Что такое стратегическая сессия

Что такое стратегическая сессия и какие задачи она решает

Финтабло развивается в соответствии со своей стратегией. Стратегия — это своего рода дорожная карта, в которой зафиксированы глобальные цели бизнеса и пути их достижения. Нужно постоянно сверяться с курсом, актуализировать стратегию и план развития, чтобы планомерно двигаться к целям. В качестве такого инструмента в Финтабло используют стратегические сессии как составляющую стратегического планирования компании.

Стратегическая сессия — это мероприятие, в ходе которого руководство компании и ключевые сотрудники формируют общее видение и планируют развитие бизнеса. Сессии позволяют выработать единый взгляд на ситуацию, провести анализ сильных и слабых сторон бизнеса, определить цели и направления развития компании. Кроме того, групповая работа способствует развитию корпоративных коммуникаций и повышает мотивацию сотрудников.

В Финтабло стратегические сессии называют сессиями планирования и условно делят на два вида: стратегические и тактические. Начиная с 2020 года в январе проводят стратегическую сессию, а в апреле, июле и октябре — тактические. На стратсессии актуализируют и принимают к исполнению стратегию. На тактических — сверяются с курсом и обновляют цели на следующий квартал. За четыре года компания более десяти раз дорабатывала подход к сессиям, чтобы проводить их с максимальной пользой. В статье мы все сессии будем называть стратегическими, чтобы избежать путаницы.

Польза стратегических сессий

• Команда Финтабло вдохновляется и синхронизируется, формируется единообразное мышление.
• Менеджмент понимает, насколько текущие результаты соответствуют стратегии, с достаточной ли скоростью компания движется к цели, по каким показателям наблюдаются отклонения.
• Команда понимает, куда она идёт и что требуется от каждого для достижения общих целей.

Стратегические сессии позволяют оценить итоги, проанализировать успехи и сложности в развитии компании и подвести к общему знаменателю работу всей команды. Проведение стратегической сессии обязательно для организаций, которые хотят успешно развиваться, обходить конкурентов, делать лучше и больше.

Как подготовиться к стратегической сессии

Залог эффективной сессии — тщательная подготовка. Процесс начинается с проектирования. На этом этапе основное — согласовать конкретные задачи стратсессии, понять количество вопросов для обсуждения всеми участниками и решить организационные моменты.

Этап 1. Проектирование

Готовиться начинаем за месяц. Генеральный директор, директор по персоналу и фасилитатор собираются вместе и планируют будущее мероприятие. Роль ведущего стоит доверить профессиональному модератору с опытом проведения подобных мозговых штурмов, чтобы сессия прошла наиболее эффективно.

Профессиональный фасилитатор избавляет генерального директора от необходимости модерировать сессию. Генеральный директор становится полноценным участником события, и создаётся мощная групповая динамика.

На встрече по проектированию:

• Определяют точные даты проведения сессии. Предварительно их намечают на стратегической сессии в январе, а потом уточняют. Как правило, должно быть два-три дня на одну сессию. Сценарий зависит от пожеланий собственника, выставленных приоритетов и возможностей фасилитатора быстро установить контакт с командой.
• Определяют формат и место проведения. Сессии могут проходить офлайн и онлайн. Если офлайн, то утверждают город. Локации также предварительно определяют на стратегической сессии в начале года, чтобы заранее выделить ресурсы и успеть подготовиться.
• Определяют состав участников. В Финтабло в сессиях участвуют директора департаментов, руководители отделов и лидеры, которых предлагают директора департаментов. Если сессия проходит офлайн, то часть сотрудников присутствует очно, а часть — подключается онлайн, так как бюджеты ограничены. В любом случае рабочая группа принимает активное участие в сессии. Необходимо обеспечить высокую вовлечённость всех участников, чтобы эффективность стратсессии была максимальной.

В каждой сессии Финтабло участвует один сотрудник с потенциалом роста в лидера. Так компания поощряет людей расти.

• Прописывают цели и всё, что важно: что хочется получить в результате сессии, ожидания от мероприятия, на что обратить внимание. Например, на одной из сессий в качестве целей мы поставили такие:
  1. Укрепить культуру признания ошибок и их рефлексии.
  2. Тренироваться предлагать, а не просто давать комментарии.
  3. Учиться мастерству презентаций.

  Фасилитатор учитывает намеченные цели и ожидания при подготовке к сессии. Он формирует список идей, проблем по теме мероприятия, выбирает подходящие технологии для проработки вопросов.

• Составляют адженду — базовые блоки, из которых будет состоять сессия. В качестве базовых блоков в Финтабло обычно бывают такие:
  • прослушивание отчётов участников и обратная связь по ним;
  • утверждение прогнозной финансовой модели и бюджета;
  • утверждение целей и ключевых результатов;
  • разбор вопросов участников;
  • утверждение протокола сессии.
• Утверждают культурно-досуговую программу. В один из дней стратегической сессии Финтабло организует культурную программу, чтобы повысить насмотренность сотрудников в культуре и искусстве, способствовать их духовному развитию. В последний день сессии проводят общий ужин.

По итогам встречи всю информацию заносят в специальный шаблон, на который в дальнейшем опираются все участники при подготовке к сессии. Он даёт понимание повестки дня и является отправной точкой для принятия будущих решений. Скачать шаблон можно будет по ссылке ниже.

Этап 2. Подготовка

После того как план будущей сессии составлен, HR-директор и фасилитатор информируют участников о начале подготовки и принятых на встрече решениях.

Что делают участники стратегической сессии на этапе подготовки:

• Генеральный директор совместно с высшим руководством компании актуализирует стратегические цели верхнего уровня и ключевые результаты — OKR (от англ. Objectives and Key Results — цели и ключевые результаты).На основе OKR руководители департаментов актуализируют цели по своим подразделениям. Они должны трезво оценить положение дел, сформулировать свои идеи и определить ключевые показатели.
  

