Денежные потоки: как разделить личные деньги и деньги бизнеса

Что будет, если не разделять личные деньги и деньги бизнеса

Если смешивать деньги бизнеса и свои, наступит хаос и начнутся проблемы.

• Кассовые разрывы. Если выводить деньги из бизнеса, когда захочется, то рано или поздно может не хватить средств на текущие обязательства. В каких ещё случаях грозят кассовые разрывы, можно узнать из статьи.
  

  Пример. Под впечатлением от крупной прибыли предприниматель забирает из бюджета пару миллионов, чтобы купить себе автомобиль. Через две недели оказывается, что у предприятия не хватает средств на зарплату сотрудникам и закупку материалов для нового проекта. Вот-вот может возникнуть серьёзный кассовый разрыв. Нужно либо возвращать деньги, либо брать кредит.

• Сложности с развитием. Сиюминутно найти крупную сумму для закупки нового оборудования проблематично. Так случается, когда все свободные деньги уходят вовне и нет никаких резервов. В итоге предприятие стагнирует, отказывается от выгодных перспектив и теряет конкурентные преимущества.
• Непонятна рентабельность бизнеса. Чаще всего путаница возникает, когда личные деньги то и дело идут на решение задач своего бизнеса, а представительские расходы оплачиваются из кошелька владельца. В результате невозможно понять, насколько успешна организация. Без учёта финансов и твёрдых цифр не получится уверенно сказать, зарабатывает предприятие или нет. Такой подход может привести даже к банкротству.
• Проблемы с законом у индивидуальных предпринимателей. Частое обналичивание денег может вызвать подозрение у контролирующих органов и банка. По Федеральному закону № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем» счёт ИП заблокируют и потребуют объяснить, на что тратились деньги.

Подобные проблемы возникают у организаций из-за ошибок в управлении финансами. Ирина Ремнёва как финансовый директор сталкивалась в работе с подобными случаями и поделилась с нами примером.

Пример. Бизнес по производству котлов. До начала работы с Ириной системы финансового учёта на предприятии не было. Отчёт о движении денежных средств не вели, и владелец выводил себе столько денег, сколько захочется.

Ирина помогла внедрить финансовый учёт, свести доходы и расходы и оценить состояние бизнеса. Собрали Отчёт о прибылях и убытках, Отчёт о движении денежных средств, Платёжный календарь, Баланс. Из отчётов увидели, что предприятие работает в убыток: прибыли нет, запредельная кредитная нагрузка, личные финансы и финансы бизнеса перемешаны, при этом предприниматель ещё ежемесячно выводит деньги себе.

Составили финмодель. Она показала, что бизнес не выдержит больше ни одного кредита и нужно срочно менять ситуацию. Первым делом разделили деньги — личные и бизнеса, и стали налаживать учёт.

Далее разберём основные причины беспорядка в финансах.

Ошибки, которые приводят к хаосу в финансах

Проблемы с разделение финансов возникают в первую очередь из-за неверно выстроенной системы финансового учёта. В организации может быть ответственный за финучёт. Даже если есть таблицы с расходами и доходами, разбираться в таблицах долго и сложно, поэтому предприниматели не видят ценности в учёте в целом. В результате они действуют по наитию.

• Не планируют деятельность бизнеса. Заработать как можно больше — не цель. Чтобы план реализовался, нужно составлять финансовую модель с разными сценариями, формировать бюджеты, устанавливать сроки, ответственных и постоянно контролировать выполнение плана. Финансовое планирование — залог грамотного использования денег и достижения целей.
• Не знают свою прибыль. Зачастую предприниматели опираются на данные бухгалтерского учёта, но он не даёт представления о рентабельности предприятия. В бухучёте результаты работы отражаются по факту, без аналитики и прогнозов. Делать выводы о работе, строить планы по доходам и расходам на базе такой информации рискованно. А когда неизвестно, сколько денег нужно бизнесу, невозможно планировать личные траты. Поэтому правильно отделять свои финансы от финансов бизнеса не получается.
• Не просчитывают затраты, связанные с ростом продаж. Позитивная динамика в продажах не всегда приводит к прибыли. Предприниматели порой забывают про прямую взаимосвязь доходов и расходов. Вместе с продажами всегда растут и расходы: на закупку сырья, хранение, логистику, оплату труда новых сотрудников и т. д. В результате рост может обернуться убытками. Если взять сумму в счёт грядущей прибыли, можно попасть впросак.

В результаты владельцы не понимают, сколько денег необходимо компании, а сколько можно забрать без ущерба для бизнеса. Этот вопрос не возникнет, если правильно организовать финансовый учёт.

Как разделить свои деньги и деньги бизнеса

Самое главное в управлении финансами — сделать систему прозрачной, чтобы с одного взгляда было понятно, сколько денег, на что и когда нужно бизнесу, а сколько можно забрать на личные нужды. Посмотрим, как добиться прозрачности.

