Блог › Бизнес › Как действовать, чтобы контрагенты платили вовремя
Бизнес
Как действовать, чтобы контрагенты платили вовремя
Бизнес часто страдает от того, что клиенты и контрагенты не оплачивают счета вовремя. Поэтому собственник бизнеса должен ещё при составлении договора задуматься о том, как взыскать возможный будущий долг. В статье расскажем, как не допустить просрочек и что делать, если контрагент отказывается платить.
У Олега фирма по установке окон. Его компания сотрудничает с застройщиками и получает заказы на остекление строящихся домов. В последнее время бизнесмен стал замечать, что заказов много, но денег на счетах почти нет. Проанализировав цифры, Олег увидел, что контрагенты сильно затягивают с оплатами выполненных работ. Вот и выходит, что деньги заработаны, но не получены.
Просрочка — это нарушение контрагентом сроков обязательств по оплате, установленных договором. Например, компания Олега в апреле произвела монтаж окон. Деньги за эту работу должны были поступить не позднее 10 мая, однако прошло уже два месяца, а их всё нет.
Бывает и обратная ситуация. Например, предприятие авансирует поставку материалов, но заказ на склад не приходит. И в первом, и во втором случае образуется дебиторская задолженность (ДЗ) — долг клиента/контрагента перед организацией. По сути это замороженные деньги компании за уже поставленные товары, выполненные работы или оплаченные, но не полученные товары или услуги.
Если контрагенты не платят вовремя, то у компании могут возникнуть проблемы с финансами. Избежать должников помогут следующие шаги.
Шаг 1.Проверьте контрагента на сайте налоговой и службы судебных исполнительных производств по долгам перед заключением договора. Это поможет оценить его финансовую стабильность и вероятность своевременного выполнения обязательств. Вам придётся внимательно изучить всю деловую информацию и любые упоминания о партнёре. Возможно, этой проверки будет достаточно, но иногда дополнительно изучают истории, отзывы покупателей и других компаний.
Шаг 2.Заключите договор с указанием подробных условий по оплате. Для этого в документ необходимо внести подробную информацию о сроках, условиях поставки товаров или услуг, а также штрафных санкций за несвоевременные платежи.
Шаг 3.Установите систему контроля за исполнением обязательств по договору. Это может быть сервис учёта, в котором отображаются долги по каждой компании. Проводите регулярный мониторинг состояния ДЗ. Для этого назначьте ответственных лиц, которые будут контролировать долги в разрезе контрагентов. Они будут заниматься сбором информации о потенциальных партнёрах, следить за процессом заключения договора и, в случае отсутствия платежа в обозначенную дату, выполнять необходимые действия по процедуре анализа ДЗ и её взыскания.
Шаг 4.Разработайте методы стимулирования своевременной оплаты, такие как скидки за досрочные платежи, бонусы на следующую покупку или штрафы. На этом этапе главное найти решения, которые помогут установить определённые правила и чётко покажут участнику сделки, что становиться должником невыгодно.
Шаг 5.Проведите переговоры с контрагентом. В случае появления рисков просрочки договаривайтесь с деловыми партнёрами о предоставлении им отсрочки платежа или изменении условий договора.
Шаг 6. Установите лимит дебиторской задолженности. Такой лимит будет означать, что выше какой-то суммы вы не сможете предоставить займ. Как только общий размер долга приближается к этой сумме, нужно вести более жёсткую политику в части предоставления отсрочки платежей или переноса даты поставки уже оплаченного товара.
«Предприниматель должен постоянно держать руку на пульсе и регулярно взаимодействовать с контрагентами. Обычные созвоны и переписка помогают своевременно и в полном объёме получать оплату и эффективно отрабатывать ДЗ».
Майя Кыйгасовафинансовый директор
Какие показатели использовать для контроля просрочки
Задержка поступлений может привести к нехватке денежных средств и кассовым разрывам. Чтобы их избежать, нужно контролировать ряд показателей.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (ДЗ). Этот показатель поможет понять, в какой период ДЗ обернётся в реальные деньги. Чем этот коэффициент меньше, тем лучше.
Средняя дебиторская задолженность рассчитывается по формуле:
Средний срок оборачиваемости ДЗ. Коэффициент показывает, как быстро долги оборачиваются в денежные средства. Чем меньше период, тем меньше собственных денег потребуется вложить предприятию в оборотный капитал для обеспечения бесперебойной работы.
Срок погашения ДЗ. Коэффициент показывает средний период, который проходит между отгрузкой товара покупателю и погашением ДЗ.
Период для расчёта должен совпадать с тем, который использовали для расчёта коэффициента оборачиваемости.
