Что такое дебиторская задолженность и как с ней работать

У бизнеса бывает несколько видов активов, один из них — дебиторская задолженность. В этой статье расскажем, как она возникает и как ей можно управлять.

Содержание статьи
  1. Что такое дебиторская задолженность
  2. Отличие от кредиторской задолженности
  3. Взаимосвязь
  4. Когда и как возникает дебиторка
  5. Виды дебиторской задолженности
  6. Учет дебиторской задолженности
  7. Оборачиваемость
  8. Нормальное значение
  9. Управление дебиторской задолженностью
  10. Участники процесса
  11. Операции с дебиторской задолженностью
  12. Контроль должников
  13. Инвентаризация
  14. Взыскание
  15. Списание
  16. Страхование
  17. Продажа
  18. Как снизить дебиторскую задолженность
  19. Заключение

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторскую задолженность сокращенно называют дебиторкой. Это сумма долга, который образовался перед бизнесом у контрагентов. Должниками могут быть клиенты, сотрудники, поставщики и даже государство.

Дебиторка — это всё, что должны вернуть контрагенты.

Должников называют дебиторами. Это понятие происходит от латинского debet (дебет) — «‎он должен».‎

Отличие от кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность — это противоположная ситуация: когда у организации есть долги перед контрагентами. Например, кредиты в банке или отсрочка платежа поставщикам.

Примеры:

Кредиторская задолженность Дебиторская задолженность
Долг перед поставщиком за товар, услугу или работы Отсрочка платежа у покупателя
Предоставленная покупателю рассрочка за уже оказанную услугу
Налоги, которые не выплатили вовремя, и штрафы по ним Переплата по налогам и сборам
Задолженности по зарплате сотрудникам Авансовые выплаты работникам, подотчетные суммы

Взаимосвязь

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности — финансовый показатель, который помогает оценить эффективность работы с обязательствами.

Коэффициент соотношения рассчитывают по формуле:

\[ К = \frac{Дебиторская\enspaceзадолженность}{Кредиторская\enspaceзадолженность} \]

Идеальный результат — 1. Это значит, что у фирмы поровну и того, и другого.

Значение выше единицы говорит о том, что компания быстро рассчитывается с кредиторами, а долги от контрагентов ждёт долго. Если значение меньше, чем 1, это указывает на возможные задержки в выплате кредиторки.

Когда и как возникает дебиторка

Дебиторская задолженность образуется, когда участники сделки не могут одновременно выполнить условия договора.

Пример

ООО «Альфа» заказывает поставку товара у ООО «Бета». «‎Бета» отгружает товар, а «Альфа» договаривается об отсрочке платежа. Так появляется задолженность: у фирмы «Альфа» кредиторская, а у «‎Бета» — дебиторская.

Обязательства могут продлиться всего несколько часов, а могут растянуться на годы.

Чем больше клиентов и контрагентов у бизнеса, который предоставляет отсрочки или вносит предоплаты, тем быстрее растёт его дебиторка. Поэтому важно её контролировать и вести учет.

«‎Бывают ситуации, когда по всем финансовым отчетам бизнес приносит прибыль, но денег на счетах постоянно не хватает. Причина может быть в слабом контроле за дебиторской задолженностью.»

Артур Гильмияров, финансовый директор

Виды дебиторской задолженности

В управленческом учёте главный признак разделения дебиторской задолженности — это деление на покупателей и поставщиков:

ДЗ с точки зрения компании
Покупатели Поставщики
Мы продали продали товар или услугу с отсрочкой. Мы отправили предоплату за товар или услугу.
Мы отправили налоговых платежей больше, чем были должны.
Мы выдали сотрудникам аванс или займ.

«Часто предприниматели помнят только про долги покупателей. Хотя в результате взаимодействия с поставщиками возникает точно такая же задолженность.»‎

Артур Гильмияров, финансовый директор
При желании дебиторку можно детализировать ещё глубже по нескольким признакам.

По основаниям появления — в зависимости от того, кто задолжал фирме:

  • Покупатели — если не оплатили товар.
  • Поставщики — когда им внесли предоплату, но товар от них пока не пришёл.
  • Сотрудники — например, если им выплатили аванс или выдали заём.
  • Учредители — если должны покрыть долю уставного капитала.
  • Государство — если была перелата налогов и взносов.

По срокам погашения — может быть краткосрочной или долгосрочной:

  • Краткосрочная — вернуть долг нужно в течение 12 месяцев. Например, договор об отсрочке платежа на 3 месяца.
  • Долгосрочная — срок погашения больше года.

