Что такое дебиторская задолженность и как с ней работать

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторскую задолженность сокращенно называют дебиторкой. Это сумма долга, который образовался перед бизнесом у контрагентов. Должниками могут быть клиенты, сотрудники, поставщики и даже государство.

Дебиторка — это всё, что должны вернуть контрагенты.

Должников называют дебиторами. Это понятие происходит от латинского debet (дебет) — «‎он должен».‎

Отличие от кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность — это противоположная ситуация: когда у организации есть долги перед контрагентами. Например, кредиты в банке или отсрочка платежа поставщикам.

Примеры:

Кредиторская задолженность	Дебиторская задолженность
Долг перед поставщиком за товар, услугу или работы	Отсрочка платежа у покупателя Предоставленная покупателю рассрочка за уже оказанную услугу
Налоги, которые не выплатили вовремя, и штрафы по ним	Переплата по налогам и сборам
Задолженности по зарплате сотрудникам	Авансовые выплаты работникам, подотчетные суммы

Взаимосвязь

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности — финансовый показатель, который помогает оценить эффективность работы с обязательствами.

Коэффициент соотношения рассчитывают по формуле:

\[ К = \frac{Дебиторская\enspaceзадолженность}{Кредиторская\enspaceзадолженность} \]

Идеальный результат — 1. Это значит, что у фирмы поровну и того, и другого.

Значение выше единицы говорит о том, что компания быстро рассчитывается с кредиторами, а долги от контрагентов ждёт долго. Если значение меньше, чем 1, это указывает на возможные задержки в выплате кредиторки.

Когда и как возникает дебиторка

Дебиторская задолженность образуется, когда участники сделки не могут одновременно выполнить условия договора.

Пример

ООО «Альфа» заказывает поставку товара у ООО «Бета». «‎Бета» отгружает товар, а «Альфа» договаривается об отсрочке платежа. Так появляется задолженность: у фирмы «Альфа» кредиторская, а у «‎Бета» — дебиторская.

Обязательства могут продлиться всего несколько часов, а могут растянуться на годы.

Чем больше клиентов и контрагентов у бизнеса, который предоставляет отсрочки или вносит предоплаты, тем быстрее растёт его дебиторка. Поэтому важно её контролировать и вести учет.

«‎Бывают ситуации, когда по всем финансовым отчетам бизнес приносит прибыль, но денег на счетах постоянно не хватает. Причина может быть в слабом контроле за дебиторской задолженностью.»

Виды дебиторской задолженности

В управленческом учёте главный признак разделения дебиторской задолженности — это деление на покупателей и поставщиков:

ДЗ с точки зрения компании
Покупатели	Поставщики
Мы продали продали товар или услугу с отсрочкой.	Мы отправили предоплату за товар или услугу.
	Мы отправили налоговых платежей больше, чем были должны.
	Мы выдали сотрудникам аванс или займ.

«Часто предприниматели помнят только про долги покупателей. Хотя в результате взаимодействия с поставщиками возникает точно такая же задолженность.»‎

При желании дебиторку можно детализировать ещё глубже по нескольким признакам.

По основаниям появления — в зависимости от того, кто задолжал фирме:

• Покупатели — если не оплатили товар.
• Поставщики — когда им внесли предоплату, но товар от них пока не пришёл.
• Сотрудники — например, если им выплатили аванс или выдали заём.
• Учредители — если должны покрыть долю уставного капитала.
• Государство — если была перелата налогов и взносов.

По срокам погашения — может быть краткосрочной или долгосрочной:

• Краткосрочная — вернуть долг нужно в течение 12 месяцев. Например, договор об отсрочке платежа на 3 месяца.
• Долгосрочная — срок погашения больше года.

По срокам погашения обязательств — как скоро наступит время оплаты:

• Нормальная, ещё говорят срочная или текущая — срок погашения ещё не истёк.
• Просроченная — деньги уже должны были вернуть, но пока этого не сделали.

По вероятности погашения — насколько вероятно, что дебиторы выполнят свои обязательства.

