Что такое кассовый разрыв и как его избежать

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв ― это временная нехватка денег для текущих платежей. Например, нужно оплатить аренду помещения, налоги и заплатить поставщикам за сырье. А денег хватает только на аренду.

Если компания попала в кассовый разрыв, это не значит, что она работает в убыток. Бывают ситуации, что денег не хватает в прибыльном бизнесе. Например, если возникли задержки оплат со стороны покупателей. Получается, что прибыль у бизнеса есть, а денег для оплаты обязательств нет.

Как посчитать, хватит ли денег: Есть формула, которая позволяет понять, какой будет остаток на счете через определенное время. Если остаток отрицательный, случится кассовый разрыв.

Сокращенно: ОДС = П — ДС — Р Посчитаем кассовый разрыв, который возник у мебельного производства Ивана:

На счете ИП есть 215 000 рублей. 1 июля должна была прийти оплата в размере 550 000 рублей, но фактически это будет только 8 июля. А 3 июля Иван должен оплатить аренду в размере 90 000 рублей, выплатить зарплату в размере 495 000 рублей и заплатить 120 000 рублей за сырье.

3 июля Ивану в общей сложности нужно 705 000 рублей. А на расчетном счете компании 215 000 рублей. Возник кассовый разрыв в размере 490 000 рублей. Он закроется через 4 дня, когда поступит платеж от клиента.

Почему попадают в кассовый разрыв

Причин, по которым у бизнеса возник дефицит денег для расчетов по обязательствам, может быть несколько. Рассмотрим на примерах.

Неправильное планирование денежных потоков

Бизнес должен регулярно вести план доходов и расходов со всеми предстоящими поступлениями и платежами. Денег может не хватить, если упустить даже один платеж.

У Андрея небольшое текстильное производство. Через 2 дня ему предстоят платежи на общую сумму 450 000 рублей, а на расчетном счете компании 470 тысяч. Андрей думает, что учел все статьи расходов и, денег хватает для исполнения всех обязательств. Но бухгалтер напомнил про лизинговый платеж за оборудование в размере 110 000 рублей, который Андрей не указал в плане. А ближайшие платежи от заказчиков поступят только через 7 дней. В результате возникнет кассовый разрыв в размере 90 тысяч.

Непредвиденные траты

У любого предпринимателя могут возникнуть расходы, которые в обычной ситуации не учитываются и не закладываются в бюджет компании.

Игорь занимается производством строительных материалов и смесей, а товарные запасы хранит на собственном складе. Ночью в складском помещении прорвало трубу отопления, в результате под водой оказалась партия штукатурки. Теперь товара, который предназначался клиенту, нет. И надо возвращать клиенту деньги, а ещё делать ремонт. Этих трат Игорь не предвидел и попал в кассовый разрыв.

Падение выручки

В любом бизнесе возможны периодические снижения объемов выручки. Причины у этого могут быть разные, но в итоге будет меньше денег для обеспечения деятельности.

Екатерина владеет производством гибкой упаковки. В результате ошибки на производстве покупателю отправили партию упаковки меньшей толщины, чем было указано в договоре. Покупатель согласился не возвращать товар, но попросил скидку 50% от цены за брак. В день, когда нужно платить налоги и оплачивать счета поставщиков, у компании денег будет меньше, чем обычно.

Нет контроля над дебиторской задолженностью

Кассовый разрыв может возникнуть, если компания не установила четкие сроки оплаты для своих клиентов. В такой ситуации нет возможности планировать поступления средств и исполнения своих обязательств.

У Виталия магазин автозапчастей. Транспортная компания, которая давно покупает все запчасти для своего автопарка в его магазине, регулярно допускает просрочку оплаты. Это крупный покупатель, который приносит значительную часть прибыли. Поэтому Виталий чаще всего просто ждет, когда поступят деньги, и не просит оплатить счета вовремя. В результате этого у него регулярно возникают кассовые разрывы.

Сезонность

Если товары и услуги бизнеса востребованы в конкретный сезон, то нужно заранее готовиться к тому, что продажи упадут и возникнет нехватка финансов.

Борис продает электронные идентификаторы и контроллеры для школьников в своем интернет-магазине и на маркетплейсах. У продаж пропусков для школьников — сезонные. Чаще всего их покупают с августа по октябрь, затем идет спад. С мая по июль — полное затишье. В эти месяцы денег в кассе становится все меньше, не хватает на зарплату сотрудникам. Если не готовиться к «низкому» сезону заранее, можно попасть в кассовый разрыв. Читайте подробнее в кейсе.

Ошибки в закупках

Попасть в кассовый разрыв можно, если неправильно рассчитать необходимое количество товара. Например, закупить слишком большую партию.

У Анны магазин детских игрушек. В последнее время часто стали спрашивать игрушки с героями из нового мультсериала. Анна закупила крупную партию игрушек и рассчитывала продать ее в течение 2 недель. Но хайп вокруг мультсериала быстро утих, и партия лежит на складе, а в кассе пусто.

Как предотвратить кассовый разрыв

Кассовый разрыв может случиться практически в любом бизнесе ― от временной нехватки денег не застрахован никто. Но есть несколько способов, которые помогут свести эти риски к минимуму.

Планировать поступления и выбытия. Если бизнес живёт без планирования, возникают конфузы: сегодня купили дорогой станок в цех, а завтра надо перевести государству НДС.

