Управленческий учёт в Excel

Зачем компаниям вести управленческий учёт

Управленческий учёт помогает руководителю или собственнику бизнеса принимать верные решения. В отчётности содержится свод необходимой информации, на которую можно опереться в текущей деятельности и кризисной ситуации.

В отличие от бухгалтерского учёта, управленческий нужен не для отчётности перед налоговой, а для удобства управления компанией. Он предназначен для внутреннего пользования: руководителем, собственником бизнеса, финансовым менеджером. Благодаря управленческому учёту можно оценить состояние компании на определённую дату, сравнить с таким же периодом прошлого года.

Ведение управленческого учёта позволяет ответить на важные для предпринимателя вопросы:

• Сколько зарабатывает мой бизнес?
• Не много ли я трачу?
• Если я хочу сократить расходы, то с каких начать?
• Имеет ли мой бизнес точки роста?
• Почему появляются кассовые разрывы и как их избежать?

Отчёты помогают понять, все ли клиенты оплатили товары или услуги. По ним можно следить за запасами сырья на складе и эффективностью сделок. А ещё на основе управленческого учёта можно прогнозировать, какой будет прибыль бизнеса в следующем периоде, и грамотно спланировать условия запуска нового продукта или расширения бизнеса.

Ключевые управленческие отчёты

Базовым набором управленческого учёта принято считать:

• Отчёт о движении денежных средств;
• Отчёт о прибылях и убытках;
• управленческий Баланс.

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС) позволяет отслеживать фактическое движение денег на счетах компании и в кассе. Здесь отражаются все поступления и списания со счетов компании с указанием даты. ОДДС даёт реальную картину по «живым» деньгам в распоряжении компании.

По ОДДС оценивают входящий денежный поток организации. Он помогает руководителям принимать решения относительно инвестиций, расширения присутствия на рынке или разработки новых продуктов.

Например, предприниматель отгрузил за январь товар на 500,0 тыс. руб. По ОДДС видно, что на счёт поступило всего 150,0 тыс. руб. Значит, остальные деньги зависли у покупателей.

На закупку нового сырья ему необходимо 200,0 тыс. руб. Собственник понимает, что денег на счёте не хватает и нужно срочно проводить работу с дебиторской задолженностью.

«Отчёт о движении денежных средств полезен тем, что показывает, откуда берутся деньги в компании и куда они уходят. Он отражает, сколько у компании средств и на что она их тратит, помогает контролировать поступления и выбытия, позволяет определить тренды, на которые можно опереться при планировании».

В Отчёте о прибылях и убытках (ОПиУ) ведут учёт всех доходов и расходов компании. В нём доход признают не в момент поступления денег на счёт, а тогда, когда компания выполнила все свои обязательства перед заказчиком.

В примере выше предприниматель отгрузил за январь товар на 500,0 тыс. руб., но фактических денег получил только 150,0 тыс. руб. В ОПиУ будет учтена вся сумма в 500,0 тыс. руб., потому что обязательства перед клиентами выполнены, значит, доход может быть признан.

То же самое и с расходами. Расходы считаются понесёнными не тогда, когда деньги ушли со счёта, а когда их получатель выполнил свою работу. Например, зарплата за январь будет выплачена 25 января и 10 февраля, но в ОПиУ весь объём заработной платы, включая налоги и сборы, будет учтён уже в январе.

Такой принцип учёта доходов и расходов нужен для оценки финансового состояния компании в целом. Именно ОПиУ:

• Позволяет контролировать расходы бизнеса. Если расходы растут, нужно разбираться в причинах. Возможно, поставщик поднял цены на сырьё. Теперь следует искать нового поставщика или попытаться договориться о скидке.
• Показывает чистую прибыль ― итоговый финансовый результат компании. Это те деньги, которыми собственник может распоряжаться на своё усмотрение.
• Поможет сравнить, какое направление деятельности компании или точка сбыта являются рентабельными и приносят больше денег.

На основании данных из ОПиУ можно планировать деятельность компании на следующий период, собрать финансовую модель развития компании или масштабирования бизнеса.

В управленческом Балансе видно всё, чем владеет компания, и на какие средства это было куплено ― собственные или заёмные. В нём собрана информация об основных средствах, объёме запасов, дебиторской и кредиторской задолженности. Таким образом, он даёт представление об общем состоянии компании в текущий момент времени.

Понять, почему возникла задолженность и когда снизятся запасы, из Баланса нельзя. Зато он удобен для оперативной информации о том, чем обладает предприятие и на что в первую очередь следует обратить внимание.