• Нормальная — оплата ожидается по плану.
• Сомнительная — нет обеспечения: залога, поручения или гарантии. Возникают сомнения, что такой долг когда-нибудь вернут.
• Безнадёжная — если у задолженности истёк срок исковой давности. Либо если не получается взыскать её в судебном порядке или компания ликвидирована.

По характеру обеспечения — что гарантирует возврат:

• Банковская гарантия — когда банк выступает гарантом и должен будет вернуть долг, если этого не сделает дебитор.
• Поручительство — когда третья сторона берёт на себя ответственность, если дебитор не вернёт средства.
• Залог — когда есть имущество, которое можно взыскать, если дебитор не выплатит долг.
• Ничего — задолженность никак не обеспечена.

Учет дебиторской задолженности

Дебиторка— это актив компании, который влияет на её ликвидность и отражается в финансовой отчётности. В бухгалтерском учете рассчитывают сумму долгов и заносят итог в отчёт о балансе предприятия.

Баланс — это отчёт в бухучете, который отражает данные о финансовом состоянии организации. Дебиторка попадает в строку 1230 «‎Дебиторская задолженность».

II. Оборотные активы
Запасы	1210
НДС по приобретенным ценностям	1220
Дебиторская задолженность	1230
Финансовые вложения (за исключением денежных эквивалентов)	1240
Денежные средства и денежные эквиваленты	1250
Прочие оборотные активы	1260
Итого по разделу II	1200

Чтобы узнать сумму задолженностей, бухгалтера собирают информацию по всем счетам учета, анализируют дебиторов, даты и вероятность погашения обязательств. После этого сверяются с контрагентами, выявляют безнадёжные долги и подбивают итоги.

‎Оборачиваемость

Чтобы оценить дебиторскую задолженность, можно рассчитать коэффициент её оборачиваемости. Это поможет узнать, насколько эффективно компания контролирует долги.

Оборачиваемость дебиторки — это отношение выручки к средней дебиторской задолженности:

\[ Коэффициент\enspaceоборачиваемости = \frac{Выручка\enspaceили\enspaceпродажи\enspaceв\enspaceкредит}{Средняя\enspaceдебиторская\enspaceзадолженность} \]

Чтобы узнать среднюю дебиторскую задолженность, нужно сложить долги в начале года с суммой на конец года и разделить результат на два:

\[ Средняя\enspaceдебиторская\enspaceзадолженность = \frac{Д\enspaceна\enspaceначало\enspaceгода\enspace+\enspaceД\enspaceна\enspaceконец\enspaceгода}{2} \]

Ещё один полезный финансовый показатель — период погашения дебиторской задолженности. Он отражает средний период возврата средств от контрагентов.

Чтобы рассчитать период погашения, нужно разделить 360 на коэффициент оборачиваемости:

\[ Средняя\enspaceдебиторская\enspaceзадолженность = \frac{360}{Коэффициент\enspaceоборачиваемости} \]

Нормальное значение

У этих параметров нет нормативного значения. Чем выше коэффициент оборачиваемости, тем быстрее контрагенты возвращают средства, что чаще всего хорошо для бизнеса.

С другой стороны, есть фирмы, которые продают товары или услуги в кредит. В их случае остаток дебиторки всегда высокий, а оборачиваемость низкая.

Управление дебиторской задолженностью

Дебиторка — это недополученные деньги бизнеса, поэтому ей важно эффективно управлять.

Участники процесса

Управлением в первую очередь занимается финансовый отдел предприятия. Кроме того, в процессе участвуют:

• бухгалтерия — ведет учет, проводит инвентаризации и предоставляет данные;
• менеджеры продаж и закупок — контролируют сроки дебиторской задолженности по каждому клиенту;
• юристы — составляют претензии и иски, защищают права в суде;
• служба безопасности — проверяет контрагентов до заключения сделки;
• руководство — контролирует деятельность всех остальных и проводит анализ работы.

«‎Менеджеры по продажам и закупкам должны еженедельно следить за тем, чтобы покупатели возвращали деньги, а поставщики вовремя отгружали товар. Для этого руководитель может разработать систему мотивации своих сотрудников: например, включить в неё долю дебиторки.»‎

Операции с дебиторской задолженностью

Предприятия могут проводить различные операции со своей дебиторкой. Рассказываем, что делают компании, у которых она возникает.

