Расходы и затраты: разница

Что такое затраты

Затраты — это деньги, которые предприятие тратит на приобретение активов, необходимых для его функционирования и развития. Например, это может быть покупка здания, оборудования, компьютеров. Всё это предшествует процессу производства товаров или оказания услуг.

Затраты — это то, что компания тратит сегодня, чтобы получить доход в будущем.

В управленческой отчётности затраты не отражаются явно, нет строки с таким названием. Однако их можно увидеть в Отчёте о движении денег (ДДС) как списания и в Балансе в разделе «Активы».

Активы — это ресурсы, которые контролируются компанией и от которых ожидается получение дохода в будущем. Например, в Балансе отразятся деньги, потраченные на покупку оборудования или товаров для перепродажи, которые будут считаться запасами.

Когда компания покупает станок для производства, в ДДС это отражается как выбытие денег. А в Балансе видно уменьшение в статье «Деньги» и рост по статье «Основные средства». В Отчёте о прибылях и убытках (ОПиУ) затраты не отображаются.

Затраты можно найти в Балансе в разделе «Активы»

У затрат есть три пути: стать активами, расходами или убытками. Пока станок используется для производства — это актив. Если компания решит продать его и получит доход, затраты на его покупку станут расходом. Если станок придёт в негодность, его стоимость спишут как убыток.

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

Что такое расходы и как затраты становятся расходами

Расходы — это затраты, подтверждённые доходом. Расходы учитываются в финансовой и бухгалтерской отчётности предприятия.

Например, владелец ресторана покупает продукты для приготовления блюд. Деньги, которые он тратит на покупку продуктов, являются затратами. Когда владелец использует продукты и продаёт блюда клиентам, появляется расход. Расход появляется всегда в паре с доходом.

Таким образом, затраты переходят в расходы, когда товар продаётся клиентам. Это ключевой момент в управленческом учёте, который помогает понять, как бизнес тратит ресурсы и как эти траты влияют на доход.

Важно понимать, что затраты — это активы, а расходы активами не будут, так как из общего оборота они уже выбыли для формирования конечного дохода.

В отличие от затрат расходы отражаются в финансовых отчётах, которые предназначены как для внешних пользователей, таких как акционеры, кредиторы и регуляторы, так и для внутренних, таких как собственники бизнеса. Статьи расходов можно найти в разделах Отчёта о прибылях и убытках. Этот отчёт показывает выручку, расходы и прибыль компании за определённый период времени.

Отчёт о прибылях и убытках в Финтабло

Правильное разграничение между понятиями важно для формирования учёта и финансового анализа. А их контроль необходим для успешного ведения бизнеса и достижения максимальных результатов.

Примеры затрат

1. Покупка оборудования. Иван купил новую кофемашину. Её цена составила 100 тыс. руб. Это затрата, так как кофемашина будет использоваться для приготовления кофе, который будет продаваться клиентам. 100 тыс. руб. будут отражены как актив в Балансе.
2. Приобретение продукции. Иван закупил кофейные зерна для приготовления кофе. Это также является затратами и отражается как запасы. Пока продукция (кофе) не реализована, то есть не продана покупателю, и пока кофе стоит на складе, он ещё не принёс выгоды, поэтому остаётся на балансе.

Примеры расходов

1. Оплата труда. Зарплаты, выплачиваемые работникам кофейни за уже отработанное время, являются расходами. Они видны в Отчёте о прибылях и убытках.
2. Амортизация. С течением времени кофемашина, которую купил Иван, изнашивается. Чтобы не списывать стоимость кофемашины как убыток, придумали амортизацию. Кофемашина участвует в получении дохода, поэтому её стоимость списывается как расход в течение нескольких лет.
3. Реклама. Траты на рекламу кофейни, на создание сайта и проведение маркетинговой кампании также становятся расходами после получения выручки от клиентов.

Есть ещё одно понятие — издержки.

Издержки — это все траты, которые понесены предприятием для достижения определённой цели. Издержки включают расходы и затраты и могут быть одноразовыми или постоянными. Издержки широко используются в учёте и анализе бизнеса для определения эффективности использования ресурсов.

Отношение между расходами, затратами и издержками

Почему предпринимателям важно разделять понятия «затраты» и «расходы»

Различие понятий важно в управленческом и бухгалтерском учёте.

1. Учёт прибыли
   Затраты связаны с процессом производства продукции или услуг. Например, для изготовления товара или оказании услуги организация несёт затраты на сырьё и оплату труда работникам. Фактически затраты учитываются при расчёте себестоимости продукции. Важно, что затраты не учитываются в финансовом результате компании.
   Расходы — это подтверждённые доходом затраты. Они учитываются при расчёте прибыли.
2. Налогообложение
   В налоговом учёте понятия рассчитываются по-разному. Затраты влияют на налогообложение косвенно. Например, Пётр купил новую кофемашину для своей кофейни, это затрата. Она отражается в Балансе как Актив. Пётр может постепенно списывать стоимость этой кофемашины на амортизацию. Стоимость кофемашины уйдёт из активов Баланса, что поможет уменьшить налог на имущество.
   Расходы же напрямую влияют на сумму налога, поэтому важно правильно признавать расходы и доходы. Этим занимается бухгалтерия.
3. Ведение отчётности
   Затраты и расходы отображаются в разных отчётных документах. Затраты видны в Отчёте о движении денег как выбытия или списания. Также в отчёте Баланс в разделе «Активы».

Расходы отражаются в Отчёте о прибылях и убытках. В этом отчёте они разделены на два типа: прямые и косвенные. К прямым относят всё то, что связано с производственным процессом, и то, что можно распределить по направлениям бизнеса. Косвенные расходы нельзя распределить по направлениям или проектам. Например, зарплату бухгалтера или другого административного персонала.

Зачем предпринимателям контролировать расходы

Контроль денег — это важная часть работы любого предпринимателя. Оценка и анализ расходов позволяют увидеть, как оптимизировать процесс производства, уменьшить себестоимость продукции и увеличить капитал компании.

1. Первое правило контроля: разделить расходы на статьи. Если все оплаты не разделены, то в данных не видно, на что уходят деньги. Статьи — это категории, например, зарплата, материалы, аренда, содержание офиса, маркетинг, производство и прочее. Статей не должно быть слишком много, не нужно выносить каждую операцию как отдельную статью.
2. Второе правило: нужно сравнивать планируемые и фактические показатели. Для этого в начале месяца составляется бюджет, а в конце руководители и собственник сравнивают его с фактом. Так можно увидеть отклонения: планировали потратить на рекламу 300 тыс. руб., а потратили 100 тыс. руб. Это может быть экономически невыгодно, так как компания не привлекла больше клиентов и получила меньше выручки. Стандартное нормальное отклонение от плана — плюс-минус 20 %; если отклонение больше, нужно определить, за счёт чего это произошло.
3. В анализе расходов важны формальности, они помогают избегать переплат и штрафов. Например, если на основании актов бухгалтерского учёта была произведена оплата, но товар находится на реализации, возможно, будут расхождения в отчётах.

Выводы

• Затраты, расходы и издержки — три разных понятия, которые используются в финансах и бухгалтерии.
• Затраты — стоимость ресурсов, которые компания использует для своей деятельности.
• Расходами становятся те затраты, которые используются в процессе ведения бизнеса и приносят доходы.
• Издержки — более широкое понятие, общая сумма всех трат на создание и продажу продукта или услуги.
• Разделять расходы и затраты важно из-за разницы в их использовании в финансовом и управленческом учёте.