Система фондов: на что откладывать деньги бизнесу

Что такое фонды

Некоторые люди привыкли тратить зарплату полностью. Но есть те, кто распределяет доход по категориям и откладывает средства на предстоящие траты. Последние больше уверены в завтрашнем дне, так как у них есть финансовая стабильность. Первые же часто испытывают нехватку денег и вместе с ней стресс.

То же и в бизнесе: научившись откладывать, собственник обеспечит себе и своей команде спокойствие. Если же откладывать не получается, стресс, увы, неизбежен.

Откладывать деньги = Сохранять спокойствие

Чтобы сохранять спокойствие, нужно настроить систему фондов. Это всё равно что откладывать деньги в конверты, иметь несколько накопительных счетов или копилок. Принцип их формирования прост: сколько у бизнеса целей, столько копилок ему и нужно. Например, фонд на налоги, чтобы не копить долги перед государством, и на зарплаты, чтобы выплачивать их вовремя. С копилкой на развитие можно будет позволить себе новый офис. В эти копилки каждый месяц нужно откладывать определённый процент от чистой прибыли — так вы будете приближаться к вашей цели и финансовой стабильности.

Откладывать средства можно только из чистой прибыли. Её значение можно увидеть в Отчёте о прибылях и убытках. Если оно нулевое или отрицательное, то откладывать будет нечего.

Прибыль в ОПиУ в Финтабло

Какие фонды нужны бизнесу

Как мы выяснили выше, для каждой цели нужен отдельный фонд. Целей у компании может быть неограниченное множество, но важно выделить основные, без которых невозможно ни дальнейшее развитие, ни спокойствие.

В управленческом учёте нет обязательных фондов, но можно выделить четыре основных, которые будут полезны любому бизнесу:

• резервный,
• налоговый,
• развития организации,
• дивидендов.

Собственник сам принимает решение, какие фонды нужны его бизнесу.

Резервный фонд

Резервный фонд — это подушка безопасности компании, подспорье на тот случай, если что-то пойдёт не так и прибыли не будет. В этот «страховой фонд» поступают деньги, которые не находятся в обороте: они просто лежат на отдельном счету и обеспечивают уверенность в завтрашнем дне.

Такая подушка помогает бизнесам выживать в условиях кризиса и неопределённости. По статистике Сбербанка только во времена пандемии коронавируса в России закрылось 4,17 млн предприятий малого и среднего бизнеса. А это более 65 % от общего числа работающих предприятий на тот момент. Будь у них резерв, этот показатель мог бы быть ниже.

Резервный фонд = Подушка безопасности

Денег в резервном фонде минимально должно хватать на 3–6 месяцев работы без выручки. Для этого в него рекомендуют откладывать ≈20 % от чистой прибыли.

Точную сумму можно найти по формуле:

Пример

Маша — владелица сети барбершопов. Конкуренция в её сфере растёт, Маша переживает о своём бизнесе. Она создала резервный фонд и стала откладывать в него 20 % от чистой прибыли. Через год накопленная сумма помогла ей пережить временное падение спроса на услуги без существенного вреда для бизнеса.

Если абстрагироваться от того, что деятельность компании может быть приостановлена, резервные копилки имеют и иные цели:

• возмещение убытков;
• погашение облигаций;
• выкуп акций ООО или АО;
• соблюдение срочных обязательств перед кредиторами;
• краткосрочные финансовые инвестиции;
• покрытие основных расходов в том случае, когда в них есть острая необходимость, а деньги взять неоткуда.

Согласно законодательству, резервные фонды обязательно должны быть у акционерных обществ (АО) и обществ с ограниченной ответственностью (ООО). Другие компании создают их на своё усмотрение.

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

Фонд на развитие

Предназначен для того, чтобы бизнес мог развиваться не в ущерб своей текущей деятельности. Он пригодится компаниям, которые планируют открывать новые подразделения, расширять штат или обучать сотрудников, внедрять инновационные технологии и т. д.