Контроль должников

Кредитор должен сам проверять своих контрагентов и следить за тем, чтобы они всё возвращали в срок. Погашать задолженность — не приоритетная задача для дебиторов, поэтому опасно перекладывать на них ответственность за то, чтобы соблюдать условия договора.

Как проверить контрагентов

Ещё на этапе подготовки договора стоит проверить потенциального контрагента на добросовестность и платежеспособность.

Найти компанию по ИНН можно на следующих ресурсах:

Картотека арбитражных дел. Здесь можно увидеть все судебные процессы.

Единый федеральный реестр сведений о банкротстве поможет узнать о начале процедуры банкротства.

Официальный сервис ФНС «‎Прозрачный бизнес» содержит данные о ликвидации и реорганизации бизнеса.

Проводить проверки стоит не только перед заключением сделки, но и в период, когда контрагент уже является дебитором.

Сроки погашения и исковой давности

При заключении сделки в договоре обычно прописывают период, за который дебитор должен погасить задолженность.

Для дебиторской задолженности предусмотрен срок исковой давности. Это период, в течение которого кредитор имеет право взыскать долг принудительно, то есть через суд.

Начало срока исковой давности зависит от условий сделки:

• Если в договоре прописан последний день исполнения обязательств, отсчёт начинают вести со следующего дня.
• В случае, если день платежа не указан, кредитор может установить его самостоятельно. Срок давности начнётся со следующего дня.
• Если в договоре нет даты оплаты, а кредитор выставил требование погасить задолженность, исковая давность начинается с даты выставления требования.

Общий срок исковой давности составляет 3 года. Максимум — 10 лет, если он приостанавливался. Но есть исключения: например, у сделок по договорам транспортной экспедиции исковая давность длится 1 год.

Срок исковой давности может приостанавливаться в таких случаях:

• Когда стороны пытаются договориться без судебных разбирательств.
• Когда у кредитора нет возможности обратиться в суд в последние 6 месяцев срока из-за обстоятельств непреодолимой силы, например стихийного бедствия.
• Когда сторона-должник признаёт просрочку и выполняет часть условий договора.

Инвентаризация

Бухгалтерия проводит инвентаризацию имущества предприятия и всех её обязательств, в том числе дебиторской задолженности. Делают это как минимум раз в год.

Инвентаризацию проводят по инициативе руководства, а ещё есть случаи, когда она обязательна. Например:

• при подготовке годовой отчётности;
• во время реорганизации;
• перед закрытием бизнеса;
• при приёме на работу сотрудников, которые будут нести материальную ответственность;
• после форс-мажорных ситуаций, которые нанесли серьёзный ущерб активам фирмы.

Процедура помогает оценить общее состояние дел, а также обнаружить сомнительную и безнадежную задолженность. То, что уже точно не удастся взыскать, бухгалтерия списывает.

Взыскание

Если дебиторскую задолженность не возвращают вовремя, начинается процедура взыскания.

Досудебный порядок

Иногда сторонам удается договориться и пересмотреть условия. Например, если дебитор надёжный, но временно испытывает финансовые трудности, кредитор может предложить отсрочку платежа.

Если не вышло найти компромисс, дебитору направляют досудебную претензию. В ней указывают сумму долга и штраф по договору. Если санкции не были прописаны, может быть начислена пеня, рассчитанная по актуальной ставке ЦБ.

Судебное разбирательство

В случае, если должник проигнорировал претензию или ответил отказом, кредитору нужно обращаться в суд. Порядок действий будет зависеть от общей суммы задолженности:

Меньше ₽400 тыс. для ИП или ₽800 тыс. для юрлиц. Компания-кредитор направляет заявление о выдаче судебного приказа. Разбирательство проходит в упрощенном порядке, то есть без заседаний: судья единолично рассматривает дело и выносит решение.

Больше ₽400 тыс. для ИП или ₽800 для юрлиц. Кредитор направляет в арбитражный суд исковое заявление, копию претензии и документы, которые служат доказательством: договора, чеки или акты.

Если суд вынесет решение в пользу кредитора, взыскивать задолженность будут судебные приставы.

