Как вести управленческий учёт

Что такое управленческий учёт

Управленческий учёт — это сбор и анализ финансовых данных о том, как функционирует бизнес. Для удобства данные собираются в финансовые отчёты — работа с ними и есть управленческий учёт.

Цель управленческого учёта — облегчить управление бизнесом и повысить качество управленческих решений. У него нет строгой формы, каждая компания разрабатывает свои правила и адаптирует систему учёта под свои нужды.

Кому-то понадобится максимальная детализация запасов, чтобы точно знать, сколько продукции осталось на складе и сколько стоит каждая единица. Кому-то тут хватит общей информации, зато интересна будет дополнительная разбивка доходов по каналам продаж. В этом и сила управленческого учёта — каждый предприниматель может адаптировать его под свои нужды, в отличие от бухгалтерского.

Таблицы управленческого учёта

Важно не путать управленческий учёт с бухгалтерским. Управленческим учётом собственник занимается для себя, чтобы лучше понимать свой бизнес и управлять им с опорой на точные данные. А бухучёт ведётся для отчётности перед государственными структурами.

Существуют и отдельные виды управленческого учёта.

Вид учёта	На чём фокусируется
Производственный учёт	Себестоимость товаров и услуг
Маржинальный учёт	Ценообразование, точка безубыточности
Бюджетный учёт	Финансовые результаты компании и её подразделений
Стратегический учёт	Долгосрочные цели компании

Зачем управленческий учёт бизнесу

Самый простой ответ — чтобы быть в курсе реального состояния дел в компании. Почему это не получится сделать иначе? Рассмотрим на примере.

Антон продаёт агротехнику. По бумагам прибыль растёт уже давно, но на деле денег постоянно не хватает. Антон даже начал подозревать продавцов в воровстве, но управленческий учёт расставил всё по местам.

Оказалось, что деньги в компании действительно есть, но они «заморожены» в большой дебиторской задолженности — некоторые клиенты до сих пор не заплатили по счетам. Товар отпускался клиентам в долг, реальные деньги не поступали, но доход уже считался полученным. Антон пересмотрел условия отсрочки, и дебиторка постепенно уменьшилась, а в кассе появилась стабильная сумма.

Понимать, что происходит с предприятием, — важно. Но вместе с тем у управленческого учёта есть и вполне конкретные функции. Использование управленческого учёта поможет:

1. Оптимизировать траты. Управленческий учёт покажет, какие статьи расходов растут быстрее других. Задача руководства — понять, насколько этот рост оправдан.
2. Следить за чистой прибылью. Заглянув в отчёты, руководитель сразу поймёт, сколько денег принесла ему компания, какую их часть можно вывести на себя. А без управленческого учёта всегда есть риск вытащить слишком много средств из оборота и навредить этим бизнесу.
3. Спланировать запуск нового продукта или расширение. Система учёта помогает спрогнозировать, сколько ресурсов будет у предприятия через месяц или через квартал. Так становится понятно, насколько смелыми могут быть проекты.
4. Защититься от кассовых разрывов. Управленческий учёт даст понять, может ли бизнес себе позволить все запланированные траты. Если нет — у собственника будет время на поиск новых источников финансирования.
5. Оценить эффективность бизнеса и отдельных направлений. Управленческий учёт поможет оценить, окупаются ли вложения собственника. И разобраться, какие направления рентабельны, а какие — пока проседают.
6. Следить за задолженностями. Держа все операции в голове или в тетрадке, легко забыть про что-то и попасть в неприятную ситуацию. А учёт подскажет, кому из клиентов пора напомнить об оплате и нет ли долгов у самой компании.

Управленческий учёт поможет не только сэкономить, но и избежать серьёзных проблем и сохранить бизнес. Наш эксперт, финансовый директор Наталья Починкова, поделилась примером из своего опыта:

«Ко мне обратился собственник, который собирался масштабировать онлайн-школу. По его личным подсчётам, всё было в норме, рентабельность по чистой прибыли составляла 25 %. Однако после внедрения в компании управленческого учёта и получения корректных цифр оказалось, что из последних четырёх месяцев три были убыточными, а один — с минимальной прибылью.

