Содержание статьи
Финпросвет
Как интегрировать 1С с сервисом управленческого учёта
Ручной сбор информации для отчёта из разных баз данных не эффективен в быстро меняющихся условиях рынка. Руководителю приходится принимать решение на основе устаревших показателей. Интеграция 1С и сервиса управленческого учёта ускорит получение актуальной информации.
Поделиться
Содержание статьи
Для чего интегрировать бухгалтерский и управленческий учёт
В компаниях, как правило, уже существует система бухгалтерского учёта. Бухгалтер в программе разносит первичную документацию, там же формирует бухгалтерские отчёты. Однако такая отчётность не подходит для управления компанией: она рассчитана на внешних пользователей ― налоговую, государственные контролирующие органы, банки.
Управленческий учёт строится на принципе открытости и доступности данных о бизнесе для собственника и руководителей компании. Основное требование к отчётам ― оперативность. Управленческие решения необходимо принимать сейчас, а не после закрытия периода. Вот главные отчёты:
- Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) ― отражает выручку, расходы и прибыль;
- Отчёт о движении денежных средств (ОДДС) ― содержит информацию о движении денег на счетах компании при поступлениях и списаниях;
- управленческий Баланс ― всё, чем владеет компания, и её обязательства.
Если компания ведёт управленческую отчётность в Excel, финансист вынужден вручную переносить данные из бухгалтерской программы в таблицы. Это занимает время, требует внимательности. Существует риск допустить ошибку или упустить, что данные изменили в бухгалтерской программе.
Автоматизация упрощает работу. Со специализированным сервисом можно быть уверенным, что все данные в отчётах верны. К очевидным плюсам интеграции бухгалтерского и управленческого учёта на базе спецсервиса можно отнести:
- уход от ввода одних и тех же данных в разные базы учёта и отчёты;
- сокращение времени на составление отчётности и нагрузки на специалиста;
- исключение случайных ошибок в переносе данных из первичной документации в отчёт;
- возможность сверить правильность переноса данных из основной базы в управленческую отчётность;
- доступность отчётов в любое время в любом месте при наличии подключения к интернету.
Интеграция с 1С ― это основа для глубокого контроля за финансовым положением компании и экономия времени.
Каким компаниям нужно интегрировать бухгалтерский и управленческий учёт
Интеграция сервисов упростит составление управленческой отчётности в любом бизнесе. Однако больше всего в таком объединении нуждаются компании, у которых:
- Большой объём операций. Если у компании небольшой оборот и немного операций, то собрать данные в отчёт несложно. Другое дело, если оборот большой, на счёте постоянно происходит движение денег, а сделки делятся на этапы. В таком случае специалисты с большей вероятностью могут допустить ошибки при переносе данных, упустить важные цифры. Автоматизация позволит избежать путаницы и упорядочить показатели.
- Несколько направлений деятельности. Выбрать из «общего котла» бухгалтерской программы информацию по каждому виду деятельности вручную весьма трудозатратно даже при небольшом обороте. Если же компания занимается несколькими полноценными направлениями с масштабным оборотом по каждому, то ручная выборка невозможна.
При наличии интеграции между бухгалтерским и управленческим учётом финансисту не нужно выбирать данные вручную. Сервис самостоятельно отсортирует доходы, расходы, списания и поступления средств по каждому направлению и рассчитает финансовые результаты.
- Динамичный бизнес. Финансисту необходимо время, чтобы собрать данные из бухгалтерских отчётов и перенести их в нужном порядке в управленческий отчёт. Нельзя требовать от специалиста ежедневного составления объёмных таблиц: создать такой отчёт за несколько минут не получится.
Если для бизнеса важно наличие оперативной информации в любой момент, то ему не обойтись без автоматизации. Сервис ежеминутно выгружает информацию из учётной программы, и отчёт на сегодняшнюю дату можно сформировать за несколько минут.
- Разные источники оплаты. В 1С предусмотрен учёт движения денег в кассе и на расчётном счёте. Однако в бизнесе используют разные источники расчётов. Так, деньги выдаются из кассы подотчётным лицам, некоторые специалисты используют корпоративные карты для расчётов с поставщиками. В строительных компаниях часто встречается практика открытия отдельного расчётного счёта в банке под конкретный объект.
Весь массив информации трудно собрать вручную. Этот процесс можно автоматизировать, выгружая часть данных из 1С.
- Несколько источников данных. В некоторых компаниях для хранения и обработки данных используется несколько программ. Например, для бухгалтерского учёта ― 1С, для складского учёта ― программа для склада, а для управленческого учёта ― таблицы Excel.
Финансисту неудобно пользоваться одновременно всеми программами, вручную выбирая из них те или иные данные и объединяя их в таблицах. Всю эту информацию можно собрать в одном сервисе и назначить ответственных за свой участок работы сотрудников.
- Стремление к оптимизации использования денежных средств. Доработка программы 1С под нужды управленческого учёта и настройка отчётов обойдётся дороже, чем подключение сервиса.
Какие данные можно выгрузить
Выгрузка данных из 1С настраивается на основе статьей в управленческих отчётах. Финансовый менеджер настраивает справочник статей учёта под требования собственника и с учётом специфики бизнеса. Любые данные, которые есть в 1С, можно загрузить в Финтабло.
Для Отчёта о прибылях и убытках обычно настраивают такие статьи:
- сумма выручки без НДС на конкретную дату в разрезе направлений деятельности;
- признанные расходы без НДС на конкретную дату в разрезе направлений деятельности;
- НДС по доходам и расходам;
- начисленные налог на прибыль и амортизация;
- сумма возвратов средств от покупателей и поставщикам;
- общая сумма начисленной и выплаченной зарплаты работникам.
