Как бизнесу распознать среди проектов нерентабельные

Зачем следить за рентабельностью проектов

Роман открыл несколько школ рисования по всему городу. Он ведёт учёт в Excel, вносит в таблицы данные по каждой операции, но не понимает, сколько денег получает с каждой школы, — доходы и расходы попадают в один котёл. Роман видит, что в целом бизнес прибыльный, но вот эффективность каждой отдельной школы остаётся загадкой. Чтобы понять, какая приносит больше доходов, предприниматель должен вести учёт в разрезе проектов и анализировать рентабельность каждого.

Проектом считают любые мероприятия, направленные на достижение определённой цели. Например, открытие филиала, выпуск нового продукта, запуск новой услуги, разработка маркетинговой стратегии, строительство нового цеха. В случае с Романом за проект можно взять отдельную школу.

Если компания не ведёт учёт должным образом, становится сложно отследить, как закрывается каждый проект. А без понимания результатов невозможно определить, является проект прибыльным или нет. Некоторые из них могут «съедать» прибыль бизнеса и привести к серьёзным финансовым трудностям. Чтобы предотвратить подобное, важно вовремя выявлять убыточные проекты. В этом поможет расчёт их рентабельности: он показывает эффективность использования вложенных средств и рассчитывается как соотношение полученной прибыли к затраченным ресурсам.

Также оценка помогает определить:

• Какой эффект принесут инвестиции. Предприниматель увидит, сколько денег он получит и когда окупятся вложения.
• Как распределить бюджет между разными проектами бизнеса. Например, если один из них приносит большую прибыль, то имеет смысл увеличить его финансирование, чтобы улучшить показатели всей компании.
• Стоит ли дальше поддерживать проект. Если он убыточен, то его следует либо закрыть, либо пересмотреть стратегию.

Стандартные управленческие, а тем более бухгалтерские отчёты показывают финансовый результат компании в целом, но не дают информации, какие проекты приносят большую выгоду. Поэтому важно смотреть не только на общий результат от внедрения проектов, но и вести учёт по каждому из них.

«Перед запуском любого проекта необходимо проанализировать состояние компании. Оценить сильные и слабые стороны, определить цель проекта, составить финансовую модель. Финмодель поможет понять, какую прибыль или экономию получит компания от реализации проекта и стоит ли вкладываться в него».

Как вести учёт по проектам

Проектный учёт — это часть управленческого учёта, который поможет увидеть финансовый результат и доходность по каждому проекту отдельно. Основной принцип — собрать доходы и расходы и распределить поступления и платежи в разрезе проектов.

Чтобы начать вести проектный учёт, необходимо проделать следующие шаги.

Шаг 1. Выделить проекты в зависимости от специфики бизнеса.

Возможны следующие варианты.

• Направления деятельности. Например, у фирмы есть оптовая и розничная торговля: склады и несколько магазинов. Поскольку у каждого направления своя специфика, их можно выделить в разные проекты.
• Площадки. Это могут быть производственный цех, магазин или кафе у одной и той же организации.
• Объекты. В таком виде удобно делить проекты, связанные со строительством или ремонтом. Например, разные дома, квартиры или ЖК.
• Клиенты. Такой вариант подойдёт компаниям, которые оказывают различные услуги: консалтинг, аудит, финансовый учёт.

У каждой сделки можно указать клиента и направление

У крупных компаний могут быть многоуровневые проекты и те, которые зависят от реализации других. Их разделяют по направлениям и этапам. Так получится понять, в какой точке находится каждый проект, и принять правильное решение по дальнейшей работе с ним.

В Финтабло каждый проект можно разделить на этапы и следить, как они закрываются

7 дней доступа к сервису

Попробуйте сервис уже сейчас и экономьте время на составление отчётов. Более 1800 компаний уже автоматизировали финансовый учёт.

Попробовать бесплатно

7 дней пробного доступа, привязывать карту не нужно

Шаг 2. Разделить доходы и расходы по проектам.

Привязать выручку к определённой точке, клиенту или направлению несложно. Это можно отследить по поступившим платежам и автоматически разнести по нужным проектам в сервисе финучёта. Расходы распределить сложнее: не все из них можно отнести к конкретному направлению.

Расходы бывают прямые и косвенные. В первом случае это те затраты, которые можно непосредственно отнести на себестоимость конкретных товаров или услуг. Во втором — расходы, которые нельзя напрямую включить в себестоимость конкретного продукта.

Например, у компании есть магазин и кафе, которые находятся в разных арендованных помещениях. К каждому из направлений можно напрямую отнести арендную плату, коммунальные расходы, заработную плату продавца, повара и официантов. Такие расходы будут прямыми. Но у организации есть и другие затраты: зарплата директора, бухгалтера, расходы на обслуживание и аренду офиса. Их напрямую к магазину или ресторану отнести не получится. Такие расходы не закладывают в себестоимость, а распределяют между проектами по выбранной методике. Например, пропорционально выручке или затратам на оплату труда.