ДЗ анализируют в соответствии с управленческой политикой предприятия. Некоторые предприятия долг в 30 дней считают нормой, но для других такой период может быть критичным.
«Для анализа и контроля ДЗ делят по срокам погашения. Например, до 15 дней — текущая задолженность, от 15 до 30 — сомнительная, от 30 — проблемная. Сроки зависят от контрагента, специфики и отрасли бизнеса. Так, для производителя, работающего с ретейлом, текущая ДЗ может составлять до 45 дней, а для риелторской конторы — до 10 дней».
Майя Кыйгасовафинансовый директор
Не тратьте время на сбор отчётов
Подключите автоматическую загрузку данных из банков и других сервисов для быстрой сборки отчётов. 7 дней бесплатного доступа после регистрации.
Как управлять дебиторской задолженностью
Для эффективного управления ДЗ на предприятии необходимо внедрить инструменты финансового учёта: управленческий Баланс, Отчёт по обязательствам, Учёт сделок. Их можно найти в сервисах управленческого учёта, таких как Финтабло.
«Дебиторская задолженность входит в состав оборотного капитала компании. Если промониторить структуру оборотного капитала и разложить его на запасы, кредиторскую и дебиторскую задолженность, можно понять, как меняется каждая его часть в течение нескольких периодов. Динамику ДЗ отслеживают в Балансе или в Отчёте по обязательствам в сервисе учёта „Финтабло“».
Майя Кыйгасовафинансовый директор
Управленческий Баланс покажет, как изменялась величина ДЗ. По нему удобно отслеживать, выросла она или снизилась, сравнивать актуальное значение с предыдущими периодами.
Из Баланса в Финтабло можно увидеть, что ДЗ снижается, — это хороший знак
Отчёт по обязательствам показывает состояние долгов на текущий момент времени: кто должен вам, и кому должны вы. В отчёте отслеживают долг в разрезе каждого контрагента: клиента, поставщика, подрядчика. Так предприниматель может своевременно получить информацию о необоснованном росте ДЗ и принять меры по её погашению.
В Финтабло задолженность можно отследить по каждому контрагенту
Учёт сделок покажет, как закрывается долг в разрезе отдельного проекта, договора или сделки. Так можно увидеть, кто, кому и сколько должен.
Остаток по сделке — это ДЗ, которая отразится в Отчёте по обязательствам
Бизнес зарабатывает, но на чём конкретно?
Более 1800 бизнесов-клиентов Финтабло знают, какие проекты им приносят прибыль, а какие убыточны.
Как собрать информацию по своему бизнесу? Расскажем на встрече.
Что делать при возникновении просрочки
В целом для бизнеса иметь задолженность — это нормальное состояние. Проблемы появляются, когда текущая задолженность переходит в просроченную. Тогда предприятие теряет часть прибыли и остаётся без средств для нормальной работы. Если долгов станет слишком много, компания не сможет выплатить зарплату, закупить материалы и в целом функционировать.
Рассмотрим, что делать, если ваш деловой партнёр нарушил сроки.
Связаться с контрагентом и уточнить причину просрочки. Возможно, у него возникли временные трудности с финансами или произошла ошибка при оплате.
Предложить должнику пересмотреть условия договора. Например, предоставить отсрочку платежа либо изменить график выплат, разбить общую сумму долга на несколько частей.
Обратиться к юристу, если компания отказывается выполнять свои обязательства. Юрист объяснит, как правильно поступить дальше.
Подготовить документы для подачи искового заявления в суд. Для этого собирают все документы, подтверждающие факт заключения договора и непоступления средств.
Передать исполнительный лист судебным приставам для взыскания задолженности. Его компания получит после решения арбитражного суда.
Подготовить заявление в правоохранительные органы. Если должник игнорирует решение суда, стоит через полицию возбудить уголовное дело по факту мошенничества либо привлечь сотрудников коллекторского агентства.
«При реализации проектов с длительным циклом сделки лучше всего перейти на поэтапное признание выручки. Это позволит получать оплату после каждого выполненного объёма работ. Например, строительство дома занимает девять месяцев. Через месяц предприятие сможет получить деньги за подготовку проекта, ещё через два — за работы по заливке фундамента, затем за монтаж стен, крыши, ремонтные работы.
опрос взыскания задолженности в судебном порядке остаётся на усмотрение предпринимателя. В моей практике есть компания, владелец которой в суд никогда не обращается, чтобы сохранить репутацию. При этом его максимальные усилия направлены на деятельность по досудебному урегулированию. Если в досудебном порядке долг взыскать не получается, предприниматель списывает его на финансовый результат предприятия».
