Кассовый разрыв или убыток: как отличить за десять минут

Кассовый разрыв — это про дату, убыток про период. Минус на счёте пугает одинаково, а причины у него разные. В одном случае деньги придут через неделю и вопрос только в дате платежа. В другом бизнес каждый месяц отдаёт больше, чем получает, и отсрочка этого не исправит. Разница определяется за десять минут, и от неё зависит, что делать дальше.

Три разные вещи, которые называют одним словом

Кассовый разрыв: денег не хватает в конкретный день. Поступления есть в плане, но приходят позже срока платежа. Что это такое и откуда берётся, Финтабло разобрал отдельно: в статье блога. Здесь мы решаем другую задачу: как не спутать разрыв с убытком и не начать лечить не то.

Структурный убыток: регулярные выплаты за месяц больше регулярных поступлений. Речь про обычный месяц, без разовой закупки и без сезонного провала. Календарь такое не лечит. Платёж можно сдвинуть один раз. На второй раз сдвигать уже нечего.

Убыток по отчёту о прибылях: расходы больше доходов за период. Это счёт по начислению, он не про остаток на счёте. Прибыльная компания попадает в разрывы регулярно. Убыточная может месяцами платить всем вовремя, пока не кончится накопленный запас.

Первые две вещи часто сваливают в одну, а противопоставляют их третьей. Тогда совет получается один на все случаи: возьмите овердрафт. Но действия в трёх случаях разные. Действие из соседней колонки обычно делает хуже.

Почему прибыльная компания уходит в минус

Прибыль считается по начислению: продали в марте, значит доход марта. Деньги приходят по факту: оплата за март может лечь на середину апреля. Разница между этими двумя календарями и создаёт разрыв.

Возьмём расчёт калькулятора. Остаток на счёте 1 800 000. Поступления 3 600 000 в месяц, профиль почти всё в конце месяца. Постоянные расходы 900 000. ФОТ 1 600 000: аванс 40 процентов 25-го, остаток 10-го. Налоги 520 000 на 28-е. Кредит 250 000 в месяц. И одна разовая закупка 1 200 000 на 17-й день. Отсчёт в примере идёт от 1-го числа месяца из 30 дней. В калькуляторе недели считаются от сегодняшней даты, поэтому на тех же цифрах недели у вас сложатся иначе.

Считаем регулярный месяц: 900 000 плюс 1 600 000 плюс 520 000 плюс 250 000, итого 3 270 000 выплат против 3 600 000 поступлений. Компания зарабатывает 330 000 в месяц. По деньгам регулярный месяц плюсовой. Прибыль считают в отчёте о прибылях и убытках по начислению, и если компания живёт на авансах, поступление это ещё не заработанное.

Теперь остаток на конец недели. Первая 1 520 000, вторая 686 000, третья минус 220 000, четвёртая 630 000. Дальше 651 161, минус 227 548, минус 1 097, 601 484. Потом 1 248 000, 56 000, 230 000, 920 000. Три недели из двенадцати в минусе.

Причина в календаре, а не в экономике. Выплаты стоят в начале и середине месяца. 10-го уходит 960 000 второй части зарплаты, 17-го закупка на 1 200 000. Поступления приходят в конце. Компания платит раньше, чем получает деньги, которые уже заработала.

Дно пробивает разовая закупка. 1 200 000 при запасе 330 000 в месяц: чтобы накопить такую сумму, нужно 3,6 месяца работы. Профиль поступлений делает месяц тесным, а закупка добивает остаток до минуса. Экономику при этом трогать не придётся, и ниже видно почему.

Проверка за десять минут

Нужны выписка за пару месяцев и лист бумаги. Задача одна: понять, положительный у вас регулярный месяц или отрицательный.

• Сложите регулярные поступления за месяц. Только то, что приходит каждый месяц: выручка от постоянных клиентов, подписки, средний поток розницы. Разовую предоплату по крупному проекту и продажу оборудования отложите в сторону.
• Сложите регулярные выплаты. Постоянные расходы одной суммой: аренда, подписки, связь, подрядчики. Фонд оплаты труда целиком. Налоги и взносы отдельной строкой. Платежи по кредитам и лизингу. Каждая сумма входит один раз: взносы только в строке налогов, аренда только в постоянных расходах. В примере это 3 270 000: 900 000 плюс 1 600 000 плюс 520 000 плюс 250 000.
• Вычтите одно из другого. 3 600 000 минус 3 270 000 даёт плюс 330 000. Результат положительный, значит структурного убытка нет, и минус на счёте создан сроками. Результат отрицательный, значит это структурный убыток, и календарь его не вылечит.
• Отдельным списком выпишите разовые платежи. Закупка, ремонт, годовая страховка, дивиденды. В проверку они не входят, но именно они обычно и пробивают дно.
• Разложите три месяца по неделям. Остаток на конец недели равен остатку на начало плюс поступления минус выплаты. Двенадцати недель хватает, чтобы увидеть, повторяется минус или он один.

Если дело в сроках

Здесь работают три инструмента, и они дают эффект быстро.

