Блог › Бизнес › Автоматизация управленческого учёта: зачем нужна и как провести
Бизнес
Автоматизация управленческого учёта: зачем нужна и как провести
Управленческий учёт в таблицах — обычная практика для бизнеса. На старте это нормально, но по мере развития операций становится больше, на обработку уходит много времени, скорость работы падает и чаще появляются ошибки. Выход — в автоматизации. Вместе с финансовым директором Софьей Бурцевой разобрались, что автоматизация даёт бизнесу и как правильно её внедрить.
Сначала посмотрим, как ведётся учёт вручную. Как правило, каждое подразделение создаёт свои формы отчётов и заполняет их. По итогам периода весь этот массив из отдельных данных отправляют ответственному, который в дальнейшем приводит отчёты к единому знаменателю и формирует общий консолидированный отчёт.
Автоматизация управленческого учёта — это внедрение в компании специализированного программного обеспечения (ПО) для сбора и анализа данных, для того, чтобы создать управленческие отчёты. Все показатели компании собираются в одном месте, приводятся к единому виду, а финансовые отчёты формируются автоматически. Оптимизация управленческого учёта, систематизация отчётности и внедрение единых стандартов качественно меняют управление и ускоряют развитие компании.
Зачем автоматизировать управленческий учёт
Управленческий учёт внедряют в компаниях для того, чтобы оперативно контролировать расходы, прибыль, рентабельность, движение денег, оценивать финансовое состояние бизнеса. При ручном сборе информации большая часть времени уходит на её сбор и обработку. Вследствие этого отчётность формируют нечасто, как правило, раз в месяц. Иногда и вовсе задерживают, так что информация теряет актуальность. К тому же из-за человеческого фактора могут возникать ошибки в расчётах, что искажает представление собственника о финансовом состоянии его компании.
Аналитика начинается со сбора и обработки данных. Если собрать не всё или ошибиться, выводы будут неверными. Собственник использует аналитику при принятии решений. Чтобы управлять компанией эффективно, нужно анализировать показатели чаще, чем один раз в месяц, а кому-то это нужно делать вообще каждый день. При ручной сборке отчётности обеспечить такую скорость не получится.
Информацию в обычных таблицах сложно воспринимать: глядя на них, неподготовленный собственник видит лишь набор цифр без выстроенных взаимосвязей. По таким данным не видно, что происходит с компанией и на что обратить внимание, чтобы вовремя внести нужные корректировки. Проблема решается через грамотную структуру и удобное форматирование. Оптимальный вариант — подключить к существующим таблицам динамические графики и расчёт нужных финансовых показателей, чтобы воспринимать и анализировать информацию стало легче, а верные управленческие решения были очевидны и лежали на поверхности.
Цель автоматизации управленческого учёта — обеспечить руководство своевременными, достоверными и понятными данными для принятия решений.
На пути к этой цели автоматизация также поможет решить ряд иных, представленных далее задач.
Создать в компании централизованную систему для формирования управленческой отчётности, которая позволит всем подразделениям принимать решения на основе цифр.
Сократить время и трудозатраты персонала на ведение финансового учёта и анализ. Это значительно упростит управление деньгами компании.
Упростить планирование. В сервисах можно автоматизировать работу с бюджетами и Платёжным календарём. Это положительно сказывается на качестве бюджетирования, казначейства и подготовке документации.
Избавиться от ошибок, обусловленных человеческим фактором.
Связать финансовые показатели друг с другом, чтобы прослеживалась их зависимость. Это приводит к повышению точности прогнозирования и увеличению прибыли организации.
Обеспечить компанию данными для оперативного мониторинга финансовых показателей: аналитикой, графиками, диаграммами. Это позволяет в первую очередь решить основные задачи менеджмента компании: отслеживать риски, оперативно реагировать на изменения, выявлять причины отклонений и находить успешные решения.
Системы автоматизации оказывают реальную помощь малому и среднему бизнесу. Внедрение управленческого учёта на базе программного обеспечения существенно облегчает управление. Собственник видит полную картину своего бизнеса, может легко оценить ситуацию и углубиться в отдельные аспекты при необходимости. А финансистам легко собирать данные, обрабатывать их и своевременно предоставлять руководству.
Посмотрим, каких результатов позволяет достичь внедрение ПО для управленческого учёта в разных сегментах.
