Финансовый учет для малого бизнеса: как вести, для чего нужен, что входит

Для чего нужен финансовый учёт

Для малого бизнеса управленческий финансовый учёт — это инструмент, который поможет не сбиться с намеченного направления и не прогореть на старте. Это проверенный способ, освоив который предприниматель сможет принимать решения на основе цифр и управлять своим бизнесом эффективно.

Ключевыми преимуществами финансового учёта для малого бизнеса и его отличиями от бухгалтерского учёта являются:

1. Принятие обоснованных решений

Финансовый учёт предоставляет информацию, которая помогает владельцам и менеджерам принимать обоснованные решения. К примеру, анализ финансовой отчётности позволяет оценить ликвидность, платёжеспособность и общую производительность бизнеса перед получением кредита. Это поможет определить необходимость во внешнем финансировании и способность компании его вернуть.

2. Планирование будущего

Финансовый учёт предоставляет информацию о будущем. С помощью прогнозов и бюджетов малые бизнесы могут планировать свои доходы и расходы, предвидеть изменения, распределять ресурсы и готовиться к росту.

3. Оценка и повышение производительности

Цель каждого бизнеса — получать прибыль в краткосрочной перспективе и расти в долгосрочной. Финансовый учёт позволяет оценить, достигает ли компания своих целей. Сравнивая прогнозные показатели с фактическими результатами, менеджеры могут оценить производительность специалистов и эффективность использования ресурсов.

Что входит в финансовый учёт

В финансовый учёт входят три основных отчёта: Отчёт о движении денежных средств (ОДДС), Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) и управленческий Баланс. Эти документы дают полную картину финансового положения дел в компании и позволяют руководству быстро реагировать на изменения в бизнесе.

Вспомогательными являются инструменты планирования: Платёжный календарь, Бюджет движения денежных средств (БДДС) и Бюджет доходов и расходов (БДР).

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт о движении денег — это отчёт, который должен быть у каждого предпринимателя. Его внедряют в первую очередь. Он покажет:

сколько компания получила за определённый период: месяц, квартал, полугодие или год;
откуда эти деньги пришли: продажа товаров, оказание услуг, получение инвестиций;
на что эти деньги были потрачены: оплата счетов, аренда, выплата зарплаты, покупка материалов.

ОДДС нужен, чтобы понять, хватает ли компании на текущие траты, позволяет следить за операциями: какой источник приносит большего всего поступлений, и на что направлена большая часть списаний. Это помогает эффективнее управлять деньгами, а также прогнозировать будущие денежные потоки.

ОДДС покажет, сколько у компании средств на счетах и в кассе

«Без ОДДС владелец бизнеса не будет иметь полной картины о том, откуда поступают деньги и куда они расходуются. Как правило, расчётных счетов и карт у бизнеса много, а сколько денег на них есть — непонятно, так как эта информация собирается сложно. В ОДДС же это всё находится в одном месте».

Екатерина Яхонтовафинансовый директор

Пример

Мария открыла рекламное агентство. Собрав ОДДС, она поняла, что стоит сократить расходы на офис. Мария перевела сотрудников на удалённый режим работы, что в три раза сократило общие расходы бизнеса.

Андрей не собирал ОДДС, так как решил для начала сфокусироваться на операционных задачах и только после настроить ведение финансов. Однако операционка его полностью затянула, до финансов он так и не дошёл, а потому не понимал, на что уходят деньги организации. На счетах периодически не хватало денег, и Андрею приходилось вкладывать личные средства, чтобы оплатить заказ поставщику или вовремя уплатить налоги.

7 дней доступа к сервису

Попробуйте сервис уже сейчас и экономьте время на составление отчётов. Более 1800 компаний уже автоматизировали финансовый учёт.

Отчёт о прибылях и убытках

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) — это важный финансовый документ, который отражает результаты работы компании за определённый период.

Он показывает:

насколько прибылен бизнес;
сколько именно он зарабатывает;
сколько он тратит;
какой из проектов является убыточным;
сколько чистой прибыли остаётся в компании после вычета всех расходов.

ОПиУ покажет, сколько компания заработала и потратила за период

ОПиУ составляется методом начисления. Это значит, что доходы и расходы учитываются в момент выполнения обязательства, а не когда деньги поступили на счёт или были выплачены. Например, выручку по заказу можно признать только тогда, когда клиент подписал акт приёмки. Это даёт более точную картину финансового состояния компании.

Пример

Сергей занимается куплей-продажей товаров из Китая. Он работает по стопроцентной предоплате. Сергей фиксирует оплаты от покупателей только в тот момент, когда они действительно получат товар, и никогда до. Это позволяет избежать путаницы в финансах, если посылка вдруг затеряется и покупатель запросит возврат. Благодаря этому Сергей знает, сколько у него в действительности свободных денег, и может спокойно ими распоряжаться.

