Держим цены до 05.08.24

Планируем повышение цен для новых клиентов, зарегистрируйтесь в Финтабло сегодня

Узнать подробности →

Платёжный календарь: для чего он нужен и как им пользоваться

Платёжный календарь избавляет от периодических дыр в бюджете компании и бережёт нервы предпринимателей. Этот простой инструмент для оперативного планирования помогает с блеском выходить из разных ситуаций даже при нехватке денежных средств.

Что такое Платёжный календарь

Платёжный календарь — это оперативная таблица, в которую вносят все ожидаемые поступления и платежи с привязкой к датам, чтобы контролировать денежный поток и предотвращать кассовые разрывы. Этот инструмент управленческой отчетности позволяет разбить все предстоящие финансовые операции по дням, управлять остатками средств на счетах в будущем и планировать траты.

Платёжный календарь необходим бизнесу любого масштаба. Крупные производственные компании с его помощью планируют закупку оборудования, запуск новых направлений, выплату зарплаты. Малому бизнесу календарь помогает строить отношения с поставщиками и покупателями, чтобы между операциями не появлялись дыры в бюджете.

Платёжный календарь в Финтабло кроме таблицы содержит график и диаграммы

Преимущества использования Платёжного календаря:

  • решение проблемы кассовых разрывов — ситуаций, когда деньги на счёт ещё не поступили, а платить по обязательствам надо сейчас;
  • планирование расходов на период: кредитов, зарплаты, налогов, расчётов с поставщиками;
  • контроль за поступлениями от покупателей;
  • понимание, какую сумму и когда можно вывести из бизнеса;
  • экономия на процентах по кредитам и пенях за просрочку платежей: в Платёжном календаре видно, когда нужно произвести оплату, так что вы не забудете о ней;
  • формирование репутации надёжного партнёра, который вовремя рассчитывается по обязательствам.

Платежный календарь, как правило, составляют на месяц или неделю. Плановые списания и поступления привязывают к конкретным датам. Этим он отличается от другого инструмента управленческого учёта — Бюджета движения денежных средств, или БДДС.

В БДДС денежные потоки планируются укрупнённо: распределяются по месяцам без привязки к датам и без уточнения контрагентов или счетов: на налоги, закупку материалов и т. д. Календарь же должен быть подробным и подвижным, это более детализированный документ. Аналитика по направлениям, счетам и контрагентам помогает управлять ситуацией, а постоянные корректировки календаря считаются нормальной практикой.

В календаре отображается остаток денежных средств на начало и конец каждого дня, т.к. его цель — предотвратить появление кассовых разрывов. Поэтому если что-то пошло не так, допустим, не пришёл аванс от покупателя, есть возможность сразу заметить неладное и принять меры. Например, можно заранее договориться с поставщиком об отсрочке платежа или отложить менее приоритетные покупки до момента поступления средств на счёт.

Ситуации, когда Платёжный календарь выручает

Календарь — удобный инструмент для оперативного управления денежными потоками. На примерах посмотрим, в каких ситуациях он помогает предпринимателям избежать трудностей.

Предстоят крупные траты

Андрей производит одежду. Сначала в ассортименте были только изделия для взрослых. Теперь Андрей решил запустить ещё один цех для детской одежды. Посчитал возможную прибыль, порадовался и решил сразу забрать нужную сумму из оборота, чтобы как можно быстрее начать.

Если бы у Андрея не было Платежного календаря, он так и сделал бы. Хорошо, что инструмент в компании есть и руководитель заглянул в него. Оказалось, если забрать все деньги разом, основное направление останется в минусе. Не хватит средств на закупку материалов и заработную плату.

Андрей разбил затраты на оборудование нового цеха на 3 месяца исходя из общей суммы. Платежи внёс в календарь. Так у него получилось спокойно покрыть текущие обязательства без кассовых разрывов и долгов.

Действия/ результат Без Платёжного календаря С Платёжным календарём
Что сделал Андрей Андрей на радостях вывел всю необходимую сумму из оборота и пустил её на строительство нового цеха Андрей разделили затраты на новый цех на 3 месяца и заранее заложил их в бюджет
Результат В конце месяца не хватило средств на закупку материалов для цеха взрослой одежды и выплату зарплаты. Андрею пришлось брать кредит, а сотрудники неделю ждали свою зарплату. Строительство пошло не по плану — понадобились ещё средства. В итоге компания увязла в кредитах, а сроки запуска нового цеха сдвинулись Цех по производству детской одежды запустили через 3 месяца. В процессе возникли дополнительные издержки, но Андрей подвинул несрочные платежи и нашёл деньги для нового направления. Цех для взрослой одежды продолжил стабильную работу. Изменения на нём не отразились

Статья по теме:

Как в онлайн-школе планируют бюджет на запуски

В кейсе рассказали, как Платёжный календарь помогает руководителю онлайн-школы планировать траты на запуски новых курсов без тревог и стресса.

