Что делать, если сотрудник ворует

Как воровство вредит бизнесу

Когда сотрудники воруют, собственник не получает желаемой отдачи от своего дела.

• Теряется прибыль. Усилия по развитию компании идут насмарку, а владелец не может понять, в чём дело.
• Страдает репутация организации. Инвесторы и деловые партнёры не хотят лишиться миллионов рублей, поэтому избегают связываться с компанией с неустойчивым финансовым положением и запутанными схемами работы. «Прозрачные» предприятия, наоборот, привлекают инвесторов.
• Будущее компании под угрозой. Рано или поздно обман всё равно вскрывается. Организация может оказаться на грани банкротства, если, допустим, покупатели потребуют вернуть разворованные авансы, а банк — кредиты.

Воровство в крупных масштабах угрожает самому существованию вашего бизнеса. Поэтому необходимо создавать условия, которые снижают риск кражи, и обращать внимание на тревожные сигналы.

Кто из сотрудников может оказаться вором

Недобросовестные работники берут деньги из кассы, завышают закупочные цены, продают услуги дороже, выносят канцелярские принадлежности и запасы со складов. От краж не застрахованы как небольшие, так и крупные организации. В крупных легко затеряться, а в мелких просто замести следы. Посмотрим, кто из сотрудников чаще попадается на кражах.

«Риск воровства повышается, когда складываются вместе три составляющие: полномочия, доверие высшего руководства и отсутствие контроля».

По опыту нашего эксперта, финансового директора Елены Корецкой, чаще других недобросовестными оказываются следующие сотрудники.

• Офисный персонал. Уносят домой мелочи вроде ручек, блокнотов и кофе. Из-за массового характера подобных краж набегают немалые суммы.
• Подотчётные лица. В своих корыстных целях пользуются доверием компании сотрудники, которые часто ездят в командировки или получают наличные для расчётов, например, бригадиры на строительных площадках. Они прикладывают фиктивные чеки и квитанции, чтобы увеличить траты, а разницу оставляют себе. А иногда просто «забывают» отчитаться о тратах в несколько тысяч рублей.
• Снабженцы. Специалисты по закупкам получают откаты за заключение договора с определённой компанией, даже если сотрудничество с ней объективно невыгодно для вашей организации. Цены могут быть выше, а качество ниже. Бывает и такое, что снабженцы завышают закупочные цены, а разницу кладут себе в карман.
• Менеджеры по продажам. Используют схему, аналогичную снабженцам, только наоборот. Заключают договоры на невыгодных для компании условиях и отсеивают всех других покупателей ради отката.
• Производственники. Работники забирают из цехов материалы, инструменты, запчасти. Пользуются оборудованием организации для производства личных вещей, скажем, могут вытачивать детали для личного пользования или сварить мангал из остатков металла.
• PR-специалисты. Как и снабженцы, могут завышать цены за услуги, получать свой процент от сотрудничества с определённой компанией, присваивать рекламные материалы.
• Топ-менеджмент. Хищения сотрудниками высшего звена тоже случаются. Управленцы воруют, и, как правило, по-крупному: выводят активы, продают коммерческую тайну, заключают договоры за деньги, подделывают документы.
• Кладовщики. Когда склад не автоматизирован, кладовщик бывает единственным человеком, кто на нём ориентируется. Этим нечестные сотрудники и пользуются: распродают имущество, которое давно лежит без дела, или забирают себе, а сведения об остатках подделывают: списывают по браку, истечению срока годности или как недостачу.

«Большой склад — это всегда риск. И он возрастает, если не проводить инвентаризацию. На моей практике был случай, когда компания по продаже и ремонту техники долго не проверяла свои запасы. Когда это наконец случилось, обнаружили огромные недостачи, с одной стороны, и залежи дорогостоящих запчастей, с другой. Всё это вылилось в немалые потери и неприятные разбирательства с сотрудниками. Чтобы исключить подобное в будущем, предприятие быстро автоматизировало складской учёт».

Воровство, кражи могут быть в любом отделе. Потери подстерегают на любом этапе. Не все они выливаются в миллионные убытки, но так или иначе наносят ущерб финансовому состоянию организации. А безнаказанность только повышает аппетиты воришек. Уволить нечестного человека — только половина дела. Надо создать такие условия, при которых совершить кражу почти невозможно.

Признаки воровства

Крупный бизнес может позволить себе службу безопасности и технологии, которые следят за каждым шагом работников. У малых предприятий ресурсов меньше. Защититься можно, если обращать внимание на признаки, которые говорят, что в бизнесе не всё гладко.

