Оставьте заявку на демонстрацию Финтабло
Мы перезвоним, ответим на ваши вопросы, покажем сервис и поможем разобраться, подходит ли он вам
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с
офертой и положением об обработке персональных данных
Как онлайн-школа сохраняет прибыль при падении выручки в 3 раза из-за блокировки рекламных каналов
Финансовый директор Ирина Шалимова рассказывает, как онлайн-школа справляется с блокировкой рекламных каналов и падением спроса на курсы.

Также на примере школы «Управленческий цикл» финдиректор показывает, как избежать типичных ошибок: вывода дивидендов раньше времени, траты клиентских авансов, неверного учета прибыли.
«Практики управления» — школа менеджмента с онлайн и оффлайн-программами. Обучают предпринимателей и руководителей. Занимаются тренингами с 1998 года.
Задачи: Не попасть в кассовый разрыв из-за падения выручки, автоматизировать учет денег, не тратить время на учет вручную; понять, сколько и когда можно брать дивидендов; знать точную выручку и стоимость создания курсов.

Кто ведет финучет: Компания работает с финансовым директором из «Нескучных финансов» Ириной Шалимовой. Финансовый менеджер ведет отчеты в Финтабло.
Об онлайн-школе
Андрей Бородинов и Екатерина Медникова занимаются проведением тренингов с 1998 года. За 20 лет к оффлайн-тренингам добавились онлайн-курсы, клуб предпринимателей и другие продукты. Сейчас в бизнесе Андрея и Екатерины два направления — B2B и B2C.
Продукты онлайн-школы
Собственники стали работать с финансовым директором из Нескучных Финансов Ириной в 2020 году, тогда обучения и тренинги проводили для компаний — работали на рынке B2B.

В 2021 году вышли на новый рынок — онлайн-школа для физических лиц — В2С. Второе направление решили выделить в новый бизнес и создать для него отдельную систему управленческого учета.

В кейсе рассказываем, как финансовый директор и собственники строили систему учета, как избегали ошибок и как справляются с падением выручки в кризис.
Как не утонуть в учете поступлений от клиентов
Когда компания работала только с юридическими лицами, поступления можно было разносить и вручную, это не занимало много времени.

В работе с физлицами платежей больше. Клиенты оплачивают курсы через 7 магазинов на Робокассе. При каждом платеже Робокасса снимает комиссию за эквайринг. Узнать сумму поступлений и комиссии можно, если сделать выгрузку из Робокассы. Если делать это регулярно, уходит довольно много времени.
Магазины в Робокассе, привязанные к Финтабло
Собственники решили использовать сервис Финтабло для управленческого учета. В нем есть интеграция с Робокассой: все оплаты клиентов загружаются автоматически вместе с информацией о комиссии.
Ученики платят через Робокассу. В сервисе информация об оплатах появляется почти сразу
Как не тратить время на учет платежей и поступлений
Кроме поступлений от клиентов, в компании нужно считать платежи за работу подрядчиков, оплату сервисов, расходы на создание курса.

Чтобы тратить на учет меньше времени, финансовый директор и финансовый менеджер настроили автоправила. Так, платеж или поступление будет автоматом отнесен к своей статье.

То есть, финансовый директор с собственниками один раз определили список статей, решили, какие операции к каким статьям относятся, и теперь отчет о движении денежных средств (ДДС) собирается автоматически.
Создали правило: Если у платежа контрагент Любовь Михайловна, он записывается на статью «Учебный процесс»
Финансовый менеджер тратит час в неделю на работу в Финтабло: выполнить ручные операции и проверить цифры.
Запишитесь на экскурсию по сервису
Покажем Финтабло в действии, поможем перейти в сервис из учёта в таблицах, подберем тариф под ваши задачи
В какой момент онлайн-школа может распоряжаться деньгами клиентов
Допустим, на очередной запуск в феврале пришли 60 человек и полностью оплатили участие ещё до старта обучения. На счете лежат деньги, вроде можно в марте записать их в выручку и тратить на нужды компании.

Но, что, если часть клиентов откажутся от обучения и попросят вернуть деньги? Также есть риск, что онлайн-школа не сможет оказать услуги, например, спикер курса заболеет. Тогда придется возвращать деньги всему потоку.
Получается, что деньги за курс — это еще не выручка, а авансы. Выручкой они станут после того, как будет оказана услуга.
Раньше выручку признавали через 2 недели после начала курса. Но так она получалась неточной: несколько человек с потока просили ставить курс на паузу и проходили курс уже со следующим потоком. Приходилось задним числом править выручку.

В январе 2022 года собственники решили признавать выручку, только когда люди заканчивают курс и получают сертификаты. Пока курс идет, деньги лежат на отдельном счете «Авансы клиентов».

У этого решения есть минусы — выручка на 8 недель зависает в авансах. Точную выручку по потоку можно будет узнать только через 2 месяца. Но зато ее не нужно будет корректировать.

Выручка учитывается по каждому запуску в гугл-таблице, и финансовый менеджер вносит выручку в Финтабло после её признания. Остальные расходы переносятся автоматически из отчета о движении денежных средств.
Красный значок показывает, что автоматическая передача данных из ДДС отключена. Финансовый менеджер вносит цифры о выручке вручную
Бывало такое, что после оплаты люди просили перенести обучение, и нам приходилось корректировать выручку в предыдущих периодах. Например, человек проучился месяц, заболел и потом продолжил учиться со следующим потоком. А выручка по следующему потоку признается в другом периоде. И получается, количество учеников и сумма выручки не соответствует. При проверке предыдущих периодов постоянно приходилось корректировать цифры.
Ирина Шалимова, финансовый директор Нескучных Финансов
Что делать с расходами, когда курс только создается и продаж еще нет
В «Управленческом цикле» периодически обновляют курсы и создают новые. Значит, появляются расходы на работу экспертов, дизайнера и аренду оборудования. А продажи начинаются позже. Можно сразу списать расходы и, например, покрыть их выручкой от других продуктов.