Если компания-дебитор обанкротилась, взыскать деньги смогут предприятия, включенные в реестр кредиторов. Им достанутся средства, вырученные с продажи имущества ликвидированного бизнеса.

Списание

Обязательства списывают, если у них истекли сроки исковой давности или их уже невозможно вернуть. Делать это нужно обоснованно, потому так увеличивается убыток. Деньги приходится возмещать из резерва по сомнительным долгам, а если его нет — признавать расходы.

Частые причины, по которым происходит списание дебиторской задолженности:

• ликвидация кредитора;
• смерть индивидуального предпринимателя, который выступал дебитором;
• решение суда об отказе в удовлетворении иска;
• акт судебного пристава, в котором сказано, что взыскать задолженность невозможно.

Чтобы списать задолженность, необходимо письменное обоснование и приказ от руководителя. Подтверждением может служить выписка из ЕГРЮЛ, постановление суда, акт судебного пристава.

Списанную дебиторку ещё 5 лет заносят в бухгалтерский баланс — её учет продолжают вести на случай, если должник всё-таки выполнит свои обязательства.

Страхование

Дебиторскую задолженность можно застраховать. Это защитит компанию-дебитора от невозврата, в том числе в случае банкротства покупателя.

Страхование становится гарантией того, что контрагент выполнит свои обязательства. Если этого не произойдет, сумму компенсирует страховая компания.

Есть два распространенных вида страхования дебиторки:

• Полис. Страховка покрывает сумму конкретной сделки.
• Генеральная схема. Кредитор и страховая компания заключают контракт, который распространяется на все сделки.

Страхователь не только гарантирует выплату компенсации, но и проводит проверки должников.

Перед тем, как заключать договор страхования, стоит внимательно проверить условия соглашения. Страхователи часто составляют их таким образом, чтобы потом трудно было получить компенсацию.

Продажа

Дебиторская задолженность — это актив, который можно продать. Таким образом кредитор избавит себя от необходимости заниматься взысканием.

Провести сделку можно несколькими способами:

• Через переуступку права требования или цессию. В рамках трехстороннего соглашения обязательства передают новому кредитору. Это можно сделать как за деньги, так и на безвозмездной основе.
• Через вексель. Это ценная бумага, в которой отражено обязательство дебитора. В случае судебных разбирательств его можно использовать как подтверждение долга.
• Через факторинг. Это возможность для покупателя оформить отсрочку платежа, а для продавца — получить деньги сразу. В сделке участвует банк или факторинговая компания. Организация-посредник выплачивает средства кредитору, а затем получает деньги от дебитора.

Просроченную и безнадёжную дебиторку выгоднее продать третьим лицам или коллекторам, чем пытаться взыскать. Но стоит помнить, что такие долги продаются с большой скидкой.

Как снизить дебиторскую задолженность

Есть несколько действий, которые помогут уменьшить долю дебиторки и снизить риски возникновения безнадёжных долгов:

1. Проверять возможных контрагентов.
2. Разрабатывать индивидуальные условия для каждого покупателя.
3. Требовать обеспечения сделки.
4. Прописывать в договоре дату возврата и санкции за просрочку оплаты.
5. Контролировать расчёты с контрагентами, включать эту обязанность в систему мотивации сотрудников.
6. Своевременно направлять претенциозные письма.
7. Обращаться в суд, если условия не соблюдают.
8. Продавать безнадёжные долги.

Ещё один способ — работать по полной предоплате. Это избавит бизнес от дебиторки, но может сильно ударить по конкурентоспособности. Скорее всего, потенциальные партнёры предпочтут работать с фирмами, которые предоставляют отсрочку.

Заключение

Главное из статьи:

1. Дебиторская задолженность — это всё, что компании задолжали контрагенты: покупатели, поставщики, сотрудники и налоговые органы.
2. Дебиторку можно классифицировать по типу контрагентов, сроку и вероятности погашения, виду обеспечения и другим признакам.
3. Обязательства нужно контролировать, чтобы бизнес не терял деньги.
4. Дебиторку можно страховать, взыскивать, продавать и списывать.
5. Проверка контрагентов и систематизированная работа с обязательствами поможет снизить риски появления безнадёжных долгов.