• Расходы растут без видимых причин. Инфляции нет, поставщики те же, но затраты всё больше с каждым днём.
• Сотрудники работают без энтузиазма, продуктивность низкая. Скажем, специалисты, чья зарплата зависит от выполнения плана, не особо стараются его выполнить. Им хватает вознаграждения от своих серых схем.
• Инвентаризация проводится редко или только формально.
• Все контакты с контрагентами завязаны на одном сотруднике.
• Сотрудники саботируют изменения. Этот признак не всегда говорит о том, что в компании воруют. Иногда работникам просто не хочется ничего менять. Но обратить внимание стоит.
• При внедрении изменений ответственные сотрудники увольняются. Это может быть сигналом, что в данном процессе не всё чисто.

Если подобные признаки наблюдаются, следует сразу принять меры: проверить материалы, запасы, документы, заглянуть в отчётность, побеседовать с работниками из разных отделов. Доверяй, но проверяй, чтобы не рисковать собственной прибылью.

Как распознать воровство

Если вы чувствуете неладное или просто хотите убедиться в честности своих работников, стоит провести проверку. В кейсе про Бориса и карточки «Москвёнок» мы рассказывали, как сервис Финтабло помог собственнику избавиться от переживаний по поводу воровства подотчётных средств. Их учёт перевели из Excel в сервис, что лишило возможности скрытно изменять данные — теперь вся история правок сохраняется в системе. В данном случае подобной меры было достаточно. Далее рассмотрим общие шаги, которые помогут убедиться в порядочности своих сотрудников, а недобросовестных вывести на чистую воду.

Шаг 1. Провести инвентаризацию

Сначала нужно оценить ситуацию. Сверить факт с данными в документах и отчётности. Закупки и списания смотрят в складской аналитике, а запасы и незавершённое производство — в управленческом Балансе.

Баланс в Финтабло покажет не только величину запасов и незавершённого производства, но и их долю в активах компании

Шаг 2. Проверить бухгалтерию

Нужно заглянуть во все договоры и счета, составить акты сверки. Если обнаружилась «дыра», то проверить отчёты сотрудников.

Необходимо проверить в бухгалтерском балансе величину дебиторской задолженности и её динамику. Эти данные расскажут о том, насколько оперативно подотчётные лица отчитываются о своих тратах, насколько точно контрагенты соблюдают свои обязательства по выполнению работ и поставке товаров.

Дебиторскую задолженность также можно отслеживать и по управленческому Балансу. Она содержится в оборотных активах.

Баланс в Финтабло покажет не только величину дебиторской задолженности, но и её долю в активах компании

«Всё, что можно скрыть в бухгалтерском учёте, проявляется в управленческом после его внедрения. Все манипуляции выходят наружу. Так финансовый директор начинает контролировать бухгалтерию».

Шаг 3. Опросить сотрудников

Если в ходе второго шага обнаружилась недостача, потеря денег, то обязательно нужно побеседовать с сотрудниками. Они могут добровольно признаться в краже или рассказать о своих подозрениях насчёт других.

Как снизить риски воровства на работе

Свести риск к нулю невозможно, но можно сократить его до минимума, если сделать процессы в компании прозрачными и понятными. Начать следует именно с этого шага.

Шаг 1. Наладить бизнес-процессы и назначить ответственных

Порядок в бизнесе начинается с первичного учёта всех операций. Не пытайтесь сделать его совершенным сразу, так как по мере внедрения управленческого учёта он будет меняться. Как вести управленческий учёт, можно узнать из статьи.

«Чтобы минимизировать риски воровства, предприятию нужно расставить как можно больше контрольных точек, через которые будут проходить операции. Инструменты управленческого учёта как раз являются такими контрольными точками».

Сократить риск краж помогут следующие действия.

• Составьте регламенты бизнес-процессов и доведите их до каждого сотрудника под подпись. В регламенте описывается вся работа сотрудника: что, в какой срок и кому он должен предоставлять; что, когда и у кого может запросить. Например, кладовщик должен проводить частичную инвентаризацию раз в месяц, а полную — раз в квартал, и по итогам каждой проверки отчитываться директору.
• Назначьте ответственных за каждый бизнес-процесс.
• Заведите документы, в которых материально ответственные лица будут ставить свою подпись. Когда ответственность зафиксирована, подставлять себя не хочется. Честных работников это не напугает.
• Сократите сроки предоставления отчёта подотчётными лицами, к примеру, сделайте их еженедельными, а не квартальными.
• Привяжите движение денег к конкретным операциям, контрагентам, этапам работ, чтобы можно было проследить, на что именно их тратят. К примеру, в сервисе «Финтабло» можно разбить долгосрочный проект на этапы и привязать к каждому из них движение денег, выручку и расходы. Так проще оценить результаты сделки целиком и отдельных её этапов. Так процессы в компании становятся прозрачнее, а возможности для хищений сокращаются.