За следующие три месяца удалось сбалансировать бизнес-модель и выйти на устойчивую прибыль. И только после этого запустили процесс масштабирования.

Если бы в компании вовремя не внедрили управленческий учёт и собственник вложился в развитие бизнеса, исходя только из своих предположений, итог был бы печальным. Компания бы клонировала свои убытки, что в будущем стало бы причиной постоянных кассовых разрывов».

Узнайте о всех возможностях Финтабло

Покажем, как сервис поможет упростить финансовый учет и найти где вы теряете деньги

Записаться на встречу

Бесплатно
Займёт 40 минут
Zoom, Skype или Google Meet

Елена Чумакова

Финансовый директор

Из чего состоит управленческий учёт

Процесс учёта — это работа с различными видами отчётности. Рассмотрим основные виды отчётов, используемые в управленческом учёте.

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт о движении денег — это основа управленческого учёта денежных средств. Здесь фиксируют все финансовые операции компании: сразу видно, сколько денег на счетах и в кассе, откуда они пришли и куда ушли.

ОДДС поможет:

• узнать, сколько средств осталось на счетах компании к началу нового месяца. Так руководитель будет знать, на какие суммы можно рассчитывать;
• понять, по каким направлениям поступает больше всего денег и на какие расходы больше всего списывается;
• отслеживать финансовые потоки и прогнозировать будущие поступления и списания.

По ОДДС видно, что за три месяца поступления в онлайн-продажах значительно выросли, а вот у оптовых наступил спад. Нужно разобраться в причинах: возможно, по опту растёт дебиторка, а в компании этого не замечают

Отчёт о движении денег также позволяет контролировать перемещения финансов и быть уверенным, что все деньги из одного кошелька перешли на другой. Это значительно снижает риски мошенничества среди персонала.

«В моей практике был пример: магазины передавали наличные денежные средства в главную кассу через инкассаторскую службу компании. И магазин, и главная касса отражали расход и приход в своих отдельных табличках. Когда мы внедрили в компании Отчёт о движении денег и состыковали эти потоки, оказалось, что не все деньги доезжают до главной кассы. Без единого отчёта компания так бы и продолжила терять деньги на хищениях сотрудников».

Данные в Отчёте ДДС можно группировать по-разному:

• по статьям;
• по направлениям;
• по счетам;
• по контрагентам;
• по видам деятельности.

Разделяют три вида деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая. К операционному денежному потоку относят все операции, связанные с основной деятельностью компании. Например, поступления от продажи товара и платежи на его закуп и доставку. К инвестиционному — операции, связанные с обслуживанием основных средств, таких как закупка и ремонт оборудования. А в финансовый поток входят операции по кредитам и займам и выплаты дивидендов.

На скрине видно, что больше всего поступлений по операционному потоку — это признак того, что в компании всё стабильно

Чтобы Отчёт о движении денежных средств приносил бизнесу максимум пользы, нужно:

• Учитывать в нём все операции бизнеса: по банковским счетам, картам, в наличке.
• Регулярно вносить все операции вручную, если учёт ведётся в таблицах. А если с помощью сервиса — настроить интеграцию с банками, чтобы данные поступали и обновлялись автоматически.
• Распределить все поступления и списания по статьям и направлениям. Например, в работе магазина направлениями могут быть розничная и онлайн-торговля, а статьями расходов — закупка товаров, комиссия за эквайринг, доставка.
• Сверять остаток средств в отчёте с цифрами на счетах. Если они сходятся, значит, учёт ведётся корректно.

В Финтабло на основе Отчёта ДДС формируется график динамики остатка средств на счетах. Он помогает эффективно управлять деньгами бизнеса: не допустить их нехватки, но и не дать залежаться без дела.

Динамика остатков средств на счетах на графике в Финтабло

Рассмотрим на примере, как предпринимателю с ним работать.

Антону, руководителю магазина агротехники, до внедрения управленческого учёта денег не хватало. Теперь же есть ощущение, что их слишком много: может быть, излишки стоит вложить в развитие предприятия?

Антон установил коридор остатков. Чтобы бизнесу хватило и на функционирование, и на форс-мажорные ситуации, на конец месяца на счёте должно оставаться не меньше 200 000 руб. И не больше 500 000 руб. — тогда окажется, что деньги, которые могли бы работать, просто лежат в кассе.