Для планирования денежного потока нужно завести платежный календарь. Эта инструмент, куда вы заранее пишете доходы и расходы — и видите, сколько денег будет на счету через неделю или месяц. Вы сможете рассчитать, какой остаток на счетах будет с учетом запланированных операций, и заранее принять меры, если увидите, что скоро может возникнуть кассовый разрыв.

Пример вопроса, на который отвечает Платежный календарь: «Хватит ли компании денег на запланированные расходы, если 10-го числа собственник выведет дивиденды со счета XXX на YYY рублей?»

Платежный календарь можно вести в Excel или в специальном сервисе. На скриншоте платежный календарь в Финтабло

Платежный календарь удобнее вести там же, где ведём отчет о движении денег. Тогда не нужно переносить данные.

Если операций мало, то можно вести отчеты в гугл-таблицах. Если много кошельков, лучше автоматизировать управленческий учет, так удобнее следить, сколько денег планирует быть в каждом кошельке.

Преимущество Финтабло — можно завести повторяющиеся платежи, в гугл-таблицах нужно вносить вручную. Это дольше.

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

Разбивать платежи по приоритетности. Разделите все платежи по группам в зависимости от вероятности риска и тяжести последствий. Обязательные, задерживать которые нельзя, планируйте в первую очередь: зарплата, налоговые платежи, кредит. Далее по степени важности могут следовать платежи за сырье для производства собственных товаров. В конец списка платежей ставьте расходы, которые можно отложить без существенных последствий для работы. Обратите внимание на договоры с контрагентами — за задержки могут быть предусмотрены штрафы и пенни.

Пример ранжирования статей по приоритетности

Вести бюджет. Второй важный документ — бюджет движения денежных средств (БДДС). Это ваш план по поступлениям и выбытиям на месяц вперед. Он показывает, сколько денег у вас на счетах, на каких именно счетах лежат деньги, откуда приходят и куда уходят деньги. Также БДДС используют, чтобы сравнить запланированные показатели по обороту с фактически полученными и узнать эффективность финансовых стратегий бизнеса. Ведение БДДС можно автоматизировать с помощью сервиса Финтабло.

Завести систему фондов. Не тратьте всю прибыль, а регулярно откладывайте часть денег в резервные фонды. Если денег будет не хватать, можно расплатиться деньгами из подушки безопасности

Пересмотреть отсрочки. У каждого бизнеса есть период оборачиваемости, при котором он будет чувствовать себя комфортно. Чтобы его узнать, нужно составить финансовую модель. Пока она не будет готова, давайте клиентам отсрочки на меньший срок или просите оставлять предоплату. А поставщиков разбейте по приоритетности в зависимости от срочности платежа.

Если поставщик незаменимый, контролируйте, чтобы оплата пришла в срок

Автоматизировать ведение отчетов. В Финтабло можно вести платежный календарь, бюджет движения денежных средств и другие отчёты. Главная фишка сервиса — автоматизация. Не нужно тратить время, чтобы заносить данные вручную, а контролировать денежные потоки намного удобнее, когда под рукой есть актуальные цифры.

Что делать, если попали в кассовый разрыв

Иногда кассовый разрыв возникает, даже если бизнес делает все для его профилактики. Если вы попали в такую ситуацию, примите меры.

Договоритесь с клиентом об авансе. Предложите ему скидку или дополнительный сервис за это. В этом случае есть риск, что клиент захочет и дальше работать на тех же условиях, что повлечет снижение вашей прибыли.

Отложите платежи или попросите рассрочку. Учитывайте важность поставщика для вашего бизнеса. Не стоит задерживать платеж, если заменить поставщика на другого невозможно или получится только на гораздо более плохих условиях.

Воспользуйтесь овердрафтом или кредитом от банка. Если выбрали этот способ, рассчитайте расходы на выплату процентов. Возможно, другой способ будет выгоднее.

Возьмите в долг у партнера, сотрудника, поставщика или заказчика. Учитывайте, что это может повлечь дополнительные расходы по процентам, изменение отношений с контрагентом.

Распродайте имущество, сдайте оборудование в аренду. Если деньги нужны срочно, то, возможно, придется сделать скидки для покупателей или арендаторов. В итоге можно потерять часть финансов.

Сократите расходы. Проанализируйте все траты вашего бизнеса. Возможно, некоторые из них можно сократить или вовсе отказаться от них. При угрозе кассового разрыва можно, например, перенести командное обучение на более поздний срок.

Коротко

• Кассовый разрыв ― временная нехватка денег на текущие платежи. Такая ситуация не означает, что бизнес убыточен.
• Причиной кассового разрыва могут стать неправильное планирование денежного потока, непредвиденные расходы, падение выручки, дебиторская задолженность, сезонность или ошибки в закупках.
• Ведите платежный календарь, план по поступлениям и расходам, это помогает предотвратить кассовый разрыв. Также создайте резервные фонды, установите четкий график расчетов с контрагентами и автоматизируйте ведение отчетов.
• Если все-таки попали в кассовый разрыв, то выйти из него можно несколькими способами. Договоритесь с клиентами об авансе и соберите платежи с дебиторов, попросите своих поставщиков дать вам отсрочку платежа. Также можно взять кредит в банке или занять деньги у партнеров и контрагентов, продать или сдать в аренду имущество, отказаться от необязательных расходов.

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор