Как сократить расходы бизнеса

Для чего сокращать расходы

По результатам исследования российского бизнеса, 83 % предпринимателей сократили расходы за 2022 год. Это на 30 % больше, чем в 2021 году. Исследование показывает, что расходы стремятся сократить почти все, кто ведёт бизнес. Давайте разберёмся, как это сделать так, чтобы на выходе получить максимальную прибыль.

Расходы похожи с двумя другими понятиями: затраты и издержки.

Затраты — это деньги, потраченные на производство товаров или оказание услуг. Затраты существуют, пока компания не получила выгоду, то есть не продала товар, в этот момент затраты превращаются в расходы.
Расходы — это подтверждённые и обоснованные траты на производство или оказание услуг. Например, компания продала продукт, тогда затраты на его производство становятся расходом и отражаются в Отчёте о прибылях и убытках.
Издержки — это более общий термин, включающий в себя все ресурсы на создание и продажу продукта или услуги: от стоимости сырья до зарплаты работников и арендной платы. Издержки важны для определения стоимости продукта и вычисления прибыли.

Способы сокращения расходов

Чем меньше денег компания тратит на свою работу и чем больше прибыли получает, тем работа эффективнее. Но если просто срезать расходы, не подумав, как это повлияет на бизнес, можно урезать и прибыль. Чтобы этого не случилось, нужно понять, как каждый расход влияет на работу компании.
Первый шаг к экономии — это проверка текущих трат компании. Это поможет найти области, где можно сэкономить. Проанализируйте оплаты: от крупных статей, таких как аренда офиса и зарплата сотрудников, до мелких, таких как офисные принадлежности и командировки. Вероятно, найдётся, на чём можно сэкономить без ущерба для бизнеса.

Основные способы:

1. Пересмотр поставщиков. Изучите предложения разных поставщиков. Возможно, вы найдёте более выгодные условия, которые помогут уменьшить траты на производство. Сравните цены, качество и условия для выбора лучшего варианта. Иногда даже небольшая скидка от нового партнёра может привести к значительной экономии в долгосрочной перспективе.
2. Автоматизация и оптимизация процессов. Найдите задачи, которые можно автоматизировать или улучшить для ускорения работы. Например, использование программного обеспечения для управления складом уменьшит время на ручной труд и минимизирует риски потерь.
3. Повышение продуктивности сотрудников. Сотрудники — важный ресурс компании, от мотивации и условий труда зависит их эффективность. Эффективность часто страдает от непростроенных рабочих процессов; убедитесь, что у сотрудников есть инструменты для ведения задач и они ими пользуются. Полезно также собирать eNPS раз в год или квартал, чтобы знать настрой команды.
4. Управление запасами. Если нет системы учёта товаров, компания может расходовать больше ресурсов на хранение, чем нужно. Следите за количеством товаров на складе, чтобы не покупать лишнего или не столкнуться с дефицитом. Проводите периодические проверки (инвентаризацию) и подумайте о внедрении системы для отслеживания товаров, чтобы снизить потери. Управлять запасами можно разными методами.
   • Метод фиксированного запаса: всегда поддерживать определённое количество товара на складе.
   • Метод с фиксированным периодом заказов: делать заказы через регулярные промежутки времени.
   • Метод фиксированного заказа: делать заказ, когда уровень запасов достигает определённой точки.
   • Комбинированный метод: этот метод сочетает в себе элементы предыдущих методов.
5. Повышение эффективности маркетинга. Реклама приносит клиентов, поэтому сокращать деньги на неё опасно. Однако нужно стремиться уменьшать стоимость привлечения одного клиента. Помочь в этом может выбор эффективных каналов и увеличение бюджета в них. Вот некоторые из каналов:
   • Социальные сети. Их использование поможет повысить узнаваемость бренда. Это может быть бесплатно или недорого, в зависимости от вашей стратегии.
   • SEO (поисковая оптимизация). Чтобы привлечь больше посетителей, можно улучшить видимость сайта в поисковых системах.
   • Email-маркетинг. Отправление регулярных писем клиентам с информацией о новых товарах, акциях и других новостях может сделать новых клиентов постоянными.
   • Контекстная реклама. Можно разместить рекламу на сайтах, которые посещают ваши потенциальные клиенты.
   • Партнёрские программы. Можно сотрудничать с другими компаниями для взаимного продвижения товаров или услуг.
   • Событийный маркетинг. Участие в мероприятиях, связанных с вашей отраслью, может увеличить видимость вашего бренда и привлечь новых клиентов.
   • Контент-маркетинг. Можно создавать полезный и интересный контент для своих клиентов. Например, блог, видео, инфографика.
     Эффективность каждого метода зависит от целевой аудитории и отрасли. Разные подходы и анализ результатов помогут лучше определить, какие из них работают лучше всего для вашего бизнеса.

