Как собственнику работать с планом продаж, чтобы он выполнялся

Цифры и эмоции

Несоответствие факта плану может вызвать целый спектр эмоций: от раздражения и отчаяния при отклонении в меньшую сторону, до радости и восторга при отклонении в большую. Под влиянием этих эмоций собственник рискует совершить неосторожные действия и тем самым негативно повлиять на результаты компании.

«Цифры — вещь твёрдая, у них нет эмоций. А вот у тех, кто с ними работает, эмоции есть, и под их влиянием они могут принимать нетвёрдые управленческие решения. Поэтому самый главный совет — никогда не принимайте решения на горячую голову».

Когда план не выполняется

Невыполнением считается отставание факта от плана на 20% и более. Не важно, составляет факт 25% от плана или 75%, и в том и в другом случае план не был выполнен, просто с разной степенью критичности.

Дашборд в Финтабло покажет процент отклонения от плана

Паника — типичное состояние для собственника, который обнаружил отставание от плана на последней неделе месяца. Его мозг рисует огромное количество пугающих картинок: денег на оплату заказов не хватит, поставщики подадут в суд за просрочки, клиенты устанут ждать и потребуют вернуть предоплаты. Мысленно он уже разорён. Поэтому его первой реакцией в этом состоянии будет желание сделать хоть что-то, чтобы исправить положение: наорать на отдел продаж, обвинить РОПа в плохом руководстве, просить их поднапрячься, чтобы закрыть этот разрыв.

Все эти действия напоминают тушение пожара при неисправной проводке. Даже если удастся потушить сейчас, где гарантия, что она опять не заискрит в следующем месяце? Неисправные процессы в компании нужно чинить точно так же, как неисправную проводку. И «сделать хоть что-то» в этом случае не поможет — нужны конкретные шаги.

Шаг 1. Перейти в менее эмоциональное состояние, в котором можно принимать рациональные решения. И в этом состоянии проанализировать, какие действия или обстоятельства привели к невыполнению плана, что на уровне процессов было сделано неправильно. Может быть, РОП слишком ослабил контроль над менеджерами по продажам, и они стали обзванивать меньше клиентов. Или собственник сам забыл о контроле и первый раз сверил план с фактом только в конце месяца. Важно выявить все причины, которые могли привести к неудаче.

Шаг 2. Исправить ошибки. Не контролировали отдел продаж — начать контролировать и требовать у РОПа ежедневный отчёт по количеству звонков и уровню конверсии, изучать отчеты по воронке продаж в CRM-системе. Не анализировали поступающие данные — начать анализировать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Основная задача — заменить провальные тактики на противоположные, чтобы обезопасить компанию от повторения негативного сценария в будущем.

Шаг 3. Не расслабляться. Даже если ситуация начала налаживаться, не стоит терять бдительность и ослаблять контроль. Продолжайте строго придерживаться новых правил, если не хотите откатиться назад.

Шаг 4. Сформулировать твёрдое правило. Закрепите новые успешные тактики в регламентах и ознакомьте с ними ваших сотрудников. Убедитесь, что на новый формат работы перестроилась вся команда и никто в силу привычки не продолжает работать по-старому.

Когда план выполняется

Если факт соответствует плану на 80% и более, значит дела в компании идут хорошо и планирование проводится адекватно. Идеально, если план выполняется не меньше, чем на 96%. Кажется, что никаких рекомендаций здесь давать не нужно, но удержать хороший результат иногда бывает сложнее, чем исправить плохой.

Идеальный показатель выполнения 96—100%

В ситуации, когда планы выполняются и в компании всё отлично, у многих собственников появляется тяга к изменениям. Кажется, что бизнес встал на нормальные рельсы и теперь можно поэкспериментировать. Но не все отдают себе отчёт о том, что менять можно, а что нельзя: одно неверное решение может разрушить ту отлаженную систему, которая привела компанию к успеху.