Теперь Антон не упустит возможности для развития и не попадёт в кассовый разрыв.

Узнать больше об Отчёте о движении денег и о том, как его правильно настроить, можно в отдельной статье.

ОДДС формируется по уже свершившимся операциям. А прикинуть предстоящие поступления и списания поможет Платёжный календарь.

Платёжный календарь — это таблица, в которую заносят будущие поступления и списания, привязанные к определённым датам, статьям и контрагентам. Платёжный календарь позволяет детально увидеть, сколько денег ожидается и сколько планируется потратить.

Платёжный календарь в Финтабло

Чем полезен Платёжный календарь

• Спасает от кассовых разрывов. Операции привязаны к датам — можно узнать, сколько у бизнеса будет денег в конкретный момент времени.
• Помогает планировать расходы и своевременно реагировать, если покупатели задерживают платежи.
• Не даёт забыть о налогах и платежах по задолженностям, что позволяет избежать пеней и штрафов.

Особенность Платёжного календаря — его масштаб. ПК составляется на месяц или на неделю вперёд, так что будущее бизнеса можно прогнозировать детально, по дням.

«Собственник может выводить деньги из бизнеса, не учитывая, что на следующей неделе нужно выплатить зарплату, а ещё через неделю — оплатить аренду. В итоге ему придётся либо вкладывать свои деньги обратно, либо брать кредит. Платёжный календарь покажет, когда можно безопасно забрать дивиденды и при этом выполнить обязательства компании перед контрагентами в полном размере».

Скачайте набор таблиц для управления финансами бизнеса

Получить шаблоны

Внутри ключевые отчёты.
Подходят для любой отрасли

Отчёт о прибылях и убытках

Отчёт о прибылях и убытках показывает, сколько заработала компания и сколько потеряла. Именно с его помощью можно узнать чистую прибыль предприятия.

Выручка и чистая прибыль компании в ОПиУ в Финтабло

В чём поможет Отчёт о прибылях и убытках:

• Оценивать эффективность работы компании. Можно отследить, как прибыль и рентабельность менялись с течением времени, и сопоставить эти изменения с событиями в жизни бизнеса — расширением рынка, открытием нового офиса или заключением выгодной сделки.
• Контролировать расходы бизнеса. Руководитель видит, как меняются траты по каждой статье от периода к периоду. Легко выявить внезапные скачки и уже сложившиеся тенденции и разобраться в их причинах, а также контролировать саму структуру расходов.
• Сравнить разные направления бизнеса. Например, можно увидеть, какое из них приносит больше всего выручки, сравнить их рентабельность.

«Один из моих клиентов после внедрения ОПиУ увидел отдельную статью с суммами возвратов покупателям. И она оказалась существенно больше, чем он думал до этого. Раньше возвраты терялись в общем потоке операций и проблема не была заметной. А после её обнаружения срочно внедрили новые положения договоров с покупателями, процесс согласования возвратов, определили условия и закрепили ответственного. Эти меры помогли сократить долю возвратов с 7 % до 1 % от выручки».

Выручка по разным направлениям в ОПиУ

ОДДС и ОПиУ — это связанные отчёты, однако одно и то же событие они показывают с разных сторон. В ОПиУ учитываются уже не поступления и списания, а выполненные обязательства. Разница между двумя отчётами — в методе ведения.

Отчёт о движении денежных средств ведётся кассовым методом. Операции учитываются, как только деньги появляются или исчезают из кассы или с расчётного счёта. Закупили сырьё в феврале — отразили эту сумму в списаниях февраля.

В Отчёте о прибылях и убытках применяется метод начисления. Операции фиксируются в тот период, когда они действительно возникли. Сырья, закупленного в феврале, хватит на два месяца. Значит, и расходы следует разделить на два месяца: половину записываем в февральский отчёт, а половину — в мартовский.

Если смотреть только в ОДДС, можно ошибочно решить, что февраль был для бизнеса плохим месяцем, ведь слишком много денег ушло на закупку сырья. Но Отчёт о прибылях и убытках покажет реальную картину и не даст обмануться. Только с его помощью можно узнать реальные расходы и чистую прибыль предприятия.