По срокам погашения обязательств — как скоро наступит время оплаты:

  • Нормальная, ещё говорят срочная или текущая — срок погашения ещё не истёк.
  • Просроченная — деньги уже должны были вернуть, но пока этого не сделали.

По вероятности погашения — насколько вероятно, что дебиторы выполнят свои обязательства.

  • Нормальная — оплата ожидается по плану.
  • Сомнительная — нет обеспечения: залога, поручения или гарантии. Возникают сомнения, что такой долг когда-нибудь вернут.
  • Безнадёжная — если у задолженности истёк срок исковой давности. Либо если не получается взыскать её в судебном порядке или компания ликвидирована.

По характеру обеспечения — что гарантирует возврат:

  • Банковская гарантия — когда банк выступает гарантом и должен будет вернуть долг, если этого не сделает дебитор.
  • Поручительство — когда третья сторона берёт на себя ответственность, если дебитор не вернёт средства.
  • Залог — когда есть имущество, которое можно взыскать, если дебитор не выплатит долг.
  • Ничего — задолженность никак не обеспечена.

Учет дебиторской задолженности

Дебиторка— это актив компании, который влияет на её ликвидность и отражается в финансовой отчётности. В бухгалтерском учете рассчитывают сумму долгов и заносят итог в отчёт о балансе предприятия.

Баланс — это отчёт в бухучете, который отражает данные о финансовом состоянии организации. Дебиторка попадает в строку 1230 «‎Дебиторская задолженность».

II. Оборотные активы
Запасы 1210
НДС по приобретенным ценностям 1220
Дебиторская задолженность 1230
Финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов) 1240
Денежные средства и денежные эквиваленты 1250
Прочие оборотные активы 1260
Итого по разделу II 1200

Чтобы узнать сумму задолженностей, бухгалтера собирают информацию по всем счетам учета, анализируют дебиторов, даты и вероятность погашения обязательств. После этого сверяются с контрагентами, выявляют безнадёжные долги и подбивают итоги.

Оборачиваемость

Чтобы оценить дебиторскую задолженность, можно рассчитать коэффициент её оборачиваемости. Это поможет узнать, насколько эффективно компания контролирует долги.

Оборачиваемость дебиторки — это отношение выручки к средней дебиторской задолженности:

\[ Коэффициент\enspaceоборачиваемости = \frac{Выручка\enspaceили\enspaceпродажи\enspaceв\enspaceкредит}{Средняя\enspaceдебиторская\enspaceзадолженность} \]

Чтобы узнать среднюю дебиторскую задолженность, нужно сложить долги в начале года с суммой на конец года и разделить результат на два:

\[ Средняя\enspaceдебиторская\enspaceзадолженность = \frac{Д\enspaceна\enspaceначало\enspaceгода\enspace+\enspaceД\enspaceна\enspaceконец\enspaceгода}{2} \]

Ещё один полезный финансовый показатель — период погашения дебиторской задолженности. Он отражает средний период возврата средств от контрагентов.

Чтобы рассчитать период погашения, нужно разделить 360 на коэффициент оборачиваемости:

\[ Средняя\enspaceдебиторская\enspaceзадолженность = \frac{360}{Коэффициент\enspaceоборачиваемости} \]

Нормальное значение

У этих параметров нет нормативного значения. Чем выше коэффициент оборачиваемости, тем быстрее контрагенты возвращают средства, что чаще всего хорошо для бизнеса.

С другой стороны, есть фирмы, которые продают товары или услуги в кредит. В их случае остаток дебиторки всегда высокий, а оборачиваемость низкая.

Управление дебиторской задолженностью

Дебиторка — это недополученные деньги бизнеса, поэтому ей важно эффективно управлять.

Участники процесса

Управлением в первую очередь занимается финансовый отдел предприятия. Кроме того, в процессе участвуют:

  • бухгалтерия — ведет учет, проводит инвентаризации и предоставляет данные;
  • менеджеры продаж и закупок — контролируют сроки дебиторской задолженности по каждому клиенту;
  • юристы — составляют претензии и иски, защищают права в суде;
  • служба безопасности — проверяет контрагентов до заключения сделки;
  • руководство — контролирует деятельность всех остальных и проводит анализ работы.

