Отчёты в отделе продаж: как вести, зачем нужны

Зачем нужны отчёты в отделе продаж

Представьте отдел продаж, который работает по наитию — планов и отчётов нет, клиентов не дожимают и работают как придётся. Много ли выручки принесёт этот отдел? Далеко не факт. Сотрудники не сильно любят волокиту с цифрами — для них это долго, но для собственников это — управление, глаза и уши бизнеса. Отчёты помогают:

• Оценить реальную эффективность работы: сколько сделок заключили? Какую выручку получили? Какие каналы сработали лучше всего, а какие просели? Без этих данных будет тяжело составить общую картину по продажам.
• Выявить узкие места и точки роста: возможно, у вас слишком долгий цикл сделки, много лидов «зависают» на этапе принятия решения, или менеджеры тратят время на неперспективных клиентов. Данные помогают обнаружить эти проблемы и оптимизировать бизнес-процессы.
• Ставить реалистичные цели и прогнозировать выполнение плана: сколько товаров нужно произвести? Сколько менеджеров нанять? Какую рекламную кампанию запустить? Сколько нужно лидов от маркетинга? Ответы на эти вопросы дадут вам именно отделы продаж, ну и данные из управленческого учёта.
• Мотивировать сотрудников и создавать здоровую конкуренцию: отчёты помогают повысить эффективность каждого менеджера, отмечать достижения и поощрять лучших. Когда сотрудники видят свой прогресс в цифрах, это мотивирует их работать ещё лучше.

Составленные отчёты выполняют сразу несколько целей: помогают собственнику оценить ситуацию с продажами и управлять ими, принимать решения, мотивировать сотрудников работать лучше и планировать дальнейшие действия.

Виды отчётов в отделе продаж: краткий гид

Мир отчётности огромен, но есть базовый набор. Итак, что нужно почти каждому бизнесу:

1. Общий отчёт о продажах: главный помощник в оценке общей ситуации, может включать в себя Отчёт план/факт.
2. Отчёт о продажах отдельного менеджера: помогает оценить вклад каждого сотрудника в отделе, посмотреть количество сделок.
3. Отчёт о продажах в разрезе товаров/услуг: показывает, какие продукты лидируют в продажах, а какие нужно продвигать дополнительно.
4. Отчёт по отдельным направлениям/филиалам: актуально для компаний с разветвлённой структурой, например, с филиалами в разных городах.
5. Отчёт план/факт: позволяет сравнить желаемое с действительностью и скорректировать стратегию.
6. Отчёт о рентабельности продаж: помогает рассчитать, какие продажи приносят реальную прибыль, а какие лишь создают иллюзию.

Общий отчёт о продажах

Представьте себе таблицу с ключевыми показателями, которые отражают состояние вашего бизнеса, например, вот такая сводная таблица:

Пример отчёта ОП

С помощью этого отчёта вы сможете посмотреть:

Объём продаж за выбранный период: день, неделя, месяц, квартал, год. Здесь вы видите общую динамику и структуру продаж: растут они, падают или находятся на стабильном уровне.

Сумму продаж. Этот показатель особенно важен для оценки финансовых результатов и планирования бюджета.

Средний чек. Отражает среднюю сумму покупки, помогает оценить качество работы отдела продаж — насколько менеджеры отдела продаж хорошо знают свой продукт. Также средний чек помогает сегментировать клиентов, разрабатывать акции.

Конверсию. Показывает, какой процент лидов превращается в реальных покупателей, и показывает степень коммерческого успеха. Низкая конверсия — сигнал к тому, что нужно оптимизировать воронку продаж или углубиться в работу менеджеров по продажам.

Не всегда рост продаж — это хорошо. Дело может быть в рентабельности, среднем чеке и конверсии.

Например, вы видите, что количество продаж в этом месяце выросло на 15 % по сравнению с прошлым. Но не спешите радоваться. Возможно, средний чек при этом снизился, а значит, нужно проанализировать причины и скорректировать стратегию, обсудить ситуацию с менеджерами по продажам.

Отчёт менеджера

Эта форма отчёта разделяется ещё на два:

1. Основные показатели каждого менеджера по продажам. Главный инструмент для оценки того, насколько эффективен каждый член команды. Его смотрит руководитель отдела или директор по продажам. Можно посмотреть, сколько сотрудник делает холодных звонков, закрывает сделок, выставляет коммерческих предложений и как выполняет план продаж.
2. Работа отдела контроля качества. Можно отслеживать, насколько хорошо исполняется технология работы, которая есть в отделе продаж, как менеджер общается с клиентами.