Область управленческого учёта
Выгоды от применения ПО
Основная отчётность (Отчёт о движении денежных средств, Отчёт о прибылях и убытках, управленческий Баланс)
Информация, связанная с функционированием компании, собирается в одной базе. Отчётность формируется быстрее, точнее. Использовать её удобнее, так как она нагляднее и объём меньше
Бюджетирование
Повышается оперативность при анализе выполнения планов, согласовании операций и контроле исполнения бюджетов
Управление денежными потоками
Высокая детализация (расшифровка). Возможность оперативно вносить корректировки при распределении денежных потоков, своевременно выявлять риски кассовых разрывов и устранять их
Контроль обязательств
Наглядное представление о соотношении дебиторской и кредиторской задолженности и количестве свободных денег в компании
Контроль сделок
Информация по всем сделкам собирается в одном месте. Можно узнать количество сделок, их статус, стоимость, этапы, рентабельность
Когда можно автоматизировать управленческий учёт
Автоматизация — это серьёзный шаг, который помогает в корне изменить подход к управлению предприятием. Внедрение автоматизированной системы управленческого учёта требует ресурсов: финансовых, трудовых, временных. Поэтому для начала нужно оценить текущее положение компании и понять, готова ли она к переменам.
«Единственный критерий готовности компании к внедрению автоматизированной системы управленческого учёта — экономическая целесообразность. Затраты на внедрение должны быть посильны для компании. Как минимум, они не должны превышать её чистую прибыль».
Софья Бурцевафинансовый директор
Когда деньги есть, компании стоит обратить внимание и на другие обстоятельства. Они не являются препятствиями к изменениям, но лучше разобраться заранее, чтобы избежать трудностей в процессе внедрения управленческого учёта на базе ПО.
Бизнес только запустили, и он ещё небольшой. Внедрять автоматизированную систему можно вне зависимости от её размера, но на старте следует особенно тщательно оценить экономическую целесообразность. Если компания может позволить себе эти затраты, то ограничений нет.
Собственник дистанцируется от управленческого учёта или не видит ценности в нём. Такое бывает, если раньше в компании не было ничего, кроме гигантских запутанных таблиц. Но это поправимо. Необходимо предварительно донести до собственника ценность преобразований, показать, как отлаженные процессы помогут осуществить поставленные стратегические цели.
Собственник не доверяет сотрудникам и не хочет показывать цифры. Такая стратегия способна привести к гибели бизнеса, потому что завязывать все процессы на себе непродуктивно. Так же, как в предыдущем пункте, мнение собственника на этот счёт можно и нужно менять, чтобы добиться его поддержки.
Нет ответственного за ведение управленческого учёта и ответственных за внесение данных. Их нужно будет определить на стадии подготовки.
Изучив все вводные, можно начинать подготовку к внедрению.
Узнайте о всех возможностях Финтабло
Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги
Записаться на встречу
Бесплатно Займёт 40 минут Zoom, Skype или Google Meet
Елена Чумакова
Финансовый директор
Как подготовиться к автоматизации системы управленческого учёта
На этапе подготовки самое важное — понять, что хотят получить от автоматизации управленческого учёта все заинтересованные лица. Для этого нужно определить её цель. Сделать это можно, ответив на следующие вопросы.
Какого эффекта ждут все заинтересованные лица? Отчётность не самоцель. Важно узнать, что лица, принимающие решения, хотят видеть в этих документах и как они будут их использовать.
Какие проблемы компании поможет решить новое программное обеспечение?
Какова вероятность, что эти проблемы действительно будут решены?
Какие результаты и преимущества получат заинтересованные лица?
От постановки задач зависит выбор программных продуктов. ПО должно максимально закрывать потребности предприятия в части управленческого учёта. Тогда не придётся искать новый продукт через пару лет и снова менять систему.
Реализацией проекта занимается команда сотрудников. Нужно её собрать: назначить исполнителей и руководителя, которые будут отвечать за взаимодействие подразделений, «открывать двери» и организовывать сбор данных.
Статья по теме:
Для чего компаниям управленческая отчётность
В статье объясняем, что такое управленческая отчётность, для чего она нужна бизнесу, как её правильно внедрить и анализировать.
Автоматизировать управленческий учёт можно с помощью разных инструментов. Самые популярные: таблицы Excel и Google, программа «1С» и специализированные сервисы, такие как Финтабло.
