Управленческий учёт в строительстве: проблемы и решения

Особенности управленческого учёта в строительстве

В строительной отрасли много нюансов, из-за которых сложно построить управленческий учёт. Но контролировать траты и поступления вплоть до рубля, перестать нести издержки на текучке, понимать рентабельность объектов — реально.

В статье разберём основные сложности управленческого учёта и варианты их решения на примере онлайн-сервиса Финтабло.

Проблема. Много денежных операций в разных формах и источников финансирования

Строительство — не офисная сфера. Большинство производственных задач в отрасли решаются на объектах. Оформлять заявки, ждать согласования и исполнения некогда. Поэтому строительные компании рассчитываются с контрагентами в разных форматах: через онлайн-банки, расчётные счета и наличными.

Стройки финансируются за счёт кредитных линий, банковских гарантий, овердрафтов, частных инвестиций. В ходе реализации бизнес-процессов компании перетаскивают финансовое обеспечение между различными счетами.

Как это влияет на учёт. Текущие задачи решаются на местах прорабами. У них есть наличка для мелких расходов и на непредвиденные нужды: подкупить материалов или рассчитаться за услуги. Часть оплаты поставщикам и подрядчикам могут перевести на расчётный счёт, другую часть — просто на карту, а третью — отдать наличными. Данных масса, а проследить и собрать траты воедино почти невозможно. Из-за этого сложно понять, есть дебиторка или нет.

«Учёт наличных, как правило, не ведётся. Интеграции с программами нет. Прорабы весь день на объектах и физически не успевают дойти до компьютера, чтобы отчитаться по подотчёту и операциям с наличкой. Им просто некогда, и они далеки от бумажной волокиты. Потом забывают, на что именно и когда тратили, теряют чеки. В результате системы нет, управлять не получается, решения принимаются по наитию, деньги утекают».

Пример. Николай — прораб на стройке, у него есть наличка на оперативные нужды. Каждую покупку Николай должен фиксировать в отчёте для руководства компании: когда, сколько и на что потратил.

Представим его рабочий день на объекте. Водитель бетономешалки привёз бетон и требует оплаты. Николай через онлайн-банк перевёл на карту водителя 50 тыс. руб. Затем собирался записать затраты, но его отвлёк монтажник, которому срочно нужны крепления. Николай заказал партию креплений. Затем побежал проверять укладку труб. Позже приехал поставщик креплений и попросил рассчитаться наличкой. Николай отдал ему ещё 20 тыс. руб. После этого ещё 2 тыс. руб. он отдал на гвозди и заплатил 10 тыс. руб. за вывоз мусора и т. д.

К вечеру Николай забыл, что хотел записать траты. А потом и вовсе не мог вспомнить, когда и на что тратил. Позже к этим расходам прибавились другие.

В строительной отрасли с поставщиками и подрядчиками часто рассчитываются прямо на объектах: наличкой, картами или через онлайн-банк. Без автоматизации процесса учёт этих операций вести некогда, поэтому оперативные расходы считают на глаз.

Решение. Учитывать все счета и платежи

Надо считать всё: движения по картам, расчётным счетам и наличку. Иначе горы мелких покупок и неучтённых платежей съедят доход организации.

Как помогает Финтабло. Сервис аккумулирует все платежи и счета, что позволяет в реальном времени видеть актуальный общий остаток денежных средств по каждому проекту и по компании в целом.

В Финтабло попадают все финансовые операции: по бизнес-картам, расчётным счетам и даже расчёты наличными. Траты наличными отражаются в управленческой отчётности, если сотрудник написал в специальный чат-бот сообщение наподобие такого «Щебень — 20 000 руб.». Для каждого сотрудника можно создать свой отдельный счёт для подотчётных средств. Так ему будет легче следить за своими деньгами, а ответственным за финучёт понимать, все ли операции сотрудник отметил.

Таким образом, ни один рубль не остаётся без внимания. Потом руководитель или ответственный сотрудник одним кликом может прикрепить платёж к нужному проекту: внутри карточки сделки или в разделе «Операции».

В разделе «Операции» надо выбрать нужную сделку:

В разделе «Операции» в Финтабло ответственный за финучёт может прикрепить списание или поступление к нужной сделке

В отчёте План и Факт по движению денежных потоков по шкале можно оценить прогресс списаний и поступлений, а также увидеть перерасход по статьям внутри

Пример. Прораб Иван закупил в магазине штукатурку на 10 тыс. руб. Рассчитался бизнес-картой. Информация сразу попала в Финтабло. Затем поставщику бетона он перевёл 30 тыс. руб. через онлайн-банк бизнес-карты — платёж также ушёл в систему. За гвоздями в ближайший магазин сбегал рабочий. Иван дал ему наличку, но сразу черкнул сообщение в чат-бот «Покупка гвоздей — 1 000 руб.» — платёж попал в базу.