Пример

У Риты ресторан в центре Рязани. Она решила расти дальше и открыть ресторан во Владимире. Рита составила план и финансовую модель и узнала, что на открытие новой точки ей понадобится 1 млн руб. Получить эту сумму можно разными способами.

1. Взять кредит в банке под процент.
2. Найти инвестора.
3. Откладывать по 10 % от чистой прибыли и получить эти деньги уже через 12 месяцев.

Рита выбрала последний способ. Настроив систему фондов и включив в неё фонд на развитие, она выработала привычку откладывать и уже через год открыла новую точку. С ней Рита стала зарабатывать в три раза больше.

Фонд дивидендов

Дивиденды важны для каждого собственника. Они служат подтверждением, что бизнес прибылен и все его старания в итоге окупаются. Когда подобного подтверждения нет, легко словить выгорание и надолго завязать с предпринимательством.

Для того чтобы у предпринимателя всегда были силы и желание на развитие компании, нужен фонд дивидендов. Отдельный накопительный счёт для этой цели позволит собственнику получать выплаты регулярно, вне зависимости от размера чистой прибыли за период. Таким образом владельцу гарантирован стабильный доход, и у него не будет соблазна вытаскивать средства прямиком из оборота компании.

Пример

Олег занимается мультимедийной разработкой на базе нейросетей. Его компания входит в топ-5 по стране, однако дивиденды он получает нерегулярно: чистая прибыль каждый месяц разная, иногда приходится всю её вкладывать в развитие.

Олег не видит отдачи от бизнеса, его запал начинает угасать. А вместе с ним угасают и доходы компании. Возродить былой энтузиазм помогло формирование фонда дивидендов: каждый месяц в него идёт 10 % от чистой прибыли. Со временем Олег начал регулярно получать фиксированную сумму дивидендов, даже в те месяцы, когда прибыль компании была низкой. Это укрепило его мотивацию и вывело компанию в топ-3 по стране.

Наличие такого фонда важно не только для владельца бизнеса, но и для инвесторов, которым положен фиксированный процент независимо от того, сколько компания заработала. Если вы планируете привлекать инвестиции в бизнес — заранее создайте счёт для дивидендов.

Фонд налогов

Фонд налогов — это один из инструментов, с помощью которого компания может управлять своими налоговыми обязательствами.

Налоги платят все, а вовремя созданный фонд помогает избегать просрочек и штрафов.

Управление налоговым фондом требует тщательного планирования и контроля. Компания должна регулярно оценивать свои налоговые обязательства и отчислять средства ежемесячно.

Финансовый директор Майя Кыйгасова советует отчислять в фонд налогов сумму не меньше, чем ставка по налогам.

«Фонд налогов обеспечивает регулярную и своевременную оплату налогов и сборов. Размер фонда можно определить, исходя из системы налогообложения. Если компания работает по УСН „Доходы“, то нужно выделить не менее ставки налога в 6 %. Дополнительно предусмотреть сумму на уплату страховых взносов».

Скачайте набор таблиц для управления финансами бизнеса

Получить шаблоны

Внутри ключевые отчёты.
Подходят для любой отрасли

Сколько денег должно быть в фондах

Чётко установленных норм отчислений и требований по созданию фондов нет, каждый бизнес решает этот вопрос самостоятельно. Но при этом важно учитывать следующие факторы.

1. Есть ли у компании чистая прибыль.
2. На какой стадии развития находится компания. Так, в стадии роста большая часть чистой прибыли может распределяться на развитие.
3. Какие цели в настоящее время являются приоритетными. Хотите масштабироваться — откладывайте больше на развитие. Боитесь прогореть из-за непредвиденных обстоятельств — пополняйте резерв.

Важно понимать, что фонды — это не просто «запасные» деньги, а инструмент планирования и управления компанией. И чтобы успешно им пользоваться, нужно выстроить систему приоритетов и следовать им.

Существует два способа накопления денег в фондах.

