Набор шаблонов для оцифровки бизнеса
Получите базовые отчёты для управления бизнесом в Google-таблицах: ДДС, ОПиУ, Платёжный календарь и др.
Год назад Егор открыл бизнес. И вроде всё идёт хорошо, но полной уверенности в этом нет. Егор хочет знать, окупились ли его вложения и какие товары самые маржинальные. Для этого ему нужна управленческая отчётность. Что это такое, как её правильно внедрить и анализировать, объясняем в статье.
Управленческая отчётность — это внутренняя финансовая отчётность бизнеса, необходимая для эффективного управления им. Она включает в себя актуальную информацию о положении дел в компании, помогает собственнику оценить её финансовое состояние и грамотно распоряжаться ресурсами. В конечном итоге управленческая отчётность является действенным инструментом умножения прибыли.
Управленческой она называется потому, что в буквальном смысле помогает управлять организацией и принимать полезные решения. Когда перед глазами есть твёрдые цифры, не нужно гадать, куда уходят деньги, почему в этом месяце просадка по чистой прибыли и высока ли вероятность угодить в кассовый разрыв. Вместо интуиции можно обратиться к отчётам, которые ответят на все вопросы.
А вопросы могут возникнуть не только у собственника, но и у третьих лиц: инвесторов, банков, контрагентов. Управленческая отчётность нужна им для оценки внутреннего состояния компании и рисков сотрудничества с ней.
Некоторые путают управленческую отчётность и бухгалтерскую, но это принципиально разные понятия. Бухгалтерская отчётность — это обязательная форма финансовой отчётности перед государством. Её должны вести и маленькие ИП, и большие ООО. Она строго регламентирована, подлежит ежегодной сдаче в налоговые органы (ФНС), а за отсутствие ведения бухучета или искажение данных организации грозит штраф.
Ещё больше различий мы собрали в таблице:
| Критерий сравнения | Бухгалтерская отчётность | Управленческая отчётность |
|---|---|---|
| Обязательность | Обязательная форма отчётности. За несдачу грозит штраф. | Вести не обязательно, но без неё будет сложно держать финансы бизнеса под контролем. |
| Адресованность | Основной адресат государство. | Ключевые адресаты — собственники и топ-менеджеры компаний. |
| Назначение | Предоставляется в ФНС для осуществления налогового контроля. | Составляется для владельцев и руководителей компаний, чтобы они могли анализировать результаты работы, корректировать бизнес-стратегию и принимать верные управленческие решения. |
| Периодичность сдачи | В сроки, установленные законодательством: раз в год не позднее трёх месяцев после окончания отчётного периода (отчётность за 2023 нужно сдать не позднее 31 марта 2024). | Определяется в каждой компании самостоятельно. Рекомендуемый стандарт — ежемесячно, не позднее 5 числа следующего месяца (отчёты за сентябрь должны быть готовы не позже 5 октября). |
| Форма отчётов | Регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (№ 402‑ФЗ). Их нельзя заполнить под собственные нужды. | Не регламентирована. Все отчеты можно адаптировать под запросы конкретного предприятия. |
| Степень детализации | Детализация отсутствует, представлены только те данные, которые требует государство. | Каждый пункт в отчетах можно детализировать до необходимого собственнику уровня, то есть сделать так, чтобы их структура отвечала целям управления. |
Управленческий учёт, в отличие от бухгалтерского, обладает большей гибкостью и позволяет оценить эффективность как всего предприятия в целом, так и отдельных его подразделений, проектов, товаров. Он решает конкретные запросы собственника и предоставляет ему точные данные, заметно упрощая процесс принятия решений. Например, помогает увидеть, какой из каналов продаж является наболее выгодным, как было в кейсе производителя натуральной косметики «Это я».
Ещё помните предпринимателя Егора? Он убедился, что бухгалтерские отчёты не заменят управленческих, но пока что не торопится их внедрять. Переживает, что у него нет нужных знаний, боится запутаться в цифрах и терминах. «Зачем внедрять то, с чем можешь не справиться?» — пессимистично думает Егор.
Спокойно. Управленка только кажется сложной: на самом же деле она призвана облегчить жизнь предпринимателю. И вовсе не обязательно разбираться в ней самостоятельно: в этом помогут специалисты — финансовые директора, а сервисы финучёта избавят от необходимости заполнять таблицы вручную. Управленческий учёт внедряют именно для того, чтобы всё стало понятно.
Достигается это благодаря трём принципам:
А пока Егор медлит с внедрением управленки, у него продолжают возникать проблемы. Без управленческой отчётности он распоряжается деньгами фирмы наобум, и нередко это приводит к кассовым разрывам:
Апрель. Получает оплату в размере 2 млн ₽. На расчётном счёте — 3,5 млн ₽. Решает вложить часть денежных средств в развитие и закупает 2 новых станка по 1 млн ₽ каждый. На счёте отстаётся 1,5 млн ₽.
Май. Нанимает 2 сотрудников для работы за новыми станками и активно набирает заказы. Расходы нап ерсонал возрастают до 500 тыс. ₽. Ещё 200 тыс. ₽ уходят на аренду, на счёте остаётся 800 тыс. ₽. Новые заказы поступают, но деньги за них придут только в конце июня.
Июнь. Сырьё кончилось раньше срока, т.к. смета была составлена без учёта новых станков. Егор экстренно докупает сырьё на 600 тыс. ₽, платит 200 тыс. ₽ за аренду, и на счетё остаётся 0 ₽ — денег на зарплаты не осталось. Возникает кассовый разрыв, т.к. собственник не учёл, что с расширением бизнеса растут и затраты на него.
Будь у Егора управленческая отчётность, всё могло бы сложиться иначе:
Апрель. Получает оплату в размере 2 млн ₽. На расчётном счёте — 3,5 млн ₽. Решает вложить часть денежных средств в развитие и просчитывает, сколько новых станков он может купить с учётом того, что нужно будет нанимать новых сотрудников и докупать сырьё, а новых оплат от клиентов пока что не ожидается. После подсчётов покупает 1 станок за 1 млн. ₽. На счёте отстаётся 2,5 млн ₽.
Май. Нанимает 1 сотрудника для работы за новым станком. Расходы на персонал увеличиваются до 450 тыс. ₽. Ещё 200 тыс. ₽ отдаёт за аренду, на 300 тыс. ₽ докупает сырьё. На счёте 1 млн 550 тыс. ₽. Новые заказы поступают, но деньги за них придут только в конце июня.
Июнь. Платит 200 тыс. ₽ за аренду офиса, 450 тыс. ₽ уходит на зарплаты. На счёте 900 тыс. ₽. Кассового разрыва удалось избежать, т.к. собственник изначально планировал расходы и доходы компании.
Внутри каждой организации состав управленческой отчётности определяется самостоятельно, но есть три важных отчёта, которые нужны каждому предприятию:
В дополнение к ним могут использоваться и другие формы отчётности, необходимые собственнику для формирования полной финансовой картины предприятия. Это могут быть отчёты о дебиторской и кредиторской задолженности, отчёт по запасам или незавершенному производству и прочие. Хорошо, если в компании также используют инструменты планирования — о них мы расскажем ниже.
Отчёт о движении денежных средств — это базовый отчёт, с которого начинают работу с управленкой практически все организации. Его ведут, чтобы знать, сколько денег находится в кассе и на счетах, откуда они приходят и куда уходят. В нём содержатся все финансовые операции организации, что помогает контролировать её денежные потоки.
В Финтабло ОДДС можно формировать по статьям поступлений и списаний, видам деятельности, контрагентам, счетам и направлениям. Вы можете сами добавлять нужные вам статьи.
Отчёт по видам деятельности всегда содержит три раздела:
ОДДС по видам деятельности в Финтабло
Информация из ДДС поможет:
ОДДС по статьям в Финтабло
В отчёте о прибылях и убытках учитываются вся выручка и расходы компании за конкретный период, что позволяет определить её прибыльность. ОПУ отвечает на главный вопрос собственника: Сколько мы заработали в этом месяце/квартале/году? Без него узнать чистую прибыль не получится.
ОПиУ состоит из доходной и расходной частей и содержит ряд важных управленческих показателей:
Отчёт о прибылях и убытках в Финтабло
Информация из ОПиУ позволит понять:
Управленческий баланс — это главный отчёт собственника. Он формируется на основании ОПиУ и ДДС и содержит полную информацию о финансовом положении предприятия на конкретный момент времени. Только баланс покажет, богата организация или близка к банкротству.
Баланс состоит из двух уравновешенных блоков: активов и пассивов. Активы показывают имущество организации, то есть то, что можно продать за деньги: оборудование, недвижимость, запасы на складе, а также сами деньги на счетах. Пассивы показывают, на какие деньги всё это было куплено: собственные деньги компании, заёмные средства, деньги поставщиков и клиентов.
Управленческий баланс в Финтабло
Исходя из данных управленческого баланса предприниматель может рассчитать:
Коэффициент финансовой независимости на графике в Финтабло
Подробнее об этих показателях мы рассказали в отдельной статье.
Осуществлять финансовое планирование помогают три инструмента: платёжный календарь, бюджет движения денежных средств (БДДС) и бюджет доходов и расходов (БДР). Вместе они обеспечивают эффективное управление денежными потоками компании.
Платёжный календарь помогает управлять остатками денег на счетах в будущем. В нём фиксируются все предполагаемые поступления и выбытия, и он показывает, сколько денег будет на счетах через день, неделю, месяц. Это помогает предвидеть и предотвратить кассовый разрыв, контролировать своевременное поступление оплат от заказчиков и грамотно планировать траты.