Друг Сергея Алексей фиксирует выручку по факту — в день, когда ему заплатили. Из-за этого он периодически попадает в ситуации, когда покупателям приходит бракованный товар и деньги приходится возвращать, а они уже потрачены. В его бизнесе перманентно возникают кассовые разрывы.

Управленческий Баланс

Баланс покажет активы и пассивы, то есть то, чем владеет компания и на какие средства это было куплено. А ещё в нём можно увидеть размер собственного капитала. Кроме того, Баланс помогает найти, где спрятались деньги. Например, если на счетах минус, но чистая прибыль большая, Баланс покажет, где искать пропажу. Зачастую деньги бывают заморожены в дебиторской задолженности либо в запасах.

Управленческий баланс даёт возможность отслеживать эффективность работы бизнеса на текущий момент, в то время как баланс в бухгалтерском учёте отражает данные за прошедший период. Это преимущество позволяет собственнику реагировать на изменения вовремя и делает Баланс необходимым инструментом для любого предприятия, независимо от его масштабов.

В Финтабло Баланс после первой сборки обновляется автоматически на основе тех данных, которые уже есть в сервисе. Руководителю всегда доступны актуальные данные — не нужно дожидаться конца отчётного периода и ответа от бухгалтерии, чтобы их получить.

Управленческий Баланс покажет, чем владеет бизнес

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

«Управленческий Баланс — это не просто отчёт, а мощный инструмент, который в руках умелого предпринимателя может стать настоящим двигателем для развития компании.

Анализ баланса помогает оценить финансовую устойчивость компании, её способность к самофинансированию, потребность в привлечении инвестиций.

Управленческий баланс помогает отслеживать сроки оплаты по счетам и принимать меры по взысканию дебиторской задолженности.

Также он позволяет оптимизировать работу с кредиторами, снизить расходы на обслуживание долга.

Помогает оценить эффективность использования ресурсов.

Управленческий Баланс должен использоваться в комплексе с другими инструментами финансового учёта».

Екатерина Яхонтовафинансовый директор

Пример

Иван решил внедрить в своей компании полный контур финансового учёта. ОДДС показал отрицательные остатки на счетах, а ОПиУ — чистую прибыль в размере 1 млн руб. Иван обеспокоен: где же эти деньги? Баланс показал, что его миллион у покупателей, которые ещё неделю назад должны были оплатить заказ. Иван быстро созвонился с должниками и получил свой миллион.

Роман не стал вести Баланс, потому что не понял все его преимущества. Он ориентировался на остатки по счетам, которые всегда показывали плюсовые значения. Роман купил себе BMW, а когда пришло время платить кредиторам, не нашёл, чем заплатить, и влез в долги.

Инструменты планирования

Для того чтобы быстрее достигать намеченных целей и контролировать доходы и расходы, предпринимателям важно использовать инструменты планирования: Платёжный календарь, Бюджет движения денежных средств, Бюджет доходов и расходов.

Платёжный календарь позволяет контролировать кассовые разрывы. Он поможет вовремя заметить, достаточна ли сумма на расчётном счёте, хватит ли её для исполнения намеченных обязательств. Это поможет предотвратить неприятную ситуацию.

Платёжный календарь подскажет, когда может возникнуть нехватка средств

Бюджеты полезны для быстрого достижения цели. Предприниматель ставит цель на месяц и внедряет контроль за её выполнением на протяжение всего периода. В случае если есть отклонения, вся команда прикладывает усилия, чтобы гарантированно достичь результата.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) помогает планировать и контролировать будущие денежные потоки и избегать кассовых разрывов.

БДДС в Финтабло помогает оценивать точность планирования по наглядным графикам

Бюджет доходов и расходов (БДР) помогает контролировать достижение цели по чистой прибыли.

БДР покажет, достигнут ли план по прибыли

«Планирование — это необходимый инструмент для любого бизнеса, независимо от его размера.

Для малого бизнеса планирование особенно важно ввиду нескольких причин.

У малых предприятий обычно меньше финансовых и человеческих ресурсов, чем у крупных. Планирование помогает им использовать эти ресурсы максимально эффективно.

Малый бизнес работает в динамичной среде, где условия могут быстро меняться. Планирование помогает им быть готовыми к этим изменениям и адаптироваться к ним.

Малый бизнес сталкивается с жесткой конкуренцией со стороны крупных компаний. Планирование помогает им преуспеть в этой конкурентной среде».

Екатерина Яхонтовафинансовый директор

Где вести финансовый учёт

Финансовый учёт не должен быть сложным.

Существуют различные программы и сервисы, такие как Excel или специализированные финансовые приложения, которые могут упростить этот процесс.

Таблицы

Самый известный способ ведения финансового учёта — это таблицы Еxcel или Google Таблицы.
Как использовать этот инструмент?

Шаг 1. Структурировать данные

Для начала создайте таблицы, распределив данные по статьям расходов и доходов, остаткам товаров и другим финансовым показателям. Разделяйте эту информацию по листам или ячейкам.

Шаг 2. Оптимизировать ввод данных

Используйте шаблоны, формулы и фильтры. Это поможет быстро заполнять таблицы и анализировать информацию.

Шаг 3. Визуализировать результаты

Стройте графики и диаграммы, чтобы наглядно представить финансовые показатели.

Сервисы для автоматизации финансового учёта

Шаблоны таблиц для ведения управленческой отчётности есть в открытом доступе, и использовать их может каждый. Однако минусы этого инструмента в большом количестве потраченного времени на заполнение и большом риске допустить ошибку: можно забыть внести тот или иной платёж или сбить формулу. В этом случае данным уже нельзя будет доверять, а найти ошибку будет довольно сложно.

Для того чтобы минимизировать риск подобных ошибок и не зарыться в рутине, есть специализированные сервисы для автоматизации финансового учёта.

Преимущество сервисов в том, что отчётность в них будет собираться автоматически. Например, в Финтабло встроены интеграции с популярными банками: Т-Банк, Альфа-Банк, Сбер, ВТБ, Модульбанк, Точка, Бланк. Это позволит отображать денежные потоки в момент их формирования в банк-клиенте. А интеграция с Telegram позволит легко вносить данные по наличным расчётам сразу через телефон.

Сервис «Финтабло» интегрируется со многими популярными банками и программами для бизнеса

Частые ошибки

Осознать важность финансового учёта — только первый шаг к успеху. Нужно уметь правильно его вести.

Наш эксперт, финансовый директор Екатерина Яхонтова, рассказала о самых частых ошибках, которые совершают многие начинающие предприниматели. Предостережём вас от них.

1. Оценивать эффективность компании по остаткам на счетах

С точки зрения учёта финансов это неправильно, так как важно учесть все расходы, сформировать себестоимость и не забыть про налоги.

Если обобщить, то для всего этого нужно сформировать Отчёт о прибылях и убытках, который позволяет оценивать эффективность бизнеса по чистой прибыли.

Те предприниматели, которые считают деньги на счётах своими и тратят их, часто сталкиваются с проблемой, когда на оплату каких-то расходов не хватает. Так и возникают кассовые разрывы.

2. Признавать выручку по факту получения средств

Настя продает товары на маркетплейсах. Она хочет понять, какие из них приносят наибольшую прибыль, чтобы оптимизировать закупки и увеличить эффективность бизнеса.

Если выручка фиксируется по факту получения оплаты, эффективность в моменте не определить, так как товар может быть оплачен через месяц после отправки. Такой подход не всегда точно отражает текущее состояние дел в бизнесе.

Фиксация выручки в момент отправки товара позволит более точно оценить, какие товары приносят прибыль, и принимать обоснованные решения по закупкам и ценообразованию.

3. Не следить за сроками оплаты со стороны клиентов и не принимать меры по взысканию просроченной задолженности

Просрочка дебиторской задолженности приводит к нехватке оборотных средств, очередным кассовым разрывам и потере прибыли. Важно вовремя получать деньги от клиентов за выполненные обязательства. В этом собственников выручает Платёжный календарь.

Коротко

Наличие финучёта и правильное управление финансами — ключ к росту бизнеса и его постоянному развитию.
Управлять финансами правильно поможет управленческий учёт: Отчёт о движении денежных средств, Отчёт о прибылях и убытках, Баланс и инструменты планирования.
ОДДС ответит на вопросы, касаемые денежных потоков. Он покажет, сколько денег входит в компанию и сколько выходит.
ОПиУ ответит на вопрос о прибыли, а также эффективности компании и её конкретных направлений.
Баланс покажет, за счёт каких средств живёт компания, где зарыты деньги и на что обратить внимание, чтобы быстрее масштабироваться.
Платёжный календарь поможет сделать так, чтобы платежи оплачивались регулярно и без просрочек, а бюджеты сделают бизнес эффективнее, помогут повысить рентабельность.
Важно правильно вести учёт: оценивать эффективность компании по чистой прибыли, а не по остаткам на счетах; учитывать выручку в момент выполнения обязательства, а не поступления средств; следить за сроками оплаты со стороны клиентов.

Как вести финансовый учёт для малого бизнеса

Для чего нужен финансовый учёт