НДС на УСН: как менять документооборот в 2025 году

Правила документооборота с НДС

Для работы с НДС важно знать главные правила документооборота:

• Продавец должен выставлять счет-фактуры.
• В договоре и счете важно отражать цену с налогом на добавленную стоимость.
• Сделки с НДС необходимо заносить в книгу покупок и продаж.

Это значит, что компаниям и предпринимателям на упрощенке предстоит использовать подобные формулировки по цене товаров и услуг:

• Цена товара — 300 000 (Триста тысяч) рублей. НДС по ставке 0 процентов — 0 рублей.
• Цена услуги — 300 000 (Триста тысяч) рублей без учета НДС, кроме того НДС по ставке 20 процентов — 40 000 (Сорок тысяч) рублей.

Это примеры формулировок, вы можете использовать другие, но подобные формулировки обязательны с 1 января 2025 года. А если текущая сделка завершится в будущем году, то уже сейчас в 2024 году важно добавлять информацию по цене с налогами.

Указывать размер налога важно даже в том случае, если вы зарабатываете менее 60 миллионов рублей в год — то есть на ваш бизнес действует нулевая ставка НДС.

Помимо документооборота между контрагентами, важно не забыть про подачу декларации — раз в квартал до 25 числа, и далее оплачивать налоги до 28 числа первого месяца, следующего за кварталом. Подача декларации актуальна только для тех, кто фактически платит налог. Если вы освобождены от уплаты, нулевую декларацию подавать не требуется.

Финтабло поможет не запутаться в работе с НДС — сервис автоматически соберет все данные, рассчитает актуальный размер налога и спрогнозирует сумму в будущем. Все возможности доступны бесплатно первые 7 дней.

Пошаговая инструкция, как менять документооборот

Изменения грядут с января 2025 года, но готовиться к ним нужно уже сейчас.

1. Определение ставки

На документооборот напрямую влияет ставка НДС, которую вы будете применять в 2025 году. Поэтому подготовку к изменениям необходимо начать с определения подходящей для вас налоговой ставки, которая зависит от выручки за 12 месяцев:

Даже если вы совмещаете несколько режимов, например ПСН и УСН, учитывается весь совокупный доход. При выручке более 60 миллионов рублей предстоит платить налог на добавленную стоимость, а для этого выбрать один из режимов:

• Общий — 10 или 20%. Ставка зависит от операции. 10% актуальны для жизненно необходимых товаров и услуг, например медикаментов. 20% — для большинства остальных вещей.
• Особый — 5 или 7% при выручке до 250 и 450 млн рублей соответственно.

Разница в режимах — на общем вы можете вычесть входящий НДС, а на особом нет. То есть на общем режиме вы чаще всего сможете вернуть налог, уплаченный поставщику при закупке. Какой режим выгоднее, смотрите в статье с примерами расчета.

Определить ставку важно для документооборота, так как вам предстоит упоминать размер НДС минимум в двух документах — договор и счет фактура.

2. Проверка актуальных сделок

НДС придется начислить на дату отгрузки даже в том случае, если вы получили оплату ранее. Это значит, что при завершении в 2025 году — на нее будут действовать новые правила по налогу на добавленную стоимость и это требуется отразить в документах.

Проверьте актуальные сделки, если их фактическое исполнение планируется в 2025 году — исправьте договор с учетом нововведений. Также может потребоваться пересмотреть стоимость и выставить обновлённый счет с учетом налога.

Чтобы снизить влияние грядущих изменений на текущие сделки, важно ещё в 2024 году завершить каждый этап:

1. Получить оплату
2. Отгрузить товары или оказать услугу в полном объеме
3. Подписать акты о приеме товаров или услуг

В большинстве случаев вам будет выгоднее завершить расчёты по актуальным сделкам до конца 2024 года. Так вы минимизируете сложности перехода на новый формат учёта, и при наличии в будущем году НДС в сделках — оптимизируете налоговую нагрузку.

3. Изменения договоров

Чтобы налоговая реформа не застала вас врасплох в январе, важно согласовать с контрагентами изменения договоров заранее:

• Что будет облагаться налогом
• По какой налоговой ставке
• Сколько будет стоит товар или услуга с учетом изменений

Бизнесу с выручкой выше 60 млн рублей с 2025 года нужно будет платить налог на добавленную стоимость. Важно об этом помнить не только с точки зрения документооборота, но и со стороны финансовой модели. Согласуйте с контрагентами, как именно вы разделите повышение налоговой нагрузки.