Финтабло позволяет привязывать движение денег, выручку и расходы к этапам работ. Чем меньше процесс, тем он прозрачнее

Шаг 2. Собрать Отчёт о движении денежных средств

Он покажет все передвижения денег в компании: сколько, куда и когда ушло или пришло. Ответственные сотрудники и розничные точки должны ежедневно формировать отчёты о результатах своей работы и отправлять их финансовому менеджеру. Так он сразу может заметить, что цифры не сходятся.

Без управленческого учёта предприниматели считают финансы в Excel. И бывают ситуации, когда продавцы розничных магазинов отмечают в таблице, что покупатели рассчитались банковскими картами, просто платёж через банк якобы не прошёл. Хотя на самом деле банк не в курсе, а наличные отправились в карман продавцам. Уволить нерадивых работников мало — нужно исключить лазейки на будущее. В этом и помогает Отчёт о движении денежных средств.

ОДДС в Финтабло формируется автоматически благодаря интеграциям с банками и эквайрингами

Шаг 3. Собрать Отчёт о прибылях и убытках

Отчёт о прибылях и убытках позволяет увидеть реальную прибыль от проекта или направления, а также оценить расходы на него. Если сотрудник полгода отчитывался, что работы идут по плану, ОПиУ покажет, так ли это на самом деле. При наличии слишком больших затрат надо поднять договоры и акты и сравнить цены конкретного поставщика со средними по рынку. Это поможет понять, был ли сговор. Существует распространённая схема мошенничества, когда работник договаривается с поставщиком о завышении цены, а разницу делят пополам.

ОПиУ в Финтабло позволяет следить за расходами по категориям — отклонения сразу заметны

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

ОПиУ также позволяет оценить маржинальность. Показатель ниже рынка может говорить о том, что у компании слишком большие расходы. Если такой факт обнаружится, надо анализировать дальше — проверить, на какие суммы компания закупает материалы, сверить их с ценами в интернете, связаться с поставщиками. Если расхождения большие, стоит поговорить с ответственным сотрудником.

Шаг 4. Собрать Баланс

В Балансе зафиксирована стоимость всех активов предприятия. Например, можно увидеть стоимость всех запасов и свериться с ней после инвентаризации — цифры должны сходиться. Если стоимость какого-то из активов резко сократилась, а обосновывающих это документов нет, нужно разобраться: провести беседу с ответственными работниками и выяснить причины.

Например, могла упасть стоимость запасов, а отгрузочных накладных или иных актов за этот период не было. Если выяснится, что кладовщик просто списал часть товара, это веский повод заподозрить неладное. При наличии договора о материальной ответственности можно взыскать стоимость утраченного имущества.

Баланс в Финтабло после первой настройки формируется автоматически

Шаг 5. Внедрить бюджетирование

Контролировать можно не только текущие операции, но и будущие. В этом помогают бюджеты: в них компании фиксируют предстоящие расходы и доходы, распределяют будущие денежные потоки. Бюджеты проходят серию согласований, что позволяет раскрыть финансовые махинации сотрудников ещё на этапе подготовки. Например, если на закупку материалов оказалось заложено ощутимо больше средств, чем в предыдущих периодах, стоит потребовать у ответственного человека обоснование. Когда сотрудники поймут, что они теперь отвечают не только за фактические, но и за плановые цифры, риски воровства в компании значительно снизятся.

Скачайте набор таблиц для управления финансами бизнеса

Получить шаблоны

Внутри ключевые отчёты.
Подходят для любой отрасли

Другие превентивные меры против воровства

Превентивные меры строятся на прозрачности, контроле и мотивации.

Вот что поможет снизить риски проблем с сотрудниками.