1. Отталкиваться от процента. Это значит, что ежемесячно нужно откладывать определённый процент от прибыли. Этот процент выбирают таким образом, чтобы было комфортно его придерживаться в любое время, а оставшихся денег хватало на другие нужды.
2. Отталкиваться от срока. Данный способ актуален для сезонных бизнесов. Например, предприниматель знает, что через пять месяцев произойдёт падение спроса. Чтобы обезопасить бизнес, нужно за это время сформировать резервный фонд в размере 2 млн руб. Значит, каждый месяц в него нужно откладывать 400 тыс. руб. Важно, чтобы при этом у бизнеса оставались деньги на всё остальное: выплату зарплат, оплату счетов и аренды и пр.

Несмотря на то, что порядок ведения фондов не регламентирован, важно регулярно пересматривать стратегию и процент отчислений, особенно в случае изменения финансового положения компании или экономической ситуации в целом. Это поможет поддерживать здоровый баланс между текущими расходами и долгосрочными финансовыми целями.

Как организовать и пополнять фонды

Чтобы настроить систему фондов, для начала необходимо провести анализ доходов компании. Когда собственник убедился, что чистая прибыль есть и её можно откладывать, можно воспользоваться алгоритмом ниже.

1. Определите цели фондов. Помните, что одна цель — один фонд. Целей может быть неограниченное количество, главное, чтобы прибыли для этого хватало.
2. Разработайте план финансирования. Определите, сколько денег вам потребуется для достижения каждой из этих целей. Разработайте план, который поможет в их быстром достижении.
3. Создайте отдельные счета. Для управления фондами легче всего завести отдельные счета-копилки и привязать их к основному расчётному счёту компании. Настроить процент отчислений можно автоматически: это поможет лучше контролировать средства и избежать перерасхода.
4. Своевременно пополняйте фонды и следите за целевым использованием. Так, средства со счёта на развитие не должны уходить на дивиденды, а с резервного счёта — на премии топам компании.
5. Проводите мониторинги. Регулярно проверяйте фонды, чтобы убедиться, что вы на правильном пути. Если необходимо, вносите корректировки.

Как тратить деньги

Недостаточно просто создать копилки: важно использовать откладываемые деньги по назначению, иначе весь этот процесс будет бесполезен.

Помните, что у каждого фонда есть цель, и деньги следует тратить только на неё. Если потратить средства из фонда налогов на корпоратив, велик риск столкнуться со штрафами и долгами перед государством.

«Даже при имеющемся фонде налогов, в нём могут отсутствовать денежные средства. Бывает, что компании „проедают“ эти деньги. Подходит срок уплаты налогов, а средств в фонде просто нет. Платёж просрочен, за неуплату начисляют пени и штрафы.

Чтобы этого не случилось, нужно соблюдать ряд правил:

• своевременно отчислять средства в фонды;
• контролировать наполняемость фондов;
• наложить запрет на нецелевое расходование средств фондов.

Следуя им, вы обезопасите свой бизнес».

Для того чтобы держать деньги под контролем, можно воспользоваться сервисами управленческого учёта. Например, в Финтабло актуальный остаток по каждому из счетов отображается в верхней панели.

Верхняя панель с остатками по счёту в Финтабло

Проанализировать использование фондов в динамике поможет отчёт Баланс. Фонды отобразятся в разделе «Активы», и станет видно, как их сумма растёт или уменьшается.

Баланс в Финтабло покажет объёмы фондов

Распределять деньги по фондам легче, если вы знаете, сколько денег и прибыли есть в компании. Автоматизация сборки отчётов позволяет экономить время и иметь под рукой нужные цифры. Записывайтесь на встречу, чтобы узнать, как автоматизировать учёт в вашей компании.

Коротко

• Фонды — это деньги, которые откладывают на цели компании.
• Настроенная система фондов даёт уверенность в завтрашнем дне и дарит спокойствие собственнику.
• Существует четыре основных фонда, которые нужны каждому бизнесу: резервный, на развитие, на налоги и для дивидендов.
• Количество фондов и размер отчислений в них собственник определяет самостоятельно.
• Систему фондов важно периодически пересматривать и при необходимости менять процент отчислений.