Шаг 3. Выбрать сервис для учёта.

Учёт несложных проектов можно вести в Excel или в Google-таблицах. Это удобные инструменты, которые можно настроить под любой запрос. Однако они обладают серьёзным недостатком — исходные данные в них вносят вручную.

Если у компании большие обороты и несколько крупных проектов одновременно, стоит задуматься об автоматизации учёта. Это поможет минимизировать ошибки и сэкономит время на обработке данных, а собственник быстрее получит нужную информацию и сможет принять взвешенные управленческие решения.

Пример реализации проектного учёта

Рассмотрим, как организован проектный учёт в сервисе Финтабло. Для этого в нём используют модуль Сделки. Такой модуль точно подойдёт компании, если:

• проекты растянуты во времени;
• клиенты расплачиваются несколькими траншами;
• по направлению можно выделить прямые расходы;
• у проектов есть ответственные лица.

Чтобы начать работу, необходимо:

1. Найти модуль Сделки в Финтабло.Модуль Сделки в Финтабло
2. Внести новые проекты в сервис.На каждую сделку заводится отдельная карточка
3. Привязать к каждому проекту или этапу его расходы. Для этого фактический расход или оплату прикрепляют к определённой сделке. В Финтабло к ней можно присвоить как целую операцию, так и её часть. Ещё к проекту можно прикрепить товары и расходные материалы: сервис рассчитает их себестоимость и автоматически включит эти суммы в Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ). Их не придётся вносить вручную и разносить по отчётам.Оплату можно прикрепить к каждой закупке, в разрезе контрагентов и поставщиков
4. Внести плановые значения в карточку проекта. Это поможет следить за расходами в разрезе статей, чтобы они не выходили за пределы бюджета. Если в сделке указана сумма выручки, плановые значения заполняются автоматически. Факт подтягивается на основании операций, прикреплённых к сделке.План/Факт по доходам и расходам в ФинтаблоВ Финтабло можно оценивать не только план и факт по расходам, но и выполнение плана по движению денежных средств (ДДС). Отчёт поможет следить за поступлениями и списаниями, определить, какой проект приносит больше поступлений.План/Факт по ДДС в Финтабло
5. Назначить ответственного сотрудника. Он будет вести список проектов, отвечать за сроки и контролировать правильность прикрепления расходов. В Финтабло можно настроить отдельный доступ сотрудников к модулю по каждому из проектов.

Итоговые результаты собираются в единый дашборд. По нему удобно отслеживать изменения по всем сделкам, общую сумму выручки и рентабельность.

Дашборд в модуле Сделки в Финтабло

Бизнес зарабатывает, но на чём конкретно?

Более 1800 бизнесов-клиентов Финтабло знают, какие проекты им приносят прибыль, а какие убыточны.

Как собрать информацию по своему бизнесу? Расскажем на встрече.

Записаться

для бизнесов с длинным циклом сделки

Как прогнозировать и оценивать рентабельность проектов

Показатель рентабельности представляет отношение полученной прибыли к вложенным ресурсам, то есть помогает понять, насколько успешно работает компания или отдельный проект. На практике рентабельность проекта рассчитывают на этапе планирования, в процессе реализации и на стадии завершения, чтобы подвести итог. При планировании данный показатель считают, исходя из предполагаемых затрат и ожидаемой прибыли. При этом не обязательно высчитывать его точно: достаточно примерно оценить прибыльность проектов, чтобы решить, какой из них выбрать, а от какого отказаться.

Первоначальный расчёт рентабельности помогает понять, стоит ли вкладывать в проект свои ресурсы.

Рентабельность выражают в процентах: так показатель легче оценить и сравнить с результатами разных периодов или в среднем по отрасли.

«В процессе реализации проекта необходимо проводить регулярный мониторинг. Периодичность оценки зависит от цикла сделки. Если он короткий, меньше месяца, то проект оценивают по результатам реализации, если длинный — ежемесячно. Крупные проекты необходимо делить на этапы и контролировать каждый из них. Это поможет понять, насколько эффективно используются вложенные средства, и не выйти за пределы бюджета.

Например, при строительстве частного дома строительная компания разделила проект на несколько этапов. На первом этапе, если в смету уложились, можно строить дальше. Когда бюджета не хватает, необходимо проанализировать, за счёт чего произошёл перерасход, какие параметры изменились, возможно, пересмотреть цены, маркетинговую стратегию, оптимизировать затраты либо зафиксировать убытки и принять решение о закрытии проекта».

Действующие проекты оценивают по показателю валовой прибыли и рентабельности по ней. Так получится понять, сколько компания заработала.

Валовая прибыль — это разница между выручкой от продаж и себестоимостью. Она показывает, сколько останется денег у компании после вычета из выручки прямых переменных и постоянных производственных расходов.

Если посчитать валовую прибыль по каждому проекту, можно сразу увидеть, какой из них генерирует прибыль, а какой приносит убытки.