Начнём с примера от Ирины Ремнёвой, финансового директора Финтабло.

Пример. Бизнес по продаже одежды на маркетплейсах. В нём деньги компании и ИП перепутались настолько, что владельцу было трудно понять, где его личные финансы, а где — бизнеса. Владелец постоянно вкладывал свои деньги, вытаскивал компанию из кассовых разрывов и устал ждать, когда можно будет выводить деньги себе. Финансовый учёт не вели.

Оздоровление бизнеса начали с внедрения Отчёта о движении денежных средств и Платёжного календаря. Стали чётко следовать планам и следить, чтобы поступления были больше, чем списания. В итоге уже через месяц бизнес взял под контроль денежные потоки. Через несколько месяцев компания погасила долги владельцам.

После:

• автоматизировали финансовый учёт;
• собрали оставшиеся отчёты: Баланс и Отчёт о прибылях и убытках;
• определили владельцу зарплату как наёмному сотруднику, чтобы учитывать его личные потребности в расходах компании;
• все вложения денежных средств от собственника стали оформлять как процентный заём;
• настроили систему фондов. Завели отдельные расчётные счета для каждого фонда, куда автоматически стали отчислять деньги на разные нужды бизнеса.

В итоге предприниматель стал видеть реальную картину бизнеса, ежемесячно выплачивать себе зарплату и регулярно выводить дивиденды в зависимости от размеров чистой прибыли.

Теперь разберём по пунктам.

Автоматизировать финансовый учёт

Автоматизация позволяет предпринимателям в текущем режиме видеть движение денежных потоков, разделять доходы и расходы по статьям, оценивать результаты работы, вовремя замечать отклонения и предотвращать проблемы. Вести учёт получается без лишней нагрузки на сотрудников и фонд оплаты труда.

Основные управленческие отчёты, которые помогают видеть реальную картину бизнеса, понимать, как он развивается, и отсюда планировать размер своего вознаграждения, личные доходы и расходы:

• Отчёт о движении денежных средств (ОДДС). Отражает, сколько денег поступило, ушло со счетов, и остаток на конец периода. ОДДС позволяет оценивать динамику поступлений, списаний на основе фактических операций и делать выводы о точности планирования.

ОДДС показывает остаток денег на конец периода. По нему видно, хорошо ли идут дела у компании

«Рекомендую начинать наводить порядок в бизнесе именно с ОДДС. Он поможет разобраться во всех денежных потоках, увидеть, какие кошельки используются. Если выяснится, что собственник оплачивает расходы компании с личной карты, то нужно разделить счета.

Бывают ситуации, когда для компании выгодно оплатить личные расходы владельца за счёт компании. В этом случае их нужно оформлять как дивиденды. Только при этом уменьшить размер выплаты после подсчётов чистой прибыли».

Платёжный календарь в дополнение к ОДДС поможет заблаговременно узнать о грядущих кассовых разрывах и избежать их. Инструмент показывает суммы на счетах и позволяет понять, хватит ли средств, чтобы выплатить зарплату сотрудникам, проценты от прибыли владельцам, налоги, закупить сырьё, рассчитаться с контрагентами и т. д. С его помощью легко увидеть деньги, которые нужно заплатить, и те, что остаются в распоряжении предприятия.

ОДДС отражает факт, а Платёжный календарь — инструмент планирования

• Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ). Показывает, насколько успешно работает компания, сколько она зарабатывает и тратит. Из отчёта можно понять, как оптимизировать расходы, чтобы увеличить прибыль и, как результат, — процент от прибыли для владельца. Так проще научиться разделять потоки и повышать рентабельность предприятия.

В ОПиУ собственник видит, сколько чистой прибыли получила компания и есть ли на неё планы

• Баланс. Показывает, какое имущество есть у компании и на какие средства оно куплено — собственные или заёмные. Из отчёта видно, кому принадлежит недвижимость, оборудование, запасы — собственнику или банкам. Если львиная доля имущества у банков, то лучше поберечь доходы и направить ресурсы на погашение кредитов, а не вытаскивать суммы для владельца.

В Балансе владелец бизнеса видит, сколько долгов у его компании и как они соотносятся с имуществом

Три отчёта в совокупности позволяют оценить деятельность предприятия, разделить доходы и расходы и понять, откуда берутся деньги, куда уходят и сколько можно взять для себя. В сервисе «Финтабло» все отчёты взаимосвязаны: данные перетекают из одного в другой — так учёт вести проще и эффективнее.

Установить вознаграждение для собственников

Собственники могут получать зарплату как наёмные сотрудники и дивиденды как владельцы бизнеса. Зарплата выплачивается регулярно и даёт возможность покрывать текущие потребности. Процент от чистой прибыли как дополнительное вознаграждение перечисляют раз в квартал, полгода или год. Подробнее про оба варианта можно узнать в статье.