Разница между оптимизацией и сокращением

Оптимизация и сокращение расходов — это два разных подхода к управлению финансами. Сокращение обычно означает простое уменьшение общих трат. Это может включать в себя уменьшение числа сотрудников, снижение зарплат, отказ от ненужных услуг или продуктов. Однако такой подход может привести к негативным последствиям, например снижению качества продукции или услуг, ухудшению морального климата в коллективе.

Оптимизация же фокусируется на повышении эффективности использования ресурсов. Она может включать в себя улучшение процессов, автоматизацию задач и перераспределение ресурсов для максимизации прибыли. Цель оптимизации — получить больше ценности из тех же или даже меньших затрат, не жертвуя качеством.

Возьмём конкретный случай предпринимателя Игоря из Москвы. Из-за кризиса бизнес перестал приносить прибыль, на счетах всё меньше денег. Игорь решил разобраться с расходами.

Первым делом Игорь стал анализировать бюджеты и факт по расходам в ОПиУ. Он провёл несколько дней, анализируя каждый пункт расходов последнего месяца. Это дало ему возможность понять, от каких трат можно отказаться без ущерба для бизнеса.

Игорь заметил, что большая часть работы бухгалтера связана с рутинными задачами, которые можно автоматизировать. Поэтому он решил внедрить новую бухгалтерскую программу, которая автоматизирует задачи, а специалист использует время для поиска грантов бизнесу.

Кроме того, Игорь обнаружил, что компания тратит 25 % расходов на аренду офиса. Большинство сотрудников переведи на удалёнку и сократили площадь арендуемого офиса на треть.

Предприниматель смог сократить расходы без ущерба для бизнеса. Даже в сложных экономических условиях есть возможности для оптимизации и экономии.

Финансовый директор компании «Нескучные финансы» Ирина Ремнева рассказала о том, что добиться эффективности можно не только с помощью снижения расходов, но и с помощью их увеличения.

«Ко мне обратился собственник швейного предприятия. Его компания испытывала сложности по обработке заказов: работы было много, а рук не хватало. Компания активно увеличивала выручку. За третий квартал выручка была такая же, как за первые полгода.
Количество персонала не увеличивалось, поэтому весь груз ложился на плечи собственников. Они старались заниматься всем сами. Были сложности с получением оперативной информации, планированием. Собственники находились в постоянной гонке, прибыль растёт, денег нет. После сбора Баланса выяснилось что все деньги заморожены в запасах. Плюс маржинальность ниже, чем у конкурентов. Поэтому новые сотрудники были необходимы, чтобы более тщательно заниматься закупками, бухгалтерией, аналитикой и планированием.
После анализа собственники приняли решение нанять операционного директора. В планах нанять ещё пять сотрудников, которые разгрузят рабочий процесс. Собственники разгружены, у них появилось время для себя и принятия взвешенных управленческих решений».

Показатели для анализа эффективности бизнеса

Пример выше показал, что не всегда стоит обращаться к сокращению расходов.

Понять действующее положение бизнеса и принять решение по увеличению его эффективности поможет анализ:

• доли расходов к выручке;
• динамики расходов и доходов;
• показателей конкурентов;
• бухгалтерской и управленческой отчётности.

Для анализа расходов нужно собрать фактические данные из Отчёта о прибылях и убытках. Сделать это быстро поможет сервис автоматизированного учёта Финтабло.

Отчёт о прибылях и убытках в Финтабло

Анализируем каждый из этих расходов, посчитав, какую часть тот или иной расход занимает в общей структуре расходов.

