Топ сервисов для финучëта: какой выбрать?

Для чего нужны сервисы финучёта

У Алëны небольшая кондитерская. Сначала она делала торты на дому и знала, какова примерная себестоимость каждого кондитерского изделия и сколько она сможет с него заработать. После открытия кондитерской Алёна поняла, что больше не может держать все цифры в уме: ей сложно посчитать, сколько она получит в итоге. Алёну волновало, будут ли у неё средства для выплаты зарплат, закупку сырья и оплату коммунальных расходов. Полностью побороть эти сомнения ей поможет финучëт.

Если у бизнеса есть деньги, их нужно считать. Для этого собственник может не только использовать блокнот и ручку, но и делегировать эту задачу специальным инструментам. Качественный финучёт позволит:

• не допустить кассовых разрывов;
• избежать просрочек платежей;
• понять текущее состояние бизнеса;
• контролировать доходы и расходы;
• определить узкие места в процессах.

В специализированных сервисах финучёта автоматизированы многие функции. Благодаря этому они экономят время собственника, избавляют финансистов от ручной рутины и обеспечивают точность данных.

Сервисы бухучёта

Сервисы бухучёта автоматизируют процессы ведения бухгалтерии. Их основная задача — помогать вести учёт в соответствии с требованиями законодательства, минимизировать вероятность ошибок и подготовить финансовую отчётность для корректного исчисления налогов.

Может показаться, что бухгалтерских сервисов будет достаточно для финансового учёта: те же цифры, остатки, обороты. На самом деле это не так.

Во-первых, управленческий учёт отличается от бухгалтерского. Цель бухгалтерского учёта — сформировать достоверную финансовую отчётность для внешних пользователей: налоговых органов, акционеров, управления статистики, банков. Управленческий учёт помогает управлять компанией, это внутренний инструмент бизнеса. Он даёт собственнику точную картину того, как обстоят дела на текущий момент: где намечается кассовый разрыв, просадка по прибыли, у каких товаров выше доходность. Если у компании несколько магазинов, управленческий учёт покажет, сколько в целом они дают прибыли, какой филиал работает с большей эффективностью или, может быть, несёт убытки.

Во-вторых, даже лучшие сервисы бухгалтерского учёта могут не иметь решений для финансового анализа. А в тех программах, где такой функционал есть, его ещё нужно настроить. Возможно, придётся докупать рабочие места, тратить время на доработку, мучительно долго настраивать дополнительные инструменты, а в некоторых случаях добавлять оперативную память и даже переустанавливать или менять систему.

В-третьих, значительная доработка утяжеляет программу. Она может зависать, выдавать ошибки. В итоге можно получить проблемы в том процессе, в котором ошибаться никак нельзя. Это может привести к искажению финансовой отчётности, к штрафам и санкциям от налоговой инспекции.

Решения от 1С

Систему программ «1С: Предприятие» используют для автоматизации управления и учёта на предприятиях различных отраслей и видов деятельности.

Изначально программа была разработана именно для целей бухгалтерского учёта, а не управленческого.

Кажется, что можно приспособиться и работать с тем, что есть, или произвести дополнительные настройки, которые помогут анализировать и контролировать некоторые показатели. Но, как правило, такие решения приводят к дополнительным расходам. Необходимо тратить деньги на настройку плагина в такой программе или покупку дополнительного модуля, держать в штате на постоянной ставке программиста, который будет вносить необходимые изменения и корректировки в софт. Если компания может позволить себе такие затраты, тогда можно заказать доработку системы и через полгода начать формировать отчёты в бухгалтерской системе. Если такой возможности нет, необходимо выбирать другие варианты для планирования, анализа и контроля данных.

Таблицы Excel и Google

Таблицы Excel и Google — это доступные и гибкие инструменты для ведения управленческого учёта. Их можно настроить почти под любой запрос и потребности бизнеса, вывести в удобном виде и формате.

Однако у них есть определённые ограничения.

1. Данные вносят вручную. Для этого ответственный специалист с определённой периодичностью (раз в день, два раза в неделю или чаще) вносит исходную информацию в отчёты. Этот процесс занимает время и не позволяет руководителю оперативно узнать, какой результат показывает предприятие в текущем месяце.
2. Высокая вероятность ошибок из-за человеческого фактора. При обработке данных руками многократно увеличивается риск ошибок и опечаток. Чтобы их снизить, при формировании отчётов можно сделать проверочные формулы. Однако поиск несоответствий может затянуться надолго.
3. Недоступность совместного доступа в Excel. В таблице Excel нельзя работать нескольким пользователям одновременно. Это негативно сказывается на скорости обработки информации. Например, кладовщик занимает файл и вносит данные по списанию товаров, или менеджер отдела продаж уточняет цифры по текущим заказам. Пока он не закончит, финансист не сможет внести в этот же файл банковские операции или выписки по валютным счетам. В отличие от Excel в Google Таблицах такого ограничения нет. Их основное преимущество в том, что они дают возможность одновременно вносить данные сразу нескольким сотрудникам. При этом финансовый директор или менеджер отдела продаж могут в одно время просматривать файл и оставлять свои комментарии.
4. Сложно дать ограниченный доступ. Нельзя дать доступ только к определенному проекту или поделиться ОПиУ с маркетологом, не раскрывая информации о зарплатах сотрудников, или нужно делать отдельные версии отчётов для таких случаев.
5. Системные ошибки. Настройка автоматических формул помогает ускорить расчёты. Но за шаблонами отчётов и формулами в них важно следить и постоянно перепроверять. Часто бывает, что в момент составления отчёта меняется диапазон ячеек, порядок источников данных или сбивается сама формула. В таких случаях можно получить некорректные цифры и потратить много времени на поиск ошибки.
6. Виснут при большом объеме данных. Если в компании 100 операций в день, через 3 месяца они превратятся в 3000 строк. Чем больше файл, тем выше вероятность подвисаний и долгой загрузки. Особенно актуально для Google-таблиц.