При выборе инструмента главное, чтобы программное обеспечение могло собирать все источники данных, которые есть в компании. Проще говоря, чтобы можно было составить полноценную отчётность, которая нужна для принятия управленческих решений.
Рассмотрим плюсы и минусы основных инструментов.
Таблицы Excel и Google
Плюсы таблиц
Доступно, просто. Если выполнять только стандартные операции, достаточно базовых навыков.
Можно доработать с помощью макросов — это команды, которые объединяют несколько шагов в один. Например, по нажатию одной кнопки можно сложить два показателя, вычесть из них третий и получить результат.
Функционала достаточно для расчёта основных показателей управленческого Баланса, Отчёта о прибылях и убытках (ОПиУ), Бюджета движения денежных средств (БДДС), Бюджета доходов и расходов (БДР), Платёжного календаря.
Есть специальные финансовые функции, например, можно автоматически вычислить размер платежа по кредиту на основании постоянных платежей и процентной ставки.
Минусы таблиц
Приходится тратить много времени, так как показатели вводятся вручную. Особенно трудозатратным учёт становится, когда компания растёт.
Сложно интегрируются с другими системами.
Таблицы громоздкие, сложные для восприятия и анализа.
Придётся нанимать специалиста для поддержания работы таблиц, оплачивать обучение сотруднику или заказывать услугу.
Работа с таблицами занимает много времени.
Бывают сбои. Таблицы не открываются, зависают, не сохраняют важную информацию, а формулы нередко слетают.
Высокий риск ошибки из-за человеческого фактора. Ошибка в формуле может свести на нет всю отчётность.
Скачайте набор таблиц для управления финансами бизнеса
Внутри ключевые отчёты. Подходят для любой отрасли
Программа «1С»
Плюсы «1С»
Высокий уровень кастомизации. С помощью программиста, а также с помощью модулей и расширений «1С» можно дорабатывать функционал под потребности конкретной компании.
Помимо финансовых можно создавать отчёты с количественными показателями, например, для товарного учёта при продажах на маркетплейсах.
Возможность вести оперативный учёт документов и создавать взаимосвязи между ними.
Минусы «1С»
Финансовая отчётность в «1С» сложная для восприятия. Логику построения бывает сложно понять. Из-за этого не всегда получается применять её в полной мере.
Для формирования понятных управленческих отчётов нужны программисты. Обслуживание обходится дорого.
Необходимо постоянно обновлять программу, чтобы она работала корректно.
Данные в «1С» сложно интегрировать с таблицами (выгрузки неудобны для обработки и аналитики).
Специализированные сервисы
Иначе они называются SaaS-сервисами, от английского Software as a Service — программное обеспечение как услуга. То есть вы подключаете ПО, а по факту получаете готовую методологию и понятные для собственника управленческие отчёты.
Важно помнить о том, что сервисы не помогут автоматизировать все бизнес-процессы в компании. Их роль — предоставить собственнику понятные цифры, на основе которых можно принимать взвешенные управленческие решения. Эти сервисы включают в себя информацию из разных источников: из таблиц, банков, CRM, производственных и складских программ, и на их основе выстраивают простые и понятные финансовые отчёты.
Плюсы SaaS-сервисов
В сервисе зашита методология учёта, то есть по факту это услуга управленческого учёта, а не просто программа.
SaaS-сервисы работают в облаке: их не нужно устанавливать на компьютер. К «железу» сервисы не привязываются, поэтому под своей учётной записью пользоваться ими можно с любого устройства из любой точки мира.
Не нужно поддерживать: нанимать технического сотрудника в штат, покупать дополнительное оборудование, платить за обновления. За работоспособность сервиса и обновления отвечает разработчик. Сервис обходится дешевле, чем «1С».
Можно интегрировать с другими программами: «1С», «МойСклад», таблицы, банки, CRM и т. д.
Высокая скорость внедрения и настройки. Как правило, к полноценному использованию можно перейти уже через месяц.
Интерфейс, понятный для собственников, то есть для непрофессиональных финансистов.
Возможность презентовать отчётность. Графики, таблицы и диаграммы можно вывести на большой экран и продемонстрировать собственникам результаты деятельности компании.
Минусы SaaS-сервисов
Нет отчётности с количественными показателями, например, по продажам в штуках или процентах.