Посмотрим, как это выглядит на примере.

Показатели (тыс. руб.)	Магазин «Берёзка»	Магазин «Фасоль»	Магазин «На Тарской»	Итого
Выручка	1 500	900	650	3 050
Прямые расходы	−600	−400	−700	−1 700
Валовая прибыль	900	500	−50	1 350

В примере приведены результаты работы прибыльного предприятия. Но в разрезе магазинов можно увидеть, что магазин «На Тарской» является убыточным и живёт за счёт других точек.

Рентабельность по валовой прибыли помогает оценить эффективность каждого проекта в процентах.

Показатель рассчитывается по формуле:

Чем выше данный показатель, тем лучше. Так собственник понимает, какой проект продолжать финансировать, а по какому необходимо пересмотреть расходы, разработать новую маркетинговую стратегию или зафиксировать убытки и закрыть.

Рассчитаем рентабельность для нашего примера.

Показатели	Магазин «Берёзка»	Магазин «Фасоль»	Магазин «На Тарской»	Итого
Выручка, тыс. руб.	1 500	900	650	3 050
Прямые расходы	900	500	−50	1 350
Валовая рентабельность, %	60 %	56 %	−8 %	44 %

Чтобы не рассчитывать рентабельность вручную, в Финтабло есть готовый отчёт о рентабельности сделок. Он покажет, какие проекты выгодны, а какие требуют доработки или правок в финансировании.

В Финтабло рентабельность проекта рассчитывается автоматически

Как ещё определить эффективность

Может случиться так, что все проекты приносят прибыль, но денег всё равно не хватает. Чтобы предотвратить такие ситуации, необходимо следить за чистым денежным потоком.

Чистый денежный поток — это разница между поступлениями и списаниями на счетах компании. Если этот показатель положительный, значит, поступлений больше, чем списаний. При отрицательном денежном потоке ресурсов на текущие платежи может не хватить.

Контролировать чистый денежный поток удобно с помощью наглядных графиков.

Динамика остатков денежных средств на счетах в Финтабло

График легко анализировать: если остаток ниже минимального значения, возможен кассовый разрыв. В тех месяцах, где остаток выше, деньги не работают должным образом. Излишек можно направить на развитие организации или вывести в виде дивидендов.

Что делать с нерентабельными проектами

На основании рассчитанных показателей собственник должен решить, что делать с убыточными проектами: попытаться исправить ситуацию или закрыть их. При этом важно понимать, что закрытие — это самое простое, но не всегда оптимальное решение.

Если владелец бизнеса выбирает сохранить проект, необходимо улучшать его финансовые показатели. Для этого находят новых поставщиков, повышают квалификацию сотрудников, качество продукта или услуги, снижают расходы, меняют маркетинг или пересматривают ценовую политику.

Когда проект не просто нерентабельный, но и занимает небольшую долю в обороте (не более 5 %), его стоит закрыть, а ресурсы перераспределить на другие проекты, которые приносят доход.

Наш эксперт, финансовый директор Майя Кыйгасова, поделилась кейсом из своей практики.

Строительная компания производит и продает каркасные дома. Проект приносил доход до тех пор, пока организация не зашла в другие регионы. В результате анализа выяснили, что при формировании цен не учли стоимость доставки и более высокие ставки подрядчиков в других регионах. Дома продавали по той же цене, что и для региона присутствия.

В результате было решено пересмотреть ценовую политику: менеджеры начали учитывать стоимость доставки до клиента, мониторили стоимость услуг подрядчиков и включали эти суммы в итоговую цену дома. Так получилось вывести проект по продаже домов в другие регионы из убытков.

«Анализируя нерентабельные проекты, собственник должен разобраться с первопричинами такой ситуации. Тогда станет понятно, можно ли что-то исправить или проект стоит закрыть. Например, у торговой компании два магазина, один из которых приносит убытки. В результате анализа собственник увидел, что продавцы второй точки не работают с покупателями. В этой ситуации владелец бизнеса может провести инструктаж с персоналом, пересмотреть систему мотивации сотрудников и вывести убыточный проект на стабильную прибыль».

Не тратьте время на сбор отчётов

Подключите автоматическую загрузку данных из банков и других сервисов для быстрой сборки отчётов.
7 дней бесплатного доступа после регистрации.

Попробовать бесплатно

Коротко

1. Проектный учёт помогает оценить финансовый результат каждого проекта в отдельности, выявить прибыльные и убыточные.
2. Оценка рентабельности проекта позволяет определить его эффективность и принять правильное управленческое решение о дальнейшей поддержке или закрытии.
3. Для оценки рентабельности важно выбрать подходящий сервис учёта. Он позволит автоматизировать процесс сбора и разнесения данных, рассчитать итоговые показатели для анализа и минимизировать ошибки.
4. На основе анализа показателей собственник решает, как поступить с нерентабельными проектами. Есть два пути: улучшить финансовые показатели или зафиксировать убытки и закрыть проект.