Как безопасно масштабировать бизнес

Что такое масштабирование бизнеса

Юлия владеет небольшой кондитерской. За два года её заведение стало самым популярным местом в городе со стабильной ежемесячной выручкой 600 000–700 000 руб. В кондитерской постоянно очереди, а после обеда полки уже пустеют. В компании работает всего восемь человек. Юлия хочет, чтобы больше клиентов могли купить её продукцию, но с таким количеством персонала сделать этого не может. Чтобы не потерять клиентов, Юле нужно масштабировать бизнес.

Масштабирование бизнеса — это расширение компании для увеличения прибыли. При росте бизнеса увеличивается производство, количество торговых точек и филиалов, а вместе с ними продажи и прибыль. Но помимо этого растёт и нагрузка на собственника и персонал предприятия. Поэтому, прежде чем приступить к решительным действиям, важно трезво оценить свои силы и возможности.

Если начать слишком рано, можно столкнуться с потерей денег и неудовлетворённым спросом. С другой стороны, если откладывать масштабирование, можно упустить возможности роста и даже утратить текущие позиции.

Зачем масштабировать бизнес

Расширение бизнеса обещает рост прибыли. Для этого можно внедрять новые продукты и технологии, повышать профессиональный уровень персонала и наращивать клиентскую базу.

Масштабирование поможет:

• повысить узнаваемость компании и укрепить деловую репутацию;
• выйти на новые рынки в других странах или занять свободную нишу;
• эффективно задействовать ресурсы;
• повысить устойчивость к кризисам и колебаниям рынка;
• увеличить интерес инвесторов.

В нашем примере у кондитерской небольшой производственный цех, где работают три кондитера и помощница. За один рабочий день они могут изготовить 160–200 штук кондитерских изделий. Если Юлия откроет ещё одну кондитерскую или сделает отдельный производственный цех, она сможет увеличить количество персонала и производить до 400 штук готовой продукции в день. Посмотрим, как изменится выручка, если она откроет ещё одну кондитерскую.

	Количество изделий за месяц, шт.	Средняя цена, руб.	Выручка за месяц, руб.
Кондитерская 1 точка, текущая ситуация	4 400	170	748 000
Кондитерская 2 точки, после масштабирования бизнеса	8 800	170	1 496 000

Как понять, что бизнес готов к масштабированию

На это укажут финансовые показатели организации. Поэтому первым условием на пути к масштабированию является наличие в компании финансовой отчётности, которая покажет, в каком состоянии находится организация.

Наш эксперт, финансовый директор Екатерина Яхонтова, советует обратить внимание на следующие показатели.

• Чистая прибыль — если она стабильна, бизнес с большей вероятность может себе позволить открыть ещё несколько торговых точек или расширить ассортимент.
• Денежный поток — если он положительный, то у компании хватит денег на текущие платежи и на инвестиции для расширения.
• Показатели рентабельности по маржинальной, валовой и операционной прибыли — они позволяют оценить эффективность производства и продаж.
• Выручка — если наблюдается её рост, значит, спрос на продукцию или услуги тоже растёт.
• Оборачиваемость активов — чем выше этот показатель, тем эффективнее компания использует свои ресурсы.
• Долгосрочные долги и их соотношение ко всем активам предприятия — если их слишком много, то расширяться в таких условиях нельзя.

Разобравшись с показателями, важно убедиться, что в организации чётко прописаны все бизнес-процессы. В условиях развития компании повышается сложность существующих бизнес-процессов, поэтому необходимо иметь чёткую структуру, инструкции, скрипты, инструменты и алгоритмы работы в разных условиях. Так будет проще внедрять и контролировать процесс масштабирования.

Развитие своего дела — это всегда риск. В новое направление или точку нужно вкладывать ресурсы, а отчётность поможет понять, сколько денег требует расширение и откуда их получить.

«Перед масштабированием нужно оценить, хватит ресурсов на расширение или нет. Для этого оценивают стартовые капиталовложения: сколько понадобится средств на закупку оборудования, аренду помещений, зарплату, маркетинговые расходы и другие затраты.
Затем необходимо проанализировать источники денег. Если своих ресурсов не хватает, стоит рассмотреть возможность привлечения инвестиций или заёмных средств. При этом важно анализировать ряд показателей: коэффициент покрытия процентов, способность предприятия выплатить долг, коэффициент долговой нагрузки».