Меньше гибкости в плане доработок. В сервисах зашита методология учёта, поэтому изменить её под себя не получится.
Нет складского и производственного учёта.
Минусы сервисов легко нивелируются с помощью интеграций с другими программами, например, с теми, где можно вести количественный, складской и производственный учёт («1С», «МойСклад»).
После того, как вы определились с инструментом управленческого учёта и собрали команду, можно переходить к основным шагам.
Как автоматизировать управленческий учёт
Автоматизация управленческого учёта требует методичной проработки на старте. Зато потом процессы будут идти как по маслу.
Наш эксперт, финансовый директор Софья Бурцева, выделяет 10 ключевых шагов автоматизации.
Шаг 1. Определить источники данных
Какие данные и где у вас есть, нужно определить для того, чтобы понять, что будет попадать в новую систему управленческого учёта.
Источники данных для Отчёта о движении денежных средств
Банковские выписки по расчётным счетам.
Банковские выписки по картам физических лиц.
Данные по кассе из таблицы или «1С».
Чаты для оперативного учёта списаний и поступлений.
Источники данных для расчёта чистой прибыли
Поступления денежных средств.
Данные о реализации из таблицы, «1С» или CRM.
Учёт по сделкам.
Отраслевое программное обеспечение, например, для ресторанного бизнеса или стоматологии.
Данные складского учёта.
Зарплатная ведомость.
Начисление амортизации.
Проценты по кредитам.
Учёт налогов.
Источники данных для составления управленческого Баланса
Учёт дебиторской и кредиторской задолженности.
Учёт кредитов.
Учёт основных средств.
Шаг 2. Проверить корректность данных в источниках
По каждому пункту проверить, все ли данные попадают в источники и своевременно ли это происходит. Например, для Отчёта о движении денежных средств (ОДДС) нужно проверить остатки. Если цифры сходятся, то всё в порядке.
Шаг 3. Проверить текущие процессы
После того, как вы собрали все показатели, что у вас есть, и проверили их полноту, нужно оценить, как они попадают в отчётность:
насколько регулярно они попадают в источники;
кто отвечает за их внесение;
как организован процесс: есть ли интеграции, или всё вносят вручную, кто это делает;
соблюдаются ли сроки.
Для проверки бизнес-процессов выполняются интервью с ответственными и просматривают все места сбора информации: таблицы, «1С», CRM. В ходе проверки зачастую обнаруживаются несоответствия, несостыковки, которые обязательно нужно устранить. На этом этапе удобно использовать чек-листы для анализа каждого процесса.
Шаг 4. Выбрать программное обеспечение
Главный критерий выбора — способность ПО совместить все ваши источники: напрямую или через интеграции. Про варианты ПО рассказали в разделе выше.
Шаг 5. Составить форму отчётов
На этом этапе нужно сделать следующее.
Составить или актуализировать справочник статей. Оценить, какие расходы и доходы есть и могут быть у компании, соотнести их с действующими статьями. При необходимости изменить детализацию статей. Не пытайтесь сразу создать идеальный справочник, чтобы не застопориться на этом этапе. При необходимости вы всегда сможете доработать базовую версию.
Распределить статьи по разделам отчётов. Скажем, надо установить, какие статьи будут относиться к операционной деятельности в ОДДС, чтобы потом посчитать остаток денег на конец периода. Или что будет относиться к производственным расходам в ОПиУ — от этого зависит размер валовой прибыли.
Определить, как будут высчитываться финансовые показатели в новой системе. Так станет понятно, из чего будет формироваться каждый финансовый показатель фирмы.
При работе со статьями соблюдайте принцип существенности. Если какая-то статья для вас особо важна, детализируйте её настолько, насколько нужно. И, наоборот, если на содержание офиса (коммунальные, интернет, уборка) из месяца в месяц уходит одна и та же сумма, обобщите эту статью. Не отвлекайтесь на мелочи, поскольку при необходимости всегда сможете углубиться в статью и разобраться, почему вдруг потратили больше, чем обычно.
Сервисы облегчают работу со статьями управленческого учёта, например, в Финтабло статьи можно распределять автоматически.
В ОДДС можно создать правило автоматического определения статей, чтобы не разносить их вручную
В Финтабло все данные внутри системы взаимосвязаны и перетекают из одного отчёта в другой.