Баланс за текущий период обычно сравнивают с данными прошлых периодов. В динамике появляется полное понимание о значительном изменении показателей деятельности.

Например, в текущем году по сравнению с прошлым кредиторская задолженность бизнеса выросла на 20 %. Возможно, компания взяла заём или у неё всё чаще возникают трудности с оплатой счетов от поставщиков.

Управленческий учёт в Excel

Для малых бизнесов на начальном этапе внедрения управленческого учёта возможно использовать Excel или гугл-таблицы. С помощью Excel можно создать единую форму учёта, проставить формулы для автоматического расчёта оценочных показателей. Таблицу можно защитить от лишних исправлений со стороны пользователя и легко перебросить ответственному сотруднику без создания учётной записи.

Работа с Excel ― серьёзный навык, поэтому можно выделить несколько уровней владений этой программой. У каждого из них свои нюансы.

• Простые таблицы. Сотрудники с низким уровнем владения Excel заполняют отчёты в ручном режиме, часто ошибаются. Количество сотрудников, которые готовят эти отчёты, может быть велико, из-за чего расходы на оплату труда завышены. Таблица составлена поверхностно без возможности углубиться в детали.
• Таблицы с формулами. Средние навыки владения Excel подразумевают работу с формулами разной степени сложности. Такой подход гибок и менее трудозатратен по сравнению с ручными заполнением. Однако формулы в ячейках и заполнение исходными данными нужно постоянно контролировать.

• Продвинутый уровень. Пользователь может настроить построение автоматических отчётов посредством синхронизации выписок через Дзенмани или ручной ввод операций через приложение Appsheet без доступа к самой базе данных. Аналитика завязана на графики, а калькуляции затрат по заказам, коммерческие предложения и договоры формируются автоматически. Риск ошибок ручного ввода минимизирован.

  Однако такие таблицы занимают большой объём оперативной памяти ПК, из-за чего происходят сбои в работе программы. За формулами нужно следить, ведь они могут сбиваться или ломаться из-за вмешательства пользователя. Это может нарушить взаимосвязь между таблицами. В результате приходится постоянно исправлять ошибки.

Отразим плюсы и минусы использования табличного учёта.

Плюсы Excel	Минусы Excel
Понятный и привычный интерфейс	Есть сотрудники, которые не умеют пользоваться Excel
Доступность	При наличии нескольких копий файлов у разных пользователей легко запутаться, какая из версий актуальная
Возможность защитить данные от изменений	В Excel нельзя увидеть историю изменений (но можно в гугл-таблицах)
Простота передачи документов новому пользователю	При поломке ПК важные отчёты могут быть утеряны
Автоматический расчёт данных по формулам	Формулы необходимо настроить заранее и всегда держать их на контроле
Лёгкость в дополнении формы отчёта новыми пунктами, таблицами	Новую форму нужно придумать и внедрить самостоятельно, написать инструкции
Возможность наглядного отражения данных в диаграммах и графиках	Сотрудник должен обладать продвинутыми знаниями Excel для настройки графиков
Заполнять отчёты в Excel можно без доступа к интернету	В Excel ограниченные возможности совместной работы, если документ находится на локальном компьютере. Могут возникать проблемы с синхронизацией данных между разными пользователями при работе над общим файлом

Шаблоны управленческих отчётов

Мы подготовили шаблоны популярных отчётов управленческого учёта для предпринимателей. Таблицы составлены на основе опыта работы финансовых директоров из разных сфер бизнеса, при этом каждый шаблон можно доработать в зависимости от специфики работы компании.

Все шаблоны можно будет скачать бесплатно по ссылке в конце этого раздела

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт о движении денег необходимо заполнять каждый день в течение года. В начале каждого месяца в соответствующей ячейке проставляется остаток денежных средств на счетах и в кассе фирмы. Списания средств разбиты на три большие группы:

• операционная деятельность;
• инвестиционная деятельность;
• финансовая деятельность.

Микропредприятия обычно ведут только операционную деятельность.

Группа расходов разбита на часто встречающиеся статьи расходов, но каждый предприниматель может добавить что-то своё. Главное, чтобы строки не дублировали друг друга. Также нужно следить, чтобы специалист не давал разные названия для одних и тех же операций.

Виды расходов можно добавить или удалить

Внизу электронная таблица подводит свод по поступлениям и выбытиям денег в течение месяца, а также отражает актуальный остаток средств.