Вечером специалист по финучёту сел подводить итоги. Зашёл в Финтабло, увидел в системе все списания и привязал их к нужному объекту. Утром собственник без труда нашёл информацию по сделке и оценил состояние дел.

Проблема. Планирование исходя из бюджета стройки

В торговле или производстве, в отличие от строительства, бюджетирование более предсказуемо. Разрабатывается план продаж и считаются затраты с учётом договорённостей с поставщиками. Неучтённые траты или работы появляются редко.

Строители в своей деятельности чаще сталкиваются с непредвиденными тратами, для которых нет финансов. Часто требуется, чтобы предыдущая фаза строительства покрывала затраты следующей. Из-за этой особенности составлять планы начинают исходя из финансовой базы — сметы.

Как это влияет на учет. Без управленческого учета у компании нет достоверных данных о тратах и заработке. Организации часто не хватает денег на завершение строительства. Чтобы не замораживать строительство, компании залезают в кредиты, овердрафты и тратят будущий доход на выплату процентов.

Решение. Планировать этапы строительства

Бюджеты не резиновые, заказчики не готовы выходить далеко за лимиты. А в случае с госконтрактами строительная организация должна иметь достаточно ресурсов на всю стройку, так как она получает оплату только после завершения.

Программа Финтабло автоматизирует управленческий учёт в строительных компаниях. Она позволяет для каждой сделки ставить цель — задавать план, сроки завершения, разбивать на этапы. По мере выполнения можно прикреплять затраты в виде работ, которые подрядчики выполнили, а предприятие ещё не оплатило. Также можно отмечать использованные товары, которые купили ранее и загрузили в модуль учёта «Склад». Их себестоимость учитывается в расходах по проекту. Траты автоматически попадают в бюджет доходов и расходов по проекту (БДР).

В Финтабло видно, насколько компания приблизилась к плановым значениям по выручке, затратам и прибыли по проекту. Анализ можно провести с одного взгляда

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

Посмотрим, как это работает, на примере Петра, который строит коттеджи под ключ.

Пётр заключил договор на строительство. Стоимость контракта — 5 млн руб. Срок сдачи — 30 октября 2023 года. Договорились, что заказчик будет переводить авансы перед каждым этапом.

Как развивались события:

1. Петр создал сделку в Финтабло. Прописал срок, стоимость.
   На первой вкладке по сделке — краткая информация по финансам всего проекта, а на других — можно погрузиться в детали
2. Разделил сделку на пять этапов.
   
3. Для расчёта стоимости первого этапа — проектирование — предприниматель выбрал в программе услугу из каталога. Цена — 30 тыс. руб. Также Пётр заложил в Финтабло покупку кирпича для следующего этапа.
   К каждой сделке в Финтабло компания прикрепляет свой список товаров и услуг. Их можно выбрать из каталога или создать с нуля
4. Заказчик перевёл аванс за проектирование — 15 тыс. руб. Деньги тут же появились в системе в отчётности по операциям. Пётр привязал их к отчёту План/Факт ДДС по этому заказу, чтобы данные не потерялись. Но аванс — это ещё не прибыль, потому что работа пока не закончена. Прибылью он станет после подписания акта.
5. Когда заказчик принял работу, Пётр внёс дату акта в Финтабло. После заказчик оплатил оставшуюся часть за первый этап, и Пётр снова «посадил оплату» на сделку. Сервис автоматически подвёл итоги первого этапа: посчитал сумму полученных оплат, выручки без НДС и вычел расходы. Итого чистый заработок за первый этап — 10 тыс. руб.
   Финтабло собирает всю информацию по этапу в одном месте: платежи, выручку, расходы, рентабельность, даты
   
   В Финтабло есть разные варианты получения информации: можно открыть краткую сводку по БДР и БДДС или погрузиться в детали
6. Дальше стройка шла по плану, но когда добрались до кровли, возникли сложности. Согласованную с заказчиком черепицу сняли с производства. Подходящий материал стоил дороже. Заказчик решил сэкономить на следующем этапе по отделке, чтобы остаться в рамках бюджета. Когда ведение учёта автоматизировано, бюджетирование идёт легче.
7. Укладка кровли обошлись вместо плановых 1 млн 200 тыс. руб. в 1 млн 600 тыс. руб. Затраты на отделку пришлось сократить на 400 тыс. руб.
   