Пример

Дизайн-агентство взяло крупный заказ на 1 млн руб. Клиент заранее внёс предоплату — эти средства уже поступили на счёт агентства и были зафиксированы как поступление в Отчёте ДДС. Но работа над заказом займёт не меньше месяца, и до момента его выполнения агентство как бы хранит деньги клиента на своём счёте — они ещё не являются выручкой. Когда клиент примет заказ и подпишет акт, эти средства можно будет признать доходом агентства — тогда их занесут в ОПиУ.

Месяц	Событие	ОДДС	ОПиУ
Март	Клиент оформил заказ и перевёл предоплату	Фиксируем поступление +1 млн руб.	—
Апрель	Агентство выполнило заказ, клиент подписал акт приёмки	—	Фиксируем доход +1 млн руб.

Баланс

Управленческий Баланс — это подробный отчёт о финансовом положении предприятия на определённый момент времени. В нём содержится полная информация о том, чем бизнес владеет и на какие средства это было куплено.

Управленческий Баланс в Финтабло

Баланс поможет узнать:

• Размер оборотного капитала. То есть тех средств, которыми бизнес располагает сейчас, в текущем моменте, без учёта задолженностей. Оборотный капитал рассчитывается из показателей Баланса «Оборотные активы» и «Кредиторская задолженность».Оборотные активы в Балансе
• Объём долгов (кредитов, займов и кредиторской задолженности). В критичных случаях может оказаться, что компания фактически принадлежит кредиторам.Кредиторская задолженность в Балансе
• Показатель ликвидности. То есть возможность компании обратить свои активы в деньги и рассчитаться ими по долгам. Этот показатель позволяет определить уровень стабильности компании.Динамика текущей ликвидности предприятия на графике
• Рентабельность активов и собственного капитала. По ним можно определить эффективность работы предприятия и вложенных в него средств.Динамика рентабельности активов на графике

Баланс состоит из двух блоков: активов и пассивов. Они уравновешивают друг друга, поэтому документ и называется балансом.

Активы — это всё, что принадлежит компании. Деньги в кассе, имущество, долги клиентов. А пассивы — это деньги, на которые это было куплено. Пассивы состоят из капитала и обязательств. Капитал — это ресурсы самого бизнеса, их никто не отберёт. А вот по обязательствам придётся платить.

Суммы активов и пассивов равны — Баланс сходится

Если активы равны пассивам, это говорит о том, что Баланс составлен правильно. А при расхождениях данным нельзя доверять.

Объясним на примере.

Собственник хочет расширить производство — для этого надо купить ещё один станок ценой в 2 млн руб. Поскольку у компании таких денег нет, станок покупают в кредит. Теперь это оборудование, принадлежащее компании, значит, активы стали больше на 2 млн руб. — стоимость покупки. Но и обязательства компании увеличились на ту же сумму — значит, пассивы также стали больше на 2 млн руб.

Данные в Баланс поступают из других отчётов: ОДДС, ОПиУ, Отчёта по обязательствам, Зарплатной ведомости и т. д. Вести весь этот массив информации вручную сложно — бывает, что процесс затягивается на недели. А если Баланс по итогу не сошёлся, придётся снова всё перерыть в поисках ошибки.

Баланс в Финтабло после первой настройки собирается автоматически и всегда сходится, если компания ведёт учёт в других блоках правильно. Это значительно экономит время финансиста и позволяет руководителю получать нужные ему сведения в любой момент.

Инструменты бюджетирования

Бюджет — это план расходов и доходов бизнеса. Он составляется на основе текущих финансовых показателей и прогнозов на следующий отчётный период.

В финансовом учёте чаще всего используют два вида бюджетов: Бюджет движения денежных средств (БДДС) и Бюджет доходов и расходов (БДР).

Бюджет доходов и расходов показывает, сколько компания планирует зарабатывать, тратить и получить чистой прибыли. В нём, как и в Отчёте о прибылях и убытках, содержится информация о финансовых успехах бизнеса.

