статьям
Что такое статья? Статья — это вид оплаты или поступления. Если рассортировать оплаты по статьям, будет видно, сколько денег уходит на оплату труда, на рекламу, на покупку техники и так далее.

Татьяна вместе с финдиректором пошли разносить операции по статьям. Тут есть опасность уйти в крайности:

1
Разделить деньги 3-4 статьи: поступления от клиентов, зарплаты и оплаты поставщикам. Так мы не увидим важных закономерностей.
2
Разделить деньги на 100 статей: отдельно учитывать скрепки в офис и коврики. В множестве строк будет легко запутаться.
Идеальное решение — выделить 15−20 статей, значение которых понятно и владельцу и любому другому сотруднику, который будет заполнять отчет. Например, аренда офиса, зарплата административных сотрудников, зарплата коммерческого персонала.
Теперь в отчете будет не 100 строк с названиями контрагентов,
а понятные статьи расходов и поступлений

Шаг 4. Разработать правила, какие операции относятся к каким статьям
Правила нужны, чтобы привязывать оплаты и переводы к своим статьям.

Татьяна знает, что перевод денег Лидии — это зарплата. И она прописывает правило, чтобы перевод привязывался к статье «зарплата производственного персонала». Чтобы это происходило автоматически, можно настроить автоправила.
Автоправила экономят время на заполнение отчета
Шаг 5. Загрузить историю операций за прошлый месяц
Теперь у Татьяны есть понятные статьи. Чтобы увидеть первые цифры в отчете, нужно загрузить платежи и поступления за прошлый месяц.
Импорт операций в Финтабло
Шаг 6. Составить регламент по регулярному заполнению ДДС
В регламенте финдиректор описывает, откуда что тянется, к какому числу должен быть готов отчет, кто ответственный и так далее. Татьяна назначила ответственным за заполнение ДДС бухгалтера. Когда у него возникает вопрос, он находит ответ в регламенте и не дергает Татьяну по каждому вопросу.
Регламент нужен, чтобы отчет заполняли вовремя и правильно
На какие показатели смотреть
Динамика списаний и поступлений
Татьяна сравнивает поступления и списания. Если поступлений стабильно больше — все хорошо, компания неизбежно останется с деньгами.

Если списаний больше, то это сигнал проверить, что происходит. Сейчас в компании списаний больше из-за возвратов денег клиентам. Чтобы обезопасить компанию от рисков кассовых разрывов в будущем, Татьяна решила создать фонд, в котором копятся деньги на случай массовых возвратов.


В кризис продаж меньше, важно следить, чтобы снижались и расходы
Динамика остатков денег на счетах
На графике Татьяна проверяет, достаточно ли денег в компании, чтобы платить по всем счетам вовремя. Вместе с финансовым директором Татьяна определила, что на конец месяца должно оставаться 1,5 — 2 млн руб.

Когда денег меньше — возникает риск кассового разрыва. Но Татьяна знает о риске и берет под жесткий контроль денежный поток: просит согласовывать каждый счет и фокусируется на выполнении плана продаж.
Зеленый отмечен прирост денег, красным — уменьшение
Тренды по статьям и направлениям
Эти графики показывают, что происходит с зарплатами, платежами партнерам, расходами на маркетинг и другими статьями. Хороший вопрос: «В связи с чем увеличились расходы на маркетинг?».

Чтобы ответить на него, можно посмотреть внимательнее в ДДС — например, может оказаться, что мы тратим больше, чем планировали, на рекламу в соцсетях.
В кризис продаж меньше, важно следить, чтобы снижались и расходы
Результаты
Собственница каждый день заходит на панель приборов и смотрит на графики. Татьяна видит, сколько денег есть на счетах, откуда они приходят и уходят. Сейчас кризис, но Татьяна чувствует себя уверенно, потому что знает о возможных минусах и угрозах. Есть понимание, как двигаться.

В поездке Татьяна смотрела, сколько денег на счетах в ее турагентстве. Ее подруга заглянула в экран ноутбука: «А что это за красивые графики?»

Татьяна ей показала: «Смотри, тут я проверяю, сколько денег мы тратим и зарабатываем».

Подруга Татьяны тоже оказалась предпринимательницей. Она впечатлилась ее рассказом и решила, что и ей в компании нужен финучет. Теперь она работает с финдиректором и тоже ведет учет в Финтабло.
Ирина Мишина
финдиректор Нескучных Финансов
Татьяна Гармаш
собственница ООО «ГТА Тур Люкс»
Оставьте заявку на демонстрацию Финтабло
Мы перезвоним, ответим на ваши вопросы, покажем сервис и поможем разобраться, подходит ли он вам
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с
офертой и положением об обработке персональных данных
Зарегистрироваться

Нажимая на кнопку "Зарегистрироваться", вы соглашаетесь с офертой и положением об обработке персональных данных.