Данные из других модулей поступают в ОПиУ автоматически. А информацию из внешних источников можно получить через интеграцию или внести вручную с защитой от дублирования
Шаг 6. Прописать методологию сбора отчётов
На этом этапе нужно разработать внутреннюю инструкцию для сотрудников по работе в новой системе управленческого учёта. Важно не пропускать этот шаг, чтобы новые сотрудники легко адаптировались к вашей системе и находили ответы на вопросы спустя время.
Иногда этот процесс встречает сопротивление со стороны консервативных сотрудников. В таком случае стоит убедить их в пользе преобразований. Объясните, что благодаря этим изменениям им больше не придётся вбивать цифры руками и самостоятельно переносить цифры из одной таблицы в другую. Осознав пользу для себя, они встанут на вашу сторону.
В инструкции по работе с системой укажите:
какие данные сотрудники должны вносить в систему;
какие признаки операции позволяют отнести её к той или иной статье;
как отчёты связаны между собой — чтобы не гадать, почему при изменении одного числа в ОДДС у вас изменился ОПиУ.
Шаг 7. Подключить источники данных к программному обеспечению
После выбора ПО и создания методологии можно подключать к нему источники. Сначала нужно понять, как вы будете заводить туда показатели: импортировать или через интеграцию. Импорт — это единоразовая загрузка с ручным стартом: нажали кнопку — данные загрузились. Интеграция — автоматическая постоянная передача данных. После этого показать каждому ответственному за блок данных, как работать с новым ПО.
«На этом этапе важно исключить дублирующие операции по передаче данных. Иначе на запуск уйдёт слишком много времени, а потом ещё придётся выискивать ошибки».
Софья Бурцевафинансовый директор
В Финтабло для формирования Отчёта о движении денежных средств можно подключить интеграцию с банками. Истории операций будут передаваться автоматически, плюс дополнительно можно импортировать выписки. Операции по картам физических лиц и электронным деньгам будут попадать в ОДДС после интеграции с сервисом учёта личных финансов Zenmoney. А интеграция с сервисами эквайринга позволяет моментально получать информацию о платежах клиентов. Таблицы и данные из «1С» по кассе импортируются в сервис, добавляются вручную или через телеграм-бота.
Чат-бот Финтабло позволяет быстро фиксировать операции с наличными
Для автоматизации ОПиУ в Финтабло данные можно получать разными путями: автоматически через интеграцию, вручную, когда у вас используется параллельный учёт в таблицах, или с помощью импорта.
К примеру, если у вас сделки с длинным циклом, как в строительстве, или с предоплатами и задолженностями, можно вести их учёт в специальном разделе «Сделки». Информация оттуда автоматически попадает в ОПиУ на основании актов.
Информация из «Сделок» попадает в нужный месяц ОПиУ на основании даты акта в модуле «Сделки»
В Финтабло управленческий Баланс формируется автоматически после создания ОДДС и ОПиУ. Если первоисточники сформировать правильно, то Баланс будет достоверным.
Управленческий Баланс формируется по принципу двойной записи: данные преобразуются в события и отражаются в «Активах» и «Пассивах»
Шаг 8. Закрепить ответственного за каждый источник данных
На этом этапе нужно определить сотрудников, которые будут нести ответственность за корректность данных в системе. Так в случае чего вы будете знать, с кого спросить. Надо научить сотрудников пользоваться новой программой. Понадобятся инструкции, чек-листы, обучающие видео или очные обучения внутри компании.
Чтобы управленческий учёт оправдал надежды собственника, ответственные сотрудники должны работать с отчётностью регулярно.
Шаг 9. Проверить корректность данных
После того, как вы полноценно начнёте пользоваться системой, нужно проверить все цифры на адекватность. Сравнение финансовых данных в системе с показателями в источниках покажет расхождения, если они имеются.
Шаг 10. Довести результаты до собственника
Это заключительный этап внедрения, на котором нужно оценить эффективность проделанной работы и презентовать её владельцу компании. Проверьте, удалось ли достичь целей автоматизации, решить проблемы, которые вы обозначили вначале, оправдались ли ожидания.
Чтобы автоматизация управленческого учёта принесла свои плоды, нужно донести до всех сотрудников, что теперь компания работает по-другому. Внедренная система управленческого учёта должна стать инструментом, с которыми сотрудники работают ежедневно.