Читать

Нужны деньги на экстренные нужды

У Анны своё дизайнерское агентство. Бизнес идёт успешно. Сотрудники вовремя получают зарплату, компания участвует в выставках и регулярно запускает рекламу. Правда, дивиденды Анна никогда не планировала и брала деньги, когда было нужно. На непредвиденные траты бюджет тоже не предусмотрела, полагая, что у неё точно ничего не случится.

Однажды Анна отправилась в отпуск. Деньги на путевку взяла из бюджета фирмы. Когда её не было, зарубежная программа резко перестала работать и понадобилось срочно искать замену. На новое ПО для 10 пользователей нужно было 250 тыс. рублей. Такой суммы у компании не было, поэтому Анне пришлось брать кредит.

Форс-мажор научил Анну двум вещам: 1) нужно всегда иметь запас на непредвиденные траты и 2) нельзя вынимать из бизнеса деньги на личные нужды и когда захочется.

Анна составила Платёжный календарь и теперь контролирует движение денежных средств по факту. Она выделила бюджет на форс-мажор, где всегда есть неприкосновенный запас.

Действия/ результат Без Платёжного календаря С Платёжным календарём
Что сделала Анна Взяла из бюджета компании деньги на личные нужды, не вникая в планы. Статью на форс-мажор в бюджете не предусмотрела В Платёжном календаре Анна заранее определила сумму на непредвиденные обстоятельства. Эти средства неприкосновенны. Также заложила минимальную сумму дивидендов, остальную часть рассчитывала по факту
Результат Анна взяла кредит на экстренную покупку нового программного обеспечения под большой процент. В следующие 6 месяцев ей пришлось сократить свои дивиденды, чтобы расплатиться по кредиту Перед отпуском Анна посмотрела, сколько может забрать из бюджета без вреда для компании. Номер в отеле пришлось забронировать чуть меньше, зато отдыхалось спокойнее. Когда зарубежная программа отключилась, пригодились деньги, отложенные на экстренный случай. Анна обошлась без кредитов. Накопить новую подушку безопасности Анна смогла за следующие 3 месяца

Клиент просит об особых условиях

Дмитрий производит мебель для ресторанов. Обычно он работает по предоплате 50 %, поскольку нужно заранее покупать материалы и платить сборщикам на почасовой оплате.

Однажды Дмитрию предложили крупный заказ, но попросили снизить сумму предоплаты до 30 %. Дмитрий уже хотел согласиться, потому как впереди маячила крупная сумма. Но сначала он решил свериться с Платёжным календарём, чтобы быть уверенным. Оказалось, что 30 % слишком мало. Придётся либо добавлять свои деньги, либо брать кредит. Терять на процентах не хотелось. Дмитрий договорился с поставщиками снизить предоплату за материалы и сохранил крупного клиента. Все остались довольны.

Действия/ результат Без Платёжного календаря С Платёжным календарём
Что сделал Дмитрий Без оглядки согласился уменьшить предоплату для крупного клиента в предвкушении большой выручки Дмитрий сверился с Платёжным календарём. Он увидел, что 30% предоплаты не хватит, чтобы заплатить за материалы. Дмитрий заранее договорился с поставщиком снизить предоплату
Результат Поставщик не смог снизить Дмитрию предоплату за материалы в экстренном порядке. Пришлось брать кредит. Дмитрий выполнил большой заказ вовремя, но почти вся сверхприбыль ушла на выплату процентов по кредиту Дмитрий выполнил крупный заказ, получил сверхприбыль и по итогам расплатился за материалы

Как составить Платёжный календарь

По сути Платёжный календарь — это таблица с перечнем поступлений и списаний по датам. Сформировать Платёжный календарь можно даже в Excel, однако это займёт намного больше времени, чем работа в специализированном сервисе.
В календаре обязательно должны быть следующие сведения:

  • Входящие платежи с датами и суммами.

В качестве поступлений учитываются все доходы: оплаты от клиентов, субсидии, доход от сдачи имущества в аренду, кредиты, которые вы планируете оформить.

В Платёжном календаре плановые операции сравниваются с фактическими

При планировании поступлений лучше быть пессимистом и ориентироваться на крайнюю дату по договору, если у клиента предусмотрена отсрочка. Такой подход позволит избежать кассового разрыва, если клиент будет тянуть до последнего.

Когда даты поступлений прогнозировать невозможно, например, в розничной торговле, можно ориентироваться на опыт предыдущих периодов. Другой вариант — взять поступления из БДДС за месяц и разделить на количество рабочих дней.

  • Исходящие платежи с датами и суммами.