  OKR подразделений должны идти в одном направлении с верхнеуровневыми целями и способствовать их достижению.

• Участники сессии готовят ответы на три вопроса.
  1. Что вы возьмёте из стратегии для обновления своих OKR?
  2. Не отклоняемся ли мы от стратегии?
  3. Достаточен ли наш текущий темп для исполнения стратегии или мы в чём-то отстаём, где-то нужно ускориться?

  Чтобы ответить на вопросы, они перечитывают стратегию и сверяют свои показатели с теми, что прописаны в ней.

• Финансовый директор собирает прогнозную квартальную финмодель с бюджетом. Финансовая модель показывает, сколько денег понадобится на расходы, сколько нужно заработать и какие перспективы у компании в данных условиях. После составления финмодели финансовый директор проводит цикл координаций с руководителями коммерческих департаментов. Они актуализируют свои показатели в соответствии с обновлённой финансовой моделью и декомпозируют их в своих внутренних оперативных планах и отчётах. С помощью декомпозиции можно чётко понять, какие ресурсы понадобятся для выполнения планов. Руководители обосновывают каждый показатель. Они объясняют:
  • как будут расти метрики,
  • за счёт каких действий,
  • почему именно на столько они будут расти.

  Декомпозиция целей и обоснования собираются в отдельный документ. Ссылка на скачивание шаблона будет ниже.

• Участники сессии готовят презентации квартальных отчётов по своим направлениям. Их разрабатывают на основе управленческой отчётности. Структура докладов и тайминг прописаны в шаблоне по подготовке к сессии. Структура доклада выглядит так:
  • План/факт по показателям и проектам.
  • Сравнение цифр в формате YoY — год к году, чтобы показать, как за текущий год изменились результаты.
  • Итоги квартала по OKR и проектам.
  • Выводы: что измените в следующем квартале для достижения целей.
• Участники сессии готовят вопросы по установленному шаблону.

В Финтабло мы не выносим открытые вопросы на обсуждение в рамках стратегической сессии. Участники предварительно прорабатывают вопрос и готовят свои предложения по решению задачи. Благодаря этому вопросов всегда мало и решения по ним принимаются быстро.

Шаблон для подготовки вопросов выглядит так:

• HR-департамент организует проведение сессии: билеты, проживание, коворкинг.

На этом подготовка к сессии заканчивается.

Как провести стратегическую сессию

В Финтабло стратегическая сессия проводится два-три дня. Рассмотрим этапы на примере двухдневного мероприятия.

Первый день

1. Фасилитатор открывает сессию: задаёт контекст, рассказывает о правилах, тайминге и адженде. Выбирают администратора, который будет фиксировать выводы и договорённости в протоколе сессии.
2. Заслушивают доклады участников. Начинают с топ-менеджеров. Первым выступает генеральный директор. После каждого доклада участники дают обратную связь и благодарят спикера.
3. Финансовый директор презентует прогнозную квартальную финмодель с бюджетом. Участники сессии изучают показатели, планы по найму персонала, задают вопросы и дают обратную связь.
4. Директора департаментов презентуют цели и ключевые результаты (OKR) своих подразделений, отвечают на вопросы, получают обратную связь.
5. В конце первого дня команда дорабатывает финмодель, бюджет и цели на основе полученной обратной связи.

По итогам получается предварительная финмодель с бюджетом. На второй день её дорабатывают.

Второй день

1. Финансовый директор презентует финальный вариант прогнозной финмодели с бюджетом после обратной связи.
2. Директора департаментов представляют финальные варианты целей по своим подразделениям. Генеральный директор презентует цели команде.
3. Разбирают вопросы от участников, которые они заранее подготовили.
4. Изучают протокол и фиксируют договорённости по формуле: задача — ответственный — дедлайн.

Как видно, график довольно плотный и требует работать по 10–12 часов в день. Поэтому стараемся разбить сессию на три дня.

Что делать после сессии

Стратегическая сессия проходит раз в год, тактические — раз в квартал, но, чтобы реализовать цели, в Финтабло также проводят оперативные мероприятия. Они помогают нам выполнять планы с точностью свыше 90 % в восьми из 12 месяцев. Регулярный менеджмент — залог успеха. Он позволяет преуспевать на рынке, добиваться краткосрочных и долгосрочных целей.

Регулярный менеджмент — это простые повторяющиеся действия. Сверху вниз их можно расписать на салфетке.

• Каждый месяц в компании подводят итоги предыдущего месяца, формируют прогноз на следующий и собирают всех сотрудников, чтобы обсудить их победы.
• Каждые две недели руководители делают отчёт «статус-апдейт» о ходе продвижения к квартальным целям.
• Каждую неделю руководители с сотрудниками из своих первых линий встречаются один на один и определяют задачи на следующую неделю.
• Каждый день коммерческая команда и финансовый директор проводят совещания «Рука на пульсе» (РНП). Они позволяют всем быть в курсе происходящего, вовремя замечать отклонения и реагировать на них. Подробнее об этом подходе можно узнать в статье.

Подготовили для вас три файла, которые помогут эффективно провести стратегическую сессию и реализовать намеченные цели.

1. Шаблон проведения сессии.
2. Мастер-класс по искусству презентаций от фасилитатора Финтабло Юры Кравеца.
3. Референс декомпозиции от директора по продажам для обоснования цифр финмодели.

Все три файла можно скачать через телеграм-бот, если вы подписаны на канал «Бизнес на 100 лет».

Канал владельца и гендира о развитии бизнеса

Перейти в Телеграм →

Честно, с цифрами
и инсайтами