Майя Кыйгасовафинансовый директор
Разбор ситуаций
Не всегда задержка расчётов говорит о том, что клиент злостный неплательщик. Часто такие обстоятельства могут возникать по вполне объективным мотивам. Рассмотрим на примерах, как действовать в конкретных ситуациях, если клиент не платит по счёту.
Ситуация 1. Клиент срывает сроки из-за технических проблем на стороне банка.
Игорь продаёт наушники оптом. Месяц назад он отправил крупную партию товара клиенту, но оплату так и не получил.
Почему так вышло. Игорь созвонился с контрагентом и узнал, что покупатель перевёл сумму по счёту почти сразу, но до Игоря они почему-то не дошли.
Решение. Игорь связался с банком и выяснил, что платёж не может быть проведён из-за технических проблем на стороне банка. Средства были возвращены покупателю, и он повторно оплатил покупку, но уже через другой банк.
Ситуация 2. Клиент срывает сроки из-за отсутствия необходимых документов.
Ольга занимается поставками кондитерских изделий в сеть столовых. Деньги за поставки она получает в течение трёх дней с момента поставки. Прошла неделя, а Ольга деньги не получила.
Почему так вышло. Менеджер сети столовых своевременно передал счёт на оплату и был уверен, что его оплатили. Но бухгалтерия приостановила выплату из-за отсутствия счетов-фактур за предыдущий месяц. Из-за чего по бумагам у кондитерской образовался долг перед столовой.
Решение. Между предприятиями был составлен акт сверки. Ольга выяснила, каких документов недостаёт, и отправила их повторно. Через три дня ей заплатили.
Ситуация 3. Клиент срывает сроки, потому что не согласен с ценой или качеством товара.
Анна производит и продаёт сухое молоко. В прошлом месяце она продала новому клиенту две тонны сухого молока, но деньги за них не получила.
Почему так вышло. Менеджер по продажам отправил электронное письмо и узнал, что отдел контроля качества покупателя забраковал один мешок продукции. Именно поэтому не оплатили всю поставку.
Решение. Анна запросила претензионное письмо от покупателя и договорилась об отправке одного мешка продукции обратно. Она выписала другой счёт на меньшую сумму, который был оплачен в тот же день.
Ситуация 4. Клиент срывает сроки из-за временных финансовых трудностей.
Олег установил окна в строящемся доме. Обычно он получает оплату в течение десяти дней после выполнения работ. Однако прошёл месяц, а денежные средства на расчётный счёт не пришли.
Почему так вышло. Олег созвонился с должником и узнал, что у того временные трудности с проведением платежей, вызванные задержкой в выдаче кредита.
Решение. Олег проанализировал свои предстоящие траты и понял, что может дать отсрочку клиенту на месяц. Однако, если по прошествии этого периода оплата снова не поступит, он взыщет с них неустойку.
Ситуация 5. Должник срывает сроки без объяснения причин.
Олеся выращивает овощи и реализует их точкам по продаже фруктов и овощей. Две недели назад она привезла помидоры и огурцы новому покупателю, который ей так и не заплатил.
Почему так вышло. Выяснить основания неоплаты самостоятельно Олесе не удалось. Телефон должника вне зоны действия сети, а фруктовый ларёк закрыт.
Решение. Олеся обратилась к юристу, который помог ей составить иск в суд. Теперь искать ненадёжного клиента будут специалисты службы судебных исполнительных производств.
Коротко
Просрочка означает, что контрагенты нарушили условия платежа, установленные договором. В этом случае возникает просроченная дебиторская задолженность.
Защитить бизнес от должников помогут следующие действия: проверять контрагента до заключения договора в открытых источниках юридической информации, сервисах службы исполнительных производств, указывать в контрактах подробные условия по расчётам с дополнительными гарантиями, стимулировать своевременное погашение счетов, устанавливать лимит дебиторской задолженности.
Долги клиентов могут привести к нехватке денег и кассовым разрывам. Чтобы избежать этих проблем, важно контролировать коэффициент оборачиваемости ДЗ, средний период оборачиваемости и срок погашения ДЗ. В этом помогут инструменты финансового учёта.
Если клиент просрочил оплату, нужно связаться с ним и выяснить, почему так произошло. Часто вопрос удаётся решить в короткие сроки. В случае проблемной задолженности генеральный директор обращается к юристу, который помогает подготовить документы и подать исковое заявление в суд в соответствии с законодательством.
Не тратьте время на сбор отчётов
Подключите автоматическую загрузку данных из банков и других сервисов для быстрой сборки отчётов. 7 дней бесплатного доступа после регистрации.