Ирина Ремнева в своей деятельности пользуется таблицей, которая помогает лучше понять, что стоит уменьшить, а что можно увеличить или вовсе не трогать.

Для начала работы с таблицей необходимо проставить данные по выручке и расходам, которые поделены:

• на переменные и постоянные;
• прямые и косвенные.

Эти данные можно взять из Отчёта о прибылях и убытках и вставить в таблицу.

Вносим данные по прямым производственным, общим производственным, административным, коммерческим расходам из ОПиУ

Далее статьи оцениваются по трём параметрам: доля, важность и лёгкость сокращения. Доля считается автоматически, а баллы по важности и лёгкости нужно проставить.

По каждой статье решаем, насколько она важная и насколько легко её сократить

На выходе получаем таблицу, которая подсказывает, какие статьи можно оптимизировать. Красный цвет говорит о том, что статья не критически нужна и её возможно убрать. Жёлтый — что статья важнее или убрать её сложнее, но можно. Ячейка зелёного цвета значит, что эту статью мы не трогаем.

Из производственных сокращаем доставку сырья, думаем, как снизить себестоимость и сдельную зарплату менеджерам

Нужно решить, на какой процент можно снизить траты. Проходим так по всем статьям.

Нашли, как сэкономить 492 тыс. руб., или 12 % расходов

Пример эффективного сокращения расходов

Проблемы, связанные с умением эффективно сокращать расходы, появляются у предпринимателей даже во времена стабильности экономики. Нередко возникает необходимость урезания штата, уменьшения товаров или услуг или ограничения бюджета.

Российская компания столкнулась с необходимостью понизить расходы. Политика организации не допускала изменений, но собственники бизнеса решили пересмотреть свои текущие операции и найти способы оптимизации бизнес-процессов. Одной из областей, которую рассматривали, была бухгалтерия.

Финдиректор обратила внимание на то, что было много постоянных расходов на бумажные документы и их хранение. Решили перевести свою бухгалтерию в электронный формат. Это позволило сократить расходы на покупку бумаги, печать и хранение документов. Кроме того, упростило процесс подачи отчётности в налоговую, так как большинство документов теперь можно было отправлять в электронном виде.

Следующим шагом был банк. Финдиректор обнаружила, что компания платит высокие комиссии за банковские услуги. После переговоров с банком удалось договориться о снижении комиссий, что помогло сэкономить деньги.

Похожий пример случился в практике нашего эксперта.

«Ко мне обратился клиент с большими расходами на налоги. После проведения анализа дебиторской задолженности выяснилось, что отсутствуют подтверждающие документы. Приведение документов в порядок привело к сокращению налогов с 5 млн руб. до 400 тыс. руб.».

Пример неэффективного снижения расходов

Неэффективное снижение трат может быть негативным для компании. Необдуманное уменьшение одних расходов может привести к увеличению других.

Например, можно срезать рекламные бюджеты, не проводить акции и распродажи в надежде сэкономить деньги, что повлечёт за собой снижение объёмов продаж и спад интереса покупателей к продукции компании. В итоге компания потеряет доходы и финансовые резервы уменьшатся ещё больше.

Компания может закупать дешёвые сырьевые материалы или использовать устаревшее оборудование. В результате качество продукции снизится, клиенты потеряют доверие к компании и её репутация будет подорвана. Компания потеряет рыночные позиции и столкнётся с падением выручки.

Директор может решить снизить траты на обучение и поддержку персонала, что приведёт к плохой работе. Если клиенты не получают качественные услуги, они обратятся к конкурентам. Доходы снизятся.

Важно тщательно анализировать возможные последствия и оптимизировать издержки, чтобы сохранить конкурентоспособность на рынке.

Чтобы узнать, как контролировать расходы бизнеса по отчётам, записывайтесь на встречу с нашим специалистом.

Коротко

• Сокращение расходов — это процесс уменьшения того, что необходимо для производства продукции, без изменения объёма производства или качества.
• Эффективное сокращение расходов позволяет добиться минимальных издержек и максимальной прибыли.
• Не всегда добиться максимальной эффективности бизнеса можно с помощью сокращения расходов. Иногда стоит их увеличить.