«‎Менеджеры по продажам и закупкам должны еженедельно следить за тем, чтобы покупатели возвращали деньги, а поставщики вовремя отгружали товар. Для этого руководитель может разработать систему мотивации своих сотрудников: например, включить в неё долю дебиторки.»‎

Артур Гильмияров, финансовый директор

Операции с дебиторской задолженностью

Предприятия могут проводить различные операции со своей дебиторкой. Рассказываем, что делают компании, у которых она возникает.

Контроль должников

Кредитор должен сам проверять своих контрагентов и следить за тем, чтобы они всё возвращали в срок. Погашать задолженность — не приоритетная задача для дебиторов, поэтому опасно перекладывать на них ответственность за то, чтобы соблюдать условия договора.

Как проверить контрагентов

Ещё на этапе подготовки договора стоит проверить потенциального контрагента на добросовестность и платежеспособность.

Найти компанию по ИНН можно на следующих ресурсах:

Картотека арбитражных дел. Здесь можно увидеть все судебные процессы.

Единый федеральный реестр сведений о банкротстве поможет узнать о начале процедуры банкротства.

Официальный сервис ФНС «‎Прозрачный бизнес» содержит данные о ликвидации и реорганизации бизнеса.

Проводить проверки стоит не только перед заключением сделки, но и в период, когда контрагент уже является дебитором.

Сроки погашения и исковой давности

При заключении сделки в договоре обычно прописывают период, за который дебитор должен погасить задолженность.

Для дебиторской задолженности предусмотрен срок исковой давности. Это период, в течение которого кредитор имеет право взыскать долг принудительно, то есть через суд.

Начало срока исковой давности зависит от условий сделки:

  • Если в договоре прописан последний день исполнения обязательств, отсчёт начинают вести со следующего дня.
  • В случае, если день платежа не указан, кредитор может установить его самостоятельно. Срок давности начнётся со следующего дня.
  • Если в договоре нет даты оплаты, а кредитор выставил требование погасить задолженность, исковая давность начинается с даты выставления требования.

Общий срок исковой давности составляет 3 года. Максимум — 10 лет, если он приостанавливался. Но есть исключения: например, у сделок по договорам транспортной экспедиции исковая давность длится 1 год.

Срок исковой давности может приостанавливаться в таких случаях:

  • Когда стороны пытаются договориться без судебных разбирательств.
  • Когда у кредитора нет возможности обратиться в суд в последние 6 месяцев срока из-за обстоятельств непреодолимой силы, например стихийного бедствия.
  • Когда сторона-должник признаёт просрочку и выполняет часть условий договора.

Инвентаризация

Бухгалтерия проводит инвентаризацию имущества предприятия и всех её обязательств, в том числе дебиторской задолженности. Делают это как минимум раз в год.

Инвентаризацию проводят по инициативе руководства, а ещё есть случаи, когда она обязательна. Например:

  • при подготовке годовой отчётности;
  • во время реорганизации;
  • перед закрытием бизнеса;
  • при приёме на работу сотрудников, которые будут нести материальную ответственность;
  • после форс-мажорных ситуаций, которые нанесли серьёзный ущерб активам фирмы.

Процедура помогает оценить общее состояние дел, а также обнаружить сомнительную и безнадежную задолженность. То, что уже точно не удастся взыскать, бухгалтерия списывает.

Взыскание

Если дебиторскую задолженность не возвращают вовремя, начинается процедура взыскания.

Досудебный порядок

Иногда сторонам удается договориться и пересмотреть условия. Например, если дебитор надёжный, но временно испытывает финансовые трудности, кредитор может предложить отсрочку платежа.

Если не вышло найти компромисс, дебитору направляют досудебную претензию. В ней указывают сумму долга и штраф по договору. Если санкции не были прописаны, может быть начислена пеня, рассчитанная по актуальной ставке ЦБ.

Судебное разбирательство

В случае, если должник проигнорировал претензию или ответил отказом, кредитору нужно обращаться в суд. Порядок действий будет зависеть от общей суммы задолженности:

Меньше ₽400 тыс. для ИП или ₽800 тыс. для юрлиц. Компания-кредитор направляет заявление о выдаче судебного приказа. Разбирательство проходит в упрощенном порядке, то есть без заседаний: судья единолично рассматривает дело и выносит решение.

Больше ₽400 тыс. для ИП или ₽800 для юрлиц. Кредитор направляет в арбитражный суд исковое заявление, копию претензии и документы, которые служат доказательством: договора, чеки или акты.

Если суд вынесет решение в пользу кредитора, взыскивать задолженность будут судебные приставы.