Согласовать изменение цены будет несложно, если ваши партнёры — плательщики НДС на общей системе с правом вычетов. В этом случае контрагент сможет принять к вычету входящий НДС. С конечным потребителем сложней, так как повышение налоговой нагрузки ложится в конечном итоге на его плечи.

4. Подготовка к учёту

Чтобы соответствовать новым правилам, необходимо подготовиться к учету до конца 2024 года:

• Убедитесь, что ваш бухгалтер умеет работать с налогом на добавленную стоимость. При необходимости привлеките нового специалиста или обучите своего бухгалтера.
• Обновите используемое для учета программное обеспечение, чтобы всё соответствовало новым задачам.
• Если в компании ещё нет ЭДО — настройте электронный документооборот.
• Постройте управленческий учёт. Онлайн-сервис Финтабло поможет автоматически собрать отчет о прибылях и убытках, соберет данные по НДС и поможет привести финансы компании в порядок. Узнайте больше о возможностях Финтабло.

В некоторых случаях выгодно сменить систему налогообложения. Например, перейти на общую систему налогообложения или начать комбинировать патент с упрощенкой. Ещё до наступления нового года изучите, какие возможности налоговой оптимизации доступны для вашего бизнеса.

«В организациях с большими оборотами книгу покупок и книгу продаж ведет отдельный человек. Компаниям поменьше достаточно будет перераспределить обязанности в бухгалтерии, но в любом случае нагрузка вырастет.

Например,если это розничная торговля с таким большим оборотом,то нужно будет договориться с обслуживающей кассу организацией,чтобы с 1 января 2025 года чеки начинали пробиваться с выделенной суммой НДС в чеке.

В любом случае нужно подготовиться: выбрать организацию для ЭДО, сравнить тарифы, подобрать сотрудника или пройти обучение по работе с НДС»

Как работать с контрагентами на УСН

Изменения в налогообложении затрагивают все стороны сделок, в том числе компании, которые сотрудничают с контрагентами на УСН. Таким компаниям также необходимо внести изменения в процессы, для этого:

1. Запросите у контрагента информацию о его работе с налогом на добавленную стоимость — какую ставку применять к вашим сделкам.
2. Если контрагент освобожден от уплаты НДС, то ему обязательно выставлять счет-фактуры, а вам — заносить данные в книгу покупок. Это требуется даже в том случае, если контрагент на УСН освобожден от уплаты налога из-за небольших ежегодных доходов.
3. Если контрагент с 1 января 2025 года начинает выделять налог на добавленную стоимость в счет фактурах, то для вас это возможность оформить вычет по входящему НДС.

Помимо счёт-фактур, необходимо пересмотреть действующие договоры. Если ранее в договорах использовалась формулировка, что контрагент не является плательщиком НДС, то необходимо адаптировать договор под актуальные условия. Также требуется зафиксировать цены с НДС, даже если контрагент освобожден от уплаты.

Важно! Приняты поправки в НК РФ законом от 29.10.2024 № 362-ФЗ, освобождающие с 2025 года бизнесы на УСН, освобожденных от НДС, от выставления счетов-фактур. (п. 5 ст. 168 НК).

Что важно знать

1. С 1 января 2025 года все компании и ИП на упрощенной системе налогообложения становятся плательщиками НДС.
2. Бизнес на УСН с доходом менее 60 миллионов рублей — освобожден от уплаты, но не от соблюдения требований.
3. Необходимо выставлять счет-фактуры и указывать цену с налогом на добавленную стоимость. Это актуально даже для тех, кто освобожден от уплаты — в этом случае требуется указывать нулевой налог.
4. Изменения важно отразить в договоре — актуализировать формулировки и согласовать возможное повышение стоимости с контрагентом, если теперь в цену входит налог на добавленную стоимость.
5. Полное завершение сделки в 2024 году поможет избежать ошибок при переходе на новую систему. До конца года важно не только успеть получить оплату, но и фактически поставить товар или оказать услугу полностью, а также подписать акт приема.
6. Декларацию по НДС подают только те, кто платят налог. Подавать необходимо каждый квартал, для чего необходимо настроить электронный документооборот.
7. Сделки с налогом на добавленную стоимость необходимо заносить в книгу покупок и продаж.
8. Финтабло упростит работу с НДС — сервис автоматически рассчитает налог и спрогнозирует сумму заранее.