Пример отчёта по встречам: может включать количество звонков, встреч, подготовленных КП и оплаченных счетов

Подобные отчёты для менеджеров по продажам помогают не только в плане цифр, но и морально: сотрудник видит свои успехи, неудачи, сколько пользы он приносит бизнесу по суммам сделок. У каждого менеджера зачастую есть месячный план продаж. Цель отчёта — сигнализировать о факте выполнения или невыполнении плана и проводить анализ продаж.

Пример. Менеджер делает мало холодных звонков, при этом закрывает сделки на крупные суммы, фактически выполняет план и приносит компании 80 % прибыли. Другой — проводит сотни звонков по базе, но план закрывает только на 50 %, а сделки и встречи постоянно срываются. Руководитель отдела продаж проводит анализ плана и факта, выявляет сильные и слабые стороны каждого сотрудника и помогает им стать лучше.

Отчёт о продажах в разрезе товаров/услуг

Если вы продаёте много товаров, то с помощью отчёта можно узнать, что сейчас приносит больше денег, а какие позиции не приносят ничего. То есть сделать анализ текущей ситуации.

Так вы сможете оптимизировать маркетинговую стратегию, сфокусироваться либо на самых продающих позициях, либо перевести все силы на слабые товары.

Пример. У вас магазин одежды, вы продаёте мужскую и женскую одежду. Отчёт показывает, что женские платья разлетаются быстро, а вот мужские рубашки почти не пользуются спросом. Что делать? Возможно, стоит пересмотреть ассортимент, запустить акцию на рубашки или перенаправить усилия на продвижение платьев в социальных сетях.

Отчёт о продажах по отдельным направлениям/филиалам

Такая форма отчёта нужна в первую очередь тем компаниям, где есть много точек продаж. Так вы сможете собрать данные сразу по всем филиалам и провести анализ — в итоге вы сможете понять, как увеличить выручку с каждого места.

Пример. У вас сеть кофеен. Отчёт показывает, что одна кофейня значительно обгоняет по объёму продаж все остальные. В чём секрет её успеха? Может быть, дело в удачном расположении, особенной атмосфере или профессионализме бариста? Изучаем опыт такой кофейни и масштабируем удачные бизнес-решения в другие точки.

Отчёт план/факт

Отчёт должен сравнить текущие результаты с запланированными. Это поможет оперативно корректировать стратегию, если что-то идёт не так.

К этому отчёту приходят после анализа всех остальных планов, и уже проще понять, почему не удалось выполнить план или какие показатели помогли его перевыполнить.

Пример отчёта План/факт

Пример. Планировали продать в этом месяце товаров на 1 млн руб., а продали на 800 тыс. руб. Почему не удалось достичь плановых показателей? Возможно, снизился спрос, появились конкуренты, или менеджеры не совершали достаточно звонков. Анализируем причины, корректируем планы или ищем новые пути достижения целей.

Отчёт о рентабельности продаж

Не все продажи одинаково полезны. Отчёт о рентабельности представляет собой данные о том, какие товары или услуги приносят максимальную прибыль, а какие, несмотря на популярность, съедают ресурсы и тянут бизнес на дно. Каждая компания сама решает, вести этот отчёт или нет, — он может пригодиться в оптовых компаниях или в фирмах с проектными продажами.

Пример. Продаёте два вида товаров — с высокой и низкой наценкой. Данные показывают, что продажи товаров с низкой наценкой занимают 80 % времени менеджеров, а прибыли приносят всего 20 %. Возможно, стоит пересмотреть ценовую политику или сфокусироваться на продажах более маржинальных товаров, которые принесут компании больше денег при меньших усилиях.

Собственники и топ-менеджеры должны следить за выполнением плана продаж. Как делать это более эффективно? Используйте дашборд от Финтабло. С его помощью предпринимателям будет проще в течение месяца следить за тем, как идут дела у компании. И вовремя принимать управленческие решения, если нужно повлиять на результат. Дашборд показывает всю нужную информацию для ежедневного контроля.

Посмотрите демонстрацию работы дашборда, Сергей Краснов, сооснователь Нескучных финансов, показывает, как контролирует выполнение плана:

Демонстрация работы автоматизированного дашборда

Узнайте, как использовать Дашборд и как внедрить другие отчёты для оперативного контроля выполнения плана.

Коротко

1. Основных форм отчётов в отделе продаж шесть — каждый из них помогает следить за продажами, анализировать текущую ситуацию, планы, вовремя реагировать на отклонения, принимать решения на уровне отдела.
2. Собственнику бизнеса отчёты помогут составить общую картину по продажам, повысить мотивацию сотрудников и в нужное время изменить или оптимизировать механику продаж.
3. Отчёты помогают проанализировать ситуацию с каждым менеджером продаж, увидеть слабые и сильные стороны как отдельного сотрудника, так и системы в целом.