Для Отчёта о движении денег информация компактнее. Здесь пригодятся:
- поступления денег на все расчётные счета и корпоративные карты (если они ведутся в 1С как отдельные счета), в кассу;
- списания денег со всех расчётных счетов и корпоративных карт, из кассы.
Управленческий Баланс сервис «Финтабло» собирает на основе данных из ОПиУ и ОДДС, поэтому выгружать дополнительные данные из 1С не нужно.
Этапы интеграции с сервисом «Финтабло»
Интеграция сервиса «Финтабло» и 1С происходит под контролем специалистов-интеграторов. Они настроят алгоритмы переноса данных и проверят, что всё работает. А специалисты поддержки Финтабло расскажут, как подготовиться к интеграции, и предоставят понятные инструкции.
Вот главные шаги, которые необходимо пройти, если предприниматель решил интегрировать Финтабло и 1С:
- В личном кабинете Финтабло создать справочники для управленческого учёта. Единственный справочник, который выгружают из 1С, ― это справочник по контрагентам.
Под справочниками для Финтабло подразумевают строки, которые будут отражаться в управленческих отчётах. Например:
-
- статьи расходов;
- структура статей движения денежных средств;
- направления деятельности;
- какие категории прибыли должны быть видны в ОПиУ.
Статьи косвенных расходов в ОПиУ. Пользователь сам выбирает, что он хочет видеть в отчёте
Финансовый менеджер должен настроить учёт под компанию и определиться с категориями, которые необходимо выделить в отчётах.
- Обсудить состав отчётов с интеграторами 1С. После того как собственник определится с тем, что он хочет видеть в отчётах и какие данные должны выгружаться из 1С, его направят к интеграторам. Специалисты оценят возможность выполнения пожеланий клиента, подскажут удобные решения.
- Определить, в какой отчёт из каких источников выгрузить документы. Какие-то статьи или документы могут попадать только в один отчёт, а какие-то ― отражаться в нескольких.
Например, кассовые документы обычно нужны только в Отчёте о движении средств, в то время как сумма начисленного налога на прибыль попадает в Отчёт о прибылях и убытках.
- Определить дополнительные показатели, которых явно не видно в 1С, но они нужны в отчёте. Настройка интеграции очень гибкая. Программисты предусмотрели возможность настроить дополнительные условия под запрос клиента.
- Выгрузить данные в систему, применить все изменения в правилах и условиях. Данные в Финтабло не статичны, их можно удалять и добавлять вручную. Если пользователь считает, что какой-то показатель лишний в отчёте, его можно удалить из этого отчёта, но сохранить в 1С.
Результаты интеграции
Главный результат интеграции ― это грамотно настроенный управленческий учёт со сведённым к минимуму риском ошибок. Данные в нём верны и актуальны, благодаря чему руководитель может оперативно принимать взвешенные решения, а бизнес становится управляемым.
- Управленческие отчёты, настроенные под нужды бизнеса
В Финтабло отчёт не привязан к шаблонному варианту. Пользователь настраивает его под себя и специфику своего бизнеса. Можно задать детализацию или сжатие информации по каждой статье дохода и расхода.
В отчёты не будут переноситься те цифры, которые там не нужны. Например, в ОДДС будут только поступления и списания денег из всех источников.
Пример настройки статей для отражения в ОДДС и ОПиУ
- Доходы и расходы разделены по направлениям
Выручку и расходы удобно отслеживать не только в целом по предприятию, но и в разрезе направлений деятельности или точек продаж. В 1С при интеграции с Финтабло можно задать правило, согласно которому доходы и расходы будут отражаться по направлениям.
Например, компания занимается двумя видами деятельности: производство товара и сдача в аренду помещений. Больше не нужно вспоминать, откуда поступили деньги или на какое направление они были потрачены. Выручка от аренды сразу будет относиться на услуги, а реализация товара ― в продажи.
Если фирма решила сделать ремонт в производственных помещениях, эти расходы будут отнесены только на направления производства и не затронут деятельность по сдаче в аренду.
В 1С интеграторы создают правило переноса данных в Финтабло
- Точность переноса данных и минимизация риска ошибок
Данные из статей бухгалтерского учёта точно переносятся в статьи управленческого отчёта. Если в блоке реализации услуг в 1С выручка составила 500 руб., то в Финтабло эта же сумма будет перенесена в ОПиУ по направлению продажи услуг.
Выручка 500 руб. отражена в колонке продажи услуг, выручка 1500 руб. ― в колонке продажи товаров, а себестоимость товаров 150 руб. отнесена к прямым переменным расходам
Кассовые операции также зеркально отражаются в Финтабло в ОДДС. Поступления и списания можно будет отследить по контрагентам, счетам и направлениям. Больше не нужно делать выгрузки из 1С по операциям с наличными и на расчётных счетах, а потом разносить вручную в ОДДС. Это делается автоматически без участия пользователя.
Поступили наличные деньги от покупателя в кассу в размере 1200 руб.
Коротко
- Интеграция управленческого и бухгалтерского учётов помогает оптимизировать время работы финансиста, исключить ошибки в отчётах и обеспечить руководителя актуальными данными о состоянии бизнеса.
- Чем больше бизнес и чем шире ассортимент и оборот компании, тем больше он нуждается в автоматизации процессов на любом уровне. Интеграция даст руководителю оперативную информацию о финансовых результатах и облегчит ведение управленческого учёта.
- Интеграция учитывает нужды бизнеса: пользователь сам определяет, какие данные он хочет видеть в отчётах.
- Специалисты Финтабло поддерживают клиента на всех этапах интеграции сервиса с 1С.
- Результатом интеграции станет автоматизированная система управленческого учёта, построенная с учётом специфики бизнеса и предоставляющая руководителю все нужные данные.