Если компания-дебитор обанкротилась, взыскать деньги смогут предприятия, включенные в реестр кредиторов. Им достанутся средства, вырученные с продажи имущества ликвидированного бизнеса.

Списание

Обязательства списывают, если у них истекли сроки исковой давности или их уже невозможно вернуть. Делать это нужно обоснованно, потому так увеличивается убыток. Деньги приходится возмещать из резерва по сомнительным долгам, а если его нет — признавать расходы.

Частые причины, по которым происходит списание дебиторской задолженности:

  • ликвидация кредитора;
  • смерть индивидуального предпринимателя, который выступал дебитором;
  • решение суда об отказе в удовлетворении иска;
  • акт судебного пристава, в котором сказано, что взыскать задолженность невозможно.

Чтобы списать задолженность, необходимо письменное обоснование и приказ от руководителя. Подтверждением может служить выписка из ЕГРЮЛ, постановление суда, акт судебного пристава.

Списанную дебиторку ещё 5 лет заносят в бухгалтерский баланс — её учет продолжают вести на случай, если должник всё-таки выполнит свои обязательства.

Страхование

Дебиторскую задолженность можно застраховать. Это защитит компанию-дебитора от невозврата, в том числе в случае банкротства покупателя.

Страхование становится гарантией того, что контрагент выполнит свои обязательства. Если этого не произойдет, сумму компенсирует страховая компания.

Есть два распространенных вида страхования дебиторки:

  • Полис. Страховка покрывает сумму конкретной сделки.
  • Генеральная схема. Кредитор и страховая компания заключают контракт, который распространяется на все сделки.

Страхователь не только гарантирует выплату компенсации, но и проводит проверки должников.

Перед тем, как заключать договор страхования, стоит внимательно проверить условия соглашения. Страхователи часто составляют их таким образом, чтобы потом трудно было получить компенсацию.

Продажа

Дебиторская задолженность — это актив, который можно продать. Таким образом кредитор избавит себя от необходимости заниматься взысканием.

Провести сделку можно несколькими способами:

  • Через переуступку права требования или цессию. В рамках трехстороннего соглашения обязательства передают новому кредитору. Это можно сделать как за деньги, так и на безвозмездной основе.
  • Через вексель. Это ценная бумага, в которой отражено обязательство дебитора. В случае судебных разбирательств его можно использовать как подтверждение долга.
  • Через факторинг. Это возможность для покупателя оформить отсрочку платежа, а для продавца — получить деньги сразу. В сделке участвует банк или факторинговая компания. Организация-посредник выплачивает средства кредитору, а затем получает деньги от дебитора.

Просроченную и безнадёжную дебиторку выгоднее продать третьим лицам или коллекторам, чем пытаться взыскать. Но стоит помнить, что такие долги продаются с большой скидкой.

Как снизить дебиторскую задолженность

Есть несколько действий, которые помогут уменьшить долю дебиторки и снизить риски возникновения безнадёжных долгов:

  1. Проверять возможных контрагентов.
  2. Разрабатывать индивидуальные условия для каждого покупателя.
  3. Требовать обеспечения сделки.
  4. Прописывать в договоре дату возврата и санкции за просрочку оплаты.
  5. Контролировать расчёты с контрагентами, включать эту обязанность в систему мотивации сотрудников.
  6. Своевременно направлять претенциозные письма.
  7. Обращаться в суд, если условия не соблюдают.
  8. Продавать безнадёжные долги.

Ещё один способ — работать по полной предоплате. Это избавит бизнес от дебиторки, но может сильно ударить по конкурентоспособности. Скорее всего, потенциальные партнёры предпочтут работать с фирмами, которые предоставляют отсрочку.

Заключение

Главное из статьи:

  1. Дебиторская задолженность — это всё, что компании задолжали контрагенты: покупатели, поставщики, сотрудники и налоговые органы.
  2. Дебиторку можно классифицировать по типу контрагентов, сроку и вероятности погашения, виду обеспечения и другим признакам.
  3. Обязательства нужно контролировать, чтобы бизнес не терял деньги.
  4. Дебиторку можно страховать, взыскивать, продавать и списывать.
  5. Проверка контрагентов и систематизированная работа с обязательствами поможет снизить риски появления безнадёжных долгов.
Вставить формулу как
Блок
Строка
Дополнительные настройки
Цвет формулы
Цвет текста
#333333
Используйте LaTeX для набора формулы
Предпросмотр
\({}\)
Формула не набрана
Вставить