Набор шаблонов для оцифровки бизнеса
Получите базовые отчёты для управления бизнесом в Google-таблицах: ДДС, ОПиУ, Платёжный календарь и др.
Расскажем о самом простом, но важном управленческом отчёте. Раскроем особенности и объясним, как его составить и какую информацию он может дать собственнику или инвестору.
Управление бизнесом — это кропотливая работа. Для того чтобы выполнять её качественно, нужны определённые инструменты: Отчёт о движении денежных средств, Отчёт о прибылях и убытках и управленческий Баланс. Каждый из этих отчётов решает конкретные задачи бизнеса.
Отчёты бывают двух видов: бухгалтерские и управленческие. Бухгалтерские отчёты предназначены для государственных органов, таких как налоговая, а также ими могут заинтересоваться инвесторы и акционеры. Бухгалтерская отчетность предприятия должна соответствовать стандартам и правилам, установленным Федеральным законом
Управленческие отчёты нужны собственникам компаний для анализа финансовых данных и оценки эффективности бизнес-процессов. Управленческий учёт помогает руководству принимать стратегические решения, определять прибыльность продуктов или услуг, контролировать затраты и планировать бюджеты. Среди главных управленческих отчётов можно выделить:
У каждого из этих отчётов своя цель. В этой статье подробно рассмотрим управленческий Отчёт о движении денежных средств (Cash Flow Statement). Он нужен, чтобы контролировать денежные средства в организации и помочь руководству грамотно управлять финансовыми ресурсами компании.
Ответ на этот вопрос кроется в самом названии отчёта: он показывает, откуда деньги пришли и куда они ушли. В отличие от Балансового отчёта, ОДДС отображает данные выбранного периода, а не на конкретную дату.
Информация в управленческом отчёте позволяет:
В бухгалтерской отчетности ОДДС является приложением к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах. Бухгалтерский ОДДС в обязательном порядке сдают средние и крупные бизнесы, остальные компании составляют этот отчёт по желанию. Требования к формированию бухгалтерского ДДС зафиксированы в Положении по бухгалтерскому учёту (ПБУ 23/11). Стандартно его составляют в табличном виде и сдают раз в год вместе с остальной бухгалтерской отчётностью.
Фрагмент бухгалтерской формы отчета ДДС
Управленческий ОДДС составляет не бухгалтер, а финансовый менеджер организации. Он нужен не для того, чтобы отчитаться перед налоговыми органами, а чтобы собственник мог увидеть, как распределяются денежные потоки в компании. Управленческий ОДДС также может быть представлен в табличном виде, но его форма не регламентирована: каждая организация может подобрать удобную для себя и детализировать отчёт настолько, насколько посчитает нужным.
Управленческий ОДДС в Финтабло
Составить Отчёт о движении денежных средств можно двумя методами: прямым и косвенным.
При использовании прямого метода, или метода «сверху вниз», денежные операции фиксируют по факту совершения. Например, выплатили заработную плату в сентябре и выплату отобразили в сентябре. Этот метод проще косвенного и в финансовой отчётности используется гораздо чаще.
Косвенный метод, или метод «снизу вверх», строится на информации из других отчётов, таких как ОПиУ и Баланс. Косвенный метод может быть полезен, когда точные данные о денежных потоках недоступны или их сложно обозначить.
Сравним прямой и косвенный методы в таблице.
| Критерий сравнения | Прямой метод | Косвенный метод |
|---|---|---|
| Данные, содержащиеся в отчете | Фактические денежные потоки компании с НДС (если компания работает с НДС) | 1. Денежные потоки. 2. Неденежные статьи из Отчёта о прибылях и убытках (например, амортизация). 3. Активы баланса |
| Для каких компаний | Для небольших бизнесов, которые только начали внедрять финучёт | Для крупных бизнесов, которым нужна детальная информация |
| В каком случае использовать | Когда известны фактические поступления и списания | 1. Когда предприятие не может или не хочет раскрывать информацию об операциях с дебиторами и кредиторами. 2. Когда предприятие не может разделить финансовые операции на операционные, инвестиционные и финансовые |
| Преимущество | Простота сборки | Более глубокий анализ |
Для того чтобы собрать Отчёт ДДС, нужно разделить денежные потоки на основные группы, которые в финансовом учёте называют категориями. На основе этих групп составляется справочник статей. Например, статьёй расхода может быть аренда помещения или выплата налогов.
Важно разделить группы таким образом, чтобы их было не слишком много. Вам самим потом будет проще разобраться с отчётом. Оптимальное количество статей — 20–25.
Статьи разделяются по видам деятельности.
Отчёт о движении денежных средств в Финтабло
Распределение денежных потоков по видам деятельности поможет лучше понять, куда уходят деньги и откуда они приходят, и принимать управленческие решения, которые улучшат эффективность бизнеса.
ОДДС составляется на основе данных обо всех движениях денежных средств в течение отчетного периода. Сюда включают:
Кроме того, Отчёт о движении денежных средств включает в себя информацию об остатках денежных средств на начало и конец отчётного периода. Остаток на конец периода должен быть равен остатку денежных средств на начало следующего периода.
Существует множество способов заполнения Отчёта о движении денежных средств. Кто-то записывает денежные потоки в блокноте, кто-то ведёт гугл-таблицы, а кто-то пользуется автоматизированными сервисами управленческого учёта. У каждого из этих способов есть свои преимущества и недостатки.