Платежный календарь в Финтабло подскажет, к какому числу закончатся деньги
Бюджет движения денежных средств представляет собой таблицу, в которую включены все запланированные поступления и списания, сгруппированные по статьям и направлениям. Такой бюджет составляют на каждый месяц, чтобы спрогнозировать предстоящие поступления и списания и определить, понадобится ли привлекать внешнее финансирование и можно ли включить в план дополнительные траты.
Бюджет движения денежных средств в Финтабло
Бюджет доходов и расходов — это прогнозный отчёт о прибылях и убытках. В Финтабло в нём фиксируются плановая выручка и расходы по каждой статье, после чего сервис автоматически составляет прогноз по промежуточным видам прибыли: маржинальной, операционной, валовой, а также итоговой чистой прибыли. На основании этих данных можно заранее запланировать выплату дивидендов собственнику.
Бюджет доходов и расходов в Финтабло
Процесс внедрения может показаться собственнику сложным, но его, как и любую глобальную задачу, можно разбить на несколько этапов. Выполняя их друг за другом, вы непременно придёте к цели — внедрённому управленческому учёту.
Этапы могут быть следующими:
Проделав эту работу, можно приступать к непосредственному формированию отчётов. Не забывайте контролировать этот процесс: некоторые моменты придётся корректировать по мере того, как вы начнёте лучше понимать особенности управленческого учёта и потребности вашего бизнеса.
Вести управленческую отчётность можно в разных программах и сервисах. Чаще всего для этих целей используют:
Excel и Google-таблицы подойдут предприятиям с небольшими оборотами и малым количеством финансовых операций в день. Дело в том, что данные в эти программы придётся вносить вручную, и обрабатывать таким образом большие объёмы информации не получится. Среди плюсов можно выделить то, что эти программы бесплатны и знакомы большинству пользователей. Среди минусов — большой объём ручной работы, риск ошибок и опечаток, некорректный учёт НДС, часто слетающие формулы и неудобное отображение информации. Средним и крупным предприятиям такой вариант не подойдёт.
Специализированные сервисы для финучета подходят большинству компаний: от тех, кто только начал вести управленческий учет, до тех, у кого уже был выстроен весь контур учета в таблицах, но потребовалась автоматизация. Их ключевые преимущества — экономия времени на сборку отчётов и сведение к минимуму риска ошибок. А ещё функционал в подобных системах намного шире чем у таблиц, поэтому они подходят бизнесам с разным оборотом и из разных сфер. Например, в Финтабло есть:
Учёт в сервисах более гибкий, чем в таблицах, а сами программы устроены так, чтобы максимально упростить работу с управленкой, сделать этот процесс быстрым и понятным. Если вы хотите автоматизировать финучёт и вместо составления отчётов тратить время на их анализ — попробуйте Финтабло. Первые 14 дней после регистрации все функции сервиса будут доступны бесплатно.
Анализ — главный этап работы с отчётами. Ведь мы составляем их не для того, чтобы просто на них смотреть, а чтобы принимать решения, которые будут вести нас вперёд. Подробный анализ управленческой отчетности позволяет выделить слабые и сильные места предприятия, понять, какие направления прибыльны, а какие убыточны, у каких товаров высокая маржинальность, а у каких низкая, и на основе этих данных скорректировать бизнес-процессы.
Анализировать управленческую отчётность нужно регулярно, чтобы знать, насколько эффективно отработало предприятие в каждом периоде в сравнении с предыдущим. Если динамика положительная, нужно выделить выигрышные стратегии, которые к этому привели, и масштабировать их. А если отрицательная — определить факторы, которые на это повлияли, и постараться их минимизировать.
Периодичность проведения анализа управленческой отчетности в каждой организации определяют самостоятельно, но специалисты рекомендуют делать это раз в месяц. В некоторых ситуациях это может потребоваться незапланированно, например:
Предприниматель Егор заметил, что расходы на производство гелей для душа резко выросли. Себестоимость товара возросла, а маржинальность снизилась. Эту проблему можно решить, подняв стоимость продукта для покупателей, но Егора такой расклад не устраивает. Он хочет найти способ снизить себестоимость.
Проанализировав ОПиУ, Егор выяснил, что повышение себестоимости связано с подорожанием упаковки, которую они закупают у иностранного подрядчика. Он поручил сотрудникам найти нового поставщика упаковки, но уже в России, чтобы сократить расходы не только на саму тару, но и на логистику. Это позволило снизить себестоимость гелей для душа без потери качества товара и увеличить маржинальность данной позиции.
Анализ ДДС поможет собственнику понять:
Анализировать ОПиУ нужно, чтобы:
Анализ управленческого баланса поможет собственнику узнать:
Управленческую отчётность легче проанализировать, когда она представлена в виде наглядных диаграмм и графиков. По ним проще отслеживать динамику показателей и контролировать выполнение плана.
Статистика по выполнению месячного плана на Дашборде в Финтабло
Если вы только начали изучать управленческий учёт и у вас нет опыта в этом вопросе, страх совершить ошибку понятен. Чтобы он отступил, мы собрали наиболее частые ошибки при работе с отчётами и объяснили, как их избежать.