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

Когда масштабироваться нельзя

Лучше не запускать процесс масштабирования, если:

• В организации периодически возникают кассовые разрывы. В такой ситуации собственник постоянно находится в режиме тушения пожаров: ищет, где взять деньги, чтобы заплатить налоги, погасить долги перед поставщиками или работниками. Расширять бизнес в таких условиях невозможно.
• Компания плохо знает рынок и целевую аудиторию. Рынок может оказаться не готов к увеличенному объёму продукции или к ещё одной торговой точке. Это приведёт к тому, что бизнесмен потратит деньги на материалы, оборудование, обучение и наём сотрудников, а продать излишек товаров не сможет.
• Компания не торопится увеличивать количество персонала. В такой ситуации предприятие может потратить деньги на оборудование, сырьё и материалы, а работать будет некому. Пока подберут и обучат людей, сырьё и материалы могут уйти в неликвид. В условиях масштабирования бизнеса важно заранее рассчитать, сколько человек понадобится для производства, продажи и продвижения увеличенного объёма продукции.
• В компании нет системы планирования. Чтобы успешно масштабировать бизнес, компания должна быть управляемой. Для этого важно чётко понимать, что даёт расширение, какую прибыль можно получить и сколько на это уйдёт времени и ресурсов. Не всегда новый филиал приносит столько же прибыли, сколько зарабатывает первая точка, особенно в период масштабирования. Система планирования поможет понять стоимость развития и просчитать возможную прибыль в разных условиях.
• У организации нет подушки безопасности. Масштабироваться на последние деньги нельзя. Лучше, когда есть запас собственных денег минимум на два-три месяца работы без прибыли.
  Если у предприятия не будет подушки безопасности, в случаях задержки поставок, поломки оборудования, резкого подорожания сырья или материалов образуются финансовые дыры. Тогда не будет ресурсов не только на расширение бизнеса, но и на текущую деятельность.

«Если у компании есть постоянная чистая прибыль, желательно формировать резерв и развиваться на эти деньги. Запаса средств на счетах должно хватить на текущие обязательства и расходы с учётом расширения. Если бизнес сезонный, финансовую подушку нужно формировать в условиях неравномерного поступления денег».

Как подготовиться к масштабированию

Прежде чем приступить непосредственно к масштабированию, необходимо выполнить ряд подготовительных шагов.

Шаг 1. Провести SWOT-анализ. SWOT-анализ — это метод планирования для оценки внутренних и внешних факторов, которые влияют на развитие организации. Такой анализ нужен, чтобы оценить сильные и слабые стороны компании и определить перспективы развития.

Анализ состоит из двух этапов. На первом этапе заполняют специальную таблицу, в которой указывают все факторы, влияющие на компанию.

Strengths (S) и Weaknesses (W) — это внутренние факторы, на которые можно повлиять. Например, себестоимость или цена продукции, скорость доставки, маркетинг, работа с заказами.

Opportunities (O) и Threats (T) — внешние факторы, которые не зависят от компании. Например, появление новых конкурентов, волатильность валютного курса, изменения законодательства, экономический кризис.

Для поиска сильных сторон нужно ответить на вопросы:

• что в компании лучше, чем у конкурентов;
• почему покупатели выбирают продукт;
• какие каналы продвижения приносят хорошие результаты;
• какие технологии используют на предприятии.

Чтобы определить слабые стороны, можно использовать следующие вопросы:

• что не нравится клиентам;
• что в компании хуже, чем у конкурентов;
• что тормозит и мешает выполнять поставленные цели;
• какие ошибки есть в бизнес-процессах.

На втором этапе составляют матрицу решений: определяют, что надо сделать, чтобы избежать угроз и занять большую часть рынка. Для этого сопоставляют факторы и находят решения, которые исправят недостатки и помогут развить предприятие.

На этапе заполнения таблицы может оказаться, что бизнес не имеет ресурсов для расширения. Например, в организации не налажен финучёт и непонятно, сколько денег приносит бизнес. Тогда для начала стоит сосредоточиться на построении процессов учёта, анализа и контроля и только потом принимать решение о расширении.