«Например, собственник может решить, что пришло время разделить отдел продаж на тех, кто будет работать с текущими клиентами, и тех, кто будет обзванивать новых. Кому-то из клиентов может не понравится, что у них сменился менеджер, им не удастся установить контакт, и клиентская база начнёт редеть. Обзвонщикам может не хватать лидов, и большую часть рабочего дня они будут сидеть без дела. В результате новых заказов в компании становится всё меньше, отрыв факта от плана всё больше. Резкая реорганизация в отделе может нарушить всю систему продаж».

Шаг 1. Ничего не меняйте. Даже если вам кажется, что изменения могут ускорить рост показателей, трижды подумайте, прежде чем что-то менять. В данной ситуации вы добиваетесь роста показателей уже тем, что ничего не меняете.

Шаг 2. Определите, что привело к улучшению. Нужно изучить, какие факторы привели к росту показателей, при этом продолжая делать то, что вы уже делали раньше.

Шаг 3. Следите за динамикой показателей. Если они начинают ухудшаться, необходимо быстро выяснить причину этого и устранить её.

Когда план перевыполняется

Перевыполнением плана считается показатель в 120% и выше. Некоторые склонны принимать это за успех, но в большинстве случаев такой результат всего лишь следствие неправильного планирования. Если планы в компании постоянно перевыполняется, это говорит о регулярном занижении показателей на этапе планирования, игнорировании дополнительных возможностей Если это единичный случай, то беспокоиться не стоит. Стоит обдумать, получится ли сделать эти цифры новой нормой для компании.

Дашборд в Финтабло подскажет, на сколько был перевыполнен план

Эйфория — вот что испытывает собственник, когда показатели бьют все рекорды. Ему кажется, что он поймал удачу за хвост: выстроил эффективную систему, которая может приносить деньги и без его непосредственного участия. В этом состоянии он начинает постепенно отпускать контроль: расходовать лишние деньги, время и своё внимание.

«В состоянии, когда план перевыполняется, многие начинают интересоваться какими-то сторонними вещами, на которые раньше не хватало ресурса. Например, открывают новый бизнес и переносят весь свой фокус внимания на него, а первый упускают из-под контроля. Или покупают/берут в лизинг дорогостоящее оборудование с уверенностью, что ресурсов на его обслуживание точно хватит. Это можно сравнить с поведением человека, который рассчитывал получить одну денежную сумму, а получил по каким-то причинам вдвое больше и сразу пошел тратить излишки на то, что ранее не мог себе позволить. Позже изобилие проходит, и выясняется, что деньги были потрачены нецелесообразно, а порой еще взяты и дополнительные обязательства».

Шаг 1. Экономьте. Своё время, деньги, внимание — все ключевые ресурсы, которые привели вас к состоянию изобилия.

Шаг 2. Добейтесь, чтобы каждое действие имело ценность. Прежде чем сделать что-то, спросите себя, привнесёт ли это вклад в ваше дело, укрепит ли сегодняшнее положение дел. Если ответ отрицательный, не стоит распыляться.

Шаг 3. Укрепите свои позиции. Не воспринимайте сверхприбыль как избыток, который можно потратить на что угодно. Постарайтесь распорядиться им грамотно: например, досрочно погасите часть ваших обязательств, чтобы снизить долговую нагрузку на бизнес.

Шаг 4. Определите, что привело к успеху. Вычлените успешные действия и масштабируйте их.

Если нужна помощь

Следить за выполнением планов нужно регулярно, а для этого надо собирать все необходимые показатели. В Финтабло это происходит автоматически, а результаты выводятся на подробный Дашборд. С его помощью можно отслеживать соотношение плана и факта в разрезе дня, недели и месяца. Попробовать Дашборд можно, зарегистрировавшись в сервисе — первые 14 дней все функции будут доступны бесплатно.

А если вам нужна консультация по вопросам управления, оставьте заявку на сайте PROFIT consulting на индивидуальный разбор вашей компании от профессионального директора по развитию. За 1 час директор разберёт, какие проблемы в управлении есть сейчас, и составит план их решения.