Сдвиг платежа. Ничего не стоит, поэтому проверяется первым. В примере хватает одного действия: перенести закупку 1 200 000 на 5 недель. Третья неделя перестаёт быть минусовой, самая низкая точка за 12 недель поднимается до плюс 56 000.

Сдвинуть можно не всё. Зарплату Трудовой кодекс требует выплачивать не реже чем каждые полмесяца, а дату ставит не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена: подтянуть обе выплаты друг к другу нельзя, даже если формально их две. Если день выплаты нерабочий, деньги уходят накануне, то есть раньше, а не позже. С налогами наоборот: срок 28-е, и при нерабочем дне платёж переносится вперёд, на ближайший рабочий. С 2024 года НДФЛ идёт двумя датами: 28-го за период с 1-го по 22-е и 5-го следующего месяца за остаток, а в декабре есть третья: НДФЛ, удержанный с 23 по 31 декабря, платят в последний рабочий день года. Свободно двигаются закупки, ремонты, дивиденды и часть расчётов с поставщиками. С них и начинайте.

Ускорение поступлений. Профиль почти всё в конце месяца и есть корень провала. Предоплата, разбивка платежа на этапы, скидка за раннюю оплату, перенос даты выставления счёта. Любое из этого двигает деньги из конца месяца в середину.

Короткое финансирование. Овердрафт, кредитная линия, факторинг. В нашем примере это уместно: у компании есть 330 000 регулярного запаса, из него платятся проценты, а сам минус закрывается на несколько недель и потом гасится приходом конца месяца.

Проверять надо в этом порядке. Сначала бесплатное, потом платное. Кредит под разрыв берут тогда, когда сдвинуть и ускорить уже нечего.

Если это структурный убыток

Рычагов ровно два: поступления вверх или регулярные выплаты вниз. Третьего нет, потому что дело не в датах.

Запас в 330 000 из примера — это 9 процентов поступлений. Он исчезает при падении выручки на десятую часть. Уроним поступления на четверть, с 3 600 000 до 2 700 000, а выплаты оставим прежними, 3 270 000. Каждый месяц минус 570 000, и это уже другая болезнь.

Чтобы выйти в ноль, надо закрыть эти 570 000. Через поступления это плюс 21 процент к текущим 2 700 000. Через расходы это минус 17 процентов от 3 270 000 выплат. На бумаге обе цифры выглядят посильными. В составе выплат 570 000 это почти две трети всех постоянных расходов или больше трети фонда оплаты труда.

Рост на 21 процент тоже не бесплатный. Обычно это или цена, или объём. А объём тянет за собой закупки, людей и новые постоянные расходы. Поэтому в реальности выход собирают из двух половин: часть добирают ценой, часть срезают в расходах.

Отсюда следствие про долги. Пока регулярный месяц отрицательный, каждый заём делает его чуть более отрицательным: платёж по кредиту становится новой строкой в регулярных выплатах.

Овердрафт на структурный убыток

Логика понятная. Денег не хватает, банк даёт, платим. На разрыве это работает. На структурном убытке заканчивается так.

• Первый месяц. Овердрафт закрывает минус 570 000 из сценария выше, все платежи проходят вовремя, ощущение проблемы уходит.
• Второй месяц. Минус тот же, к нему добавились проценты. Лимит выбирается глубже.
• Третий месяц. Лимит выбран почти полностью, свободных денег нет, а регулярный минус никуда не делся.
• Дальше. Банк просит обнулить лимит или снижает его. Компания впервые видит реальный размер проблемы, и запаса времени на её решение уже нет.

Две суммы, а не одна

Про разрыв обычно говорят одной цифрой: не хватает столько. Этого мало, нужны две.

Разрыв недели: сколько не хватает в неделю первого минуса. В примере 220 000 на третьей неделе. Это сумма к дате, её надо найти к конкретному дню.

Глубина просадки: самое низкое значение остатка за все 12 недель. В примере 227 548 на шестой неделе. Это объём финансирования на весь провал.

Разница между ними 7 548, но решение она меняет. Возьмите 220 000 к третьей неделе и не возвращайте до конца горизонта. Третья неделя выходит в ноль, а шестая всё равно уходит в минус на 7 548. Лимит, открытый по первой цифре, провал не покрывает.

Совпадают эти две суммы только когда первый минус и есть самая глубокая точка. В примере они разошлись и по сумме, и по дате: минус впервые на третьей неделе, дно на шестой. С банком договариваются по глубине, а дату готовности денег ставят по первому минусу.

Что делать с результатом

Проверка занимает десять минут и даёт один из двух ответов. Регулярный месяц положительный, значит вы управляете датами и суммами. Регулярный месяц отрицательный, значит разговор идёт про цены, расходы и объём, а календарь тут второстепенен.

Делать эту проверку имеет смысл каждую неделю. Минус, замеченный за три недели, стоит одного телефонного звонка поставщику. Тот же минус за три дня стоит переговоров с банком. Если считать хочется не на бумаге, у Финтабло есть 7 дней полного доступа. Карту привязывать не нужно.