Важно подвести итоги работы за месяц

Отчёт о прибылях и убытках

Отчёт о прибылях и убытках также нужно заполнять ежедневно. Сюда необходимо заносить выручку и затраты в разрезе производственных, общепроизводственных, косвенных, административных и коммерческих расходов. Если всё сделать правильно, то на листе сводной таблицы отразятся расходы и доходы за месяц. Формулы автоматически рассчитают долю расходов от общего объёма затрат и рентабельность в разрезе категорий прибыли.

Предприниматель поймёт, на какие статьи расходов уходит слишком много, и сможет оптимизировать затраты

Маржинальность и рентабельность отражают финансовое здоровье бизнеса

Управленческий Баланс

Баланс лучше заполнять по итогам каждого месяца. Активы ― это всё, чем владеет компания, включая деньги и долги клиентов. Пассивы ― это обязательства самой компании перед третьими лицами и уставный капитал.

Баланс делится на активы и пассивы

Баланс помогает оценить эффективность бизнеса. Для этого в нём нужно отслеживать следующие показатели:

• объём долгов ― в идеале он должен снижаться;
• размер оборотного капитала ― показатель должен быть положительным;
• рентабельность активов и собственного капитала ― они помогут понять, эффективно ли задействуются ресурсы бизнеса и вложенные в него деньги.

Все эти показатели можно внести в таблицу и рассчитывать их значения ежемесячно. Это поможет оперативно выявить проблему и вовремя её устранить.

Платёжный календарь

Платёжный календарь ― один из дополнительных инструментов учёта. Обычно его заполняют на короткий период: неделю или месяц. В него вносят все предстоящие поступления и списания, чтобы не пропустить важный платёж или вовремя заметить приближение кассового разрыва.

Желательно каждое списание отнести к определённой группе:

• производство продукции / закупка товара;
• административные расходы;
• коммерческие и маркетинговые расходы;
• оплата налогов;
• другие затраты.

Так проще будет отследить постоянные затраты компании, точнее планировать и отслеживать факт оплаты.

Расходы нужно разбить на категории, а в каждой категории выделить постоянные и частые статьи затрат

Поступления удобнее разбить по крупным покупателям, если такие есть, или торговым площадкам. Отдельно можно выделить заёмные средства, чтобы они не искажали общую картину.

Внизу таблицы важно подвести итог операций за день и выделить остаток денег на конец дня.

Поступления удобно планировать и отслеживать по источникам. В конце дня следует подвести итоги

Учёт сделок

Отчёт по сделкам ― важный инструмент для проектного бизнеса, например, креативных и консалтинговых агентств, строительных компаний. Если не структурировать проекты в одном документе, то при росте оборота легко запутаться в сроках, расходах и прибыли по каждой сделке. Отчёт же позволяет вести учёт в разрезе каждой сделки и в целом за период.

Первым делом необходимо присвоить каждому проекту название, указать клиента и ответственного сотрудника. Плановая сумма работ обычно определяется на старте работ, её тоже важно внести. В процессе получения дохода можно отследить, сколько клиент ещё должен оплатить.

Каждой сделке нужно присвоить имя и вести учёт по поступившим деньгам за выполнение проекта

Когда сделок много, сложно удержать в голове, когда конкретный проект начался и когда должен окончиться. Каждый раз поднимать документацию или искать файлы на компьютере тоже неудобно. Проще внести эту информацию в единую таблицу.

Важную информацию о сроках проекта лучше держать в быстром доступе

Переменные расходы ― это затраты на обслуживание проекта. Сюда можно отнести выплаты персоналу, подрядчикам, уплату налогов, покупку материалов и т. д. Чтобы узнать маржинальную прибыль по сделке, из общего дохода необходимо вычесть все переменные расходы. А зная маржинальную прибыль, можно определить по ней рентабельность проекта и понять, какие сделки для компании выгодны, а какие не очень, и больше не браться за них.

Чтобы не забыть оплатить обязательства, лучше разделить переменный расход на начисленный, выплаченный и остаток

Зная рентабельность по маржинальной прибыли, руководитель может понять, какие сделки заключать выгоднее

За каждым проектом закреплён ответственный сотрудник: специалист по продажам, мастер, руководитель проекта. Такой сотрудник получает бонус. Предприниматель определяет самостоятельно, к какому показателю по сделке привязать мотивацию. Важно вести учёт размера вознаграждения, выплаченной части и остатка.