Задача БДР — сопоставить планируемые доходы и расходы и показать, какая ожидается прибыль. Бюджет ДР поможет спрогнозировать чистую прибыль, а следовательно — узнать, сколько средств будет доступно для развития компании и вывода в конкретном месяце. Изучать БДР за прошедшие периоды тоже важно: так станет ясно, насколько компания выполнила план по доходам и расходам.

Фактические показатели в январе 2021 года близки к плановым. Значит, бюджет составлен грамотно и бизнес развивается по плану.

БДР формируют на основе данных подразделений о планируемых продажах и расходах. А после окончания месяца и составления Отчёта о прибылях и убытках факт сопоставляют с планом.

Бюджет движения денежных средств — это Отчёт ДДС, продлённый в будущее. Здесь также отслеживаются денежные потоки: все планируемые списания и поступления. С помощью БДДС предприниматель сможет вовремя заметить приближающийся кассовый разрыв и спланировать бюджет так, чтобы его исключить.

А ещё благодаря БДДС можно понять, что пошло не так в прошедшие периоды.

План по денежному потоку за январь выполнен всего на 14%. Причина — в оптовых продажах, просевших почти в два раза от планируемых.

Как вести БДДС

1. Исходя из составленного Бюджета расходов и доходов и анализа ОДДС за прошлые периоды, спланировать в Бюджете ДДС поступления и списания на предстоящий период.
2. Когда период закончится, сверить факт с планом.
3. Исходя из выполнения плана, скорректировать БДДС на следующий период.

Каким должен быть идеальный управленческий учёт

Сам по себе управленческий учёт не панацея. Если цифры недостоверны, а смотрят на них раз в полгода — такой учёт не принесёт бизнесу пользу. Есть требования, которым система управленческого учёта должна отвечать.

Соответствие чётко поставленной цели. От цели зависит выбор объектов управленческого учёта. Если основная проблема бизнеса — планирование прибыли, то руководителю в первую очередь будут интересны доходы и расходы. Учёт покажет, из каких каналов приходят деньги и что сделать, чтобы они не уходили впустую.

Полнота и точность данных. В управленческом учёте должны фиксироваться все операции бизнеса, все его активы и задолженности. Отчёты взаимосвязаны, и даже одно упущение может разрушить всю картину, привести к неверным выводам. Проверить точность учёта можно, сравнив данные в трёх основных отчётах. Обычно, если управленческая отчётность ведётся правильно, то погрешность не превышает 5 %.

Оперативность. Каждый предприниматель определяет собственные сроки сдачи отчётности. Но если вышло так, что февральский отчёт сдают только к 10 марта, пользы от него мало. Удобно, когда отчёт за предыдущий месяц готов до 5-го числа текущего месяца.

Единообразность. В компании должны быть предусмотрены единая форма и порядок учёта. Каждое подразделение присылает данные в одном виде — всё легко сводится в единый отчёт.

Постоянство процесса. Собирать управленческую отчётность нерегулярно — бессмысленно. Только сравнивая показатели период к периоду, можно понять, какие процессы происходят с организацией на самом деле.

Простота восприятия информации. Данные обязательно должны быть понятны собственнику. При этом свои термины вводить не стоит — велик риск запутаться, если с отчётностью будут работать другие люди. Лучше опираться на общепринятые термины: разобраться в отличиях выручки от поступлений не очень сложно.

Важно и то, как выглядят данные: структурированную таблицу и графики анализировать куда проще, чем просто текст.

Как вести учёт правильно

За один день управленческий учёт не организовать — нужно подготовиться. Как это сделать, расскажем ниже.

Следить, чтобы управленческий учёт отвечал вашей цели. Управленка — достаточно гибкий инструмент. Каждый руководитель выстраивает её под свои потребности.

Пример

У Игоря ремонтная фирма на три сотрудника. Сфера нестабильная, и прибыль планировать сложно. Из-за этого иногда приходится задерживать зарплаты или экономить на материалах. Цель Игоря — избавиться от кассовых разрывов, поэтому необходимым для него инструментом, помимо основных отчётов, будет Платёжный календарь.