Владелица кондитерской Юлия провела SWOT-анализ и получила следующую таблицу.

	Сильные стороны (S) Высокое качество продукции Много клиентов Удобство расположения Хороший сервис и репутация	Слабые стороны (W) Небольшой ассортимент Простая упаковка изделий Соцсети не ведутся Нет рекламы Недостаточно персонала
Возможности (O) Поблизости нет других кондитерских Интерес клиентов к свежей выпечке, хлебу и авторским тортам	Открыть ещё одну точку большей площадью Нанять персонал Заключить соглашение по поставке выпечки в кофейни	Изменить упаковку, сделать её брендированной Добавить в ассортимент больше пирожных, выпечку хлеба и авторские торты Наладить поставки готовой продукции из второй кондитерской в первую точку
Угрозы (Т) Снижение доходов населения Рост стоимости сырья и аренды	Найти поставщиков для оптовых закупок Провести переговоры по фиксированной стоимости аренды на долгий срок	Начать вести соцсети Добавить возможность заказа через сайт и предложить систему скидок за большой объём Разработать маркетинговую стратегию

С помощью этой матрицы Юлия может сделать вывод о том, что она действительно может открыть ещё одну точку и расширить ассортимент.

Шаг 2. Составить финансовую модель. Она поможет спрогнозировать развитие компании и оценить эффект от запуска нового направления или открытия новой торговой точки.

Чтобы составить финмодель, необходимо посчитать выручку, постоянные и переменные расходы, оборотный капитал, запланировать движение денежных средств. Для расчёта чистой прибыли надо посчитать амортизацию, налоги и кредиты. Входные данные можно менять, тогда получится рассчитать модель сразу в нескольких вариантах.

Для построения финмодели можно использовать Эксель или Гугл-таблицы или же специализированные сервисы.

Пример финмодели на базе Гугл-таблиц

«В финансовую модель нужно включить результаты маркетингового исследования. Это поможет определить размеры рынка, перспективы его роста, оценить конкуренцию и запросы потребителей».

Шаг 3. Нанять новых сотрудников и обучить их. С развитием бизнеса возникает необходимость расширения команды. Для начала необходимо оптимизировать текущие процессы и подготовить команду к повышенным нагрузкам. Например, автоматизировать часть рутинной работы, упростить согласование некоторых вопросов, по-другому распределить функции между специалистами.

Дальше требуется проанализировать текущую численность персонала и определить его эффективность. Это поможет понять, нужен ли наём новых профессионалов для обеспечения бесперебойной работы. Например, для работы в кондитерских Юлии требуется увеличить численность персонала в два раза.

Шаг 4. Обновить систему учёта. При масштабировании бизнеса важно проанализировать существующую систему учёта и при необходимости обновить её или модернизировать. Например, может потребоваться внедрение сервисов автоматизации.

Когда команда небольшая, сотрудники ведут задачи, как им удобно: список продуктов записывают на доске, учёт расходов ведут в обычной тетради, шеф-кондитер составляет новые рецепты в блокноте, а потом передаёт сотрудникам. С увеличением числа персонала такой подход перестанет быть эффективным.

Чтобы успешно обрабатывать все данные, необходимо:

• автоматизировать учёт;
• построить и систематизировать базы клиентов и поставщиков;
• наладить систему коммуникации между сотрудниками: создать рабочие группы и чаты, назначить ответственных лиц за результат.

Шаг 5. Прописать ключевые показатели и указать срок выполнения. Показатели помогают определить эффективность деятельности фирмы. Для нового филиала нужно установить конкретный результат и срок, за который точка должна выйти на данный уровень.

Например, новая кондитерская через три месяца работы должна начать приносить чистую прибыль. Если за это время филиал не показывает нужный результат, стоит проанализировать, какие факторы к этому привели, возможно, доработать рецептуры, цены, доработать стратегию продвижения или принять решение о закрытии точки.

Скачайте набор таблиц для управления финансами бизнеса

Получить шаблоны

Внутри ключевые отчёты.
Подходят для любой отрасли

Какую стратегию выбрать

Стратегия масштабирования поможет определить, в какую сторону будет расти бизнес. Всего их три.

1. Горизонтальная стратегия. При таком подходе происходит количественное увеличение, «копирование» бизнес-модели. Например, открывают несколько таких же кондитерских, ресторанов или торговых точек самостоятельно или в рамках франшизы, выходят на смежные рынки. Такой вариант подойдёт предприятиям, у которых проверенная система работы и стабильная прибыль.

2. Вертикальная стратегия. Такая стратегия связана с развитием качественных показателей: организация выходит на новый уровень знаний, оборудования или увеличивает длину производственной цепочки.

Есть три направления вертикальной стратегии.

• «К поставщику». При таком подходе предприятие может открыть дополнительное направление бизнеса и обеспечить себя сырьём. Например, если компания производит пельмени и для этого закупает готовый фарш, она может открыть цех по переработке мяса и делать фарш самостоятельно.
• «К клиенту». Если компания выберет такой подход, она может открыть свои магазины и продавать клиентам продукцию без посредников. Или предлагать покупателю сопутствующие товары и услуги, которые ему нужны. Например, если клиент покупает мебель, ему можно предложить дополнительные услуги по доставке и сборке.
• Смешанный подход, когда производитель контролирует всю цепочку создания продукта: от добычи сырья до сбыта. Например, предприятие производит колбасу и имеет несколько направлений бизнеса: комбикормовый цех, свинокомплекс, мясоперерабатывающий комбинат и собственные розничные магазины.

Благодаря вертикальному методу бизнес может сократить издержки, снизить риски и улучшить качество продукции.

3. Изменение параметров бизнес-модели. При выборе данной стратегии дополняют или модернизируют действующую схему работы. Например, занимаются разработкой нового товара и услуги, адаптацией маркетинговой стратегии, оптимизацией воронки продаж и развитием личного бренда. Также можно заключить сотрудничество с компаниями из смежных областей, заняться поиском новых партнёров.

В нашем примере новая кондитерская увеличит ассортимент пирожных и капкейков, начнёт продавать хлеб и авторские торты — этого будет достаточно для расширения.

«Не существует строгого правила, какой способ масштабирования подходит определённой сфере бизнеса. Выбор между горизонтальной и вертикальной стратегией зависит от множества факторов и целей масштабирования, включая конечные планы компании, характер отрасли, конкурентное окружение и ресурсы организации».

Как правильно оценить эффективность масштабирования

Во время масштабирования необходимо регулярно проводить оценку результатов. Это поможет эффективно управлять процессом и оперативно реагировать на изменения. Частота анализа зависит от размера бизнеса, характера масштабирования, общей стратегии компании и отраслевых особенностей.

Ниже приводим рекомендации, актуальные для всех бизнесов.

Анализируйте финансовые показатели. При расширении бизнеса важно понимать, как меняются чистая прибыль и другие ключевые показатели. Чаще всего это выручка, себестоимость, маржинальность. Если план не выполнен, стоит проанализировать причины и пересмотреть бизнес-процессы. Например, изменить маркетинговую стратегию, запустить рекламную кампанию, нанять ещё сотрудников или дать больше времени для реализации плана. Если изменения не приносят результатов, лучше вернуться на шаг назад: поменять стратегию масштабирования или закрыть новую точку.

Чтобы анализировать показатели, каждому предприятию необходимо вести три главных управленческих отчёта.

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС). Его ведут, чтобы знать, сколько денег сейчас на счетах, откуда они приходят и куда уходят со счетов компании.

ОДДС в Финтабло отражает поступления и списания за разные периоды

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ). Показывает точную чистую прибыль компании.

Чистая прибыль в ОПиУ в Финтабло

Управленческий Баланс. Содержит информацию о финансовом положении компании в конкретный момент времени.

Баланс в Финтабло после первой настройки собирается автоматически

Чтобы узнать, как собрать Баланс для вашего бизнеса, записывайтесь на встречу с нашим специалистом.