Если у компании небольшие обороты и управленческую отчётность готовит один человек, подойдёт Excel. Когда с файлом работает сразу несколько ответственных лиц, каждый из которых вносит свои данные, лучше всего использовать Google Таблицы. Но если у бизнеса больше 10 операций в день, или есть проекты, длящиеся дольше месяца, или есть операции в нескольких валютах, то эффективнее работать в сервисе автоматизации финучёта.

Сервисы автоматизации финучёта

Цель сервиса — автоматизировать и ускорить процесс сбора информации. Чем раньше собственник получит информацию, тем скорее он отреагирует на возможные точки роста или проблемы в бизнесе. Например, при стабильной выручке может не оказаться денег в кассе. Это приведёт к кассовому разрыву, просрочке платежей и возможным штрафам и санкциям. Если предприниматель заметит дефицит средств заранее, он сможет найти деньги и перекрыть разрыв: например, оформит овердрафт или проведёт работу с дебиторами.

Большинство специализированных онлайн-сервисов финучëта платные, но их стоимость ниже, чем комплексная доработка бухгалтерской системы. При этом многие из них предлагают бесплатный пробный период: можно посмотреть, как будут выглядеть итоговые отчёты, оценить интерфейс, полноту данных и скорость обработки.

Один из таких сервисов — Финтабло. Благодаря интеграциям с другими программами и банками он позволяет подключить автоматическую передачу данных — их не придётся вносить вручную. При этом все данные надёжно защищены.

Интеграции позволяют экономить до 30 часов в месяц

В сервисе можно автоматизировать сборку трёх основных управленческих отчётов: Отчёта о движении денежных средств (ОДДС), Отчёта о прибылях и убытках (ОПиУ) и управленческого Баланса. Все данные взаимосвязаны и перетекают из одного отчёта в другой.

Отчёты можно формировать не только по статьям, но и по направлениям бизнеса. Например, ОПиУ по направлениям покажет, какую выручку принесло каждое из них.

ОПиУ в разрезе направлений в Финтабло

В Финтабло на основе данных из отчётов формируются наглядные и понятные графики. По ним можно отследить динамику ключевых показателей в одном месте и быстро оценить положение дел в компании, не углубляясь в каждый отчёт. Информация о поступлениях и списаниях выводится на специальный дашборд — подручный инструмент собственника, при взгляде на который можно понять, есть ли отклонение от плана.

Дашборд в Финтабло

Динамика поступлений и списаний на панели приборов в Финтабло

Коротко

1. Компания не может обойтись без финансового учёта. Он помогает собственнику управлять ресурсами, планировать, отслеживать аналитику по проектам, получать актуальную информацию о положении дел на предприятии и принимать правильные управленческие решения.
2. Основная цель сервисов бухгалтерского учёта — автоматизировать подготовку информации для правильного исчисления налогов. Бухгалтерская отчётность имеет строгую форму и соответствует требованиям законодательства.
3. Управленческий учёт можно настроить в некоторых бухгалтерских системах. Но, как правило, этот процесс занимает несколько месяцев и дорого стоит. При этом в штате компании необходимо иметь программиста, который сможет оперативно вносить корректировки при изменении законов, учётной политики или правил учёта.
4. Таблицы Excel и Google подходят для финансового учёта. Они имеют множество встроенных формул, несколько видов диаграмм и готовых решений для отчётов. С их помощью можно планировать, анализировать и контролировать выполнение различных показателей. Ограничения таблиц: ручной ввод исходных данных, возможные ошибки, сбои при обработке больших массивов данных, необходимы навыки работы в таблицах и время.
5. Сервисы финансового учёта упрощают работу финансовых директоров и менеджеров. После первоначальной настройки большинство отчётов в них формируются автоматически. Интеграции с банками и приложениями минимизируют возможные ошибки в данных и экономят время на создание отчётов.

Сервис «Финтабло» создан для того, чтобы вести финучёт, в нем есть выстроена методология и связь между отчётами, достаточно настроить интеграции один раз, чтобы данные обновлялись автоматически. Собственник может в любой момент зайти в сервис и увидеть остаток денег в компании, процент выполнения плана и данные за предыдущие периоды.
Попробуйте все функции сервиса бесплатно в течение 7 дней. Карту привязывать не нужно. Кроме доступа к отчётам, после регистрации откроется доступ к видео-курсам «Деньги под контролем» и «Деньги и прибыль».