Но тогда в отчете о прибылях и убытках появится убыток по этому курсу, и общая чистая прибыль снизится.

Вроде ничего страшного, но чистая прибыль искажается, и бизнес кажется менее эффективным, чем на самом деле. Собственники забирают меньше дивидендов, чем могли бы.
Потом наступает пора продажи курса, идет поток поступлений, а расходов нет — всё уже списали. Ура, выручка с нулевыми расходами! Можно гордиться эффективностью бизнеса и забрать много дивидендов.

Но это будет неверная эффективность. А взяв больше дивидендов, чем реальной прибыли, можно угодить в кассовый разрыв.

Чтобы избежать этого риска, собственники и финансовый директор решили фиксировать все затраты на создание курсов и запуски. Эти затраты записывают на статью незавершенное производство.

Пока курс создают, и по нему нет продаж, расход не списывают. Когда продажи начинаются, начинают списывать и расходы. Это помогает видеть правильную прибыль в текущем периоде. И корректно рассчитывать дивиденды.
Также в онлайн-школе ведут учет по каждому запуску, чтобы знать, насколько он получился прибыльный.
Примечание от команды Финтабло: учет запусков можно вести и у нас в сервисе в модуле Сделки.
Как правильно выводить дивиденды
Раньше выводили дивиденды без особой системы. Иногда торопились и, например, в марте уже выводили дивиденды за март, не зная прибыли.

Собственники с финансовым директором разработали регламент вывода дивидендов, чтобы точно знать, сколько денег можно вывести без вреда для бизнеса.
Регламент вывода дивидендов
Через полгода после начала работы удалось выровнять вывод дивидендов. Помогло такое правило: Сначала считаем прибыль — потом выводим дивиденды.

Благодаря регламенту вывода дивидендов получилось в 5 раз увеличить собственный капитал и создать подушку безопасности — резервный фонд.
Как онлайн-школа справляется с падением выручки после блокировки рекламных каналов
Сокращает расходы. Онлайн-школа размещала рекламу в Фейсбуке и Инстаграме. В начале марта эти рекламные каналы отключились, и, соответственно, резко упали продажи курсов.
До кризиса ориентировались на то, чтобы доля рекламных расходов в поступлениях не более 30%. Иногда были эксперименты с рекламой, и процент был выше. Но в хорошие месяцы процент мог быть 22−27%.
Ирина Шалимова, финансовый директор Нескучных Финансов
Зеленая линия — динамика поступлений за 2021 и 2022 год
В школе от количества рекламы зависело количество учеников. Процент рекламных расходов в поступлениях снизился до 22% в марте, когда каналы еще работали, и до 5% в апреле.

Поступления тоже сократились. Здесь повлияло не только закрытие рекламных каналов, но и то, что в нестабильной ситуации люди откладывают обучение на потом.

В компании стали оптимизировать расходы, чтобы избежать кассовых разрывов на фоне сокращения продаж.
Синяя линия — динамика расходов за 2021 и 2022 год. В марте они сократились сильнее, чем поступления
Сократили расходы на 80% с учетом рекламы. А если без рекламы — на 42%.

Какие расходы сократили:

  • Остановили создание новых курсов, отложили создание ютуб-канала.
  • Собственники получали зарплату как эксперты, но на время кризиса отказались от зарплат.
  • Убрали руководителя отдела продаж, оставили только менеджеров.
  • Сократили расходы на маркетинг: зарплату, рекламу.

Сокращать расходы — неприятно. Но благодаря этому компания не угодила в кассовый разрыв в марте.

В платежном календаре в Финтабло прописали все плановые операции. Еженедельно на планерке корректировали плановые платежи на будущую неделю, в зависимости от того, сколько оплат было на прошлой неделе.
Пример того, как можно корректировать плановые операции в платежном календаре
Что еще делают:
1
Менеджеры обзванивают людей из накопленной базы.
2
Компания развивает партнерские программы. И тестирует новые рекламные каналы.
3
Собственники приняли решение выходить на рынок других русскоязычных стран, чтобы меньше зависеть от ситуации в России.
4
Собственники следят за остатками на счетах и меняют планы в зависимости от ситуации.
Собственники видят, что в компании достаточно денег, чтобы платить по счетам, даже с учетом сокращения продаж
Выводы
Выстроенная система финучета помогает онлайн-школе пережить падение выручки, потому что:

  1. Есть актуальные данные по остаткам денег на счетах и понятно, хватит ли денег на продолжение работы.
  2. Разработан справочник статей и понятно, какие статьи расходов можно сократить, а какие нет.
  3. Известна рентабельность каждого проекта и запуска, и можно сфокусироваться на самых выгодных.
  4. Есть резервный фонд, накопленный благодаря грамотному распоряжению дивидендами.

Финтабло должно быть в каждом бизнесе. Но это только инструмент, он будет работать, если в компании выстроена система учета.
Андрей Бородинов, собственник онлайн-школы
Андрей Бородинов
собственник онлайн-школы «Практики управления»
Ирина Шалимова
финансовый директор Нескучных Финансов
Оля Аксенова
редактор кейса
Оставьте заявку на демонстрацию Финтабло
Мы перезвоним, ответим на ваши вопросы, покажем сервис и поможем разобраться, подходит ли он вам
Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с
офертой и положением об обработке персональных данных
Зарегистрироваться

Нажимая на кнопку "Зарегистрироваться", вы соглашаетесь с офертой и положением об обработке персональных данных.