Вебинар 30 мая с финансовым экспертом Ириной Пермяковой

Онлайн-школы: как настроить правильный финансовый учёт

Регистрация →

Учёт зарплат

Рассказали про учёт зарплат в Финтабло: единый контур всех начислений, связь с ОПиУ и Балансом, защита от ошибок и возможность привязать зарплату к конкретной сделке.

Возможности учёта зарплат

В Финтабло есть зарплатная ведомость, которая позволяет:

  • Видеть реальные расходы на Фонд оплаты труда: сколько платим сотрудникам на руки, а сколько отправляем в налоговую и фонды.
  • Анализировать ФОТ: как изменяются расходы на отделы и категории сотрудников и как это влияет на финансовые результаты.
  • Контролировать начисления и фактические выплаты: кому и сколько компания должна заплатить, хватит ли денег на выполнение обязательств.
  • Экономить время на учёте: платежи попадают в профиль сотрудника автоматически, в правильный месяц начисления.
  • Настраивать должности и учитывать выплаты в нужной валюте: корректные отчеты, если сотрудник занимает несколько должностей или получает выплаты в другой валюте.
  • «Проваливаться» в детали о выплатах по клику: смотрите все выплаты текущего периода по сотруднику во всплывающем окне, кликнув на итоговую сумму.
  • Создавать единый контур для сбора всех видов начислений по заработной плате.

Есть возможность учитывать зарплату как расход по конкретной сделке. Сдельная часть зарплаты попадает в переменные расходы в ОПиУ, видны все расходы по Сделке, при этом всю задолженность по зарплате отражена в одном месте.

Учёт зарплаты как расход к сделке позволяет:

  • Контролировать рентабельность сделок;
  • Выделять переменную часть заработной платы для ОПиУ;

Кому полезно:

  • компаниям, которые хотят сократить время на учёт зарплат;
  • компаниям, ведущим учёт сделок, в которых фигурирует ФОТ;
  • финансовым директорам, планирующим работу или работающим Финтабло.

Статья по теме:

Управленческий учёт в строительстве: проблемы и решения

В строительстве почти невозможно предугадать, чем закончится проект. Иногда вместо прибыли владельцы получают недострои и долги. Снизить риски помогает учёт сделок.

Читать

Что нужно для использования

Чтобы использовать учёт зарплат, нужен действующий бизнес с начислением и выплатой заработной платы.

А для того, чтобы привязывать зарплату как расход к сделке, нужна система мотивации в компании: разбивка на фикс, премии, процент, зарплата от сделки.

Результат: Экономия времени финдиректора, отсутствие риска ошибок в формулах, возможность анализа и оперативного учёта.

«С ошибками в формулах особенно часто сталкиваемся, если ведомость по заработной плате ведётся в Гугле»

Маргарита Лаврова финансовый директор Нескучных финансов

Логика и принципы учёта

  1. В расход берётся зарплата методом начисления.
  2. Зарплата по сделке начисляется по принципу соответствия расходов с доходами в ОПиУ.
  3. Зарплаты разносятся по категориям: производственные, административные и коммерческие. Данные сразу попадают в нужный блок ОПиУ.
  4. Сотруднику производится начисления в разбивке на фикс, процент, премию, зарплату от сделки.
  5. В зарплатной ведомости ведётся учёт кредиторской задолженности по зарплате, то есть можно провалиться и увидеть, какие есть задолженности, есть ли ошибки. Особенно актуально, когда большое количество сотрудников.
  6. Переменный ФОТ по незавершённым сделкам ложится в НЗП в Балансе.
  7. Налоги на ФОТ между переменной и постоянной частью заработной платы разносятся автоматически. «Не нужно ничего высчитывать, вносите в программу и программа сама разносит».

Как заполнять зарплатную ведомость

Обычно, заполнением занимается не финансовый директор, а кто-то из сотрудников: финансовый менеджер, бухгалтер. Финансовый директор же отвечает за обучение сотрудника.