Повысить мотивацию ответственных сотрудников можно с помощью бонусов

Скачайте набор таблиц для управления финансами бизнеса

Получить шаблоны

Внутри ключевые отчёты.
Подходят для любой отрасли

«В моей практике был не один пример внедрения управленческого учёта в таблицах, и в каждом случае у собственника появлялось ощущение, что он наконец-то увидел реальную картину дел в компании.

К примеру, собственник небольшого молочного производства обратился с вопросом, стоит ли ему закрыть направление розницы в другом городе. Он не понимал, почему продажи идут, а денег нет.

Мы внедрили управлёнку на таблицах, определили долю косвенных расходов и поняли, что они очень раздуты, и если закрыть сейчас направление розницы в другом городе, то выручки не хватит, чтобы их покрывать. Мы нашли статьи косвенных расходов, которые возможно было сократить, и сократили.

Также просчитали маржинальную прибыль и поняли, что нужно работать над себестоимостью. Убрали из ассортимента нерентабельные продукты, проработали рецептуры на предмет снижения себестоимости. Бизнес стал предсказуемым и управляемым».

Автоматизация управленческого учёта

Важное требование к управленческому учёту ― оперативность. Собственнику нужны актуальные данные, чтобы быстро принять решение. Идеально, если отчётность за прошлый месяц готова к пятому числу текущего месяца. Если нет возможности собрать отчёты быстро, то данные в них становятся неактуальными и принять на их основе взвешенное решение уже не получится.

Функционал в Excel-таблицах не всегда позволяет быстро собрать отчёт. Из-за большого объёма ручной работы возникают ошибки, сбиваются формулы, теряются данные. Но существует множество автоматизированных ИT-решений, которые облегчают сбор и анализ управленческой отчётности и удобнее для пользователей. Например, сервис автоматизации финансового учёта Финтабло.

Сервисы предполагают интеграции с банками и другими программами, поэтому данные в них не нужно переносить вручную. А ещё можно настроить автоправила, которые помогут максимально автоматизировать сбор отчётности и свести риск ошибок к минимуму.

От таблиц сервисы отличает удобный и гибкий интерфейс. Отчёты формируются как в сжатом виде, так и позволяют «провалиться» в детали. Например, в Финтабло любую строку с расходами в ОПиУ можно развернуть и посмотреть, из чего сформировалась та или иная сумма.

Детализация по административным расходам в ОПиУ в Финтабло

Управленческий Баланс в Финтабло обновляется автоматически. Собрав его один раз, нет необходимости возвращаться к нему в ручном режиме ежемесячно.

Каждую строку Баланса можно развернуть

«Микро- и малые бизнесы нередко полагаются на таблицы для ведения учёта, но зачастую не уделяют внимание структуре управленческих отчётов. В результате в этих таблицах встречаются логические ошибки, излишняя или недостаточная детализация, а также данные из внешних источников, для проверки которых необходимо приложить усилия.

Внедрение управленческого учёта на базе специализированных сервисов освобождает собственника от беспокойства за достоверность данных. Всю детальную информацию о важных для бизнеса показателях можно увидеть, просто нажав на соответствующее число. Ведение учёта в сервисе освобождает время для аналитической работы и принятия решений, вместо бесконечного контроля за цифрами в таблицах».

Во многих сервисах есть графическое отображение данных. Программа автоматически строит графики и диаграммы на основе данных из таблиц. Так предприниматель визуально сможет оценить колебание выручки, затрат, рентабельности и других важных показателей.

График по поступлениям и списаниям в Финтабло

Диаграмма выполнения плана по выручке в Финтабло

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

Коротко

1. Управленческий учёт помогает предпринимателю понять свой бизнес и оперативно принять управленческие решения.
2. К ключевым отчётам относят ОДДС, ОПиУ и управленческий Баланс.
3. В зависимости от навыков владения Excel таблицы могут быть простыми, с формулами и с привязкой к автоматической выгрузке данных и построению графиков.
4. Сервис «Финтабло» предлагает готовую структуру управленческого учёта, благодаря чему работать в нём можно вне зависимости от наличия специальных навыков работы с таблицами.
5. Для компаний, работающих в проектной сфере, например строительных компаний, важно вести Отчёт по сделкам.
6. Для ежедневного планирования поступлений и списаний подойдет Платёжный календарь. Он поможет избежать кассовых разрывов.
7. При расширении бизнеса или при низких навыках владениях Excel на помощь придут сервис «Финтабло» и автоматизированный учёт.