У Илоны небольшой цех по производству косметики. Склад всегда забит ингредиентами, но случаются неприятности: достаём химикаты для новой партии, а они уже просрочены. Работа стопорится, непредвиденные расходы растут. Цель Илоны — следить за оборачиваемостью запасов, чтобы материалы не портились. В этом ей поможет Баланс.

Контролировать показатели, важные для цели

Управленческий учёт включает в себя много объектов:

• активы;
• дебиторка и кредиторка;
• денежные потоки;
• источники финансирования;
• финансовые результаты.

В любом случае ничего из этого списка не стоит упускать из виду. Но имеет смысл в первую очередь уделять внимание объектам, связанным с вашей целью.

Цель Игоря — избавиться от кассовых разрывов. По ОПиУ он убедился, что работает без убытков, поэтому пристальнее всего будет следить за обязательствами и денежными потоками. Анализ поступлений, списаний и остатков на счетах позволит понять, какие показатели комфортны для бизнеса. А Платёжный календарь поможет распланировать доходы и затраты так, чтобы денег всегда хватало.

А вот материалы на складе Илоны, её активы, точно требуют подсчёта — без этого совсем непонятно, чем располагает бизнес. Управленческий учёт поможет и здесь. Баланс покажет, как со временем меняются объёмы запасов, а другие отчёты — как эти изменения влияют на производство.

Определить, кто будет вести управленческий учёт

Разумно, когда руководитель работает с отчётностью самостоятельно. Но чем больше предприятие, тем неэффективнее делать это в одиночку. В целях оптимизации можно обратиться к финансовому директору — профессионалу в управленческом учёте. Нанять такого специалиста на полную ставку — довольно дорого и не всегда нужно. Малому бизнесу подойдёт финдиректор на аутсорсе.

А вот бухгалтерам поручать управленческую отчётность не стоит. У них другие навыки и другой набор обязанностей: перед налоговой бы отчитаться, а не высчитывать маржинальность товаров и услуг.

Идеальный вариант управленческого учёта для небольшого бизнеса — финдиректор на аутсорсе и контроль самого собственника. Для формирования финансовых отчётов можно привлечь помощника, а для анализа — менеджеров и руководителей отделений.

Выбрать инструменты учёта

В целом считать финансовые показатели в столбик в тетрадке — это тоже управленческий учёт. Но сложно найти бизнес, для которого этот способ был бы эффективным. Часто владельцы бизнеса пользуются таблицами вроде Excel или Google Sheets.

Из плюсов — доступность, таблицы бесплатны.

Из минусов:

• Слабая экономия времени: заполнять таблицы приходится вручную.
• Человеческий фактор: ошибся на цифру — и отчёт уже не сходится. Придётся тратить время на перепроверку.
• Не наглядно: не так просто превратить ряды чисел в понятный график или диаграмму.

Эти проблемы решают специальные программы для управленческого учёта. Среди их преимуществ:

• Обучение: пользователям объяснят основные понятия учёта.
• Скорость работы: отчёты формируются автоматически.
• Минимальный риск ошибок — все расчёты производятся автоматически.
• Наглядность: финансовые данные преобразуются в понятные графики.
• На одни и те же данные можно посмотреть под разными углами.

Например, в Финтабло можно сначала изучить Отчёт о прибылях и убытках по направлениям и увидеть, какие направления бизнеса самые прибыльные. А затем — взглянуть на общую картину, чтобы понять, как рост прибыли сочетался с выводом средств из кассы.

Главное

1. Управленческий учёт — это система внутренних финансовых отчётов и анализа всех показателей бизнеса. В отличие от бухучёта, управленческий учёт нужен не для отчётности перед государством, а для эффективного управления компанией.
2. Суть управленческого учёта — помочь предпринимателю принимать верные решения на основе актуальных и достоверных данных. Они содержатся в Отчёте о движении денежных средств, Отчёте о прибылях и убытках и управленческом Балансе.
3. Управленческий учёт легко адаптируется под нужды бизнеса. Главное — поставить цель и определить основные объекты учёта. Для кого-то важнее планирование прибыли, для кого-то — структура активов.
4. Выгоднее всего вести учёт не одному, а с помощью финансового директора. Хорошим помощником станут сервисы автоматизации управленческого учёта — они экономят время и защищают от ошибок в расчётах.