Блокнот даёт независимость от компьютера и интернета. Однако блокнот можно потерять или случайно испортить записи. А ещё ручные расчёты занимают много времени и в них легко допустить ошибку.
Ведение ОДДС в гугл-таблицах — это удобство и доступность. Пользоваться гугл-таблицами сможет каждый, доступ к ним можно предоставить любому сотруднику. При этом сбор данных будет длительным и кропотливым. Кроме того, этот способ не исключает ошибок, обусловленных человеческим фактором. Во время сборки отчёта может слететь формула или добавиться лишний символ, а менеджер может допустить опечатку в цифрах. Хорошо, если ошибка будет вовремя обнаружена. Если же ошибка останется незамеченной, то данные в отчёте будут некорректными. Принимать решения на их основе — значит подвергать компанию риску.
Ведение отчёта в автоматизированных сервисах — это экономия времени в несколько десятков раз. Например, сервис управленческого учета Финтабло позволяет собрать ОДДС всего за несколько минут благодаря интеграциям с банками и автоматическому разнесению операций по статьям.
В Финтабло отчёт можно анализировать не только по видам деятельности, но и по статьям, направлениям, счетам и контрагентам.
Отчёт о движении денежных средств в Финтабло
Такая детализация позволит вам более подробно оценить свои доходы и расходы, увидеть, на что вы тратите больше всего денег или какой из контрагентов берёт необоснованно дорого за свои услуги.
Статья по теме:
Как внедрить учёт денег в турагентстве
Рассказываем, как внедрение отчёта о движении денег помогло собственнице турагентства уверенно управлять компанией в кризис.
После того как данные сгруппированы по статьям и видам деятельности, можно провести анализ отчёта.
Лучше анализировать денежные потоки в динамике, чтобы понять, в правильном ли направлении движется бизнес. Чем больший период для анализа вы выбираете, тем более взвешенное решение получится принять. Сделать выводы по данным одного месяца возможно, но только если вы близкий родственник Гэндальфа.
Рассмотрим, как можно проанализировать денежные потоки по операционному виду деятельности. Их анализируют, чтобы улучшить процессы производства и продаж.
Возьмём данные за последние 3 месяца. Начнём с поступлений.
Дано:
Из таблицы видно, что в апреле денежные поступления сильно сократились, а в мае стали ещё меньше. Нужно понять, какие факторы к этому привели. Для этого обратимся к конкретным статьям:
Глубокий анализ помогает понять, что сократились поступления от онлайн-продаж и от продаж на маркетплейсах. С этой информацией необходимо обратиться к отделу продаж, чтобы узнать причины спада, и к маркетологу, который составит план по увеличению поступлений в следующем месяце.
Далее анализируем списания.
Дано:
В апреле видим отрицательную разницу между поступлениями и списаниями, расходов было больше. Проанализируем операции за этот месяц.
Раскрываем статьи списаний и смотрим, по каким из них идёт перерасход:
Видим, что в апреле произвели выплату заработной платы почти в полтора раза больше, чем в предыдущем месяце, и в пять раз больше, чем в следующем. С этой информацией идём в бухгалтерию и уточняем, в чём причина.
Таким же образом можно проанализировать денежные потоки по другим видам деятельности. Это позволит понять, правильно ли работает бизнес, где нужно усилить контроль, а где, наоборот, дать больше ресурса.
Анализ ОДДС можно проводить и по другим параметрам. Например, если в вашем бизнесе несколько направлений (две торговые точки или три юридических лица), можно провести анализ по направлениям и посмотреть, какое из них прибыльно, а какое убыточно. Это поможет принять взвешенные управленческие решения, которые дадут толчок к росту бизнеса и увеличению денежных потоков.
Контролировать будущие денежные потоки помогут инструменты планирования: Платёжный календарь и Бюджет движения денежных средств.
Платёжный календарь поможет в планировании на короткий срок. Он позволяет контролировать предстоящие поступления и выплаты и избегать кассовых разрывов.
Платёжный календарь в Финтабло
Платёжный календарь составляется на неделю или месяц вперёд. Для этого в него вносят все известные предстоящие операции бизнеса. Данные анализируют в соответствии с намеченным планом и при необходимости корректируют их.
В планировании на более длительный период поможет Бюджет движения денежных средств (БДДС). Он позволяет не просто планировать поступления и выбытия, но и следить за эффективностью этого планирования. Отчёт составляется на месяц, квартал или год вперёд. При этом многие компании пересматривают бюджет раз в две недели и вносят корректировки.
Бюджет движения денежных средств в Финтабло
Умение правильно планировать и анализировать денежные потоки даст 70 % успеха. Научиться этому можно по-разному: кто-то предпочтёт техническую литературу, кто-то видеоролики, а кто-то просто наймёт финансового менеджера. Разобраться с этим отчётом можно даже в игровой форме: специально для этого придумали игру Cash Flow (с англ. «Денежный поток»).
Вот несколько простых советов, которые помогут вам улучшить навыки анализа ОДДС.
Составление управленческого Отчёта о движении денежных средств требует внимательного заполнения каждой строки и учёта всех существенных факторов. Правильное заполнение отчёта позволит получить полную и достоверную информацию о денежных потоках предприятия и использовать её для анализа финансового состояния и принятия решений.