Несмотря на то, что расширение бизнеса даёт существенные преимущества, в период масштабирования некоторые показатели могут ухудшаться: растут затраты, увеличиваются запасы и задолженность, снижается маржа. В рамках расширения или запуска новых продуктов, в краткосрочном периоде, это нормальный процесс. При этом каждое изменение нужно обязательно контролировать, анализировать и сопоставлять с ключевыми показателями.

Наш эксперт Екатерина Яхонтова советует обратить внимание на следующие тревожные сигналы.

Показатель	Тревожный сигнал
Затраты	Рост затрат не соответствует увеличению выручки или конечный результат — затраченным ресурсам
Прибыль	Существенное снижение в длительном периоде без видимых причин
Оборачиваемость запасов	Снижается в долгосрочном периоде
Дебиторская задолженность	Становится проблемной
Кредиторская задолженность	Необоснованный рост кредиторской задолженности
Маржинальность прибыли	Маржа снижается без видимых причин, ухудшается конкурентоспособность товара или услуг

«Регулярный мониторинг этих и других показателей поможет выявить проблемы на ранних этапах и принять меры для их решения. При этом важно учитывать окружение бизнеса и его специфику при оценке результатов».

Следите за динамикой спроса. В условиях масштабирования бизнеса нужно следить за динамикой спроса, как он меняется на всех точках. Если у второго филиала клиентов стало больше за счёт основного — это не очень хорошо. Необходимо выяснить, почему так получилось, и доработать маркетинговую стратегию по привлечению новых клиентов.

Анализируйте количество покупателей. На каждом этапе масштабирования нужно оценивать текущее количество клиентов и привлекать новых: поддерживать контакт, разрабатывать новые маркетинговые приёмы, укреплять уверенность в качестве товаров или услуг. При этом важно фиксировать, как часто покупатели возвращаются и делают повторные покупки.

Частые ошибки при масштабировании

Масштабирование компании — непростая задача. Необдуманные изменения могут подорвать даже успешный бизнес. Рассмотрим основные ошибки, которые можно допустить при расширении.

• Выбор неверной стратегии. В результате качество товаров или услуг может стать хуже и компания потеряет клиентов. Например, вместо расширения ассортимента предприятие открывает новую точку. Тогда клиент выберет другого производителя, где найдёт нужный ему продукт.
• Нехватка ресурсов. Если бизнесмен не учёл все необходимые расходы на открытие второй точки, средств может не хватить. Тогда придётся экстренно искать дополнительные деньги: оформлять кредит в банке на невыгодных условиях или привлекать инвесторов, обещая им часть от будущей чистой прибыли.
• Фальстарт. Если собственник поторопился с открытием новых точек продаж, это может привести к убыткам. Не стоит открывать новую кофейню, если первая ещё не приносит стабильную прибыль, а бизнес-процессы не отлажены.
• Отсутствие делегирования или неправильное управление персоналом. Если предприниматель привык все операционные вопросы решать сам, ему будет сложно координировать работу разросшегося бизнеса. Собственник не сможет оперативно реагировать на трудности и возможные проблемы растущей компании, поэтому должен делегировать задачи другим сотрудникам. Помимо этого, недостаточная подготовка кадров или неправильное распределение обязанностей между менеджерами, руководителями или отделами также может привести к проблемам.
• Игнорирование конкурентов. Пока бизнес маленький, всех участников рынка можно не заметить. Но при расширении конкуренты активизируются: могут снизить цену, сделать выгодное предложение, объявить акцию на товар или услугу. Это может привести к оттоку клиентов в вашей компании. К этому надо быть готовым: заранее продумать варианты по привлечению новых клиентов, своевременно закрывать возросший спрос и реагировать на изменения рынка и деловой среды.

Чек-лист: как безопасно масштабировать бизнес

1. Убедиться, что бизнес готов к масштабированию, проанализировав его финансовую отчётность.
2. Провести SWOT-анализ и проанализировать его результаты.
3. Составить финмодель, чтобы оценить эффективность запуска нового направления или открытия новой точки.
4. Оценить эффективность персонала и при необходимости расширить штат.
5. Актуализировать систему учёта в организации, чтобы она отвечала новым задачам.
6. Определить ключевые показатели масштабирования и следить за их выполнением.
7. Выбрать стратегию расширения и оценивать его эффективность на каждом из этапов.