Закупка материалов, зарплата, аренда, коммунальные платежи — в календаре фиксируется всё.

Ранжируйте списания по степени важности и рискам:

  1. Обязательные срочные — это те, что задерживать нельзя: налоги, платежи по кредитам, выплата зарплаты. Дату уплаты налогов следует сверять с налоговым календарём.
  2. Обязательные несрочные — те, что можно слегка двигать по срокам. Например, на закупку материалов для производства.
  3. Все остальные — их можно привязать к поступлениям от клиентов.

При ранжировании платежей учитывайте условия договора, чтобы не попасть на штрафы и пени за просрочку.

  • Остаток на начало и конец периода: дня, недели, месяца.

Платёжный календарь в Финтабло с разбивкой по месяцам показывает остаток денег планово и по факту

При планировании расходов учитывайте условия договора с банком. Если на счёте должен быть неснижаемый остаток, предусмотрите его в Платёжном календаре. Пусть эта сумма будет на виду.

При желании календарь можно детализировать. Добавить:

  • расчётные счета, по которым проходят платежи;
  • названия контрагентов;
  • названия проектов;
  • статьи доходов и расходов;
  • отметить платежи, которые невозможно перенести.

Чем детальнее Платёжный календарь, тем он нагляднее и тем удобнее им пользоваться.

Отчет в Финтабло детализируется настолько, насколько это необходимо бизнесу

На словах формирование календаря кажется простым, но когда у вас несколько контрагентов, кредиты, отсрочки, авансы, выстроить систему вручную и следить за всем становится сложно. Поможет автоматизация.

Сервис Финтабло сокращает ручной труд. Статьи поступлений и списаний, остатки на начало и конец периода подтягиваются из БДДС автоматически. Можно создавать повторяющиеся платежи, чтобы каждый раз не вносить их руками. Запланированные платежи автоматически меняют статус после оплаты и перемещаются в Факт. Так финансами управлять легче.

Статья по теме:

Как избегать кассовых разрывов при длинных сделках

В кейсе рассказали, как креативное агентство сменило Excel-таблицы на Финтабло, наладило учет и перестало бояться кассовых разрывов.

Читать

На каждый день в Финтабло рассчитывается план и факт выполнения Платёжного календаря. Это позволяет вовремя заметить неладное и принять меры для предотвращения кассового разрыва.

Финтабло дополнительно подсвечивает сумму, которой может не хватить на счёте, и просроченные платежи, чтобы вы точно не пропустили важную информацию. Это позволяет сохранять хорошие отношения с контрагентами и соблюдать сроки поставки. Особенно если по договору отгрузка только по факту оплаты. В случае с покупателями так получается оперативнее реагировать на дебиторку. Можно заблаговременно напомнить клиенту о платеже.

Кассовый разрыв дополнительно отображается на графике Платёжного календаря:

Если вам тяжело вести календарь вручную и надоело постоянно закрывать дыры в бюджете, значит, вам нужна автоматизация. Узнайте, как автоматизировать ведение отчётов для вашего бизнеса, для этого приходите на встречу со специалистом.

Как пользоваться Платёжным календарём

  • Назначьте ответственного за ведение Платёжного календаря. Чтобы свести к минимуму человеческий фактор, лучше доверить внесение данных одному человеку. Например, финансисту компании.
  • Составьте список статей доходов и расходов. Чтобы все денежные потоки были под контролем, начните с перечня. За каждой статьей тоже закрепите ответственного. Он будет собирать информацию от других и передавать тому, кто заполняет календарь. Например, начальник закупочного отдела может собирать данные о расчётах с поставщиками и перевозчиками.
  • Определите сроки. Каждый ответственный в компании должен знать, когда он должен передать информацию о платежах.
  • Сначала вносите то, что точно знаете. Так у вас будет представление об основных поступлениях и списаниях. Потом, как только будете узнавать о новых платежах, сразу отражайте их в календаре.
  • Оценивайте факт исполнения платежей еженедельно. Это позволит узнать остаток средств на расчётных счетах и оперативно скорректировать задачи на следующую неделю. Планфактный анализ позволяет также выявить огрехи в планировании и повышать его точность в будущем.
  • Действуйте, если намечается кассовый разрыв. Вы узнаете об этом заранее благодаря Платёжному календарю, и у вас будет время на то, чтобы его перекрыть.

Когда входящих платежей всё нет и нет, поторопите клиентов с оплатой или устройте распродажу. На крайний случай воспользуйтесь овердрафтом или кредитом.

При возникновении трудностей с покрытием своих обязательств попробуйте договориться об отсрочке и частичной оплате. Выбирайте меньшее из зол, если прийти к соглашению не получается: в первую очередь платите за то, где больше штраф.

Подробно про кассовые разрывы и причины их появления рассказали в статье. Читать