   Финтабло показывает, соблюдаётся ли бюджет. В нашем примере перерасход по одной статье компенсируется экономией по другой. В итоге план по списаниям выполняется
8. В результате Пётр выполнил заказ в срок и уложился в бюджет.

Проблема. Нет типовых объектов и соглашений

Проекты могут быть похожи, но конкретные условия отличаются. Разными бывают порядок ценообразования по договору, специфика расчётов с клиентами и подрядчиками, использование стройматериалов — давальческих или собственных.

Строительная организация может сверстать ровный финансовый бюджет и даже спланировать будущие поступления. Но потом начинаются земляные работы и неожиданно обнаруживается подземный карст или водяная линза. Из-за непредвиденных сложностей сдвигаются сроки, растёт бюджет, а клиент платит по договору с учётом первоначальных расчётов. Приходится срочно искать новые возможности либо перераспределять деньги.

Как это влияет на учёт. Каждый раз приходится заниматься бюджетированием с нуля. Бюджет объекта строительства может вырасти в 1,5–2 раза, а то и больше. Так что шаблонные методы в строительной отрасли не работают, а притянутые из других отраслей инструменты и показатели не используются.

Решение. Вести учёт проектов строительства

В строительной сфере между выполнением обязательств и оплатой услуг проходит время и накапливается много денежных операций.

«Например, заказчик заплатил аванс, исполнитель купил материалы на эту сумму. На все статьи не хватило — договорился о рассрочке с поставщиком или взял кредит. Так появилась кредиторская задолженность. Другие материалы, наоборот, оплатил сразу, а забирает постепенно — вот она дебиторка. Все эти данные надо собирать и учитывать, чтобы в конце оценить свой заработок. Без учёта качество управления падает и сделать правильные выводы невозможно».

Иногда стройка заканчивается убытками. Чтобы такое не повторялось, компании нужно вести управленческий учёт, чтобы принимать решения на основе финансовых показателей, а при заключении новых контрактов учитывать предыдущий опыт.

Финтабло — это сервис для управления финансами, он упрощает учёт и обеспечивает достоверность данных.

В одном месте хранятся данные по проектам. Собираются затраты, использованные материалы, оказанные услуги. Управлять становится проще, а управленческий учёт — точнее.

Реестр сделок и дашборд с показателями — способ контролировать эффективность строительных компаний

Фиксируются поступления и списания по проекту. Их можно отследить в Отчёте ДДС. Там видно остаток и насколько компания приблизилась к лимитам по списаниям и поступлениям.

В Финтабло одним кликом можно получить всю информацию: по срокам, стоимости, этапам и финансовым результатам

Дополнительно в Финтабло есть график ДДС. Он показывает, кем и в какой период финансируются работы. Например, если планировали, что аванса хватит на весь этап, а он вдруг закончился и график неожиданно стал красным, это сигнал к тому, чтобы разобраться и договориться о дополнительном финансировании. Если же изначально планировали приступать к заказу без аванса, то красный цвет не напугает. Так без погружения в отчетность можно оценить деятельность предприятия и эффективность финансового планирования.

График ДДС в Финтабло показывает, как финансируются работы. Красный цвет означает, что предприятие расходует собственные средства, а не заказчика

Автоматически проводится планфактный анализ доходов и расходов по проекту. Благодаря автоматизации из финансовой отчетности легко узнать, на чём компания понесла убытки и сколько заработала. В отдельном столбце отражается незавершённое производство. Отчёты обеспечивают руководство актуальными данными для контроля ситуации и облегчают достижение цели.

Отчёт по ДиР позволяет прогнозировать развитие проекта и оценивать его успешность

Расчёт рентабельности каждого проекта. Можно легко оценить, насколько выгодным он оказался: на текущий момент и по завершении. Наличие актуальной информации облегчает управление и позволяет принимать верные решения.

Функционал Финтабло позволяет сравнивать сделки между собой по рентабельности

«Например, если рентабельность по валовой прибыли проседает, это тревожный звонок. Отрицательная динамика — сигнал того, что либо выручка падает, либо растёт себестоимость, а компания не повышает цену. Это повод выяснять причину. Иначе может не хватить средств на покрытие других расходов — административный аппарат, продвижение, налоги».

Проблема. Длительные сделки

Достроить дом непросто. От разработки документов до приёмки здания в эксплуатацию может пройти несколько месяцев или лет. За это время задача может сильно измениться, а часть данных потеряться. Кроме того, накапливается незавершённое строительство.

Как это влияет на учёт. Строительные фирмы формируют Отчёт о движении денежных средств — Отчёт ДДС, чтобы знать, сколько есть денег для оплаты счетов.

