Облачное или коробочное решение: что выбрать для управления финансами компании?

Что называют коробкой и облаком

В сфере управления финансами компании существует два типа программного обеспечения: облачные решения и коробочные.

Коробочное решение, или коробка (on-premise), — это программное обеспечение (ПО) для нужд бизнеса, которое устанавливается локально, и все данные хранятся внутри организации.

Классический пример коробочного решения — Microsoft Office и 1C: Предприятие.

Облачное решение, или облачный сервис (SaaS — Software as a Service), предоставляет доступ к ПО через интернет. Это значит, что все данные хранятся на удалённых серверах и доступ к ним осуществляется через веб-браузер.

Популярность SaaS растёт: за последние 10 лет облаков для бизнеса стало значительно больше. Многие банки внедряют подобные решения в свой функционал, например, онлайн-кассы. Среди примеров можно назвать Финтабло, Мой склад, Битрикс24, amoCRM, 1С: Фреш (конфигурация для работы в облаке).

Чтобы разобраться, что лучше выбрать — коробку или облако, разберём их отличия, плюсы и минусы.

Старт работы

Облако

Начать работу с облачным решением довольно просто. Требуется лишь регистрация на платформе, после чего можно сразу же приступать к работе. Нет необходимости в сложной установке или настройке ПО — обновления и техническое обслуживание осуществляются автоматически провайдером, у которого компания приобрела сервис по подписке.

Коробка

Начало работы с коробочным решением требует гораздо больше времени и ресурсов. Сначала нужно приобрести необходимое оборудование для ПО или арендовать его, затем установить и настроить программу. Для этого потребуются ИT-специалисты в штате либо на аутсорсе. А это увеличивает стартовые затраты.

Необходимое оборудование

Облако

Для работы требуется только устройство с доступом в интернет и веб-браузер.

С облачным решением проще получить удалённый доступ, для этого нужно только залогиниться. Войти в систему можно практически из любой точки мира с любого устройства, даже со смартфона. Это значительно упрощает процессы и повышает эффективность работы.

«Облачные решения подходят для любого бизнеса. Кроме тех, у которых служба безопасности не пропустит хранение информации на сторонних серверах. Такие компании чаще всего уже имеют свои серверные и всю необходимую для этого инфраструктуру».

Коробка

Для коробочного ПО может потребоваться дополнительное оборудование, чтобы правильно организовать хранение и обработку данных. Понадобится приобрести или арендовать сервер, настроить сеть и обеспечить резервное копирование данных.

Покупка сервера также требует приобретения оперативной памяти, обустройства специальной комнаты в компании — серверной, системы охлаждения и вентиляции. Конечно, для установки коробочного ПО не всегда обязательно покупать и ухаживать за своими серверами, можно их арендовать. Но и в случае аренды у компании появляются дополнительные ежемесячные расходы.

Программу нужно будет установить на персональное устройства каждого сотрудника, который будет ею пользоваться. А чтобы сотрудники могли получить удалённый доступ к коробочному ПО, могут понадобиться специальные настройки и помощь сотрудников техподдержки.

Безопасность и сохранность данных

Облако

Облачные решения соответствуют высокому уровню безопасности. Компании-провайдеры дорожат своей репутацией и серьёзно относятся к безопасности данных: используют защищённое подключение, современные методы и протоколы шифрования, например, безопасный алгоритм хеширования SHA 256. А также регулярно осуществляют резервное копирование данных и обновляют систему безопасности.

Кроме того, информация автоматически резервируется на удалённых серверах, что снижает риск её утраты.

«В сервисе финансового учёта „Финтабло“ резервная копия данных (бэкап) создаётся в облаке регулярно. Если даже в работе сервиса произойдёт какой-либо сбой, то информацию можно будет быстро восстановить из резервных копий».

Чтобы быть уверенным, что облако для работы с финансовыми данными надёжное, убедитесь, что у компании-провайдера есть:

• сертификат соответствия Федеральному закону № 152-ФЗ 3-го уровня защищённости и выше. По закону без этого сертификата нельзя работать с данными;
• должный уровень дата-центров — он должен быть не ниже третьего;
• международные сертификаты — PCI-DSS, ISO 27 001 и 900. Их наличие будет плюсом;
• физические (bare metal) серверы, которые находятся на территории России. В сравнении с виртуальными физические серверы считаются более безопасными, так как в таком случае сервер изолирован от других.

«Некоторые отечественные облачные решения могут быть безопаснее Google Таблиц. Серверы Google находятся за границей, а серверы, например, Финтабло — в России. Также мощности, необходимые для загрузки больших объёмов информации, Финтабло берёт на себя. В то время как в электронных таблицах задействуется оперативная память компьютера пользователя. Поэтому, если нужно перерабатывать большие базы данных, лучше использовать облачный сервис».

Если компания рассматривает вариант перехода с коробочного ПО, важно изучить провайдера, предоставляемую им техподдержку и репутацию на рынке.