• Проверять благонадёжность соискателей до приёма на работу. Можно проверить наличие судимости, дела о банкротстве, исполнительные производства, изучить соцсети, заглянуть в Реестр дисквалифицированных лиц для руководителей. Даже с помощью открытых источников возможно выявить потенциальных мошенников.
  Составить детальные должностные инструкции для каждой должности в каждом отделе. В договорах материальной ответственности укажите, что увольнением в случае кражи не обойтись. Придётся возмещать убытки. Всем сотрудникам должно быть понятно, что они отвечают за свои действия. Это будет обоснованием для разбирательств в случае чего, ведь если сотрудник не подписывал никаких документов, то и не отвечает за деньги. А обвинить в мошенничестве и уволить сотрудника без оснований нельзя.
• Составлять технологические карты для производств. В них указано, сколько каких материалов нужно потратить на изготовление продукции. Карты загружаются в автоматизированную систему и подтягиваются к складской программе организации.
• Регулярно проводить ревизию. Так вы будете постоянно держать имущество компании под контролем, а сотрудники побоятся быть пойманными. Можно заключить с сотрудниками договор о материальной ответственности — он отобьёт желание присвоить чужое. Помимо плановых проверок устраивайте неожиданные аудиты. Такой способ поможет предотвратить хищения и сберечь финансы организации.
• Оцифровать бизнес. Автоматизация ликвидирует лазейки, которые используют недобросовестные сотрудники для обмана. Данные фиксируются и сопоставляются автоматически, подделать их невозможно. Конечно, автоматизация не универсальное решение всех проблем, но проворачивать чёрные схемы безнаказанно не получится. В системе сохраняются следы всех манипуляций.

«Автоматизация полностью не исключает риск воровства. Но когда процессы не завязаны на одном сотруднике и прозрачны, шансы вовремя выявить обман выше».

Вместе с контролем следует подумать о мотивации, чтобы у работников не было желания брать чужое. Например, поднять оплату труда на уровень рынка, специалистам отдела снабжения платить премию за экономию бюджета компании, продавцов перевести с фиксированной заработной платы на комбинированную, а кладовщикам выплачивать бонус за порядок на складе.

Что делать с пойманным на воровстве

От воришек нужно избавляться. Но так просто уволить человека не получится. Если разойтись мирно, нечестный сотрудник сможет использовать вашу доброту против вас: пожаловаться в трудовую инспекцию на неправомерные действия работодателя. К примеру, скажет, что его якобы заставили подписать заявление на увольнение по собственному желанию под давлением. Чтобы избежать неприятных последствий, лучше действовать по правилам.

• Установить факт недостачи, например, в ходе проверки имущества. Подписать протокол в присутствии комиссии.
• Провести служебную проверку, чтобы доказать виновность сотрудника, и подготовить справку об ущербе. С ней можно обратиться в полицию.
• Дождаться, пока суд признает работника виновным. Только после этого его можно спокойно уволить.

Суд может привлечь работника к административной, гражданской или уголовной ответственности.

Гражданская ответственность предусматривает, что виновный вернёт украденное или выплатит ущерб. Она регулируется статьёй 233 ТК РФ.

Административная ответственность назначается при мелких кражах — до 2 500 руб. На сотрудника могут наложить штраф, посадить под арест на 15 суток или отправить на исправительные работы.

Уголовная ответственность регулируется статьёй 158 УК РФ. Наказание зависит от масштабов преступления: от штрафа до лишения свободы.

А чтобы избежать волокиты с расследованиями и судами, лучше создать условия, в которых сотрудникам не захочется воровать.

Коротко

• Воровство случается в компаниях разного размера: в больших проще затеряться, а в маленьких легко замести следы.
• Чаще всего кражи совершают сотрудники, у которых есть полномочия, кредит доверия от начальства, а контроля за ними нет.
• Когда в компании наблюдается увеличение расходов или запасов, не проводится ревизия, а работники сопротивляются изменениям, это поводы для беспокойства. Эти признаки могут быть сигналом процветающего воровства. Предприниматели рискуют своей прибылью, если предпочитают пускать процессы на самотёк.
• Инвентаризация — первый этап к выявлению обмана. Следующим шагом нужно проверить бухгалтерию, все документы, отчёты и опросить ответственных сотрудников.
• Снизить риски воровства помогают прозрачные бизнес-процессы и управленческий учёт: Отчёт о движении денежных средств, Отчёт о прибылях и убытках, Баланс и бюджеты. С их помощью легко сверить план с фактом и найти отклонения.
• В качестве превентивных мер хорошо бы разработать должностные инструкции, договоры о материальной ответственности и проверять кандидатов перед приёмом на работу.
• Автоматизация управленческого учёта помогает исключить большинство лазеек для воровства.
• Пойманных на воровстве сотрудников нужно увольнять по закону через суд