Порядок действий заполнения ведомости:

  • Ввести сотрудников при приеме их на работу.
  • Разнести сотрудников по категориям: административная, производственная, коммерческая.
  • Указать фиксированные части: оклад и налоги, чтобы они автоматически подтягивались.
  • Указать ИНН сотрудников. На основе ИНН банковские платежи в адрес сотрудников с расчетных счетов при автозагрузке и импорте из выписок автоматически привязываются к контрагентам.
  • Для внесения части зарплаты, привязанной к сделке, заполнить данными нужную сделку и указать сотрудника и сумму.
  • Получается зарплата, которую можно выплачивать сотрудникам. В ячейке «Итого к выплате» видна вся сумма, которую выплачиваем.

«Оплата производится через операцию. Совершенно не имеет значения, через какой кошелек произведена оплата. Главное, чтобы соответствовало ФИО сотрудника и месяц, за который мы выплачиваем. Сервис соберёт всю зарплату в одном месте и выдаст дебиторскую или кредиторскую задолженность в зависимости от того, что мы оплатили»

Маргарита Лаврова финансовый директор Нескучных финансов

Зарплата в ОПиУ

В Отчёте о прибылях и убытках зарплата отражается по категориям:

  • ФОТ производственного персонала — Общепроизводственные расходы,
  • ФОТ административного персонала — Административные расходы,
  • ФОТ коммерческого персонала — Коммерческие расходы.

Смотреть ФОТ по категориям расходов нужно, чтобы анализировать работу подразделений компании

Если есть зарплата, привязанная к сделке, она отражается как прямые переменные расходы. В отчете видна разбивка: зарплата, взносы в фонды и НДФЛ.

Зарплата, привязанная к сделке, отражается как прямой переменный расход

Зарплата в Сделках

В учёте сделок есть отчёт «Рентабельность сделок и направлений». Он показывает рентабельность и ФОТ каждой сделки.

Пример отчёта «Рентабельность сделок и направлений»

Кейс: учёт зарплат позволил увеличить рентабельность в агентстве

«В одном из направлений продажами занимаются менеджеры. Они продают не сами, а с помощью брокеров. В прямые расходы входит комиссия брокеров. Мы увидели, что по этому направлению была низкая рентабельность по валовой прибыли. Обучили менеджеров, чтобы они могли самостоятельно закрывать сделки. Соответственно, расход на комиссию брокерам стал ниже, а маржинальность компании выросла»

Маргарита Лаврова финансовый директор Нескучных финансов

Кейс: в студии веб-дизайна увидели падение рентабельности и изменили систему мотивации

«Я увидела падение рентабельности по чистой прибыли и падение показателя выручка на сотрудника в отчётах клиента. Если смотреть месяц к месяцу, этого не видно, но когда сравнила январь этого года с прошлым январем, то стало видно падение.

Ещё до того, как прийти на презентацию отчётности рассчитали с финменеджером эффективность сотрудников по часам. В этой отрасли есть особенность, сотрудники получают зарплату окладами, то есть все оклады ложились в прямые расходы. Рассчитали эффективность, получили 50%. То есть, 50% времени сотрудники работали над проектами, а другие 50% времени — вопрос. Теперь их рабочее время взято на контроль.

Выделили из окладов производственных сотрудников затраты на зарплату в разрезе проектов, внесли это всё в ОПиУ, увидели маржинальность сделок.

Для собственника это стало инсайтом. Первое, что сделали, теперь начисляем зарплаты только по Сделкам, несмотря на то что у нас есть оклады. Также внедрили мотивацию проектным менеджерам, чтобы им было выгодно контролировать загрузку дизайнеров»

Маргарита Лаврова финансовый директор Нескучных финансов
Было Приняли решения

• Падение чистой прибыли

•Падение показателя выручка на сотрудника

• Начислять ЗП по сделкам

• Внедрить мотивацию проектным менеджерам по распределению времени сотрудников 80/20

Сделали Результаты

• Рассчитали эффективность сотрудников

• Выделили из окладов производственных сотрудников затраты на ЗП в разрезе проектов

• Рост чистой прибыли

• Рост выручки на сотрудника

Финтабло экономит время финдиректора и позволяет собственнику получать удобные отчёты в режиме реального времени.

Если вы хотите внедрить финучёт в вашей компании, записывайтесь на встречу. Специалист Финтабло покажет возможности и расскажет, с чего начать.