Коробка

Коробочные решения предоставляют компании полный контроль над всеми данными, что может быть важно для крупных компаний и организаций с высокими требованиями к конфиденциальности. Однако ответственность за безопасность данных ложится на саму компанию.

Компании нужно будет самой найти и нанять в штат или взять на аутсорс специалистов для внедрения и поддержки систем безопасности, чтобы соответствовать нормам федерального закона о защите конфиденциальной информации. А также обеспечить организацию резервного копирования данных, потому что без этого случайно удалённые данные могут быть утеряны безвозвратно.

Функционал

Облако

Облачные решения часто предлагают широкий функционал и гибкость в настройке. Главное отличие SaaS от коробочной версии — за правку багов, обновления и хранение данных отвечает поставщик, который предоставляет ПО. Сервисы постоянно дорабатываются под запросы пользователей, обновления вступают в силу автоматически — пользователям ничего не нужно устанавливать самостоятельно.

Такие решения легко интегрируются с другими сервисами и приложениями для бизнеса, например, с онлайн-кассами различных банков.

Облачное ПО можно объединить с другими необходимыми для деятельности компании продуктами, настроить интеграцию и автоматизировать обмен данными. Так, например, в Финтабло есть автоматический учёт данных из банков, эквайрингов и других сервисов.

Интеграции Финтабло с распространёнными сервисами для бизнеса

Коробка

Функционал коробочных решений может иметь ряд ограничений. Набор функций будет зависеть от версии установленного программного обеспечения. Чтобы расширить функционал стандартной версии, потребуются обновления, которые требуют дополнительных затрат и времени на их установку.
Однако коробочный вариант может быть более гибким в плане настройки под специфические потребности компании. Можно сделать индивидуальные доработки программы под новый проект или при изменении в корпоративных процессах. Часто коробки открыты к доработкам за дополнительную плату и могут по запросу изменить или расширить функционал через сеть партнёров-разработчиков.

Стоимость обслуживания

Облако

Облачные ПО предоставляются по подписке, поэтому не придётся ничего разрабатывать или покупать дорогостоящее коробочное решение. Компания может сэкономить ресурсы, так как не придётся нанимать собственных специалистов и проводить исследования. Иногда обновление и поддержка программы может обойтись дороже, чем разработка ПО. Бизнесу просто невыгодно делать всё самому.

Тарифы у облаков могут быть достаточно недорогими, их стоимость варьируется в зависимости от необходимого набора функций. Также в прайс-листе облачных продуктов можно встретить бесплатный пробный период. Его срок может составлять от нескольких дней до месяца, а сам он даёт возможность понять, подходит ли компании эта программа.

Тарифы сервиса финансового учёта «Финтабло»

Коробка

Коробочные решения требуют значительных стартовых вложений для покупки ПО, оборудования и затрат на установку. Кроме того, для обслуживания и обновления программного обеспечения может понадобиться своя команда разработки, а это может значительно увеличить стартовый бюджет.

Сравнение затрат на ПО

Сравним затраты на облачное решение на примере Финтабло и коробочное на примере популярной программы 1С: УНФ 8.

	Облачный сервис	Коробочное решение
Стартовые вложения	—	От 6 600 до 42 900 руб. в зависимости от набора функций
Расходы на техническую поддержку и обновления	—	Обслуживание по договору 1С: ИТС (информационно-технологическое сопровождение): от 29 376 руб. во время льготного периода
Расходы на добавление рабочих мест	—	Подключение и настройка каждого дополнительного рабочего места — 7 700 руб.
Ежемесячные траты — подписка	От 2 390 до 11 990 руб. в зависимости от набора функций	—
Затраты на ИТ-специалистов	—	+
Резервное хранение	Есть, хранение на серверах сервиса	Есть, хранение на серверах компании
Удалённый доступ	Автоматический удалённый доступ	Есть возможность удалённого доступа, но его настройка — задача компании
Безопасность	Полностью обеспечивает провайдер	Обеспечение безопасности — задача компании

Для малого и среднего бизнеса удобнее пользоваться облачным сервисом ввиду простоты входа и высокой скорости обновлений и правок ошибок. Также при покупке подписки уже подразумевается полная безопасность данных. В облаке всё обновляется автоматически, а в случае коробки вопросом обновления ПО будет заниматься технический специалист внутри организации.

Что выбрать

Выбор между облачным и коробочным решением зависит от конкретных нужд и возможностей бизнеса.

Если важна простота в установке и использовании, а также возможность удалённой работы без дополнительной настройки, то облачное решение будет более предпочтительным. Оно также подойдёт для компаний, которые хотят избежать больших стартовых затрат.

«Облачные сервисы просты в установке, а обновления происходят автоматически. Поэтому, если у компании нет своих разработчиков и сисадминов и нет желания брать специалистов на аутсорс — лучше выбрать для работы облачное ПО».

Если компания имеет строгие требования к безопасности данных и уже обладает необходимой инфраструктурой, можно выбрать коробочное ПО. Оно предоставляет полный контроль над данными и позволяет настроить программное обеспечение под специфические нужды бизнеса.