Как ОПиУ и другие инструменты помогают планировать
Кейс продавца подарков через интернет-магазин
Интернет-магазин Happy Partner доставляет корпоративные подарки по всей России уже 11 лет. Бизнес мощный и перспективный, а в финансовых делах путаница.

В начале 2020 года Анна стала генеральным директором, и начала разгребать финансовые завалы. Начала с того, что настроила отчет о движении денег, платежный календарь и учет сделок в нашем сервисе учета «Финтабло». А недавно попробовала автоматизированный отчет о прибылях и убытках, который еще больше систематизировал работу компании. Расскажем обо всем по по порядку.

Как обстояли дела с финансовым учетом раньше

Среднемесячный оборот компании 10 млн рублей, но не было понимания, хватит ли денег на ближайший год. Вот так бывает — заказы прут, а ясности нет. В Эксель-таблице вели отчет о движении денежных средств с помощью бухгалтера. Раз в три месяца готовили отчетность из 1С, когда собственник просил детализировать квартальные цифры.
В системе 1С проваливались внутрь операций, чтобы проанализировать за какой проект заплатили, к какому подразделению это отнести. Этот процесс отбирал много времени, потому что в системе видели только общую сумму. В процессе возникало много нестыковок: бухгалтер мог не там провести операцию, и итоговые данные, мягко говоря, искажались. Часто была путаница с категориями расходов: забывали, что и куда учитывать.
Отчет о прибылях и убытках не вели, да и в балансе не видели особой необходимости. Прогнозировали выручку и прибыль собственноручно, чтобы не тратить много времени на разборки с цифрами.

Кассовые разрывы казались делом привычным. Регулярно приходилось брать заемные средства, чтобы закрывать дыры в бюджете.

Большой оборот не значит, что хватит денег на следующий год

Проекты обычно длятся больше месяца — до 90 дней от оформления заказа до доставки в пункт назначения и оплаты заказчиком. Клиенты платят не сразу — работают по предоплате или постоплате, в зависимости от объемов заказа и договоренностей с заказчиком.

Выручку решили признавать по результатам. Но тут легко запутаться. Например, в феврале до сих пор еще не закрыты сделки декабря — ждут подтверждающие документы (акты отгрузки) и информацию по счетам от логистов.
Когда я вступила в должность директора, поняла, что необходимо сделать бизнес более управляемым. Мы не могли прогнозировать кассовые разрывы и не видели сколько компания зарабатывает выручки и прибыли. В итоге было трудно разобраться, куда утекают все деньги, хотя денежный оборот достаточно большой.
Первое с чего начала Анна — посмотрела вебинары «Нескучных финансов». На обучении предложили вести учет в таблицах или сервисе финансового учета. Тратить время на заполнение таблиц вручную не хотелось, поэтому решили вести учет в онлайн-сервисе ФинТабло. Расскажем, как Анна пользуется сервисом.

1. Начала вести учет денег

Первое, что настроили в сервисе — отчет движения денежных средств и платежный календарь. И это здорово помогло контролировать остатки и планировать кассовые разрывы.

Раньше ДДС вели нерегулярно. Примерно раз в месяц с переменным успехом пользовались информацией из 1С. Вот как выглядел этот трудоемкий процесс: проваливались в каждую операцию → соображали к какой сделке эта общая сумма относится → считали, сколько еще должны заплатить клиенты → анализировали корректность отнесения каждой сделки к виду деятельности.

Все это отнимало время и силы, да и такой ручной отчет мог занимать не один день. Снежный ком из финансовой рутины накатывал раз в месяц, когда надо было срочно проанализировать денежный поток. А еще цифры часто не сходились, и страх ошибок стал делом привычным.

Теперь специалист, отвечающий за обновление данных в сервисе, заходит несколько раз в неделю в сервис и разносит операции, обновляет все данные. Анна может детально погрузиться в каждую цифру в ДДС, потому что доступно несколько группировок отчета: по статьям, видам деятельности, контрагентам, счетам и направлениям.

2. Планирует денежный поток в платежном календаре

А вот платежный календарь помог разобраться не только с планированием кассовых разрывов, но и дал ощущение спокойствия. Раньше регулярно в них вляпывались, потому что денежный поток вообще не планировали.

Кайф платежного календаря, помимо защиты от кассовых разрывов, еще в том, что он быстрый и максимально автоматизированный. Смотрите сами: автоматическое подтверждение операций, гибкий фильтр для настройки вида таблицы календаря, показывает конкретный счет, на котором не хватит денег для выполнения запланированных операций; сигнализирует о неподтвержденных платежах и подсвечивает отклонения без поехавших формул.
В кассовые разрывы с появлением „Финтабло" не попадаем — спасает платежный календарь, который мы составляем на месяц вперед, а после анализируем раз в неделю, чтобы ничего не забыть.
3. Посчитала чистую прибыль в ОПиУ

Анна одной из первых начала пользоваться отчетом о прибылях и убытках в «Финтабло» — теперь у нее есть ряд полезных показателей, которые помогают структурировать дела в бизнесе:

  • выручка по отдельным сделкам
  • четыре вида прибыли — маржинальная, валовая, операционная, чистая — для глубокого анализа результатов
  • расходы по категориям: производственные, административные, коммерческие
  • сумма ФОТ по штатным и внештатным сотрудникам

У Анны еще оставались вопросы про отчет о прибылях и убытках, и специалист тех. поддержки Финтабло провела консультацию, где проговорили: из чего складываются показатели, преимущества каждого инструмента для сбора ОПиУ, специфику бизнеса, отражение данных в сервисе и автоматизированную панель приборов.

На панели приборов находится самая важная информация о финансах компании, которая нужна руководителю бизнеса. Она представлена в графиках и диаграммах, чтобы можно было быстро увидеть тенденции и принять управленческое решение. Например, можно посмотреть на графике, как меняется показатель чистой прибыли на сотрудника. Анна видит, что показатели растут и новых сотрудников в штат не нанимали, значит все стабильно хорошо. А если бы выручка и чистая прибыль снижалась, а количество персонала росло — повод задуматься: низкий уровень навыков у персонала или ошибки в организации работы компании.

4. Ведет учет сделок

Еще один важный инструмент, который помогает корректно признавать выручку и контролировать долги клиентов — учет сделок. Смотрит все этапы сделки: сколько еще оплат должно прийти, каковы выручка и рентабельность по каждому проекту. Благодаря этому, стало проще проверять оплаты счетов

Анна полностью перевела финансовый учет в Финтабло и теперь уверена, сколько реально зарабатывает компания и планирует денежные потоки.
Если бы мы не упорядочили финансы, то 2020й год закончился бы для нас хуже. Выручка в 2020м просела, зато по маржинальности мы сделали рекордное количество денег по итогам года. Управленческий учет помог нам выстоять и выбраться из закредитованности из-за неожиданных кассовых разрывов. Совместно с руководством анализируем цифры не реже одного раза в неделю и можем управлять бизнесом на основе твердых цифр.
Финтабло автоматизирует рутину и экономит время, а подсказки в сервисе помогут быстро настроить инструменты финансового учета. Техподдержка рада помочь и проконсультирует бесплатно, учитывая специфику вашего бизнеса.