«Размер заработной платы для собственника должен быть таким же, как для специалиста со стороны, которого вы можете нанять на эту позицию в будущем. В таком случае кадровая замена никак не повлияет на чистую прибыль.

Также нужно следить за правильностью выплаты дивидендов. Они начисляются и выплачиваются только из чистой прибыли. Если её нет, то и выплаты не должно быть. Упорядочить процесс помогает система фондов».

Планировать работу

Без цели невозможно оценить результаты. Управленческие отчёты как раз помогут спланировать будущую прибыль, продумать детали, расписать, за счёт чего она будет формироваться. А по итогам периода посчитать доходы и проверить, насколько удалось реализовать задуманное.

Если планы достигнуты, чистая прибыль есть — значит, можно брать деньги для себя. Бизнес будет в порядке. Если план провалился, ожидаемых доходов нет, то лучше ограничиться зарплатой. Или предусмотреть на этот случай фонды, откуда можно снять определённые заранее суммы.

Создавать фонды

Фонды — это своего рода копилки, которые помогают бизнесу находить деньги на разные цели: развитие, дивиденды, налоги, форс-мажоры. Бизнес сам определяет, что ему важно, и каждый месяц перечисляет на разные счета определённый процент от чистой прибыли. В каждую копилку попадает своя сумма.

Фонды могут быть такими:

• резервный фонд — это подушка безопасности на случай спада продаж, источник краткосрочных инвестиций, средств для возмещения убытков и срочных требований;
• фонд развития — копилка, чтобы закупать новое оборудование, открывать направления или обучать сотрудников без ущерба для текущей деятельности;
• фонд дивидендов — тот самый кошелёк для собственников и инвесторов, чтобы регулярно получать выплаты независимо от величины чистой прибыли;
• фонд налогов — резерв для уплаты налогов и страховых взносов.

Фонды формируют из чистой прибыли, которую показывает Отчёт о прибылях и убытках. Подробнее про систему фондов можно почитать в статье.

«По фондам распределяют 100 % чистой прибыли. Если компания молодая, то 30 % можно отправить на дивиденды, остальное — на развитие и резерв. Зрелая стабильная компания может позволить себе больше денег выводить в качестве дивидендов.

Для каждого фонда удобно создавать физические счета-копилки в банках и настраивать автоматическое пополнение.

В нестандартных ситуациях лучше советоваться с финансовым директором, чтобы лишний раз не рисковать бизнесом».

Не вливать собственные средства в бизнес

Чтобы разделить деньги бизнеса и собственные, лучше использовать кредиты, привлекать инвесторов либо оформлять денежные средства от владельца как займы. Тогда все суммы будут отражаться в управленческой отчётности. Будет видно, на какие статьи они ушли, удалось ли получить доход и правильным ли решением это было.

Завести разные счета для бизнеса и для себя

Индивидуальным предпринимателям разделить финансы помогут разные счета: один для бизнеса, другой для себя. С бизнес-счёта выплачивайте зарплаты себе и сотрудникам, оплачивайте налоги, рассчитывайтесь с контрагентами.

Собственный счёт используйте для личных нужд. Если потребуется срочно что-то оплатить для компании, переведите деньги на бизнес-счёт, а потом уже рассчитывайтесь. В этом случае сумма не пропадёт — она будет зафиксирована в отчётности, и потом сможете вернуть её обратно.

Кратко

• Если не разделять личные деньги и деньги бизнеса, компания рано или поздно столкнётся с кассовыми разрывами, замедлением темпов развития, стагнацией. Самый страшный сценарий — банкротство.
• Хаос в финансах возникает, когда нет системы финансового учёта. Когда компания не ставит цели, не считает доходы и не проигрывает заранее разные сценарии развития событий, например, связанные с ростом продаж.
• Разделение финансов начинается с внедрения и автоматизации финансового учёта. Необходимо собрать основные отчёты: ОДДС, ОПиУ, Баланс. Нелишним будет и Платёжный календарь, чтобы разделять списания и поступления в оперативном режиме.
• Собственник должен получать зарплату как наёмный сотрудник и дивиденды как владелец бизнеса. Это позволит ему удовлетворять свои личные нужны без ущерба для бюджета компании.
• Детальное планирование помогает наметить пути достижения целей, предусмотреть сложности, нивелировать риски и контролировать доходы и расходы в процессе реализации планов.
• Фонды с раздельными физическими счетами помогают компании копить на нужды бизнеса и регулярно выплачивать дивиденды собственнику.
• Откажитесь от вливания собственных средств в бизнес и заведите разные счета для личных и корпоративных нужд. Так финансы не будут смешиваться.