Сложнее посчитать выручку и прибыль. Для этого нужно собрать все доходы и расходы в Отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ. Но на практике это сложно, поэтому рентабельность стройки остаётся неизвестной.

Когда нет понимания, сколько компания заработала, невозможно рассчитать корректную сумму дивидендов. Из-за это хромает менеджмент. Бывают ситуации, когда собственник вынимает из бюджета организации положенные ему дивиденды, но потом оказывается, что не хватает финансирования на следующий объект. Приходится возвращать дивиденды или залезать в бюджет другого объекта. Иных решений зачастую нет.

Строительные проекты длятся несколько месяцев, а то и лет. Первоначальная стоимость и сроки меняются. Из-за этого компании не могут посчитать свой реальный заработок и дивиденды для собственника.

Пример. Пётр строит коттеджи под ключ. Ведением управленческого учёта не занимается. Есть только бухгалтерия, чтобы сдавать обязательную бухгалтерскую отчётность. На всякий случай есть Отчёт ДДС, но скорее для контроля крупных платежей. Реальный заработок никто не считает.

Пётр завершил очередной заказ и получил 30 млн руб. Он был доволен и решил взять 1 млн руб. на отдых, но когда бухгалтер посчитал, сколько нужно отдать, планы Петра изменились.

Решение. Оценивать прибыль и расходы по этапам сделки

Чтобы понимать, сколько денег уже потратили, а сколько заработали, необходимо вести управленческий учёт доходов и расходов.

Как помогает Финтабло. Сервис позволяет осуществлять контроль каждый шаг строительства в отдельности: доходы, затраты, прибыль, рентабельность.

Финтабло позволяет признавать работу частями или поэтапно на основе актов. Как только в сервис вносят дату акта, затраты и выручка автоматически отражаются в ОПиУ. Так собственник узнаёт, насколько успешно завершилась фаза или вся стройка.

В общей таблице видны результаты строек и этапов внутри них.

В Финтабло по каждой стадии строительства можно увидеть стоимость, выручку, понесённые затраты, валовую прибыль и рентабельность

Больше данных по текущему состоянию сделки можно получить, если открыть его. Там будет Отчёт ДДС, Отчёт ДиР и рентабельность.

В отчёте План и факт по доходам и расходам можно оценить основные показатели, даже не погружаясь в цифры. Помогают наглядные диаграммы и шкалы

Строительная компания в онлайн-режиме видит, сколько она должна и сколько ей должны. Так организация понимает, сколько потратила на данный момент, сколько заработала и есть ли деньги, чтобы строить дальше. На основе информации из сделок можно собрать корректный Отчёт о прибылях и убытках и Управленческий Баланс. В этом преимущество бюджетирования и автоматизации управленческого учёта.

Финтабло — сервис, который построен на опыте финансовых директоров. Нет необходимости строить управленческий учёт с нуля: создавать свои шаблоны и переживать об ошибках в формулах. Функции программы заточены под ведение финансового учёта.

Сервис позволяет добавлять сколько угодно сотрудников и настраивать для каждого права доступа, поэтому работать удобно всем: финансовому менеджеру, прорабу, менеджеру по продажам и бухгалтеру. Таблицы со сделками можно тоже изменять под себя: скрывать ненужные столбцы, менять статусы. Каждый пользователь может создать удобный вид.

Запишитесь на экскурсию по сервису и узнайте, насколько прозрачным, простым и эффективным может быть ваш управленческий учёт.

Преимущества для строительной компании от внедрения управленческого учёта

• Руководитель знает, сколько, кому, когда и за что заплатили и сколько ещё осталось.
• Видит, насколько прибыльной оказалась работы, и понимает, стоит ли браться за подобное в будущем.
• Может прикинуть, сколько денег понадобится на последующие работы с учётом фактической рентабельности завершённых. Начинает опираться не только на личный опыт, но и на факты.
• Может оценить целесообразность расходов и видов работ. Например, не слишком ли дорого обходятся материалы, выгодно ли заниматься определённым видом деятельности, в полную ли силу трудятся сотрудники или пора пересмотреть систему мотивации.
• Понимает, как оптимизировать траты, чтобы зарабатывать больше.
• Может формировать фонды: на оплату налогов, выплату зарплаты и дивидендов. Так у предприятия будет резерв на случай непредвиденных затрат.
• Может прогнозировать движение денежных средств, чтобы иметь запас на случай необходимости.
• Избегает большинства ошибок, которые случаются в таблицах, так как операции и отчётность автоматизируются.
• Понимает, кто из сотрудников контролирует проект, и может добавлять в сервис неограниченное количество пользователей, чтобы автоматизировать работу всех участников.